Dauguma apklausų problemų nėra susijusios su technologijomis. Jos kyla dar prieš kam nors atidarant nuorodą: neaiškūs tikslai, prastai suformuluoti klausimai arba nėra plano, ką daryti su duomenimis. Šiame vadove aprašomas visas procesas – nuo to, ko iš tikrųjų norite sužinoti, apibrėžimo iki klausimų kūrimo, paskirstymo ir analizės naudojant „AhaSlides“.
Kodėl apskritai reikia atlikti apklausas internetu?
Prieš pradedant nagrinėti „kaip“, verta išsiaiškinti kompromisus.
Internetinės apklausos panaikina spausdinimo ir platinimo išlaidas ir leidžia akimirksniu pasiekti paskirstytą darbo jėgą. Rezultatai pateikiami ataskaitų suvestinėje, o ne skaičiuoklėje, kurią reikia pildyti rankiniu būdu. Daugeliu atvejų, kai kalbama apie žmogiškųjų išteklių ir mokymo bei tobulėjimo sritis (mokymų vertinimus, pulso patikrinimus, grįžtamąjį ryšį po renginio), šis operacinis paprastumas yra pakankama priežastis pereiti prie skaitmeninių sprendimų.
Tačiau atsakymų dažnio kompromisas yra realus. Tyrimai rodo, kad internetinių apklausų užpildymo rodiklis vidutiniškai yra 33–44 %, palyginti su 56–75 % popierinių apklausų atveju [1]. Šis skirtumas yra svarbiausias atliekant populiacijos lygmens tyrimus. Vidinių apklausų, kuriose kontroliuojate kontekstą (mokymų sesijos pabaiga, visų įmonių susitikimas, komandos susitikimas), atsakymų dažnis paprastai būna daug didesnis, nes dalyviai jau yra patalpoje ir įsitraukę.
Pasaulinė internetinių apklausų programinės įrangos rinka 2023 m. buvo įvertinta maždaug 3.6 mlrd. JAV dolerių, o daugiau nei 78 % įmonių dabar naudoja šias platformas darbuotojų atsiliepimams ir rinkos tyrimams [2]. Šios priemonės pasivijo darbo eigą.
1 žingsnis: pirmiausia apibrėžkite savo tikslą
Dažniausia apklausos klaida – pradėti nuo klausimų, o ne tikslo. Prieš atidarydami bet kokį įrankį, atsakykite į tris klausimus:
Mokymo vertinimo apklausa, kurios tikslas yra „suprasti, ar dalyviai gali pritaikyti turinį darbe“, pateikia labai skirtingus klausimus nei ta, kurios tikslas – „patikrinti, ar žmonėms patiko užsiėmimas“. Abu klausimai yra pagrįsti, tačiau juos sujungus gaunama apklausa, kuri aiškiai neatsako į nė vieną.
2 veiksmas: nustatykite „AhaSlides“ paskyrą
Eiti į ahaslides.com ir sukurkite nemokamą paskyrą. Valdymo skydelyje eikite į „Apklausa“.
3 veiksmas: suformuluokite savo klausimus
„AhaSlides“ apklausa palaiko kelis klausimų tipus, pritaikytus skirtingiems duomenų poreikiams:
Keli pasirinkimai Tinka uždariems klausimams su apibrėžtu atsakymų rinkiniu: skyrius, pareigos, dalyvavimas ankstesniame užsiėmime.
Vertinimo skalės yra tinkamas požiūrio ir pasitenkinimo duomenų formatas. Jūs nustatote taškų skaičių ir žymas. Daugumai profesinių kontekstų naudokite 5 balų skalę; pereikite prie 7 balų, kai reikia nustatyti smulkesnius skirtumus tarp grupių arba stebėti pokyčius laikui bėgant.
Atviri klausimai Leiskite respondentams rašyti laisvos formos atsakymus. Naudinga tolesniems klausimams („Ką pakeistumėte šiuose mokymuose?“), kai norite kokybinės informacijos, o ne skaičių.
Matricos klausimai Sugrupuokite panašius teiginius į vieną lentelę, kad nereikėtų klonuoti klausimų.
4 veiksmas: apklausos platinimas
„AhaSlides“ sukuria bendrinamą nuorodą ir prisijungimo kodą. Tiesioginėms sesijoms eikite į savo pristatymą ir pridėkite apklausos skaidrę. Susiekite savo apklausą čia. Kai pristatysite pristatymą „AhaSlides“ ir pereisite prie šios skaidrės, auditorija galės matyti visus klausimus viename puslapyje.
Norėdami platinti asinchroniniu būdu, įklijuokite nuorodą į „Slack“, el. paštą arba savo LMS.
6 veiksmas: analizuokite rezultatus ir imkitės veiksmų
„AhaSlides“ rodo rezultatus realiuoju laiku kaip vaizdinę ataskaitų suvestinę. Tiesioginių sesijų metu galite bendrinti ekraną ir peržiūrėti rezultatus su dalyviais, kol kontekstas yra naujas.
Norėdami atlikti išsamesnę analizę, eksportuokite atsakymus į „Excel“. Ten galite atlikti kryžminę lentelę pagal skyrių ar vaidmenį, apskaičiuoti vidutinius balus skirtingose kohortose arba paleisti duomenis naudodami dirbtinio intelekto įrankį, kad nustatytumėte tendencijas dideliuose atvirojo teksto atsakymuose.
Įtraukite analizės žingsnį į savo darbo eigą prieš atlikdami apklausą, o ne po jos. Jei nėra plano, kas nutiks gavus rezultatus, duomenys bus kaupiami ataskaitų suvestinėje, kurios niekas nebeperžiūrės.
Vienas praktiškas būdas: prieš platindami apklausą, užsirašykite du ar tris klausimus, į kuriuos norite gauti atsakymus iš duomenų. Tada, gavę rezultatus, susiekite savo išvadas tiesiogiai su šiais klausimais. Taip analizė išlieka tikslinga ir rezultatus suinteresuotosioms šalims lengviau pateikti paprasta kalba, o ne siųsti neapdorotą eksportą, kurio dauguma žmonių neatidarys.
Praktiniai patarimai, kaip gauti geresnius duomenis
Gerai parengta apklausa vis tiek gali duoti netikslius arba nepatikimus rezultatus, jei kontekstas nėra tinkamas. Šie patarimai taikomi nepriklausomai nuo to, kokią platformą naudojate.
Apklausos laiką planuokite sąmoningai. Prašykite atsiliepimų, kai patirtis dar šviežia. Mokymo vertinimas, išsiųstas praėjus trims dienoms po sesijos, konkuruoja su viskuo, kas yra dalyvio pašto dėžutėje ir atmintyje. Jį paleidžiant per paskutines 10 sesijos minučių arba iškart po jos, užtikrinamas tikslesnis prisiminimas ir nuosekliai aukštesnis užbaigimo rodiklis.
Parašykite aiškų įvadą. Prieš užduodami pirmąjį klausimą, dalyviams pasakykite, kiek laiko trunka apklausa, ar atsakymai yra anonimiški ir kam bus naudojami duomenys. Užtenka vieno ar dviejų sakinių. Dalyviai, kurie supranta tikslą, labiau linkę pateikti apgalvotus atsakymus, o ne skubėti užbaigti.
Klausimo tipą suderinkite su reikiamais duomenimis. Vertinimo skalės puikiai tinka lyginant skirtingas grupes arba stebint pokyčius laikui bėgant. Atviri klausimai išryškina kontekstą ir niuansus. Pasirinkus kelis atsakymus, gaunami tikslūs rezultatai. Dažna klaida – viskam naudoti atvirus klausimus, nes jie atrodo išsamūs, nors vertinimo skalė iš tikrųjų pateiktų lengviau palyginamus ir naudingus duomenis visoje kohortoje.
Kalba turi būti paprasta. Klausimus rašykite taip, kad jie būtų suprantami kuo platesniam respondentų ratui, o ne pačiam vyriausiajam. Venkite žargono, akronimų ir dvigubų neiginių. „Ar sesija neatitiko jūsų lūkesčių?“ – tai dažnas klausimas, pasitaikantis įmonių apklausose ir pateikiantis duomenis, kurių niekas negali interpretuoti. Prieš publikuodami kiekvieną klausimą, garsiai jį perskaitykite. Jei sustojote ar suklupote, perrašykite jį.
Siųsti priminimą apie asinchronines apklausas. Asinchroninių apklausų atsakymų rodikliai paprastai padidėja 10–20 procentinių punktų, kai vienas priminimas išsiunčiamas 48 valandas prieš terminą. Priminimas turi būti trumpas ir aiškiai pakartokite terminą. Nesiųskite daugiau nei vieno priminimo – tai sukelia pasipiktinimą, kuris persikelia į būsimas apklausas.
Dažniausios klaidos, kurias reikia ištaisyti prieš pradedant
Praleidžiant pilotą. Pirmiausia nusiųskite apklausą vienam ar dviem kolegoms. Jie pastebės dviprasmiškas formuluotes, neveikiančias nuorodas ir klausimus, kurie pateikia netinkamus duomenis – dalykus, kurių pats nepastebėsite valandą žiūrėję į juodraštį.
Per daug atvirų klausimų. Vienas ar du yra naudinga. Šeši – našta. Dauguma respondentų atsisakys apklausos, kuri skamba kaip rašytinis egzaminas.
Jokio tolesnio bendravimo. Jei žmonės užpildo apklausą ir niekada negirdi, kokie buvo rezultatai, atsakymų į kitą apklausą skaičius sumažėja. Užbaikite ciklą trumpa santrauka: „Štai ką girdėjome, štai ką keičiame.“
Dažnai užduodami klausimai
Kiek klausimų turėtų būti internetinėje apklausoje?
Tiesioginių sesijų, kuriose dalyviai atsakinėja realiuoju laiku, metu siekite pateikti 5–8 klausimus. Šis intervalas paprastai trunka 3–5 minutes ir užtikrina beveik 100 % atsakymų skaičių, kai žmonės jau yra įsitraukę į kontekstą. Asinchroninėms apklausoms, siunčiamoms nuoroda, 10–12 klausimų yra pagrįsta riba. Apklausų nuovargio tyrimai nuolat rodo, kad atsakymų skaičius sumažėja po maždaug 10 minučių atsakymo laiko, todėl praktinė riba labiau susijusi ne su klausimų skaičiumi, o su tuo, kiek laiko iš tikrųjų užtrunka atsakyti. Prieš platindami apklausą, patys ją suplanuokite.
Ar apklausos turėtų būti anoniminės?
Tai priklauso nuo temos. Jei klausimai susiję su vadovybės efektyvumu, darbo vietos kultūra, atlyginimu ar bet kuo, dėl ko respondentai gali nerimauti dėl savo tapatybės, anonimiškai renkami duomenys leidžia gauti sąžiningesnius atsakymus. Mokymo vertinimams, kai reikia susieti rezultatus su individualiais užpildymo įrašais arba susisiekti su konkrečiais asmenimis, tinka įvardyti atsakymai. Svarbiausia – skaidrumas: jei dalyviams sakote, kad apklausa anoniminė, ji iš tikrųjų turi būti anoniminė. Pasitikėjimą, kartą sugadintą šiuo klausimu, sunku atkurti ir tai paveiks kiekvieną vėlesnę apklausą.
Ką turėčiau daryti su atvirojo teksto atsakymais?
Pradėkite perskaitydami 15–20 atsakymų pavyzdį, kad susidarytumėte vaizdą apie atsakymų spektrą. Tada rankiniu būdu sugrupuokite atsakymus į temas arba naudokite skaičiuoklę ar dirbtinio intelekto įrankį, kad pažymėtumėte pasikartojančias idėjas. Mažoms apklausoms (mažiau nei 50 atsakymų) rankinis kodavimas yra greitesnis ir tikslesnis nei bet koks automatizuotas metodas. Didesniems duomenų rinkiniams tokios priemonės kaip „ChatGPT“ ar „Claude“ gali apibendrinti temas iš įklijuoto teksto bloko per kelias sekundes. Bet kuriuo atveju, atviro teksto duomenys yra naudingiausi, kai galite juos susieti su kažkuo: „40 % atvirų atsakymų nurodė tempą kaip problemą“ yra veiksmingiau nei citatų siena.
Apklausų atlikimas naudojant „AhaSlides“
„AhaSlides“ veikia tiek tiesiogiai transliuojamose apklausose, tiek asinchroninėse, siunčiamose iš anksto arba po renginio. Galima rinktis vertinimo skales, klausimus su keliais atsakymų variantais, matricinius ir atvirus klausimus.
Mokymo ir tobulinimo komandoms, reguliariai rengiančioms mokymus, greitas nustatymas, tiesioginiai rezultatai ir eksportavimas į „Excel“ apima daugumą reikalingų funkcijų, nereikalaujant specialios apklausų platformos.
Šaltiniai
[1] Nulty, DD (2008). „Atsakymo į internetines ir popierines apklausas rodiklių tinkamumas“. Vertinimas ir vertinimas aukštojo mokslo srityje. Aliaskos universiteto Fairbankso PDF — metaanalizė rodo, kad internetinių apklausų vidutinis rodiklis yra 33 %, palyginti su 56 % popierinių apklausų atveju.
[2] „Grand View“ tyrimai. Internetinės apklausų programinės įrangos rinkos dydžio ir dalies ataskaita, 2030 m. https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/online-survey-software-market-report — rinkos dydžio ir įmonių diegimo duomenys.
