Net pačios drausmingiausios įmonės kartais gali jausti savo projektus. Dažniausiai problema yra viena iš rengimas. Sprendimas? Gerai struktūrizuotas ir visiškai interaktyvus projekto pradinis susitikimas!
Daugiau nei vien pompastika ir ceremonija, gerai įvykdytas pradinis susitikimas iš tikrųjų gali sukelti kažką gražaus dešinėje kojoje. Čia yra 8 žingsniai, kaip surengti projekto pradinį susitikimą, kuris kelia jaudulį ir gauna visi tame pačiame puslapyje.
Pradžios laikas!
Susitikimo patarimai, kuriuos reikia prisiminti
Iš anksto turite turėti pradinio susitikimo darbotvarkę. Labai svarbu išsiųsti ankstyvą projekto pradžios el. laišką! Taigi, pažiūrėkime kelis pradinio posėdžio darbotvarkės pavyzdžius!
Pradinė sesija turėtų būti trumpa ir glausta, su daug žaidimų ir veiklos, nes būtent tada AhaSlides labai praverčia! Peržiūrėkite daugiau patarimų su mumis, kaip nurodyta toliau:
Pradėkite pokalbį.
Gaukite vertingą indėlį iš savo komandos ir klientų per projekto pradžios susitikimą. Naudodamiesi šiuo nemokamu šablonu naudokite tiesioginę apklausą, klausimus ir atsakymus bei keitimosi idėjomis įrankius!
🚀 Žiūrėkite šabloną
Kas yra projekto pradžios susitikimas?
Kaip sakoma ant skardos, projekto pradinis susitikimas yra susitikimas, kuriame pradedate savo projektą.
Paprastai projekto pradžios susitikimas yra pirmasis susitikimas tarp kliento, kuris užsakė projektą, ir įmonės, kuri jį įgyvendins. Abi pusės susės kartu ir aptars projekto pagrindus, tikslą, tikslus ir kaip jis pateks nuo idėjos iki įgyvendinimo.
Paprastai tariant, yra 2 rūšių apie pradinius susitikimus, kuriuos reikia žinoti:
- Išorinio projekto pradžia - Kūrėjų komanda susėda su kuo nors iš už įmonė, kaip klientas ar suinteresuotas asmuo, aptaria bendradarbiavimo projekto planą.
- Vidinis PKM - Komanda iš per įmonė susėda kartu ir aptaria naujo vidaus projekto planą.
Nors abu šie tipai gali turėti skirtingus rezultatus, procedūra yra beveik tas pats. Iš esmės yra jokios dalies išorinio projekto pradžios, kuri nėra vidinio projekto dalis - skirtumas bus tik tas, kam jūs jį laikote.
Daugiau įsitraukite į savo susibūrimus
Kodėl „Project Kickoff“ susitikimai tokie svarbūs?
Kickoff Meetings tikslas turi būti garsus ir aiškus! Gali atrodyti, kad pakankamai paprasta pradėti projektą tiesiog paskyrus daugybę užduočių reikiamiems žmonėms, ypač šiandieninėje Kanban valdybos apsėstoje darbo vietoje. Tačiau dėl to komandos gali nuolat pasiklysti.
Prisiminkite, tik todėl, kad esate ta pati lenta dar nereiškia, kad esate tame pačiame puslapyje.
Jo esmė - projekto pradinis susitikimas yra sąžiningas ir atviras Dialogas tarp kliento ir komandos. Tai yra ne pranešimų apie tai, kaip projektas veiks, seriją, tačiau a pokalbis apie planus, lūkesčius ir tikslus, kuriuos pasiekė nevaržomos diskusijos.
Čia yra keletas projekto pradinio susitikimo rengimo pranašumų:
- Tai gauna visus paruošta - „Duok man šešias valandas nukirsti medį, o aš praleisiu pirmas keturias kirvį galandęs“. Jei Abraomas Lincolnas šiandien buvo gyvas, galite būti tikri, kad jis praleis pirmas 4 iš 6 projekto valandų projekto pradiniame susitikime. Taip yra todėl, kad šiuose susitikimuose yra visi būtinus veiksmus, kad bet kuris projektas būtų nukreiptas ant dešinės kojos.
- Į tai įeina visi pagrindiniai žaidėjai - Pradinio susitikimo negalima pradėti, nebent visi dalyvauja: vadovai, komandos vadovai, klientai ir visi kiti, turintys projekto akcijų. Taip lengva nepastebėti, kas už ką atsakingas, be aiškiojo susitikimo pradžios, kad viską išsiaiškintum.
- tai atviras ir bendradarbiaujantis – Kaip minėjome, projekto pradžios susitikimai yra diskusijos. Užsiima patys geriausi visi dalyvių ir iš visų pasisemti geriausių idėjų.
Daugiau įsitraukite į savo susibūrimus
8 žingsniai į „Kickass Project Kickoff“ susitikimą
Taigi, kas tiksliai yra įtraukta į projekto pradinio susitikimo darbotvarkę? Mes susiaurėjome iki 8 toliau pateiktų žingsnių, tačiau visada turėtumėte prisiminti, kad yra nėra nustatyto šio tipo susitikimų meniu.
Naudokite šiuos 8 veiksmus kaip vadovą, bet niekada nepamirškite, kad galutinė darbotvarkė yra Jums!
1 žingsnis - įvadai ir ledlaužiai
Žinoma, vienintelis būdas pradėti bet kokį pradinį susitikimą yra supažindinti dalyvius vieni su kitais. Nepriklausomai nuo jūsų projekto trukmės ar masto, klientai ir komandos nariai turi būti draugiški vieni kitiems, kad galėtų efektyviai dirbti kartu.
Nors pakanka paprasto „aplink stalo“ tipo įvado, kad žmonės susipažintų su vardais, ledlaužis gali pridėti dar vieną asmenybė ir pašviesinti nuotaiką prieš projekto startą.
Pabandyk šitą: Sukite ratą 🎡
Išdėstykite keletą paprastų įvadinių temų a verpimo ratas, tada paprašykite kiekvieno komandos nario jį pasukti ir atsakyti į bet kurią temą, į kurią atsiduria ratas. Juokingi klausimai yra skatinami, bet būtinai būkite daugiau ar mažiau profesionalūs!
Norite daugiau tokių? 💡 Mes turime 10 ledlaužių kiekvienam susitikimui čia.
2 žingsnis - projekto fonas
Neturint formalumams ir šventėms, laikas pradėti nuo akmenų šalto verslo. Norėdami sėkmingai pradėti susitikimą, turite turėti aiškią pradinio susitikimo darbotvarkę!
Kaip ir visos puikios istorijos, geriausia pradėti nuo pradžių. Apibūdinkite visą korespondenciją tarp jūsų ir jūsų klientų, kad visi dalyvautų projekte, galėtų iki galo subraižyti tai, kas įvyko iki šiol.
Tai gali būti el. Laiškų, tekstų, ankstesnių susitikimų protokolų ar bet kokių šaltinių, kurie prideda bet kokį jūsų įmonės ir kliento kontekstą, ekrano kopijos. Sudarykite laiko juostą, kad ją būtų lengva vizualizuoti.
3 žingsnis - projekto paklausa
Be susirašinėjimo fono, norėsite pasinerti gilyn į detales kodėl šis projektas pirmiausia pradedamas.
Tai yra esminis žingsnis, nes jame pateikiama aiški skausmo taškų, kuriuos siekiama išspręsti projekte, apžvalga, kurią tiek komandos, tiek klientai turi visada laikyti savo proto priešakyje.
Protipas ????
Tokios stadijos yra tinkamos diskusijoms. Paklauskite savo klientų ir jūsų komandai pateikti savo idėjas, kodėl, jų manymu, šis projektas buvo svajotas.
Jei taikoma, visada turėtumėte pabandyti nukreipti kliento balsas šiame skyriuje. Bendradarbiaukite su klientu, kad gautumėte realių pavyzdžių, kai vartotojai paminėjo skausmingus taškus, kuriuos jūsų projektas bando ištaisyti. Jų nuomonė turėtų nulemti tai, kaip jūsų komanda žiūri į projektą.
4 žingsnis - projekto tikslai
Taigi jūs pažvelgėte į praeitis projekto, dabar atėjo laikas pažvelgti į ateitis.
Tiesioginiai tikslai ir aiškus projekto sėkmės apibrėžimas tikrai padės jūsų komandai jo siekti. Negana to, tai parodys jūsų klientui, kad jūs rimtai vertinate darbą ir turite panašų aukštą jo eigą.
Paklauskite savo pradinio susitikimo dalyvių „kaip atrodys sėkmė?“ Ar daugiau klientų? Daugiau atsiliepimų? Geresnis klientų pasitenkinimo lygis?
Nesvarbu, koks tikslas, jis visada turėtų būti…
- Pasiekiamas - Nepersitempk. Žinokite savo ribas ir sugalvokite sau tikslą tikrai turi šansą pasiekti.
- Išmatuojamas - Paremkite savo tikslą naudodami duomenis. Siekite konkretaus skaičiaus ir stebėkite savo pažangą jo link.
- Laikina - Duokite sau pabaigos datą. Darykite viską, kad pasiektumėte savo tikslus iki šio termino.
5 žingsnis - darbo ataskaita
„Mėsos“ įtraukimas į „pradinį susitikimą“, darbo ataskaita (SoW) yra didelis pasinerimas į projekto specifiką ir tai, kaip jis bus vykdomas. Tai pagrindinis atsiskaitymas įtrauktas į pradinio susitikimo darbotvarkę, ir jam reikėtų skirti daugiausia dėmesio.
Peržiūrėkite šią infografiką apie tai, ką įtraukti į savo darbo ataskaitą:
Turėkite omenyje, kad darbo ataskaita nėra tiek diskusija, kiek likusi projekto pradinio susirinkimo darbotvarkė. Tai tikrai laikas, kai projektas veda paprasčiausiai išdėstyti veiksmų planą būsimam projektui, tada išsaugokite diskusiją kitas posėdžio klausimas.
Kaip ir likusiame jūsų susitikime, taip ir jūsų darbo pareiškimas super kintamas. Jūsų darbo ataskaitos specifika visada priklausys nuo projekto sudėtingumo, komandos dydžio, dalyvaujančių dalių ir kt.
Norite daugiau sužinoti? 💡 Patikrinkite tai išsamus straipsnis apie darbo pareiškimo sudarymą.
6 žingsnis - klausimų ir atsakymų skyrius
Nors galite jaustis priversti palikti savo klausimų ir atsakymų skiltį iki pabaigos, iš tikrųjų rekomenduotume ją laikyti iškart po jūsų darbo pareiškimo.
Toks jautrus segmentas tikrai sukels klausimų tiek iš jūsų kliento, tiek iš jūsų komandos. Kadangi didžioji susitikimo dalis yra tokia šviežia kiekvieno žmogaus mintyse, geriausia streikuoti, kai lygintuvas yra karštas.
Interaktyvios pristatymo programinės įrangos naudojimas klausimams ir atsakymams palaikyti gali padėti sklandžiai tvarkytis, ypač jei jūsų projekto pradiniame susitikime yra didelis dalyvių skaičius.
- tai organizuotas - Klausimai išdėstyti pagal populiarumą (per teigiamus balsus) arba pagal laiką ir gali būti pažymėti kaip „atsakyti“ arba prisegti viršuje.
- tai moderuotas - Klausimus galima patvirtinti ir atmesti prieš juos rodant ekrane.
- tai anoniminis - Klausimus galima pateikti anonimiškai, vadinasi, visi turi balsą.
7 žingsnis - galimos problemos
Kaip jau minėjome anksčiau, projekto pradinis susitikimas yra kuo atviresnis ir sąžiningesnis. Štai kaip jūs statote pasitikėjimo jausmas su savo klientu nuo pradžios.
Tuo tikslu geriausia aptarti galimas problemas, su kuriomis gali susidurti projektas. Niekas neprašo jūsų čia nuspėti ateitį, tiesiog pateikite preliminarų sąrašą kliūčių, su kuriomis galite susidurti.
Kai jūs, jūsų komanda ir klientas artės prie šio projekto su skirtingais statymais, tai yra idealu visi dalyvauja galimos problemos aptarime.
8 žingsnis - Registracija
Reguliarus užsiregistravimas pas klientą yra dar vienas būdas sustiprinti abiejų šalių pasitikėjimą. Pradiniame projekto susitikime turite keletą klausimų, apie kuriuos turėtumėte atsakyti ką, kada, kas ir kaip šie registravimai įvyks.
Registracija yra gana geras balansavimo veiksmas tarp skaidrumas ir pastanga. Nors malonu būti kuo atviresniam ir skaidresniam, turite tai valdyti atsižvelgdami į tai, kiek pasieksite be atvira ir skaidri.
Prieš susitikimo pabaigą įsitikinkite, kad turite atsakymus į šiuos klausimus:
- Kas? - Kiek tiksliai klientą reikia atnaujinti? Ar jiems reikia žinoti apie kiekvieną mažą pažangos detalę, ar svarbu tik dideli ženklai?
- Kada? - Kaip dažnai jūsų komanda turėtų atnaujinti jūsų klientą? Ar jie turėtų perteikti tai, ką nuveikė kiekvieną dieną, ar tiesiog apibendrinti tai, ką pavyko savaitės pabaigoje?
- Kas? - Kuris komandos narys palaikys ryšį su klientu? Ar visame projekte bus kiekvienos komandos narys, ar tik vienas vienas korespondentas?
- Kaip? - Kokiu metodu klientas ir korespondentas palaikys ryšį? Reguliarus vaizdo skambutis, el. Paštas ar nuolat atnaujinamas tiesioginis dokumentas?
Geriausia, kaip ir daugumos projekto pradinio susitikimo darbotvarkės klausimų atveju, aptarti atvirame posėdyje. Didelės komandos ir didelės klientų grupės atveju jums gali būti lengviau tai padaryti tiesioginė apklausa siekiant sušvelninti galimybes nustatyti kuo geresnę registracijos formulę.
Norite daugiau sužinoti? 💡 Patikrinkite keletą geriausios praktikos, kaip prisiregistruoti su savo klientais.
Veiksmingai atlikite apklausą naudodami „AhaSlides“.
Projekto pradžios susitikimo darbotvarkės šablonas
Kai jūsų profesionaliai suplanuotas susitikimas tik laukia, kad susirinkimų salėje sukeltų keletą minčių, paskutinis prisilietimas gali būti šiek tiek sąveika kad visa tai sujungtų.
Ar žinojai tik tai 29% įmonių jaustis susijęs su savo klientais ("Gallup")? Atsiribojimas yra epidemija B2B lygmeniu, todėl dėl formalumų pradžios susitikimai gali atrodyti kaip lygus, neįkvepiantis procesas.
Įtraukti savo klientus ir komandas interaktyviomis skaidrėmis tikrai gali padidinti dalyvavimą ir padidinti dėmesį.
„AhaSlides“ turi įrankių arsenalą įskaitant tiesiogines apklausas, klausimus ir atsakymus bei protų šturmo skaidres ir net tiesioginės viktorinos ir žaidimai, kad jūsų projektas būtų tinkamas.
Spustelėkite žemiau, jei norite patraukti nemokamą šabloną savo pradiniam susitikimui. Pakeiskite viską, ko norite, ir pateikite tai nemokamai!
Spustelėkite žemiau, kad sukurtumėte nemokamą „AhaSlides“ paskyrą ir pradėtumėte kurti savo įtraukiančius susitikimus naudodamiesi interaktyvumu!
