Verslo susitikimas sėkmingas tik tada, kai jo formatas atitinka tikslą. Minčių šturmas, panašus į būsenos atnaujinimą, žlugdo idėjas, o sprendimų priėmimo susitikimas, panašus į minčių šturmą, niekada nepriveda prie sprendimo. Šiame vadove aprašomi 10 susitikimų tipų, kuriuos rengia dauguma įmonių, kam kiekvienas skirtas, kiek laiko jis turėtų trukti ir kaip jį išlaikyti naudingą.
Dėl mastelio Harvard Business Review " praneša, kad vadovai posėdžiuose praleidžia beveik 23 valandas per savaitę, palyginti su mažiau nei 10 valandų septintajame dešimtmetyje. Tinkamo tipo pasirinkimas ir geras jo vykdymas grąžina daug šio laiko.
Kas yra verslo susitikimas?
Verslo susitikimas – tai žmonių susibūrimas, skirtas dalintis informacija, spręsti problemas ar priimti sprendimus dėl darbo. Jis gali būti gyvas, virtualus arba mišrus, oficialus arba neoficialus – nuo 10 minučių trukmės kasdienio susitikimo iki visos dienos planavimo sesijos. Kiekvienas geras susitikimas turi tikslą: iki pabaigos kažkas turėtų judėti į priekį.
Trumpas vadovas: kokio tipo susitikimo jums reikia?
| Jei jums reikia... | Paleiskite... | Tipiškas ilgis |
|---|---|---|
| Palaikykite komandos prioritetus suderintus | Mėnesinis komandos susitikimas | 30 iki 60 min |
| Greiti paviršiaus blokatoriai | Atsistok | Iki 15 min |
| Stebėkite pažangą pagal tikslus | Būsenos atnaujinimo susitikimas | 30 minutės |
| Ištaisykite kažką, kas nepavyko | Problemų sprendimo susitikimas | 45 iki 60 min |
| Priimkite vieną aiškų sprendimą | Sprendimų priėmimo susirinkimas | 30 iki 60 min |
| Generuokite parinktis | Protų šturmo susitikimas | 45 iki 60 min |
| Nustatykite ilgalaikę kryptį | Strateginio valdymo susitikimas | Pusė dienos ar daugiau |
| Pradėkite projektą gerai | Projekto pradžios susitikimas | 60 iki 90 min |
| Padėkite žmonėms pažinti vieniems kitus | Įvadinis susitikimas | 30 minutės |
| Leiskite vadovams atsakyti į darbuotojų klausimus | Rotušės susirinkimas | 45 iki 60 min |
Trukmės yra labiau įprastos atspirties taškai nei taisyklės. Sutrumpinkite bet kurį susitikimą, kuris baigiasi anksčiau.
10 verslo susitikimų tipų
1. Mėnesiniai komandos susitikimai
Mėnesinis komandos susitikimas yra pasikartojantis susitikimas, kurio metu komanda peržiūri pažangą, paskirsto būsimus darbus ir susitaria dėl prioritetų. Jis užsitarnauja savo vietą, kai reikia aptarti daugiau dalykų, nei leidžia greitas susitikimas. Įprasta nesėkmė – paversti jį informacijos sąvartynu: jei viską, kas buvo aptarta, buvo galima išsiųsti el. paštu, išsiųskite jį ir pasilikite susitikimą blokams, sprendimams, kurie turi įtakos keliems žmonėms, ir krypties pakeitimams.
Nepainiokite jo su visų rankų susitikimas, kuri suburia visą įmonę, paprastai vadovaujamą vyresniosios vadovybės, o ne vienos komandos.
2. Susitikimai stovint
Stand-up'as, dar vadinamas kasdieniu grumtynėmis, yra trumpas kasdienis patikrinimas, trunkantis mažiau nei 15 minučių. Atlassian apibūdina tai kaip greitą ratą, kurio metu kiekvienas asmuo atsako į tris klausimus: ką pasiekiau vakar, ką veiksiu šiandien ir kas mane stabdo. Laiko apribojimas leidžia tai laikyti koordinavimo įrankiu, o ne ataskaitos forma. Stand-up pranešimai tinka komandoms, kasdien dirbančioms prie bendro projekto. Paskirstytoms komandoms rašytinis stand-up pranešimas bendrame kanale gali atlikti tą patį darbą be planavimo.
3. Būsenos atnaujinimo susitikimai
Būsenos atnaujinimai paprastai atliekami kas savaitę ir stebima pažanga, palyginti su konkrečiais tikslais. Kitaip nei renginiuose, kuriuose svarstoma, ar projektas vyksta planuotai, kur jis yra priekyje ar atsilieka ir ką tai reiškia kitam etapui. Išlaikykite struktūrą: visi praneša tuo pačiu formatu, o viskam, ką reikia rimtai aptarti, skiriamas atskiras susitikimas, kad 30 minučių trukmės atnaujinimas netaptų neplanuota valanda.
4. Problemų sprendimo susitikimai
Šie susitikimai vadinami, kai kažkas nepavyksta arba gali nutikti ne taip, ir grupė turi diagnozuoti problemą ir susitarti dėl sprendimo. Jie dažnai būna neplanuoti ir gali apimti žmones iš kelių skyrių. Sutelkite dėmesį į problemą, o ne į kaltininkus, ir užbaikite sutartu sprendimu, įvardindami atsakingą asmenį ir nustatydami terminą. Iš anksto nusiųskite atitinkamus duomenis, kad visi pradėtų nuo to paties vaizdo apie tai, kokia iš tikrųjų yra problema.
5. Sprendimų priėmimo posėdžiai
Sprendimų priėmimo posėdis skirtas vienam sprendimui priimti, kuriam reikia kelių žmonių nuomonės ar įgaliojimų. Pakvieskite visus, kurių parašas reikalingas, ir nieko daugiau. Prieš suplanuodami sprendimą, užrašykite jį kaip vieną klausimą: „Ar turėtume perkelti paleidimą iš 3 ketvirčio į 4 ketvirtį?“ yra sprendimų priėmimo posėdis, o „Ką manome apie paleidimo grafiką?“ – ne. Vėliau užfiksuokite sprendimą ir jo pagrindimą, kad po kelių mėnesių jis nebūtų atnaujintas.
6. Idėjų generavimo susitikimai
Idėjų generavimo susitikimai generuoja idėjas; jų vertinimas atliekamas vėliau. Kai abu šie dalykai vyksta vienu metu, instinktas vertinti idėjas nuslopina ir jums lieka trumpas saugių pasiūlymų sąrašas. Pirmąją dalį skirkite idėjų generavimui be komentarų, o antrąją – jų grupavimui ir reitingavimui. Gyvas žodžių debesis Arba atvira skaidrė leidžia tylesniems žmonėms prisidėti tuo pačiu metu kaip ir visiems kitiems, užuot laukus, kol pokalbyje atsiras pertrauka.
7. Strateginio vadovavimo susitikimai
Strateginiai susitikimai yra tie, kuriuose vyresnieji vadovai apžvelgia ilgalaikę kryptį, įvertina veiklos rezultatus pagal strateginius tikslus ir nustato ateinančio ketvirčio ar metų prioritetus. Paprastai jie vyksta kas ketvirtį arba kasmet ir jiems reikia rimto pasiruošimo: pasidalykite išankstine medžiaga bent 48 valandas į priekį, kad diskusija nebūtų paviršutiniška. Rezultatas turėtų būti aiškus prioritetų ir sprendimų sąrašas, o ne sąrašas dalykų, kuriuos reikia „išnagrinėti toliau“. Daugiau informacijos rasite mūsų vadove. strateginio valdymo susitikimas.
8. Projekto įžanginiai susitikimai
A projekto pradinis susitikimas žymi oficialią projekto pradžią. Tai suburia projekto vadovą, komandą ir suinteresuotąsias šalis, kad aptartų, ko projektas turi pasiekti, kas už ką atsakingas, kaip komanda bendraus ir kaip atrodo sėkmė. Tai taip pat pigiausias momentas iškelti į paviršių prielaidas ir rizikas, kol darbas neįgavo pagreitį viena kryptimi.
9. Įvadiniai susitikimai
An įvadinis susirinkimas Tai nutinka, kai kas nors prisijungia prie komandos, kai dvi grupės pradeda dirbti kartu arba kai asmuo pereina į naują vaidmenį. Tikslas – užmegzti santykius: aptarti patirtį, darbo stilių ir lūkesčius. Atviras pokalbis linkęs išblėsti, todėl duokite žmonėms apie ką nors konkretaus pasikalbėti, pavyzdžiui, trumpą klausimą ar nedidelę bendrą užduotį.
10. Miesto rotušės susirinkimai
A rotušės susirinkimas yra suplanuotas visos įmonės arba skyriaus mastu vykstantis susitikimas, kurio metu vadovai dalijasi naujausia informacija ir atsako į darbuotojų klausimus. ' pažymi, kad formatas sukurtas pagal XVII a. vykusį Naujosios Anglijos miesto susirinkimą, tačiau miesto rotušės dalyviai nebalsuoja dėl privalomų sprendimų. Vertė slypi skaidrume ir abipusiame bendravime, o tai priklauso nuo to, ar klausimai ir atsakymai yra autentiški. Iš anksto atrinkti neoficialūs klausimai neturi prasmės, todėl darbuotojams suteikiama galimybė anonimiškai pateikti klausimus prieš susirinkimą ir jo metu.
Kaip gerai vesti bet kokio tipo susitikimą
Formatas keičiasi visuose 10 tipų susitikimuose, tačiau įpročiai, dėl kurių verta dalyvauti susitikime, išlieka tie patys.
- Prieš sudarydami tvarkaraštį, apibrėžkite tikslą. Ar galite pasakyti, koks sprendimas bus priimtas, kokia informacija bus bendrinama ar kokia problema bus išspręsta? Jei ne, susitikimo tikriausiai dar nereikia.
- Pasidalinkite darbotvarke. A susitikimo darbotvarkė padeda palaikyti diskusiją teisinga linkme ir leidžia žmonėms pasiruošti. Pakanka temų sąrašo su kiekvienai skirtu laiku.
- Pakvieskite tinkamus žmones. Įtraukite tuos, kurių indėlis ar įgaliojimai reikalingi, ir visiems kitiems išsiųskite pastabas.
- Kiekvienai temai skirkite savo laiką. Sudėtingiems dalykams skirkite daugiau laiko, laikykitės grafiko ir įtraukite trumpą pertraukėlę kas valandą ar ilgiau.
- Padarykite tai interaktyvų. Susitikime, kuriame kalba vienas žmogus, o visi kiti klausosi, dėmesys greitai prarandamas. apklausos, greiti klausimai ir atsakymai bei atviri klausimai skatina žmones įsitraukti. Nemokamas AhaSlides Planas palaiko iki 50 dalyvių, o tai apima daugumą komandos susitikimų.
- Užfiksuokite sprendimus ir stebėkite jų eigą. Protokole tereikia užfiksuoti priimtus sprendimus, paskirtus veiksmus, kas už kiekvieną atsako ir iki kada. Išsiųskite protokolą per 24 valandas, o tada paprašykite atsiliepimų, kad kitas susitikimas būtų geresnis.
Bendrosios klaidų išvengti
- Tikslui naudojamas netinkamas tipas. Nuspręskite, kokios išvesties jums reikia, tada pasirinkite formatą, kuris ją sukuria.
- Kviečiama per daug žmonių. Didelės patalpos sulėtina sprendimų priėmimą ir sumažina kiekvieno žmogaus įsitraukimą.
- Praleidžiant tolesnius veiksmus. Neužrašytas sprendimas turi tokią pačią galią, kaip ir jokio sprendimo.
- Leisti pasikartojantiems susitikimams vykti automatiškai. Kas kelis mėnesius paklauskite, ar susitikimas vis dar atitinka savo pradinį tikslą. Jei ne, atšaukite jį arba pakeiskite formatą.
Dažnai užduodami klausimai
Kodėl susitikimai yra svarbūs versle?
Susitikimai leidžia informacijai, idėjoms ir atsiliepimams keliauti organizacijos viduje, ir tai yra greičiausia vieta suderinti žmonių sprendimus.
Kokius susitikimus turėtų rengti verslas?
Daugumoje įmonių rengiami įvairūs susitikimai su visais dalyviais, vadovybės susitikimai, komandos susitikimai, projektų susitikimai ir individualūs susitikimai, taip pat konkrečioms funkcijoms skirti susitikimai, pavyzdžiui, pardavimų, rinkodaros, finansų ir įdarbinimo apžvalgos, mokymai ir susitikimai su klientais. Pradėkite nuo 10 aukščiau pateiktų tipų ir pridėkite kitų tik tada, kai to reikalauja aiškus tikslas.
Kiek laiko turėtų trukti verslo susitikimas?
Kiek leidžia tikslas, trumpiau. Stand-up'ai turėtų trukti ne ilgiau kaip 15 minučių, būsenos atnaujinimai ir sprendimai – apie 30 minučių, o tik strateginės ar planavimo sesijos turėtų trukti pusę dienos ar ilgiau.
Kuo skiriasi stovimas susitikimas ir būsenos atnaujinimo susitikimas?
Stand-up pristatymas – tai kasdienis, labai trumpas individualių užduočių ir kliūčių įvertinimas. Būsenos atnaujinimas paprastai atliekamas kas savaitę ir jo metu vertinama, ar visas projektas atitinka savo tikslus.
