8 galvenie soļi, lai izveidotu sapulču darba kārtību, izmantojot piemērus un bezmaksas veidnes

Tātad, kas ir Sanāksmes darba kārtība? Patiesība ir tāda, ka mēs visi esam bijuši daļa no sanāksmēm, kurās jūtamies bezjēdzīgi, pat nesaprotot, kāpēc mums ir jāsatiekas, lai apspriestu informāciju, ko var atrisināt pa e-pastu. Dažiem cilvēkiem pat var nākties apmeklēt sanāksmes, kas ilgst vairākas stundas, neatrisinot problēmas.

Tomēr ne visas sanāksmes ir neproduktīvas, un, ja vēlaties efektīvi strādāt ar savu komandu, tikšanās ar darba kārtību pasargās jūs no šīm iepriekš minētajām katastrofām.

Labi izstrādāta darba kārtība nosaka skaidrus sanāksmes mērķus un cerības, nodrošinot, ka ikviens zina savu mērķi un to, kas ir jānotiek pirms, tās laikā un pēc tam.

Tāpēc šajā rakstā tiks sniegti norādījumi par to, cik svarīgi ir izveidot sapulces darba kārtību, kā izveidot efektīvu sapulci, kā arī sniegt piemērus (+veidnes), ko izmantot nākamajā sanāksmē.

• Kāpēc katrai sanāksmei ir nepieciešama darba kārtība
• 8 galvenie soļi, lai izveidotu efektīvu sapulču darba kārtību
• Sanāksmju darba kārtības piemēri un bezmaksas veidnes
• Iestatiet savu sapulču darba kārtību, izmantojot AhaSlides
• Atslēgas 

Vairāk darba padomu ar AhaSlides

• 10 sapulču veidi biznesā
• Sapulces protokols: Labākais rakstīšanas ceļvedis, piemēri (+ bezmaksas veidne) 2023. gadā
• 6 vislabāk Tikšanās ar Hackiem

Kāpēc katrai sanāksmei ir nepieciešama darba kārtība

Katrai sanāksmei ir nepieciešama darba kārtība, lai tā būtu produktīva un efektīva. Sanāksmes darba kārtība nodrošinās šādas priekšrocības:

• Noskaidrojiet sanāksmes mērķi un mērķus, un palīdz uzturēt diskusiju mērķtiecīgu un virzīties uz priekšu.
• Pārvaldiet tikšanās laiku un tempu, pārliecinieties, ka nav bezjēdzīgu argumentu, un ietaupiet pēc iespējas vairāk laika.
• Uzstādiet dalībnieku cerības, un nodrošināt, ka ir ietverta visa attiecīgā informācija un darbības.
• Veicina atbildību un organizētību, kas noved pie efektīvākām un efektīvākām sanāksmēm.

8 galvenie soļi, lai izveidotu efektīvu sapulču darba kārtību

Šeit ir daži galvenie padomi, kas palīdzēs izveidot efektīvu sapulces darba kārtību.

1/ Nosakiet sanāksmes veidu 

Tā kā dažāda veida sapulcēs var būt dažādi dalībnieki, formāti un mērķi, ir svarīgi izvēlēties situācijai piemērotāko.

• Projekta sākuma sanāksme: Sanāksme, kas sniedz pārskatu par projektu, tā mērķiem, laika grafiku, budžetu un cerībām.
• Visu roku sapulce: uzņēmuma mēroga sanāksmes veids, kurā tiek aicināti piedalīties visi darbinieki. Informēt ikvienu par uzņēmuma darbību, mērķiem un plāniem un veicināt kopīga mērķa un virzības apziņu organizācijā.
• Rātsnama sapulce: uzņēmuma rātsnama sanāksme, kurā darbinieki varēja uzdot jautājumus, saņemt atjauninājumus un sniegt atsauksmes augstākajai vadībai un citiem vadītājiem.
• Stratēģiskās vadības sanāksme: sanāksme, kurā augstākā līmeņa vadītāji vai vadītāji sanāk kopā, lai apspriestu un plānotu ilgtermiņa virzienu. 
• Virtuālās komandas sanāksme: virtuālo komandas sanāksmju formāts var ietvert prezentācijas, diskusijas un interaktīvas aktivitātes, un tās var veikt, izmantojot videokonferenču programmatūru, tūlītējo ziņojumapmaiņu vai citus digitālās saziņas rīkus. 
• Prāta vētras sesija: radoša un sadarbības sanāksme, kurā dalībnieki ģenerē un apspriež jaunas idejas.
• Individuāla tikšanās: Privāta divu cilvēku tikšanās, ko bieži izmanto darbības pārskatiem, apmācībai vai personības attīstībai.

2/ Definējiet sanāksmes mērķi un mērķus

Skaidri norādiet, kāpēc sanāksme tiek rīkota un ko jūs vai jūsu komanda cerat sasniegt.

3/ Nosakiet galvenās tēmas 

Uzskaitiet galvenās tēmas, kas jāaptver, tostarp visus svarīgus lēmumus, kas jāpieņem.

4/ Piešķiriet laika ierobežojumu

Katrai tēmai un visai sapulcei atvēliet atbilstošu laiku, lai nodrošinātu sanāksmes grafiku.

5/ Nosakiet dalībniekus un viņu lomas

Izveidojiet sarakstu ar personām, kas piedalīsies sanāksmē, un norādiet viņu lomas un pienākumus.

6/ Sagatavot materiālus un apliecinošos dokumentus

Apkopojiet visu nepieciešamo informāciju vai materiālus, kas būs nepieciešami sanāksmes laikā.

7/ Iepriekš izdalīt darba kārtību

Nosūtiet sapulces darba kārtību visiem dalībniekiem, lai pārliecinātos, ka visi ir gatavi un sagatavoti.

8/ Pārskatiet un pēc vajadzības pārskatiet darba kārtību

Pārskatiet darba kārtību pirms sanāksmes, lai pārliecinātos, ka tā ir pilnīga un precīza, un veiciet nepieciešamos labojumus.

Sanāksmju darba kārtības piemēri un bezmaksas veidnes 

Šeit ir daži sapulču darba kārtības piemēri, ko var izmantot dažāda veida sanāksmēm.

1/ Komandas sanāksmes darba kārtība

Datums: 

Atrašanās vieta:  

Dalībnieki: 

Komandas sanāksmes mērķi:

• Atjaunināt projekta īstenošanas gaitu
• Pārskatīt aktuālās problēmas un risinājumus

Komandas sanāksmes darba kārtība: 

• Ievads un sveikšana (5 minūtes) | @PVO
• Iepriekšējās sanāksmes apskats (10 minūtes) | @PVO
• Projekta atjauninājumi un progresa ziņojumi (20 minūtes) | @PVO
• Problēmu risināšana un lēmumu pieņemšana (20 minūtes) | @PVO
• Atklāta diskusija un atsauksmes (20 minūtes) | @PVO
• Darbība un nākamās darbības (15 minūtes) | @PVO
• Noslēguma un nākamās sanāksmes pasākumi (5 minūtes) | @PVO

Bezmaksas ikmēneša sapulces veidne ar AhaSlides

2/ Visu roku sapulces darba kārtība

Datums: 

Atrašanās vieta:  

Attendees: 

Sanāksmes mērķi:

• Atjaunināt uzņēmuma darbību un ieviest jaunas iniciatīvas un plānus darbiniekiem.

Sanāksmes darba kārtība: 

• Sveiciens un ievads (5 minūtes)
• Uzņēmuma veiktspējas atjauninājums (20 minūtes)
• Jaunu iniciatīvu un plānu ieviešana (20 minūtes)
• Jautājumu un atbilžu sesija (30 minūtes)
• Darbinieku atzinība un balvas (15 minūtes)
• Noslēguma un nākamās tikšanās kārtība (5 minūtes)

Visu roku sapulces veidne

3/ Projekta sākuma sanāksmes darba kārtība

Datums: 

Atrašanās vieta:  

Dalībnieki:

Sanāksmes mērķi:

• Noteikt skaidrus mērķus un cerības projektam
• Iepazīstināt ar projekta komandu
• Pārrunāt projekta izaicinājumus un riskus

Sanāksmes darba kārtība: 

• Sveiciens un ievads (5 minūtes) | @PVO
• Projekta pārskats un mērķi (15 minūtes) | @PVO
• Komandas dalībnieku iepazīstināšana (5 minūtes) | @PVO
• Lomu un atbildības uzdevumi (20 minūtes) | @PVO
• Grafika un laika skalas pārskats (15 minūtes) | @PVO
• Projekta izaicinājumu un risku diskusija (20 minūtes) | @PVO
• Darbības vienumi un nākamās darbības (15 minūtes) | @PVO
• Noslēguma un nākamās sanāksmes pasākumi (5 minūtes) | @PVO

Ņemiet vērā, ka šie ir tikai piemēri, un darba kārtības punktus un formātu var pielāgot, pamatojoties uz sapulces īpašajām vajadzībām un mērķiem. 

Iestatiet savu sapulču darba kārtību, izmantojot AhaSlides 

Lai iestatītu sapulces darba kārtību ar AhaSlides, veiciet šīs darbības:

• Izveidot kontu: Ja vēl neesat to izdarījis, pierakstieties AhaSlides un izveidot kontu. Vai arī dodieties uz mūsu Publisko veidņu bibliotēka.

• Izvēlieties sapulces darba kārtības veidni: Mums ir dažādas sapulču darba kārtības veidnes, kuras varat izmantot kā sākumpunktu. Vienkārši izvēlieties to, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām, un noklikšķiniet “Iegūt veidni”.

• Pielāgojiet veidni: Kad esat izvēlējies veidni, varat to pielāgot, pievienojot vai noņemot vienumus, pielāgojot formatējumu un mainot krāsu shēmu.

• Pievienojiet savus darba kārtības punktus: Izmantojiet slaidu redaktoru, lai pievienotu savus darba kārtības vienumus. Varat pievienot tekstu, griežamo riteni, aptaujas, attēlus, tabulas, diagrammas un daudz ko citu.

• Sadarbojieties ar savu komandu: Ja strādājat ar komandu, varat sadarboties darba kārtībā. Vienkārši uzaiciniet komandas dalībniekus rediģēt prezentāciju, un viņi varēs veikt izmaiņas, pievienot komentārus un ieteikt labojumus.

• Dalies ar darba kārtību: Kad esat gatavs, varat kopīgot darba kārtību ar savu komandu vai apmeklētājiem. Varat kopīgot saiti vai izmantojot QR kodu.

Izmantojot AhaSlides, varat viegli izveidot profesionālu, labi strukturētu sapulču darba kārtību, kas palīdzēs jums sekot līdzi un sasniegt sapulces mērķus.

Atslēgas 

Veicot šīs galvenās darbības un piemērus ar AhaSlides veidņu palīdzību, mēs ceram, ka varēsit izveidot labi strukturētu sapulces darba kārtību, kas ļaus jums gūt panākumus.

Biežāk uzdotie jautājumi