Labi izstrādāta darba kārtība nosaka skaidrus mērķus un cerības, lai ikviens zinātu savu mērķi un to, kas jādara pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās. Šajā ceļvedī ir paskaidrots, kāpēc darba kārtība ir svarīga, astoņi soļi efektīvas darba kārtības izstrādei un piemēri (ar veidnēm), ko varat izmantot nākamajā sanāksmē.
Kāpēc katrai sanāksmei ir nepieciešama darba kārtība
Sanāksmes aizņem daudz darba laika. Harvard Business Review pētījumā atklājās, ka vadītāji tajās pavada gandrīz 23 stundas nedēļā, salīdzinot ar mazāk nekā 10 stundām 1960. gs. sešdesmitajos gados.Perlova, Hedlija un Jūna, “Apturiet sapulču trakumu” (“Stop the Meeting Madness”), 2017.). Dienas kārtība palīdz jums šo laiku pavadīt mērķtiecīgi. Tā palīdzēs:
- Precizējiet mērķi un uzdevumus sanāksmes laikā un turpināt diskusiju.
- Pārvaldiet laiku un tempu, tāpēc ir mazāk bezjēdzīgu strīdu.
- Uzstādiet dalībnieku cerības un pārliecinieties, ka katrs lēmums un rīcības elements ir iekļauts.
- Veicināt atbildību, jo katram priekšmetam ir īpašnieks.
Viens brīdinājums no pētījuma: tikšanās ar pētnieku Stīvenu Rogelbergu saka, ka viņa pētījums liecina, ka darba kārtības esamība pats par sevi neko nedara, lai sasniegtu efektivitāti, un ka vadītāji bieži vien vienkārši “pievieno citu datumu darba kārtības augšgalā” un atkārto iepriekšējās nedēļas datumu. Tālāk norādītās darbības ir par darba kārtības izveidi, kas ir veidota šai sanāksmei, nevis kopēta no iepriekšējās.
8 galvenie soļi efektīvas sanāksmes darba kārtības izstrādei
1. Nosakiet sanāksmes veidu
Dažādās sanāksmēs piedalās dažādi cilvēki, formāti un mērķi, tāpēc vispirms izvēlieties veidu.
- Projekta sākuma sanāksme: projekta mērķu, laika grafika, budžeta un cerību pārskats.
- Visu pušu sapulce: uzņēmuma mēroga sanāksme, kurā tiek dalīts sniegums, mērķi un plāni, kā arī tiek veidota kopīga virziena izjūta.
- Rātsnama sēdedarbinieki uzdod jautājumus, uzklausa jaunāko informāciju un sniedz atsauksmes vecākajiem vadītājiem.
- Stratēģiskās vadības sanāksmeAugstākā līmeņa vadītāji plāno ilgtermiņa virzienu.
- Virtuāla komandas sanāksmeprezentācijas, diskusijas un interaktīvas aktivitātes, izmantojot video vai tērzēšanu.
- Ideju vētras sesijaradoša tikšanās, kurā cilvēki ģenerē un apspriež jaunas idejas.
- Individuāla tikšanāsprivāta saruna par snieguma novērtēšanu, koučingu vai attīstību.
2. Definējiet mērķi un uzdevumus
Norādiet, kāpēc sanāksme tiek rīkota un ko jūs cerat sasniegt. Ja nevarat nosaukt rezultātu, pajautājiet, vai tā vietā derētu ziņojums. Rogelbergs uzsver to pašu: dažreiz jūs varat nosūtīt informāciju un izmantot sanāksmi piecu minūšu jautājumiem (Intervija ar zināšanām Vartonā).
3. Nosakiet galvenās tēmas
Uzskaitiet tēmas, kas jāaptver, tostarp visus lēmumus, kas jāpieņem. Vissvarīgāko izvirziet pirmajā vietā, bet enerģija un uzmanība ir vislielākā.
4. Nosakiet laika ierobežojumu
Piešķiriet katrai tēmai laika nišu un visai sanāksmei beigu laiku, lai sanāksme ievērotu grafiku.
5. Nosakiet dalībniekus un viņu lomas
Uzskaitiet, kas piedalīsies un par ko katra persona ir atbildīga, piemēram, atjauninājuma prezentēšana, piezīmju veikšana vai laika uzskaite.
6. Sagatavot materiālus un pavaddokumentus
Apkopojiet to, kas cilvēkiem būs nepieciešams sanāksmes laikā, un iepriekš dalieties ar visu, kas jāizlasa.
7. Izplatiet darba kārtību iepriekš
Nosūtiet darba kārtību visiem dalībniekiem, lai visi ieradītos sagatavoti. Aiciniet viņus pievienot savus jautājumus pirms sanāksmes.
8. Pārskatiet un labojiet pēc nepieciešamības
Pirms sanāksmes pārbaudiet darba kārtību, lai pārliecinātos, ka tā ir pilnīga un precīza, un izgrieziet visu, kam nav nepieciešama grupa telpā.
Sanāksmes darba kārtības piemēri un bezmaksas veidnes
Šeit ir trīs darba kārtības, kuras varat pielāgot. Darba kārtības punkti un laiki jāpielāgo jūsu sanāksmes vajadzībām un mērķiem.
1. Komandas sanāksmes darba kārtība
Datums:
Atrašanās vieta:
Dalībnieki:
Mērķi: informēt par projekta progresu; pārskatīt pašreizējās problēmas un risinājumus.
- Ievads un sveikšana (5 minūtes) | @PVO
- Iepriekšējās sanāksmes apskats (10 minūtes) | @PVO
- Projekta atjauninājumi un progresa ziņojumi (20 minūtes) | @PVO
- Problēmu risināšana un lēmumu pieņemšana (20 minūtes) | @PVO
- Atklāta diskusija un atsauksmes (20 minūtes) | @PVO
- Darbības un nākamie soļi (15 minūtes) | @who
- Noslēguma un nākamās sanāksmes pasākumi (5 minūtes) | @PVO
Bezmaksas ikmēneša sanāksmes veidne
2. Visu dalībnieku sanāksmes darba kārtība
Datums:
Atrašanās vieta:
Dalībnieki:
mērķis: dalīties ar uzņēmuma sniegumu un ieviest jaunas iniciatīvas un plānus.
- Sveiciens un ievads (5 minūtes)
- Uzņēmuma veiktspējas atjauninājums (20 minūtes)
- Jaunas iniciatīvas un plāni (20 minūtes)
- Jautājumu un atbilžu sesija (30 minūtes)
- Darbinieku atzinība un balvas (15 minūtes)
- Noslēguma un nākamās tikšanās kārtība (5 minūtes)
3. Projekta atklāšanas sanāksmes darba kārtība
Datums:
Atrašanās vieta:
Dalībnieki:
Mērķi: izvirzīt skaidrus mērķus un cerības; iepazīstināt ar komandu; apspriest izaicinājumus un riskus.
- Sveiciens un ievads (5 minūtes) | @PVO
- Projekta pārskats un mērķi (15 minūtes) | @PVO
- Komandas dalībnieku iepazīstināšana (5 minūtes) | @PVO
- Lomu un atbildības uzdevumi (20 minūtes) | @PVO
- Grafika un laika skalas pārskats (15 minūtes) | @PVO
- Projekta izaicinājumi un riski (20 minūtes) | @who
- Darbības vienumi un nākamās darbības (15 minūtes) | @PVO
- Noslēguma un nākamās sanāksmes pasākumi (5 minūtes) | @PVO
Vairāk sākuma ideju ir mūsu sadaļā projekta uzsākšanas sanāksmes vadlīnijas.
Izveidojiet savas sanāksmes darba kārtību ar AhaSlides
Lai darba kārtību pārvērstu par kaut ko tādu, ko jūsu komanda var redzēt, balsot par to un rediģēt kopā:
- Izveidot kontu. Pierakstīties AhaSlides vai pārlūkojiet publisko veidņu bibliotēka.
- Izvēlieties sanāksmes darba kārtības veidni un noklikšķiniet Iegūstiet veidni.
Pievienojiet savus darba kārtības punktus. Aizvietojiet veidnes saraksta slaidu ar savu darba kārtību. Pēc tam pievienojiet ātru ievadu, aptauju vai atvērta tipa jautājumu, lai cilvēki varētu piedalīties jau no pirmā slaida.
Sadarbojieties un kopīgojiet. Uzaiciniet komandas biedrus rediģēt prezentāciju un pēc tam pirms sapulces kopīgojiet darba kārtību kā saiti vai QR kodu.
Galvenie izņemšanas gadījumi
- Pirms tēmu uzskaitīšanas izvēlieties sanāksmes veidu un skaidru mērķi.
- Novietojiet vissvarīgāko lietu pirmajā vietā un piešķiriet katrai lietai laiku un īpašnieku.
- Nosūtiet darba kārtību iepriekš un aiciniet dalībniekus to papildināt.
- Katru reizi uzrakstiet jaunu darba kārtību. Darba kārtība vien nepadara sanāksmi efektīvu.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kas attiecas uz sanāksmes darba kārtību?
Darba kārtība ir plānotais sanāksmes norises izklāsts, ko dažreiz sauc par grafiku vai darba kārtību. Tajā ir uzskaitītas tēmas, laika grafiks un katra jautājuma vadītājs.
Kas ir darba kārtības noteikšanas sanāksme?
Darba kārtības noteikšanas sanāksme tiek rīkota, lai plānotu un noteiktu plašākas, gaidāmās sanāksmes darba kārtību.
Kāda ir projekta sanāksmes darba kārtība?
Projekta sanāksmes darba kārtībā ir izklāstītas ar projektu saistītās tēmas, diskusijas un rīcības punkti, piemēram, progress, riski un nākamie soļi.
