ഉദാഹരണങ്ങളും സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റുകളും ഉപയോഗിച്ച് മീറ്റിംഗ് അജണ്ട എഴുതുന്നതിനുള്ള 8 പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ

അതിനാൽ, എന്താണ് യോഗത്തിന്റെ അജൻഡ? ഇമെയിലിലൂടെ പരിഹരിക്കാൻ കഴിയുന്ന വിവരങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ എന്തിനാണ് കണ്ടുമുട്ടേണ്ടതെന്ന് പോലും മനസ്സിലാകാത്ത, അർത്ഥശൂന്യമെന്ന് തോന്നുന്ന മീറ്റിംഗുകളുടെ ഭാഗമാണ് നാമെല്ലാവരും എന്നതാണ് സത്യം. പ്രശ്‌നങ്ങളൊന്നും പരിഹരിക്കാതെ മണിക്കൂറുകളോളം നീളുന്ന യോഗങ്ങളിൽ ചിലർക്ക് പങ്കെടുക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം.

എന്നിരുന്നാലും, എല്ലാ മീറ്റിംഗുകളും ഫലപ്രദമല്ല, നിങ്ങളുടെ ടീമിനൊപ്പം ഫലപ്രദമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഒരു അജണ്ടയോടുകൂടിയ ഒരു മീറ്റിംഗ് നിങ്ങളെ ഈ മേൽപ്പറഞ്ഞ ദുരന്തങ്ങളിൽ നിന്ന് രക്ഷിക്കും.

നന്നായി തയ്യാറാക്കിയ അജണ്ട, മീറ്റിംഗിന് വ്യക്തമായ ലക്ഷ്യങ്ങളും പ്രതീക്ഷകളും സജ്ജമാക്കുന്നു, എല്ലാവർക്കും അവരുടെ ഉദ്ദേശ്യവും അതിനുമുമ്പും സമയത്തും ശേഷവും എന്താണ് സംഭവിക്കേണ്ടതെന്നും അറിയാമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

അതിനാൽ, ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതിന്റെ പ്രാധാന്യത്തെക്കുറിച്ചും ഫലപ്രദമായ ഒരെണ്ണം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങളെക്കുറിച്ചും നിങ്ങളുടെ അടുത്ത മീറ്റിംഗിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള ഉദാഹരണങ്ങൾ (+ടെംപ്ലേറ്റുകൾ) നൽകുന്നതിനെക്കുറിച്ചും ഈ ലേഖനം നിങ്ങളെ നയിക്കും.

• എന്തുകൊണ്ടാണ് എല്ലാ മീറ്റിംഗുകൾക്കും അജണ്ട വേണ്ടത്
• ഫലപ്രദമായ ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട എഴുതുന്നതിനുള്ള 8 പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ
• മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഉദാഹരണങ്ങളും സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റുകളും
• നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട സജ്ജീകരിക്കുക AhaSlides
• കീ ടേക്ക്അവേസ് 

കൂടെ കൂടുതൽ വർക്ക് ടിപ്പുകൾ AhaSlides

• ബിസിനസ്സിലെ 10 തരം മീറ്റിംഗുകൾ
• മീറ്റിംഗ് മീറ്റ്: 2023-ലെ മികച്ച റൈറ്റിംഗ് ഗൈഡ്, ഉദാഹരണങ്ങൾ (+ സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റ്).
• ഏറ്റവും മികച്ചത് മീറ്റിംഗ് ഹാക്കുകൾ

എന്തുകൊണ്ടാണ് എല്ലാ മീറ്റിംഗുകൾക്കും അജണ്ട വേണ്ടത്

ഓരോ യോഗത്തിനും അത് ഉൽപ്പാദനക്ഷമവും കാര്യക്ഷമവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഒരു അജണ്ട ആവശ്യമാണ്. ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഇനിപ്പറയുന്ന ആനുകൂല്യങ്ങൾ നൽകും:

• മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും ലക്ഷ്യങ്ങളും വ്യക്തമാക്കുക, ഒപ്പം ചർച്ച ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും ട്രാക്കിൽ നിലനിർത്താനും സഹായിക്കുക.
• മീറ്റിംഗ് സമയവും വേഗതയും നിയന്ത്രിക്കുക, അർത്ഥമില്ലാത്ത വാദങ്ങൾ ഇല്ലെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക, കഴിയുന്നത്ര സമയം ലാഭിക്കുക.
• പങ്കെടുക്കുന്നവർക്കായി പ്രതീക്ഷകൾ സജ്ജമാക്കുക, കൂടാതെ എല്ലാ പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും കവർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
• ഉത്തരവാദിത്തവും ഓർഗനൈസേഷനും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു, കൂടുതൽ ഫലപ്രദവും കാര്യക്ഷമവുമായ മീറ്റിംഗുകളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു.

ഫലപ്രദമായ ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട എഴുതുന്നതിനുള്ള 8 പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ

ഫലപ്രദമായ ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട എഴുതാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന ചില പ്രധാന നുറുങ്ങുകൾ ഇതാ:

1/ മീറ്റിംഗിന്റെ തരം നിർണ്ണയിക്കുക 

വ്യത്യസ്ത തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകളിൽ വ്യത്യസ്ത പങ്കാളികൾ, ഫോർമാറ്റുകൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം എന്നതിനാൽ, സാഹചര്യത്തിന് അനുയോജ്യമായ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.

• പദ്ധതിയുടെ കിക്കോഫ് യോഗം: പ്രോജക്റ്റ്, അതിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ടൈംലൈൻ, ബജറ്റ്, പ്രതീക്ഷകൾ എന്നിവയുടെ ഒരു അവലോകനം നൽകുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗ്.
• എല്ലാവരുടെയും യോഗം: എല്ലാ ജീവനക്കാരെയും പങ്കെടുക്കാൻ ക്ഷണിക്കുന്ന ഒരു തരം കമ്പനി വ്യാപകമായ മീറ്റിംഗ്. കമ്പനിയുടെ പ്രകടനം, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, പദ്ധതികൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ച് എല്ലാവരേയും അറിയിക്കുന്നതിനും ഓർഗനൈസേഷനിൽ പൊതുവായ ഉദ്ദേശ്യവും ദിശാബോധവും പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിന്.
• ടൗൺ ഹാൾ യോഗം: ജീവനക്കാർക്ക് ചോദ്യങ്ങൾ ചോദിക്കാനും അപ്ഡേറ്റുകൾ സ്വീകരിക്കാനും മുതിർന്ന മാനേജ്മെന്റിനും മറ്റ് നേതാക്കൾക്കും ഫീഡ്ബാക്ക് നൽകാനും കഴിയുന്ന ഒരു കമ്പനി ടൗൺ ഹാൾ മീറ്റിംഗ്.
• സ്ട്രാറ്റജിക് മാനേജ്മെന്റ് മീറ്റിംഗ്: ദീർഘകാല ദിശയെക്കുറിച്ച് ചർച്ച ചെയ്യുന്നതിനും ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനുമായി മുതിർന്ന നേതാക്കളോ എക്സിക്യൂട്ടീവുകളോ ഒത്തുചേരുന്ന ഒരു യോഗം. 
• വെർച്വൽ ടീം മീറ്റിംഗ്: വെർച്വൽ ടീം മീറ്റിംഗുകളുടെ ഫോർമാറ്റിൽ അവതരണങ്ങൾ, ചർച്ചകൾ, സംവേദനാത്മക പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം, വീഡിയോ കോൺഫറൻസിംഗ് സോഫ്‌റ്റ്‌വെയർ, തൽക്ഷണ സന്ദേശമയയ്‌ക്കൽ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് ഡിജിറ്റൽ കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻ ടൂളുകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് നടത്താവുന്നതാണ്. 
• ബ്രെയിൻസ്റ്റോമിംഗ് സെഷൻ: പങ്കെടുക്കുന്നവർ പുതിയ ആശയങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും ചർച്ച ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന സർഗ്ഗാത്മകവും സഹകരണപരവുമായ മീറ്റിംഗ്.
• ഒറ്റയാൾ കൂടിക്കാഴ്ച: പ്രകടന അവലോകനങ്ങൾക്കോ ​​പരിശീലനത്തിനോ വ്യക്തിഗത വികസനത്തിനോ വേണ്ടി പലപ്പോഴും ഉപയോഗിക്കുന്ന രണ്ട് ആളുകൾ തമ്മിലുള്ള ഒരു സ്വകാര്യ മീറ്റിംഗ്.

2/ മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും ലക്ഷ്യങ്ങളും നിർവചിക്കുക

എന്തുകൊണ്ടാണ് മീറ്റിംഗ് നടക്കുന്നതെന്നും നിങ്ങളോ നിങ്ങളുടെ ടീമോ എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതെന്നും വ്യക്തമായി പ്രസ്താവിക്കുക.

3/ പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുക 

എടുക്കേണ്ട പ്രധാനപ്പെട്ട തീരുമാനങ്ങൾ ഉൾപ്പെടെ, ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട പ്രധാന വിഷയങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക.

4/ ഒരു സമയ പരിധി നിശ്ചയിക്കുക

മീറ്റിംഗ് ഷെഡ്യൂളിൽ തുടരുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഓരോ വിഷയത്തിനും മുഴുവൻ മീറ്റിംഗിനും ഉചിതമായ സമയം അനുവദിക്കുക.

5/ പങ്കെടുക്കുന്നവരെയും അവരുടെ റോളുകളും തിരിച്ചറിയുക

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുകയും അവരുടെ റോളുകളും ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും വ്യക്തമാക്കുകയും ചെയ്യുക.

6/ മെറ്റീരിയലുകളും അനുബന്ധ രേഖകളും തയ്യാറാക്കുക

മീറ്റിംഗിൽ ആവശ്യമായ എന്തെങ്കിലും പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങളോ മെറ്റീരിയലോ ശേഖരിക്കുക.

7/ അജണ്ട മുൻകൂട്ടി വിതരണം ചെയ്യുക

എല്ലാവരും തയ്യാറാണെന്നും തയ്യാറാണെന്നും ഉറപ്പാക്കാൻ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവർക്കും മീറ്റിംഗ് അജണ്ട അയയ്ക്കുക.

8/ ആവശ്യാനുസരണം അജണ്ട അവലോകനം ചെയ്യുകയും പരിഷ്കരിക്കുകയും ചെയ്യുക

അജണ്ട പൂർണ്ണവും കൃത്യവുമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ മീറ്റിംഗിന് മുമ്പായി അത് അവലോകനം ചെയ്യുക, കൂടാതെ ആവശ്യമായ പുനരവലോകനങ്ങൾ നടത്തുക.

മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ഉദാഹരണങ്ങളും സൗജന്യ ടെംപ്ലേറ്റുകളും 

വ്യത്യസ്ത തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾക്കായി ഉപയോഗിക്കാവുന്ന മീറ്റിംഗ് അജണ്ടകളുടെ ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ ഇതാ:

1/ ടീം മീറ്റിംഗ് അജണ്ട

തീയതി: 

സ്ഥലം: 

പങ്കെടുക്കുന്നവർ: 

ടീം മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ:

• പദ്ധതി നടപ്പാക്കൽ പുരോഗതി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാൻ
• നിലവിലുള്ള പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹാരങ്ങളും അവലോകനം ചെയ്യാൻ

ടീം മീറ്റിംഗ് അജണ്ട: 

• ആമുഖവും സ്വാഗതവും (5 മിനിറ്റ്) | @WHO
• മുൻ മീറ്റിംഗിന്റെ അവലോകനം (10 മിനിറ്റ്) | @WHO
• പ്രോജക്റ്റ് അപ്‌ഡേറ്റുകളും പുരോഗതി റിപ്പോർട്ടുകളും (20 മിനിറ്റ്) | @WHO
• പ്രശ്നപരിഹാരവും തീരുമാനമെടുക്കലും (20 മിനിറ്റ്) | @WHO
• തുറന്ന ചർച്ചയും പ്രതികരണവും (20 മിനിറ്റ്) | @WHO
• പ്രവർത്തനവും അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളും (15 മിനിറ്റ്) | @WHO
• സമാപനവും അടുത്ത മീറ്റിംഗ് ക്രമീകരണങ്ങളും (5 മിനിറ്റ്) | @WHO

സൗജന്യ പ്രതിമാസ മീറ്റിംഗ് ടെംപ്ലേറ്റ് AhaSlides

2/ ഓൾ ഹാൻഡ്സ് മീറ്റിംഗ് അജണ്ട

തീയതി: 

സ്ഥലം: 

അറ്റഅവസാനിക്കുന്നു: 

മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ:

• കമ്പനിയുടെ പ്രകടനം അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ജീവനക്കാർക്കായി പുതിയ സംരംഭങ്ങളും പദ്ധതികളും അവതരിപ്പിക്കാനും.

ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട: 

• സ്വാഗതവും ആമുഖവും (5 മിനിറ്റ്)
• കമ്പനി പ്രകടന അപ്ഡേറ്റ് (20 മിനിറ്റ്)
• പുതിയ സംരംഭങ്ങളുടെയും പദ്ധതികളുടെയും ആമുഖം (20 മിനിറ്റ്)
• ചോദ്യോത്തര സെഷൻ (30 മിനിറ്റ്)
• ജീവനക്കാരുടെ അംഗീകാരവും അവാർഡുകളും (15 മിനിറ്റ്)
• സമാപനവും അടുത്ത മീറ്റിംഗ് ക്രമീകരണങ്ങളും (5 മിനിറ്റ്)

എല്ലാ കൈകളും മീറ്റിംഗ് ടെംപ്ലേറ്റ്

3/ പ്രോജക്റ്റ് കിക്കോഫ് മീറ്റിംഗ് അജണ്ട

തീയതി: 

സ്ഥലം: 

പങ്കെടുക്കുന്നവർ:

മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ:

• പദ്ധതിക്കായി വ്യക്തമായ ലക്ഷ്യങ്ങളും പ്രതീക്ഷകളും സ്ഥാപിക്കുക
• പ്രോജക്ട് ടീമിനെ പരിചയപ്പെടുത്താൻ
• പദ്ധതിയുടെ വെല്ലുവിളികളും അപകടസാധ്യതകളും ചർച്ച ചെയ്യാൻ

ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട: 

• സ്വാഗതവും ആമുഖവും (5 മിനിറ്റ്) | @WHO
• പദ്ധതി അവലോകനവും ലക്ഷ്യങ്ങളും (15 മിനിറ്റ്) | @WHO
• ടീം അംഗങ്ങളുടെ ആമുഖങ്ങൾ (5 മിനിറ്റ്) | @WHO
• റോളും ഉത്തരവാദിത്തവും (20 മിനിറ്റ്) | @WHO
• ഷെഡ്യൂളും ടൈംലൈൻ അവലോകനവും (15 മിനിറ്റ്) | @WHO
• പ്രോജക്റ്റ് വെല്ലുവിളികളുടെയും അപകടസാധ്യതകളുടെയും ചർച്ച (20 മിനിറ്റ്) | @WHO
• പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളും (15 മിനിറ്റ്) | @WHO
• സമാപനവും അടുത്ത മീറ്റിംഗ് ക്രമീകരണങ്ങളും (5 മിനിറ്റ്) | @WHO

ഇവ വെറും ഉദാഹരണങ്ങളാണെന്ന കാര്യം ശ്രദ്ധിക്കുക, മീറ്റിംഗിന്റെ നിർദ്ദിഷ്ട ആവശ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും അടിസ്ഥാനമാക്കി അജണ്ട ഇനങ്ങളും ഫോർമാറ്റും ക്രമീകരിക്കാൻ കഴിയും. 

നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട സജ്ജീകരിക്കുക AhaSlides 

എന്നിവരുമായി ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട സജ്ജീകരിക്കാൻ AhaSlides, ഈ ഘട്ടങ്ങൾ പാലിക്കുക:

• ഒരു ഇടപാട് തുടങ്ങു: നിങ്ങൾ ഇതുവരെ ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ, സൈൻ അപ്പ് ചെയ്യുക AhaSlides കൂടാതെ ഒരു അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടാക്കുക. അല്ലെങ്കിൽ ഞങ്ങളുടെ അടുത്തേക്ക് പോകുക പൊതു ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ലൈബ്രറി.

• ഒരു മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ടെംപ്ലേറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക: നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ആരംഭ പോയിന്റായി ഉപയോഗിക്കാവുന്ന വിവിധ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഞങ്ങളുടെ പക്കലുണ്ട്. നിങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുത്ത് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക "ടെംപ്ലേറ്റ് നേടുക".

• ടെംപ്ലേറ്റ് ഇച്ഛാനുസൃതമാക്കുക: നിങ്ങൾ ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് തിരഞ്ഞെടുത്തുകഴിഞ്ഞാൽ, ഇനങ്ങൾ ചേർക്കുകയോ നീക്കം ചെയ്യുകയോ ഫോർമാറ്റിംഗ് ക്രമീകരിക്കുകയോ വർണ്ണ സ്കീം മാറ്റുകയോ ചെയ്തുകൊണ്ട് നിങ്ങൾക്ക് അത് ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനാകും.

• നിങ്ങളുടെ അജണ്ട ഇനങ്ങൾ ചേർക്കുക: നിങ്ങളുടെ അജണ്ട ഇനങ്ങൾ ചേർക്കാൻ സ്ലൈഡ് എഡിറ്റർ ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് വാചകം, ഒരു സ്പിന്നർ വീൽ, വോട്ടെടുപ്പുകൾ, ചിത്രങ്ങൾ, പട്ടികകൾ, ചാർട്ടുകൾ എന്നിവയും മറ്റും ചേർക്കാൻ കഴിയും.

• നിങ്ങളുടെ ടീമുമായി സഹകരിക്കുക: നിങ്ങൾ ഒരു ടീമിനൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് അജണ്ടയിൽ സഹകരിക്കാനാകും. അവതരണം എഡിറ്റുചെയ്യാൻ ടീം അംഗങ്ങളെ ക്ഷണിക്കുക, അവർക്ക് മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താനും അഭിപ്രായങ്ങൾ ചേർക്കാനും എഡിറ്റുകൾ നിർദ്ദേശിക്കാനും കഴിയും.

• അജണ്ട പങ്കിടുക: നിങ്ങൾ തയ്യാറാകുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ടീമുമായോ പങ്കെടുക്കുന്നവരുമായോ അജണ്ട പങ്കിടാം. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ലിങ്ക് അല്ലെങ്കിൽ QR കോഡ് വഴി പങ്കിടാം.

കൂടെ AhaSlides, ട്രാക്കിൽ തുടരാനും നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കാനും സഹായിക്കുന്ന ഒരു പ്രൊഫഷണൽ, നന്നായി ചിട്ടപ്പെടുത്തിയ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട നിങ്ങൾക്ക് എളുപ്പത്തിൽ സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും.

കീ ടേക്ക്അവേസ് 

സഹായത്തോടെ ഈ പ്രധാന ഘട്ടങ്ങളും ഉദാഹരണങ്ങളും പിന്തുടരുന്നതിലൂടെ AhaSlides ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, നിങ്ങൾക്ക് വിജയത്തിനായി സജ്ജമാക്കുന്ന ഒരു നല്ല ഘടനാപരമായ മീറ്റിംഗ് അജണ്ട സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഞങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു.

പതിവ് ചോദ്യങ്ങൾ