Wat is digitale onboarding? | 10 handige stappen om het te laten werken

We bevinden ons in een periode waarin digitale communicatie een steeds meer gevraagde optie is, en ondanks het verlangen naar menselijke interactie, heeft dit enkele positieve resultaten opgeleverd.

Eén daarvan was de verbetering van de digitale mogelijkheden van bedrijven, omdat ze gedwongen werden hun activiteiten online over te zetten en de efficiëntie te behouden.

Hoewel persoonlijke interacties nog steeds bovenaan de lijst staan, is digitale onboarding vanwege het gemak voor veel organisaties een gangbare praktijk gebleven.

Wat is digitale onboarding? Wat zijn de functies ervan? Waarom het een geschikte keuze zou kunnen zijn voor uw bedrijf? Laten we dit in dit artikel onderzoeken.

Ropgetogen: Onboarding proces Voorbeelden

Inhoudsopgave

• Wat is digitale onboarding?
• Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?
• Hoe creëer je een virtuele onboarding?
• Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?
• Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?
• Digitale onboardingplatforms om uit te checken
• Tot slot
• Veelgestelde Vragen / FAQ

Tips voor een betere betrokkenheid

Wat is digitale onboarding?

Wilt u versnellen hoe u nieuwe klanten, klanten of gebruikers binnenhaalt? Dan is digitale onboarding de juiste keuze.

Digitale onboarding betekent het benutten van de kracht van technologie om mensen online welkom te heten bij uw product of dienst.

In plaats van lange papieren formulieren en face-to-face ontmoetingen, kunnen nieuwe gebruikers het hele onboardingproces vanaf hun luie stoel en met elk apparaat voltooien.

Het gaat om identiteitsverificatie zoals gezichtsscanning met de frontcamera, spraakherkenning of biometrische vingerafdrukken.

De klanten moeten ook hun persoonlijke gegevens vrijgeven met behulp van hun overheids-ID, paspoort of telefoonnummer.

Wat zijn de voordelen van onboarding op afstand?

Onboarding op afstand biedt verschillende voordelen voor zowel de klanten als de organisaties. Laten we eens kijken wat ze zijn:

Voor de klanten

• Snellere ervaring - Klanten kunnen onboarding-taken snel en eenvoudig voltooien via digitale formulieren en documenten.

• Gemak - Klanten kunnen de onboarding altijd en overal vanaf elk apparaat voltooien. Dit elimineert de noodzaak om zich aan kantoortijden te houden en zorgt voor een probleemloze ervaring.

• Bekende technologie - De meeste klanten zijn al vertrouwd met het gebruik van digitale hulpmiddelen en internet, dus het proces voelt vertrouwd en intuïtief aan.

• Gepersonaliseerde ervaring - Digitale tools kunnen de onboarding-ervaring afstemmen op de specifieke behoeften en rol van de klant.

• Minder gedoe - Klanten hoeven zich niet bezig te houden met het printen, ondertekenen en indienen van fysieke documenten. Alle relevante onboarding-informatie is georganiseerd en toegankelijk in één online portal.

Zie ook: Onboardingproces van klanten

Voor de organisaties

• Verhoogde efficiëntie - Digitale onboarding stroomlijnt en automatiseert taken, waardoor tijd en middelen worden bespaard.

• Lagere kosten - Door de noodzaak van papier, printen, mailen en persoonlijke vergaderingen te elimineren, kunnen de kosten aanzienlijk worden verlaagd.

• Hogere voltooiingspercentages - Digitale formulieren zorgen ervoor dat alle verplichte velden worden ingevuld, waardoor fouten en onvolledige onboarding worden verminderd.

• Verbeterde compliance - Digitale tools kunnen compliance-gerelateerde taken automatiseren, voldoen aan KYC-, CDD- en AML-verplichtingen voor bepaalde landen waarin het bedrijf actief is, en audittrails bieden.

• Betere toegang tot gegevens - Alle klantgegevens worden vastgelegd en opgeslagen in gecentraliseerde systemen voor gemakkelijke toegang en rapportage.

• Verbeterde tracking - Taken en documenten kunnen automatisch worden gevolgd om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt voltooid.

• Analyses - Digitale tools bieden analyses om knelpunten te identificeren, processen te verbeteren en de klanttevredenheid te meten.

Hoe creëer je een virtuele onboarding?

Deze stappen geven u een goed overzicht van hoe u een effectieve virtuele onboarding-oplossing voor uw klanten plant en uitvoert:

#1 - Definieer doelen en reikwijdte. Bepaal wat je wilt bereiken met digitale onboarding voor klanten, zoals snelheid, gemak, lagere kosten etc. Maak duidelijk wat er moet gebeuren tijdens de onboarding.

#2 - Verzamel documenten en formulieren. Verzamel alle relevante klantovereenkomsten, vragenlijsten, toestemmingsformulieren, beleid, etc. die moeten worden ingevuld tijdens onboarding.

#3 - Maak onlineformulieren. Zet papieren formulieren om in bewerkbare digitale formulieren die klanten online kunnen invullen. Zorg ervoor dat alle verplichte velden duidelijk gemarkeerd zijn.

#4 - Ontwerp onboardingportaal. Bouw een intuïtieve portal waar klanten toegang hebben tot onboarding-informatie, documenten en formulieren. De portal moet een eenvoudige navigatie hebben en klanten bij elke stap begeleiden.

#5 - Voeg e-handtekeningen toe. Integreer een oplossing voor elektronische handtekeningen zodat klanten vereiste documenten digitaal kunnen ondertekenen tijdens onboarding. Dit elimineert de noodzaak om documenten af ​​te drukken en te verzenden.

#6 - Automatiseer taken en workflows. Gebruik automatisering om vervolgtaken te starten, documenten naar klanten te sturen en hen te vragen openstaande punten op hun checklist af te ronden.

#7 - Schakel identiteitsverificatie in. Implementeer verificatietools om de identiteit van klanten digitaal te bevestigen tijdens de onboarding om de veiligheid en compliance te garanderen.

#8 - Bied 24/7 toegang en ondersteuning. Zorg ervoor dat klanten de onboarding op elk moment en vanaf elk apparaat kunnen voltooien. Zorg ook voor ondersteuning als klanten vragen of problemen hebben.

#9 - Verzamel feedback. Stuur klanten na onboarding een enquête om feedback te verzamelen over hoe de digitale ervaring kan worden verbeterd. Maak iteraties op basis van deze input.

#10 - Communiceer veranderingen duidelijk. Leg vooraf aan klanten uit hoe het digitale onboardingproces in zijn werk gaat. Zorg indien nodig voor begeleidingsmateriaal en trainingsvideo's.

Hoewel elke organisatie een specifieke behoefte kan hebben, is het belangrijk ervoor te zorgen dat de juiste formulieren/documenten worden verzameld, een intuïtief portaal en workflows worden ontworpen, en dat klanten de nodige ondersteuning krijgen om onboarding-taken efficiënt uit te voeren.

Hoe verschilt digitale onboarding van traditionele onboarding?

Wat is een voorbeeld van digitale onboarding?

Veel bedrijven maken nu gebruik van digitale onboarding, een manier voor nieuwe medewerkers of klanten om aan de slag te gaan zonder al het papierwerk en wachten. Het is gemakkelijker voor alle betrokkenen en bespaart ook tijd!

• Financiële diensten - Banken, hypotheekverstrekkers, verzekeringsmaatschappijen en beleggingsondernemingen maken gebruik van digitale onboarding voor het openen van nieuwe rekeningen en het verifiëren van klanten. Dit omvat het verzamelen KYC (ken uw klant) informatie, het verifiëren van identiteiten en het ondertekenen van elektronische overeenkomsten.

• Zorgaanbieders - Ziekenhuizen, klinieken en gezondheidszorgnetwerken gebruiken digitale portalen om nieuwe patiënten aan boord te krijgen. Dit omvat het verzamelen van demografische en verzekeringsinformatie, medische geschiedenis en toestemmingsformulieren. Digitale tools stroomlijnen dit proces.

• E-commercebedrijven - Veel online retailers gebruiken digitale systemen om snel nieuwe klanten aan te trekken. Dit omvat het aanmaken van klantprofielen, het opzetten van accounts, het aanbieden van digitale kortingsbonnen/promoties en het verstrekken van bestelgegevens.

• Telecommunicatie - Mobiele telefoon-, internet- en kabelbedrijven hebben vaak digitale onboardingportals voor nieuwe abonnees. Klanten kunnen abonnementen bekijken, account- en factuurgegevens invoeren en serviceopties online beheren.

• Reis- en horecabedrijven - Luchtvaartmaatschappijen, hotels en beheerbedrijven voor vakantieverhuur maken gebruik van digitale oplossingen voor het onboarden van nieuwe gasten en klanten. Dit omvat het maken van reserveringen, het invullen van profielen, het ondertekenen van afstandsverklaringen en het indienen van betalingsinformatie.

• Onderwijsinstellingen - Scholen, hogescholen en opleidingsbedrijven maken gebruik van digitale portalen voor de introductie van studenten en leerlingen. Studenten kunnen zich online aanmelden, documenten indienen, zich inschrijven voor lessen, betalingsplannen opstellen en inschrijvingsovereenkomsten digitaal ondertekenen.

Kortom, organisaties die nieuwe klanten, cliënten, patiënten, studenten of abonnees binnenhalen, kunnen digitale hulpmiddelen gebruiken om het proces te vereenvoudigen. De voordelen van hogere snelheid, verhoogde efficiëntie en lagere kosten die digitale onboarding van werknemers biedt, gelden ook voor onboarding van klanten.

Check out: Projectplanningsproces en Projectevaluatieproces

Digitale onboardingplatforms om uit te checken

Een digitaal platform voor het onboarden van nieuwe medewerkers moet intuïtief, gemakkelijk te navigeren en gebruiksvriendelijk zijn en geïntegreerd worden met de bestaande workflow. Met dat in gedachten zijn hier onze aanbevelingen voor reguliere digitale onboardingplatforms waar bedrijven dol op zijn:

• BambooHR - Volledige suite HRIS met krachtige onboardingtools zoals checklists, handtekeningen, documenten enz. Integreert nauw met HR-processen.
• Lessonly - Gespecialiseerd in compliance- en soft skills-training tijdens onboarding. Biedt boeiende videolessen en mobiele toegankelijkheid.
• UltiPro - Groot platform voor HR-, loonadministratie- en secundaire arbeidsvoorwaardenadministratie. De onboardingmodule automatiseert het papierwerk en de ondertekening.
• Workday - Krachtig cloud-HCM-systeem voor HR, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden. De onboardingkit bevat screeningdocumenten en sociale functies voor nieuwe medewerkers.
• Greenhouse - Wervingssoftware met onboardingtools zoals acceptatie van aanbiedingen, referentiecontroles en enquêtes over nieuwe medewerkers.
• Coupa - Source-to-pay-platform bevat een Onboard-module voor papierloze HR-taken en het aansturen van nieuwe medewerkers.
• ZipRecruiter - Naast het plaatsen van vacatures is de Onboard-oplossing bedoeld om nieuwe medewerkers te behouden met checklists, mentoring en feedback.
• Sapling - Gespecialiseerd onboarding- en betrokkenheidsplatform ontworpen om zeer intuïtief te zijn voor nieuwe medewerkers.
• AhaSlides - Een interactief presentatieplatform dat training minder saai maakt door leuke en gebruiksvriendelijke live polls, quizzen, vraag- en antwoordfuncties en nog veel meer.

Tot slot

Met digitale onboardingtools en -processen kunnen bedrijven de nieuwe klantervaring stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren. Van het openen van nieuwe bankrekeningen tot aanmeldingen voor e-commerce tot portals voor patiëntgezondheid, digitale formulieren, e-handtekeningen en documentuploads worden de norm voor de meeste onboarding van klanten.

Onboard uw medewerkers met AhaSlides.

Maak ze vertrouwd met alles met een leuke en boeiende presentatie. We hebben onboarding-sjablonen om u op weg te helpen🎉

Veelgestelde Vragen / FAQ