Definiowanie zarządzania czasem | Kompletny przewodnik dla początkujących z +5 wskazówkami

Każdy z nas ma 24 godziny na dobę, niezależnie od płci, koloru skóry czy pochodzenia etnicznego. Ale w rzeczywistości w ciągu tych 24 godzin niektórzy ludzie odnoszą sukces, inni ponoszą porażkę, a niektórzy tworzą dużą wartość dla siebie i społeczeństwa, ale niektórzy nie robią nic.

Jedną z różnic między nimi jest to, że są tacy, którzy definiowanie zarządzania czasem dobrze i wiedzieć, jakie umiejętności są wymagane. I ci, którzy tego nie robią.

Dlatego też, jeśli czujesz się przeciążony i nie masz czasu dla siebie, lub choć raz zadałeś sobie pytanie: „Gdyby tylko dzień mógł być dłuższy”? Zawsze stoisz przed tak zwanym „terminem realizacji” i nie wiesz, co to jest zarządzanie czasem. Być może ten artykuł będzie dla Ciebie pomocnym przewodnikiem po zarządzaniu czasem.

Spis treści

• Przegląd
• Co to jest zarządzanie czasem?
• Dlaczego definiowanie zarządzania czasem jest ważne?
• 5 skutecznych wskazówek i technik zarządzania czasem
• Na wynos
• Najczęściej zadawane pytania

Więcej wskazówek od AhaSlides

Nie tylko dostarcza umiejętności skutecznego zarządzania czasem, ale AhaSlajdy też ma:

• Inteligencja emocjonalna
• 5 przykładów coachingu w miejscu pracy
• Umiejętności do zatrudnienia
• Przykłady koncepcji siebie
• Umiejętności, które warto umieścić w CV
• Umiejętności aktywnego słuchania w pracy 
• Technika Time Boxingu 
• Skuteczne planowanie sesji treningowej
• Umiejętności interpersonalne Definicja, przykłady i znaczenie
• Jak być bardziej towarzyskim?

Przegląd

Co to jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem to planowanie i organizowanie czasu na każdą konkretną czynność, szczegółowo krok po kroku, aż do osiągnięcia wszystkich celów. Ponieważ każda osoba ma tylko określoną ilość czasu, im lepsze masz umiejętności zarządzania czasem, tym bardziej efektywny będzie Twój czas. 

Tak więc zdefiniowanie zarządzania czasem jest bardzo ważne! Efektywność zarządzania czasem oceniana jest na podstawie wyników pracy wykonanej w najbardziej optymalnym okresie. Pamiętaj, że to, czy jesteś zajęty, czy bezczynny, nie ma nic wspólnego z tym, czy robisz rzeczy skutecznie.

Definiowanie zarządzania czasem składa się z 4 głównych kroków:

• Sporządzaj listę zadań i ustalaj ich priorytety według dnia, tygodnia i miesiąca w oparciu o swoje cele i kierunek.
• Zmierz i oszacuj czas potrzebny na wykonanie postawionych zadań.
• Zrób szczegółowy plan i ustal kolejność priorytetów do pracy każdego dnia.
• Wdrażaj i trzymaj się ustalonego planu.

Każdy z powyższych etapów zarządzania czasem ma narzędzia, techniki i umiejętności wspierające, które pasują do celów zawodowych i życiowych każdej osoby.

Dlaczego definiowanie zarządzania czasem jest ważne?

Wiele osób zastanawia się, dlaczego zdefiniowanie zarządzania jest tak ważne. Oto korzyści z zarządzania czasem dla Ciebie.

Zwiększ produktywność pracy – Definiowanie zarządzania czasem

Wiedza o tym, jak zarządzać czasem, pomaga organizować codzienne plany i zadania według ważności i priorytetu. Dzięki tej liście „do zrobienia” skupisz się na najważniejszych zadaniach, które należy wykonać w pierwszej kolejności, zwiększając tym samym efektywność pracy.

Kiedy dobrze zarządzasz swoim czasem, unikniesz marnowania czasu i energii, a wykonywanie zadań będzie wymagało mniej wysiłku. Pomaga również poprawić kreatywność dzięki zaoszczędzonemu czasowi. 

Zmniejsz presję i pomóż podejmować lepsze decyzje

Brak umiejętności zarządzania czasem często prowadzi do pracy pod dużą presją, pośrednio do podejmowania błędnych decyzji, gdy nie ma czasu na zastanowienie. 

Wręcz przeciwnie, jeśli dobrze kontrolujesz swój czas, unikasz presji „terminu” i podejmujesz bardziej świadome decyzje w pracy, ponieważ masz więcej czasu na przemyślenie i ocenę problemu.

Stwórz więcej motywacji

Złe nawyki, takie jak odkładanie pracy na później i brak praktyki w planowaniu pracy, wyrządzą nieocenione szkody jednostkom i zespołowi. Zarządzanie czasem pomoże Ci wyeliminować te nawyki i zmotywuje Cię do podejmowania dużych projektów dzięki dobrze zdefiniowanemu planowi z jasnymi celami i precyzyjnym harmonogramem.

Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Każdy z nas ma 24 godziny na dobę, które może poświęcić sobie, rodzinie i pracy. Konkretny układ czasu pomoże ci zachować rozsądną równowagę życiową. Oznacza to, że możesz skupić się na tym, aby wszystko było dobrze zrobione, i mieć wystarczająco dużo czasu na relaks i troskę o swoich bliskich i siebie.

5 skutecznych wskazówek i technik zarządzania czasem

Dzielenie zadań na grupy – Definiowanie zarządzania czasem

Dobre zarządzanie czasem wymaga często dzielenia zadań na grupy, w oparciu o wagę i pilność tych zadań. Obejmuje następujące cztery główne grupy:

• Zadania ważne i pilne. Ta grupa zadań musi być wykonana natychmiast i często powoduje największy kryzys, ponieważ może się zdarzyć nagle. Na przykład „zapomniałem” harmonogramu składania raportów z pracy w celu rozwiązania pojawiających się konfliktów z klientami.
• Zadanie ważne, ale nie pilne. Często jest to związane ze zdrowiem, rodziną, karierą i przyjaciółmi. Ta grupa nie wymaga natychmiastowego działania, ale jest dla Ciebie niezbędna. Musisz wyrobić w sobie nawyk bycia cierpliwym, przepracowywania chwil braku motywacji i znajdowania na to czasu. Na przykład ćwiczenia, aby zachować zdrowie.
• Nie niezbędne, ale pilne. Cechą charakterystyczną tej grupy jest to, że choć wymagają natychmiastowej realizacji, nie wpływają znacząco na zamierzony cel – np. bezużyteczne spotkania, niepotrzebne raporty itp.
• Nie ważne i nie pilne. Nie zapewnia żadnych znaczących korzyści, takich jak plotkowanie. Aby uniknąć marnowania czasu, nie tylko powinieneś nauczyć się mówić „nie” tym rzeczom, ale także wyrobić w sobie nawyk ich eliminowania w godzinach pracy.

Wyznaczaj cele SMART – Definiowanie zarządzania czasem

Jasno określone cele dodadzą Ci motywacji. Cele te muszą być precyzyjne i osiągalne. Możesz odnieść się do sposobu ustawienia Inteligentne goli w sposób następujący:

1. Konkretne: od samego początku zdefiniuj jasne, konkretne cele.
2. Mierzalne: cele muszą być mierzalne i łatwe do zmierzenia.
3. Osiągalny: Sprawdź, czy cel jest osiągalny, odpowiadając samodzielnie na następujące pytania: Czy jest to realistyczne, wykonalne, czy nie? Czy cel jest zbyt wysoki?
4. Istotne: Cele powinny być odpowiednie dla Twojego życia i pracy, aby Cię motywować.
5. Ograniczony czasowo: Podziel duże cele na mniejsze cele, aby uzyskać najlepszą realizację.

Unikaj bycia wielozadaniowcem

Wielozadaniowość oznacza robienie więcej niż jednej rzeczy w tym samym czasie. Jeśli brakuje ci wystarczającej wiedzy, wielozadaniowość nie działa dla ciebie. Jeszcze lepiej, powinieneś rozbić zadanie, aby wykonać je krok po kroku. Oprócz tego skupienie się na pojedynczych zadaniach zwiększy wydajność.

Utrzymuj porządek w swoim miejscu pracy

Zagracone miejsce pracy z nowymi – starymi, ważnymi – nieistotnymi dokumentami nie tylko powoduje chaos, ale także marnuje czas, gdy trzeba coś znaleźć. Zadbaj więc o porządek i inteligencję w miejscu pracy, a będziesz miał więcej czasu, więc nie będziesz musiał tracić czasu na bezużyteczne zadania.

Dbaj o zdrowie psychiczne

Zapewnienie sobie komfortu jest jednym ze sposobów skutecznego zarządzania czasem. Z tego powodu, jeśli masz zrelaksowany, wolny od stresu umysł, będziesz podejmować bardziej trafne i racjonalne decyzje. Oto sposoby, które pomogą Ci szybko poprawić nastrój.

• Śmiech: To działanie pomaga zredukować poziom hormonów stresu i zwiększyć poczucie szczęścia.
• Medytuj: medytacja przez co najmniej 10 minut pomaga złagodzić stres.
• Słuchaj muzyki: Ciesz się ulubioną piosenką, która zapewni Ci relaks i wygodę.
• Taniec: Ta aktywność jest zarówno podnosząca na duchu, jak i zdrowa.

Na wynos

Definiując zarządzanie czasem, poczujesz, że Twoje „pudełko” czasowe jest znacznie większe i przynosi wiele korzyści. Więc teraz przyjrzyj się uważnie sobie, aby zobaczyć, jak zarządzałeś swoim czasem, skutecznie lub nie, lub z jakich powodów marnujesz swój czas. Wtedy będziesz wiedział, co musisz zrobić, aby nie stracić ani minuty z siebie.

Ponadto mamy również wiele gotowe szablony dla Ciebie do zwiedzania!

Często Zadawane Pytania