Politica de utilizare acceptabilă a inteligenței artificiale: ce să includeți (și un plan de sesiune de instruire)

Probabil că mulți dintre angajații dumneavoastră folosesc deja instrumente de inteligență artificială. O politică pe care nimeni nu o citește nu protejează pe nimeni. O politică pe care oamenii o înțeleg și știu cum să o respecte, o face.

Iată de ce este urgent. La 3 mai 2026, 19.8% dintre companiile din SUA au raportat că utilizează inteligența artificială, iar rata crește odată cu dimensiunea: 37% dintre firmele cu 250 sau mai mulți angajați și 32% dintre firmele cu 100 până la 249 (Biroul de Recensământ al SUA: Firmele mari cu cel puțin 20 de angajați sunt cei mai mari utilizatori de inteligență artificială(copie arhivată). Cu cât firma este mai mare, cu atât este mai probabil ca IA să fie deja utilizată.

Această postare vă oferă 10 secțiuni de inclus, un test cu 5 întrebări pentru orice solicitare de instrumente, 5 exemple de date și un plan de sesiune de 30 de minute. Oferă structură și exemple de linii directoare în limbaj simplu, nu text de politică pe care l-ați putea adopta așa cum este. Sunt informații generale, nu sfaturi juridice.

De ce ai nevoie de o politică de utilizare acceptabilă a inteligenței artificiale

Utilizarea instrumentelor se face mai repede decât regulile. Oamenii lipesc un e-mail de client într-un chatbot pentru a economisi zece minute, fără intenții rele și fără nicio idee unde ajunge textul. O politică stabilește așteptări înainte ca acest lucru să se întâmple: ce este în regulă, ce nu și pe cine să întrebi.

De asemenea, îi ajută pe manageri. Fără unul, fiecare întrebare de tipul „pot folosi inteligența artificială pentru asta?” devine o decizie singulară, iar doi manageri vor răspunde diferit.

Este o politică o cerință legală? Nu, în general, ca atare. Legea UE privind inteligența artificială stabilește obligații precum alfabetizarea în domeniul inteligenței artificiale, iar Comisia afirmă că obligațiile sale privind alfabetizarea în domeniul inteligenței artificiale se aplică din 2 februarie 2025, dar prezentarea generală a legii nu menționează o politică de utilizare acceptabilă drept cerință.Comisia Europeană: Cadrul de reglementare al Legii privind inteligența artificială). Pagina respectivă acoperă doar normele UE. Verificați ce se aplică acolo unde operați.

Cele 10 secțiuni care trebuie incluse

Iată două seturi de câte 5 exemple. Setul A se referă la domeniul de aplicare și instrumentele aprobate. Setul B se referă la date și comportament. Fiecare secțiune are un exemplu în limbaj simplu. Acestea sunt exemple de adaptat, nu politica companiei.

Setul A: domeniu de aplicare și instrumente aprobate

1. Scop. Explică de ce există politica respectivă într-una sau două propoziții. Exemplu: „Vrem să folosiți instrumente de inteligență artificială pentru a lucra mai rapid, fără a pune în pericol clienții, colegii sau compania.”
2. Pe cine acoperă. Angajați, contractori, stagiari și oricine utilizează inteligența artificială în numele companiei. Exemplu: „Acest lucru se aplică tuturor celor care lucrează pentru noi, pe orice dispozitiv.”
3. Instrumente aprobate și interzise. O listă scurtă, păstrată undeva unde oamenii o pot găsi. Exemplu: „Folosește doar uneltele de pe lista aprobată. Orice altceva necesită mai întâi un „da”.”
4. Cum să soliciți un instrument nou. O rută denumită cu un timp de răspuns. Exemplu: „Trimiteți formularul de solicitare către departamentul IT. Veți primi un răspuns în termen de 5 zile lucrătoare.”
5. Responsabilitate. Cine deține polița și cine răspunde la întrebări. Exemplu: „Ești responsabil pentru tot ceea ce trimiți, indiferent dacă tu sau un instrument l-a scris.”

Alegerea noastră pentru Setul A: responsabilitate. Este replica de reținut: dacă un instrument l-a scris și tu l-ai trimis, este al tău.

Setul B: date și comportament

6. Ce date s-ar putea să nu intre niciodată într-un instrument. Numiți categoriile. Exemplu: „Nu introduceți niciodată datele clienților, parolele, contractele sau orice altceva marcat ca fiind confidențial într-un instrument care nu este aprobat pentru acest scop.”
7. Date personale și ale clienților. Spuneți ce este permis, în ce instrument aprobat și ce nu este. Exemplu: „Nu lipiți nume, adrese de e-mail sau numere de cont într-un chatbot general.”
8. Verificarea și etichetarea ieșirii AI. Oamenii verifică înainte să împărtășească. Exemplu: „Verificați faptele, cifrele și numele cu o sursă de încredere înainte de a utiliza rezultatele inteligenței artificiale. Spuneți când v-a ajutat inteligența artificială, dacă un client sau un manager vă întreabă.”
9. Proprietatea intelectuală și drepturile de autor. Acoperă ce intră și ce iese. Exemplu: „Nu accesați materiale confidențiale ale altei companii. Întrebați înainte de a publica imagini sau texte create cu inteligență artificială ca fiind lucrări proprii.”
10. Cum să raportezi o problemă. Fă-o ușoară și sigură. Exemplu: „Dacă un instrument scurge date sau vă oferă ceva dăunător, anunțați imediat proprietarul acestei politici. Raportarea timpurie este binevenită.”

Alegerea noastră pentru Setul B: regula datelor. O singură pastă introdusă în instrumentul greșit poate genera scurgeri de date, așa că o regulă clară și specifică este cea mai importantă.

Instrumente aprobate: un test cu 5 întrebări

O listă va rămâne întotdeauna în urma instrumentelor găsite de oameni. Oferiți-le angajaților cinci întrebări de răspuns la care să răspundă cu da sau nu înainte de a încerca ceva nou.

1. Este pe lista aprobată? Dacă nu, întreabă înainte să îl folosești.
2. Știu unde se duc datele mele? Cine folosește instrumentul și unde este stocat ceea ce tastați?
3. Știu dacă păstrează ce tastez? Verifică dacă salvează datele introduse sau le folosește pentru a antrena instrumentul.
4. Știu cine deține producția? Verifică termenii și condițiile pentru a afla ce poți face cu ceea ce produce instrumentul.
5. Știu pe cine să întreb? Folosește ruta de solicitare din secțiunea 4 a poliței tale.

Dacă răspundeți cu „nu” sau „nu știu” la oricare dintre ele, vă opriți și întrebați, în loc să ghiciți. Pentru referință, NIST publică un cadru voluntar pentru gândirea riscurilor legate de IA, împreună cu un Profil Generativ de IA (NIST: Cadrul de gestionare a riscurilor AI). Nu este un standard de respectat, iar NIST spune că este în curs de revizuire, dar este o sursă utilă de întrebări privind riscurile pentru persoanele care aprobă instrumentele dumneavoastră.

Alegerea noastră: întrebarea 2, unde ajung datele dumneavoastră. Este ușor de omis, iar răspunsul său îți spune dacă celelalte patru contează.

Reguli privind datele în practică: 5 exemple

Regulile rămân abstracte până când le vezi în contextul unor sarcini reale. Aceste cinci exemple sunt exemple pe care le poți adapta la propriile instrumente și reguli, nu la politica companiei.

1. Redactarea unui e-mail. În general, este în regulă într-un instrument aprobat, dacă omiteți detalii private și citiți rezultatul înainte de a-l trimite.
2. Rezumatul unei întâlniri. Depinde de instrument. Înregistrați sau lipiți o întâlnire doar într-una aprobată pentru acea utilizare și anunțați participanții.
3. Lipirea unei înregistrări a clientului. Nu faceți acest lucru, cu excepția cazului în care instrumentul este aprobat pentru datele clienților. Înlocuiți numele și numerele cu substituenți dacă aveți nevoie doar de ajutor cu formularea.
4. Încărcarea unui contract. Tratați-l ca fiind confidențial. Folosiți doar un instrument aprobat de organizația dvs. pentru acest scop sau omiteți-l.
5. Generarea unei imagini. Bine pentru schițe interne. Înainte de a utiliza una public, verificați politica privind drepturile de autor și întrebați dacă nu sunteți sigur.

Alegerea noastră: exemplul 3, fișa clientului. Este o alunecare ușor de făcut, iar un substituent durează zece secunde.

Instruirea personalului în acest sens: un plan de 30 de minute

O politică schimbă comportamentul doar după ce oamenii au discutat-o. Organizați o sesiune de 30 de minute pentru fiecare echipă, apoi repetați-o atunci când instrumentele sau regulile se schimbă. Rețineți cifra recensământului: dacă aproximativ una din trei firme mai mari folosește inteligența artificială, probabil că unii dintre angajații dumneavoastră o fac.

A pregati: rezumatul politicii de o pagină, exemplele de date de mai sus pe diapozitive și un sondaj.

1. Minutele 0 până la 5: de ce. Începeți cu întrebarea „Ce instrumente de inteligență artificială folosiți la locul de muncă?”. Împărtășiți răspunsurile și explicați de ce există această politică.
2. Minutele 5 până la 12: cele 10 secțiuni. Parcurgeți cele două seturi în cuvinte simple, cu câte un exemplu pentru fiecare rând. Nu citiți politica cu voce tare.
3. Minutele 12-22: scenarii. Arătați cele cinci exemple de date pe rând. Întrebați „Poate fi folosit acest lucru într-un instrument de inteligență artificială?” și acordați participanților un minut pentru a vota înainte de a dezvălui răspunsul.
4. Minutele 22-27: întrebări. Întrebări anonime deschise. Oamenii vor pune lucruri pe care s-ar putea să nu le întrebe cu voce tare, cum ar fi „Am făcut deja asta luna trecută. Am probleme?”
5. Minutele 27-30: semnarea. Rugați pe toată lumea să confirme că au citit politica și știu pe cine să întrebe.

Aproape cu cifrele recensământului: utilizarea inteligenței artificiale crește odată cu dimensiunea firmei, așa că o sesiune scurtă acum este mai ieftină decât curățarea unei scurgeri mai târziu. Dacă doriți o analiză mai profundă, consultați postarea noastră despre Instruire în domeniul alfabetizării prin inteligență artificială acoperă abilitățile și o măsură a faptului dacă acestea au rămas în formă și nivelurile de clasificare a datelor te ajută să decizi ce date aparțin fiecărui instrument.

Alegerea noastră: blocul de scenarii. Votarea pe baza unui exemplu real este mai ușor de reținut decât auzirea unei reguli.

Modalități de a găzdui sesiunea dvs. privind politicile de inteligență artificială cu AhaSlides

Această sesiune funcționează cel mai bine atunci când oamenii răspund, în loc să asculte. Folosește aceste tipuri de diapozitive, construite pe baza exemplelor din această postare.

1. Alegeți răspunsul: „Poate fi inclus într-un instrument de inteligență artificială?” pentru fiecare exemplu de date, cu opțiuni precum „Da, într-un instrument aprobat”, „Numai cu numele eliminate” și „Nu”.
2. Cloud de cuvinte: „Ce instrumente de inteligență artificială folosești?” Vezi instrumentele reale, inclusiv pe cele care nu sunt pe lista ta.
3. Scala de evaluare: „Cât de clară este fiecare secțiune?” Scrieți-o la sfârșit și rescrieți mai întâi secțiunea cu cel mai mic punctaj.
4. Deschis: „La ce sarcină de inteligență artificială ați dori să vă ajute?” Vedeți ce a omis politica dumneavoastră.
5. Întrebări și răspunsuri: anonim, astfel încât oamenii să pună întrebările pe care nu le-ar pune în încăpere. Sfaturile noastre pentru desfășurarea unei sesiuni de întrebări și răspunsuri va ajuta.

Șablonul de curs privind utilizarea acceptabilă a inteligenței artificiale la locul de muncă vă oferă diapozitivele gata de adaptare, astfel încât cele cinci exemple de date de mai sus pot fi utilizate ca vot.

Întrebări frecvente

Ce ar trebui să includă o politică de utilizare acceptabilă a inteligenței artificiale?

Domeniu de aplicare, instrumente aprobate, reguli de date, verificări ale rezultatelor, proprietate intelectuală și o modalitate de a raporta problemele. Cele 10 secțiuni de mai sus acoperă fiecare dintre acestea, cu un exemplu de rând pentru fiecare.

Este obligatorie prin lege o politică privind inteligența artificială?

Nu în general ca atare. Legea UE privind inteligența artificială stabilește obligații precum alfabetizarea în domeniul inteligenței artificiale, dar prezentarea generală a Comisiei nu menționează o politică de utilizare acceptabilă ca cerință. Regulile diferă în funcție de țară și sector, așadar verificați-le pe cele care se aplică organizației dumneavoastră.

Ce date nu ar trebui introduse niciodată într-un instrument de inteligență artificială?

Orice element marcat de politica dvs. ca fiind confidențial, cum ar fi datele clienților, datele personale și cele contractuale, cu excepția cazului în care instrumentul este aprobat pentru acel tip de date. Dacă nu sunteți sigur, considerați acest lucru ca fiind interzis și întrebați.

Este obligatoriu NIST AI RMF?

Nu. NIST afirmă că cadrul este destinat utilizării voluntare. Este un punct de referință pentru reflecția asupra riscului IA, iar NIST spune că este în curs de revizuire.

Cât de lungă ar trebui să fie sesiunea de antrenament?

Nu există o durată fixă. O sesiune de 30 de minute este un început practic, urmată de o scurtă reîmprospătare a cunoștințelor ori de câte ori se schimbă instrumentele sau regulile.

Unde să încep

Scrieți mai întâi regula privind datele, pentru că aceasta contează cel mai mult. Apoi, rezervați o sesiune de 30 de minute pentru echipa care folosește cel mai mult inteligența artificială și întrebați-i ce lipsește din politică. Pentru o imagine de ansamblu asupra utilizării inteligenței artificiale cu judecată bună, consultați Formarea forței de muncă prin inteligență artificială și judecata umanăși, pentru partea de confidențialitate, Documentație privind inteligența artificială și instruire privind confidențialitateaButonul de mai jos deschide șablonul de utilizare acceptabilă a inteligenței artificiale la locul de muncă.