CALA Finance Project MX
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Dafnae FritisThe platform auto-updates from Opera and Simphony, managing reconciliations by the 21st monthly, while DEPA II centralizes reports and enhances contract management efficiency.
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Slides (28)
1 -
If DEPA were a hotel guest, what kind would it be? /// Si DEPA fuera un huésped de hotel, ¿qué tipo de huésped sería?
1. The one who cancels last minute with no-show fees / El que cancela a último minuto con no-show fees.
2. The one who needs daily review, and approval / El que necesita revisión y aprobación diaria.
3. The one who asks for early check-in and room upgrade / El que pide early check-in y upgrade.
4. The one who checks in, but never checks out / El que hace check-in, pero nunca hace check-out
2 -
Just like a guest that needs daily follow-up, DEPA requires review and approval —no excuses! /// Así como un huésped que requiere seguimiento diario, DEPA debe ser revisado y aprobado—¡sin excusas!
3 -
If QuickBase e-A&L were a superhero, what would its superpower be? /// Si QuickBase fuera un superhéroe, ¿cuál sería su superpoder?
1. Turning spreadsheets into gold / Convertir hojas de cálculo en oro.
2. Fighting villains with spreadsheets / Luchar contra villanos con hojas de Excel
3. Uploading reconciliations while you sleep / Subir conciliaciones mientras duermes.
4. Unifying all accounting systems into one tool / Unificar los sistemas contables en una herramienta.
4 -
QuickBase e-A&L helps standardize and control reconciliations across different platforms—like a true hero of finance! /// QuickBase ayuda a estandarizar y controlar las conciliaciones de los distintos sistemas contables—¡como un verdadero héroe financiero!
5 -
Which of the following projects is NOT part of the 2025 finance MBOs?/// Cual de los siguientes proyectos NO es parte de los MBOs de finanzas 2025?
1. Contract App
2. DEPA
3. CHORUS
4. QuickBase e-A&L
6 -
QuickBase e-A&L, Contract App, and DEPA are all part of the DOFs’ MBOs for 2025, CHORUS is not included./// QuickBase e-A&L, Contract App, and DEPA son parte de los MBOs 2025, Chorus no está incluido.
7 -
What is the maximum approval time for a DEPA daily package to be considered "compliant"? /// Cual es el tiempo máximo para aprobar los paquetes ejecutivos DEPA, para considerarse en "cumplimiento"?
1. 3 business days / dias habiles
2. 5 business days / dias habiles
3. 7 calendar days / dias calendario
4. 10 business days / dias habiles
8 -
The DEPA daily package must be approved within 5 business days from the packet date (excluding weekends and holidays) to be considered compliant. //// El paquete diario DEPA debe ser aprobado dentro de los 5 días hábiles posteriores a la fecha del paquete (excluyendo fines de semana y feriados)
9 -
How often must the Contract Log be generated and approved using the Contract App? /// ¿Con qué frecuencia debe generarse y aprobarse el Contract Log utilizando la Contract App?
1. Once per year / Una vez por año.
2. Once per month / Una vez por mes
3. Once per quarter / Una vez por trimestre
4. Once per semester / Una vez por semestre
10 -
The Contract Log must be generated and approved once per quarter to ensure proper documentation and audit readiness. /// El Contract Log debe generarse y aprobarse una vez por trimestre para garantizar una documentación adecuada y preparación para auditorías.
11 -
If the Contract App had a personality, it would be…/// Si la App de Contratos tuviera una personalidad, sería…
1. The party planner who sends random alerts / El organizador de fiestas que envía alertas al azar
2. The control freak who never forgets a deadline/ Obsesivo del control, nunca olvida una fecha límite
3. Chill friend, doesn’t care about expirations / Amigo relajado, no se preocupa por las expiraciones
4. The chef who tracks grocery receipts / El chef que lleva el control de los tickets del súper.
12 -
The Contract App gives automated expiration alerts, keeps logs, and ensures compliance—it never misses a beat./// La Contract App envía alertas automáticas de vencimiento, mantiene registros y asegura cumplimiento—¡no se le escapa nada!
13 -
Which of the following is a key objective of the App Portal? ///¿Cuál de los siguientes es un objetivo clave del App Portal?
1. All of the above / Todas las anteriores
2. Tool Guide / Guía de Herramientas
3. Unified Access / Acceso Unificado
4. Support Hub / Centro de soporte
14 -
The App Portal is designed to simplify your work by centralizing access, offering guidance, and providing direct support options / El App Portal está diseñado para simplificar tu trabajo centralizando el acceso, ofreciendo orientación y brindando opciones de soporte directo.
15 -
How would you survive an audit without using any of the finance apps? /// ¿Cómo sobrevivirías a una auditoría sin usar ninguna de las apps financieras?
1. By hiding in the stockroom / Escondiéndote en el almacén
2. Pure luck and a lot of coffee / Con pura suerte y mucho café
3. Asking ChatGPT for help / Pidiéndole ayuda a ChatGPT
4. You wouldn’t—it’s impossible / No sobrevivirías—es imposible
16 -
Tools like DEPA, QuickBase, and the Contract App are designed to make audits smoother and help you stay compliant. /// Herramientas como DEPA, QuickBase y la App de Contratos están hechas para facilitar las auditorías y asegurar el cumplimiento.
17 -
What is one of the main objectives of the A&L Reconciliation Process? /// ¿Cuál es uno de los principales objetivos del proceso de conciliación de activos y pasivos (A&L)?
1. Accounts are accurate & compliant with Playbook/ Cuentas precisas y en cumplimiento con el Playbook
2. To Improve Gross profit margin. / Mejorar el margen de utilidad bruta.
3. Collect client invoices faster / Cobrar las facturas de los clientes más rápidamente.
4. All of the above / Todas las anteriores
18 -
A&L recon process ensure compliance, accuracy, and transparency, requiring proper documentation and active DOF review, with playbook guide / Proceso conciliación A&L garantiza cumplimiento, precisión y transparencia al requerir documentación adecuada y revisión activa del DOF, siguiendo el Playbook
19 -
What is the recommended deadline for reconciliations to be approved and considered compliant according with Policy A&L - 2? ¿Cuál es la fecha límite recomendada para que las conciliaciones sean aprobadas y consideradas en cumplimiento según la Política A&L - 2?
1. 30th of each month / El día 30 de cada mes
2. 10th of each month / El día 10 de cada mes
3. 21st of each month / El día 21 de cada mes
4. 25th of each month / El día 25 de cada mes
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To meet compliance standards SOP A&L-2, reconciliations must be approved no later than the 21st of each month /// Para cumplir con la política A&L-2, las conciliaciones deben ser aprobadas a más tardar el día 21 de cada mes.
21 -
Who reviews the A&L (Assets & Liabilities) accounts? /// Quien realiza la revision de A&L (Activos y pasivos)?
1. A&L Team / Equipo A&L
2. Internal Control Team / Equipo de control interno
3. External third-party vendor / Proveedor externo
4. ADOF´s
22 -
The external vendor reviews A&L accounts and scores them. The A&L team supports coordination, while ADOF and Internal Control provide feedback./El proveedor externo revisa y califica las cuentas de activo y pasivo. A&L team coordina el proceso y ADOF junto con Control Interno dan retroalimentación.
23 -
What’s the most accurate way to describe the Playbook? /// ¿Cuál es la forma más precisa de describir el Playbook?
1. A treasure map with secrets / Un mapa del tesoro con secretos.
2. A bedtime story for accountants / Un cuento para dormir contadores.
3. A menu with financial reports / Un menú con reportes financieros.
4. The rulebook for A&L success / El manual de reglas para el éxito en A&L .
24 -
The Playbook guides hotels and reviewers with best practices to ensure consistency and accuracy in reconciliations. / El Playbook guía a hoteles y revisores con buenas prácticas para lograr coherencia y exactitud en las conciliaciones.
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Why is the Playbook an important tool for balance sheet reconciliation? / ¿Por qué el Playbook es una herramienta importante para las conciliaciones del balance general?
1. Aligns Hotels with the same standards & practices / Alinea los Hoteles en estándares & practicas
2. Reference for properties & third-party reviewers / Referencia para propiedades y proveedor externo.
3. All of the above / Todas las anteriores
4. Guide to ensure accurate reconciliations / Guia para asegurar la exactitud de las reconciliaciones
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The Playbook serves as a unified guide to strengthen accuracy, standardization, and compliance across the reconciliation process./ El Playbook sirve como una guía unificada para fortalecer la precisión, estandarización y cumplimiento en todo el proceso de conciliación.
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What are some of the responsibilities each hotel has regarding balance sheet reconciliations? /// ¿Cuáles son algunas de las responsabilidades que tiene cada hotel con respecto a las conciliaciones del balance general?
1. Submit Contract and licenses in Quickbase./ Registrar contratos y licencias en Quickbase
2. Escalate & properly document unresolved issues/Escalar y documentar adecuadamente asuntos pendientes
3. Increase the hotel enrollments./ Incrementar los enrollments de sus hoteles
4. Ensure all packets are submitted / Asegurar que todos los paquetes sean enviados
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Hotels are expected to ensure accuracy, take corrective action, and properly escalate or document any open items./ Se espera que los hoteles garanticen la precisión, tomen acciones correctivas y escalen o documenten adecuadamente cualquier asunto pendiente durante el proceso de conciliación.
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