Đã bao nhiêu lần bạn ước mình đã lên tiếng nhưng lại không làm vậy? Hay cảm thấy người khác lợi dụng mình? Giao tiếp quyết đoán là kỹ năng nói lên suy nghĩ, cảm xúc và nhu cầu của bạn một cách rõ ràng và tôn trọng. Hướng dẫn này sẽ giải thích giao tiếp quyết đoán là gì, ba yếu tố C cấu thành nên nó, và năm kỹ năng thực tiễn với các cụm từ ví dụ bạn có thể sử dụng tại nơi làm việc ngay hôm nay.
Giao tiếp quyết đoán là gì?
Giao tiếp quyết đoán là phong cách mà bạn bảo vệ quyền lợi và quan điểm của mình đồng thời tôn trọng quan điểm của người khác. Mayo Clinic Nó mô tả cách nói này là trực tiếp và tôn trọng, đồng thời lưu ý rằng nó mang lại cho bạn cơ hội tốt nhất để truyền đạt thông điệp của mình, bởi vì mọi người không bận rộn phản ứng với cách bạn truyền đạt.
Thông thường người ta phân biệt bốn phong cách, như sau: Giải quyết xung đột Scotland giải thích:
- Bị động: Việc chiều theo ý người khác để tránh xung đột, ngay cả khi phải đánh đổi những gì mình muốn, thường dẫn đến sự oán giận.
- Xâm lược: Hay gây gổ hoặc đòi hỏi, ít quan tâm đến cảm xúc hoặc ý kiến đóng góp của người khác.
- Thái độ thụ động-hung hăng: Không nói thẳng điều mình muốn nói, và thể hiện sự bực bội một cách gián tiếp thông qua lời nói mỉa mai hoặc né tránh.
- Quả quyết: Rõ ràng, trung thực và tôn trọng, để cả hai bên đều cảm thấy được lắng nghe.
Tính quyết đoán là một kỹ năng có thể học được, chứ không phải là một kiểu tính cách. Cả hai người tham gia cuộc trò chuyện đều có thể ra về với việc nhu cầu của họ được đáp ứng, đó là lý do tại sao nó bảo vệ các mối quan hệ tốt hơn so với việc nhượng bộ hoặc tranh cãi.
Ba chữ C của giao tiếp quyết đoán
Sự kiểm soát, sự rõ ràng và sự tự tin sẽ tạo cho bạn một khuôn khổ để sử dụng trước bất kỳ cuộc trò chuyện khó khăn nào.
- Điều khiển. Trong những khoảnh khắc căng thẳng, rất dễ nói ra điều gì đó mà bạn sẽ hối hận. Hãy thở ra chậm rãi trước khi trả lời và lắng nghe mà không phán xét. Một khoảng lặng ngắn giúp bạn kiểm soát cuộc trò chuyện.
- Clarity. Ngôn ngữ mơ hồ hoặc mỉa mai dễ gây hiểu nhầm. Hãy nói thẳng những gì bạn cần hoặc nghĩ, sử dụng câu nói bắt đầu bằng "tôi", và tránh gây hiểu nhầm.
- Sự tự tin. Hãy nắm vững thông tin và giá trị bản thân, đồng thời điều chỉnh giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể cho phù hợp. Chuẩn bị kỹ lưỡng là cách nhanh nhất để cảm thấy tự tin hơn.
5 kỹ năng để thực hành giao tiếp quyết đoán
Mỗi tình huống đều khác nhau, nhưng năm kỹ năng này đều hữu ích trong hầu hết các cuộc trò chuyện nơi công sở.
1. Sử dụng câu nói bắt đầu bằng "Tôi".
Những câu nói bắt đầu bằng "Bạn" như "Bạn chẳng bao giờ hoàn thành đúng hạn" nghe như lời trách móc, và mọi người thường tự bào chữa thay vì lắng nghe. Mayo Clinic Phương pháp này khuyến khích sử dụng các câu nói bắt đầu bằng "Tôi", giúp bạn bày tỏ suy nghĩ hoặc cảm xúc của mình mà không mang tính buộc tội. Ví dụ: nói "Tôi không đồng ý" thay vì "Bạn sai rồi", và "Tôi muốn bạn giúp tôi việc này" thay vì "Bạn cần phải làm việc này".
Một quy luật đơn giản là: Tôi cảm thấy [cảm giác] khi [tình huống], bởi vì [lý do]. Tôi muốn [yêu cầu]. Ví dụ:
- Đưa ra phản hồi: "Tôi cảm thấy các cuộc họp của chúng ta sẽ hiệu quả hơn nếu chúng ta bám sát nội dung chương trình nghị sự."
- Yêu cầu trợ giúp: "Tôi cảm thấy quá tải với dự án này. Bạn có thể giúp tôi hoàn thành báo cáo cho khách hàng được không?"
- Ủy quyền: "Tôi rất mong bạn có thể liên hệ với khách hàng về việc thay đổi thời hạn."
- Thiết lập ranh giới: "Tôi cần được thông báo trước một ngày về những thay đổi trong lịch trình để tôi có thể lên kế hoạch cho phù hợp."
- Không đồng ý: "Tôi không đồng ý với cách tiếp cận đó vì theo kinh nghiệm của tôi, nó sẽ làm kéo dài thời gian thực hiện thêm một tuần."
2. Duy trì giao tiếp bằng mắt.
Giao tiếp bằng mắt thể hiện rằng bạn tin vào những gì mình nói và không ngại bảo vệ quan điểm đó. Nếu bình thường bạn hay nhìn xuống hoặc nhìn quanh phòng, điều này có thể cảm thấy không tự nhiên. Hãy bắt đầu với vài giây mỗi lần và tăng dần thời gian. Nếu nhìn thẳng vào mắt cảm thấy quá căng thẳng, hãy nhìn vào sống mũi hoặc giữa hai mắt. Văn hóa cũng đóng vai trò quan trọng: trong một số nền văn hóa, nhìn thẳng vào mắt quá lâu có thể bị coi là bất lịch sự, vì vậy hãy điều chỉnh cho phù hợp với người đối diện.
3. Nói chuyện với giọng điệu đều đặn và tự tin.
Thông điệp của bạn cần được truyền đạt rõ ràng chứ không phải chỉ được nói lẩm bẩm vào vở. Hãy nói với âm lượng và tốc độ ổn định, và tạm dừng giữa các ý. Nếu cảm thấy hồi hộp, hãy hít thở sâu trước khi bắt đầu. Một giọng nói bình tĩnh, đều đều cho người nghe thấy rằng bạn có quyền được lắng nghe, và nó hiệu quả hơn một giọng nói to.
4. Hãy đề xuất giải pháp, chứ không chỉ nêu vấn đề.
Việc nêu lên mối lo ngại là điều hợp lý. Kết hợp điều đó với một đề xuất cho thấy bạn đang đứng về phía nhóm. Nếu thời hạn có vẻ quá gấp, hãy đề nghị phân công lại hai nhiệm vụ thay vì chỉ nói rằng điều đó là không thể. Thêm ví dụ:
- Các dự án liên tục bị trì hoãn: hãy đề xuất sử dụng công cụ theo dõi chung với việc kiểm tra tiến độ hàng tuần.
- Các cuộc họp trở nên nhàm chán: hãy đề xuất một hoạt động khởi động hoặc một trò chơi tương tác ngắn. danh mục câu để mở chúng.
- Các nhóm không trao đổi thông tin với nhau: hãy đề xuất một buổi cập nhật thông tin giữa các nhóm hai tuần một lần.
- Khối lượng công việc có vẻ không đồng đều: hãy yêu cầu kiểm tra lại nhiệm vụ để phân công trách nhiệm rõ ràng hơn.
- Ngân sách liên tục bị vượt quá: nên khuyến nghị lập dự toán sớm và thiết lập các bước kiểm tra phê duyệt cho các khoản chi tiêu lớn.
5. Tôn trọng quan điểm của người khác
Sự quyết đoán không phải là để chiến thắng. Lắng nghe tích cực mới là điều làm nên hiệu quả: hãy gạt bỏ phán xét, lắng nghe toàn bộ vấn đề trước khi lên kế hoạch trả lời, và chú ý đến giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể. Khi họ nói xong, hãy cảm ơn họ. Lắng nghe không có nghĩa là đồng ý. Nó có nghĩa là bạn đang giải quyết vấn đề với đầy đủ thông tin. Những người cảm thấy được lắng nghe sẽ dễ tiếp thu hơn khi bạn trình bày quan điểm của mình.
Hãy thực hành kỹ năng giao tiếp quyết đoán với nhóm của bạn.
Đọc sách về kỹ năng quyết đoán rất hữu ích, nhưng thực hành mới là điều thay đổi thói quen. Một bài kiểm tra ngắn trực tuyến là cách không gây áp lực để tổ chức hội thảo: mỗi người trả lời trên điện thoại của mình, sau đó cả nhóm thảo luận lý do tại sao một câu trả lời được coi là quyết đoán và những câu trả lời khác lại thụ động hoặc hung hăng. Các slide mẫu bên dưới được trích từ bộ câu hỏi thực hành gồm ba câu hỏi.
Hãy sao chép bộ tài liệu, thay thế các tình huống bằng những tình huống từ nơi làm việc của bạn và sử dụng nó trong buổi họp nhóm tiếp theo.
Những điểm chính
- Giao tiếp quyết đoán là giao tiếp trực tiếp và tôn trọng, nằm giữa phong cách thụ động và hung hăng.
- Hãy sử dụng câu nói bắt đầu bằng "Tôi", duy trì giao tiếp bằng mắt, giọng điệu đều đều, đưa ra giải pháp cùng với vấn đề và lắng nghe thực sự.
- Hãy luyện tập trước trong những tình huống ít áp lực, chẳng hạn như một cuộc thi đố vui đồng đội, để các cụm từ trở nên tự nhiên khi cần thiết.
Các câu hỏi thường gặp
Giao tiếp quyết đoán bao gồm những thành phần chính nào?
Một cấu trúc phổ biến cho một thông điệp thể hiện sự quyết đoán thường gồm bốn phần: mô tả tình huống, bày tỏ cảm xúc, giải thích lý do và đưa ra yêu cầu rõ ràng. Ví dụ: "Khi thời hạn bị thay đổi đột ngột mà không báo trước, tôi cảm thấy bị quá tải vì tôi lên kế hoạch cho cả tuần dựa trên thời hạn đó. Chúng ta có thể thống nhất thời gian báo trước một ngày được không?"
Giao tiếp quyết đoán là gì?
Đó là một phong cách giao tiếp thể hiện suy nghĩ, cảm xúc và nhu cầu của bạn một cách tự tin, thẳng thắn và tôn trọng. Mayo Clinic Gọi đó là cách tiếp cận trực tiếp và tôn trọng.
Những rào cản phổ biến nào cản trở sự quyết đoán?
Những rào cản điển hình có thể bao gồm sợ xung đột, lòng tự trọng thấp, chủ nghĩa hoàn hảo, tư duy cứng nhắc và chưa học được các kỹ năng. Hầu hết chúng sẽ được khắc phục bằng cách luyện tập, bắt đầu từ những cuộc trò chuyện đơn giản.
Làm thế nào để tôi thể hiện sự quyết đoán mà không tỏ ra thô lỗ?
Hãy tập trung vào nhu cầu và cảm xúc của bản thân bằng cách sử dụng các câu nói bắt đầu bằng "Tôi", giữ giọng điệu bình tĩnh và thừa nhận quan điểm của người khác trước khi trình bày quan điểm của mình.
