การประชุมในธุรกิจ มีความคุ้นเคยสำหรับผู้ที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำ เช่น ผู้จัดการโครงการหรือตำแหน่งอาวุโสในบริษัท การชุมนุมเหล่านี้จำเป็นต่อการยกระดับการสื่อสาร ส่งเสริมความร่วมมือ และพัฒนาความสำเร็จภายในองค์กร
อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่จะทราบคำจำกัดความ ประเภท และวัตถุประสงค์ของการประชุมเหล่านี้ บทความนี้ทำหน้าที่เป็นแนวทางที่ครอบคลุมและให้คำแนะนำในการดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผลในธุรกิจ
การประชุมทางธุรกิจคืออะไร?
การประชุมทางธุรกิจคือการประชุมของบุคคลที่มารวมตัวกันเพื่อหารือและตัดสินใจในหัวข้อเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ วัตถุประสงค์ของการประชุมนี้อาจรวมถึงการอัปเดตสมาชิกในทีมเกี่ยวกับโครงการปัจจุบัน การวางแผนความพยายามในอนาคต การแก้ปัญหา หรือการตัดสินใจที่ส่งผลกระทบต่อทั้งบริษัท
การประชุมทางธุรกิจสามารถดำเนินการด้วยตนเอง เสมือนหรือทั้งสองอย่างรวมกันและอาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้
เป้าหมายของการประชุมทางธุรกิจคือการแลกเปลี่ยนข้อมูล จัดตำแหน่งสมาชิกในทีม และทำการตัดสินใจที่ช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมาย
ประเภทของการประชุมในธุรกิจ
มีการประชุมหลายประเภทในธุรกิจ แต่ 10 ประเภททั่วไป ได้แก่ :
1/ การประชุมทีมประจำเดือน
การประชุมทีมรายเดือนคือการประชุมปกติของสมาชิกในทีมของบริษัทเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ มอบหมายงาน และแจ้งให้ผู้คนทราบและปรับแนวให้สอดคล้องกัน โดยทั่วไปการประชุมเหล่านี้จะจัดขึ้นทุกเดือนในวันเดียวกัน และใช้เวลาตั้งแต่ 30 นาทีไปจนถึงหลายชั่วโมง (ขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่มและจำนวนข้อมูลที่ครอบคลุม)
การประชุมทีมรายเดือนให้โอกาสและคำแนะนำสำหรับสมาชิกในทีมในการแลกเปลี่ยนข้อมูลและแนวคิด หารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนกำลังทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน
การประชุมเหล่านี้สามารถใช้เพื่อจัดการกับความท้าทายหรือปัญหาที่ทีมเผชิญ ระบุแนวทางแก้ไข และตัดสินใจที่ส่งผลต่อทิศทางของโครงการหรืองานของทีม
An การประชุมด้วยมือทั้งหมด เป็นเพียงการประชุมที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกคนของบริษัท หรืออีกนัยหนึ่งคือการประชุมทีมรายเดือน เป็นการประชุมปกติ - อาจจะเดือนละครั้ง - และมักจะดำเนินการโดยหัวหน้าของบริษัท
2/ ยืนขึ้นการประชุม
งานวิ่งการกุศล การประชุมยืนขึ้นเรียกอีกอย่างว่าการประชุมแบบยืนขึ้นทุกวันหรือการประชุมการต่อสู้รายวัน เป็นประเภทของการประชุมสั้นๆ โดยปกติจะกินเวลาไม่เกิน 15 นาที และจัดขึ้นทุกวันเพื่อให้ทีมได้รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการหรือภาระงานที่เสร็จสิ้นแล้วอย่างรวดเร็ว วางแผนที่จะ ทำงานในวันนี้
ในขณะเดียวกันก็ช่วยในการระบุและแก้ไขอุปสรรคที่สมาชิกในทีมกำลังเผชิญและผลกระทบต่อเป้าหมายร่วมกันของทีมอย่างไร
3/ การประชุมอัพเดตสถานะ
การประชุมการอัปเดตสถานะมุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลอัปเดตจากสมาชิกในทีมเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและงานของพวกเขา อาจเกิดขึ้นบ่อยกว่าการประชุมรายเดือน เช่น รายสัปดาห์
แน่นอนว่า วัตถุประสงค์ของการประชุมอัพเดตสถานะคือการให้มุมมองที่โปร่งใสของความคืบหน้าของแต่ละโครงการ และเพื่อระบุความท้าทายที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการ การประชุมเหล่านี้จะไม่ติดขัดในประเด็นต่างๆ เช่น การอภิปรายหรือการแก้ปัญหา
สำหรับการประชุมขนาดใหญ่ขึ้น การประชุมอัปเดตสถานะยังสามารถตั้งชื่อเป็น 'ประชุมศาลากลางจังหวัด' การประชุมศาลากลางเป็นเพียงการประชุมทั่วทั้งบริษัทที่วางแผนไว้ โดยเน้นที่ฝ่ายบริหารเพื่อตอบคำถามจากพนักงาน ดังนั้น การประชุมครั้งนี้จึงมีช่วงถามตอบ ทำให้การประชุมเป็นแบบเปิดกว้างและมีแนวทางน้อยกว่าการประชุมประเภทอื่นๆ!
4/ การประชุมแก้ปัญหา
นี่คือการประชุมที่เกี่ยวข้องกับการระบุและแก้ไขความท้าทาย วิกฤตการณ์ หรือปัญหาที่องค์กรกำลังเผชิญอยู่ พวกเขามักจะไม่คาดคิดและจำเป็นต้องนำบุคคลจากแผนกหรือทีมต่าง ๆ มาทำงานร่วมกันและหาทางแก้ไขปัญหาเฉพาะ
ในการประชุมครั้งนี้ ผู้เข้าร่วมประชุมเหล่านั้นจะแบ่งปันความคิดเห็น ร่วมกันระบุสาเหตุของปัญหา และเสนอแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ เพื่อให้การประชุมนี้มีประสิทธิภาพ พวกเขาควรได้รับการสนับสนุนให้อภิปรายอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา หลีกเลี่ยงการตำหนิ และมุ่งเน้นที่การหาคำตอบ
5/ การประชุมเพื่อตัดสินใจ
การประชุมเหล่านี้มีเป้าหมายในการตัดสินใจที่สำคัญซึ่งส่งผลต่อทิศทางของโครงการ ทีมงาน หรือทั้งองค์กร ผู้เข้าร่วมประชุมมักจะเป็นบุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจและความเชี่ยวชาญที่จำเป็น
การประชุมนี้จะต้องให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดล่วงหน้า โดยจำเป็นต้องมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จากนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมนั้นดำเนินไป การดำเนินการติดตามผลจะถูกกำหนดขึ้นพร้อมเวลาเสร็จสิ้น
6/ การประชุมระดมสมอง
การประชุมระดมความคิดมุ่งเน้นไปที่การสร้างสรรค์แนวคิดใหม่ๆ สำหรับธุรกิจของคุณ
ส่วนที่ดีที่สุดของเซสชั่นการระดมความคิดคือการส่งเสริมการทำงานเป็นทีมและการประดิษฐ์คิดค้น ขณะเดียวกันก็ดึงเอาสติปัญญาและจินตนาการโดยรวมของกลุ่มออกมา ทุกคนได้รับอนุญาตให้แสดงความคิดเห็น ดึงความคิดของกันและกัน และสร้างโซลูชันที่เป็นต้นฉบับและล้ำสมัย
7/ การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์
การประชุมการจัดการเชิงกลยุทธ์ เป็นการประชุมระดับสูงที่เน้นการทบทวน วิเคราะห์ และตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมาย ทิศทาง และผลการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ผู้บริหารระดับสูงและทีมผู้นำเข้าร่วมการประชุมเหล่านี้ ซึ่งจัดขึ้นทุกไตรมาสหรือรายปี
ในระหว่างการประชุมเหล่านี้ องค์กรจะได้รับการตรวจสอบและประเมิน ตลอดจนความสามารถในการแข่งขันหรือระบุโอกาสใหม่สำหรับการเติบโตและการปรับปรุง
8/ การประชุมเริ่มต้นโครงการ
A ประชุมเปิดโครงการ เป็นการประชุมที่เป็นจุดเริ่มต้นของโครงการใหม่อย่างเป็นทางการ ซึ่งรวบรวมบุคคลสำคัญจากทีมโครงการ รวมถึงผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีม และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากแผนกอื่นๆ เพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ลำดับเวลา และงบประมาณ
นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้ผู้จัดการโครงการสร้างช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน กำหนดความคาดหวัง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบของตน
นี่คือประเภทการประชุมทั่วไปบางประเภทในธุรกิจ และรูปแบบและโครงสร้างสามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทขององค์กร
9/ การประชุมเบื้องต้น
An ประชุมเบื้องต้น เป็นครั้งแรกที่สมาชิกในทีมและผู้นำพบกันอย่างเป็นทางการ เพื่อพิจารณาว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องต้องการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานและผูกพันกับทีมในอนาคตหรือไม่
การประชุมนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้สมาชิกในทีมมีเวลาอยู่ร่วมกันเพื่อรับทราบภูมิหลัง ความสนใจ และเป้าหมายของผู้เข้าร่วมแต่ละคน คุณสามารถตั้งค่าการประชุมเบื้องต้นเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการได้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณและทีมของคุณ ขึ้นอยู่กับบริบทที่แตกต่างกัน
10/ การประชุมศาลากลาง
แนวคิดนี้มีต้นกำเนิดมาจากการประชุมในเมืองนิวอิงแลนด์ในท้องถิ่นซึ่งนักการเมืองจะพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นและกฎหมาย
วันนี้ ประชุมศาลากลางจังหวัด เป็นการประชุมที่วางแผนไว้ทั่วทั้งบริษัท โดยฝ่ายบริหารจะตอบคำถามโดยตรงจากพนักงาน ช่วยให้เกิดการสื่อสารที่เปิดกว้างและความโปร่งใสระหว่างผู้นำและพนักงาน พนักงานสามารถถามคำถามและรับข้อเสนอแนะได้ทันที
คำตอบ ทั้งหมด คำถามสำคัญ
อย่าพลาดจังหวะกับ AhaSlides' เครื่องมือถาม & ตอบฟรี. มีระเบียบ โปร่งใส และเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยม
วิธีดำเนินการประชุมในธุรกิจ
เพื่อที่จะ มีการประชุมที่ดีก่อนอื่นคุณต้องส่งไฟล์ อีเมลเชิญประชุม.
การดำเนินการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างรอบคอบเพื่อให้มั่นใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ คำแนะนำต่อไปนี้สามารถช่วยคุณจัดการประชุมทางธุรกิจที่มีประสิทธิผล:
1/ กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมาย
การกำหนดวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการประชุมทางธุรกิจมีความสำคัญต่อการทำให้แน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิผลและให้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งใจไว้ พวกเขาจำเป็นต้องตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้:
- วัตถุประสงค์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมมีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะ ตัดสินใจ หรือให้ข้อมูลอัปเดต คุณต้องกำหนดว่าเหตุใดการประชุมจึงจำเป็นและผลลัพธ์ที่คาดหวัง
- วัตถุประสงค์ เป้าหมายของการประชุมทางธุรกิจคือผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้ซึ่งคุณต้องการบรรลุเมื่อสิ้นสุดการประชุม ควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โดยรวมของการประชุมด้วยไทม์ไลน์ KPI ฯลฯ
ตัวอย่างเช่น การประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ควรมีเป้าหมายที่สอดคล้องกับเป้าหมายโดยรวมในการเพิ่มยอดขายหรือปรับปรุงส่วนแบ่งการตลาด
2/ เตรียมวาระการประชุม
A วาระการประชุม ทำหน้าที่เป็นแผนงานสำหรับการประชุมและช่วยให้การสนทนามีสมาธิและเป็นไปตามแผน
ดังนั้น เมื่อเตรียมวาระการประชุมที่มีประสิทธิภาพ คุณจะมั่นใจได้ว่าการประชุมทางธุรกิจมีประสิทธิผลและมุ่งเน้น และทุกคนตระหนักดีถึงสิ่งที่จะหารือ สิ่งที่คาดหวัง และสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้สำเร็จ
3/ เชิญผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม
พิจารณาว่าใครควรเข้าร่วมการประชุมตามบทบาทและหัวข้อที่จะอภิปราย เชิญเฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องเข้าร่วมเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ปัจจัยบางประการที่ต้องพิจารณาเพื่อช่วยเลือกผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม ได้แก่ ความเหมาะสม ระดับความเชี่ยวชาญ และอำนาจหน้าที่
4/ จัดสรรเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดสรรเวลาเพียงพอสำหรับแต่ละหัวข้อในวาระการประชุมของคุณ โดยคำนึงถึงความสำคัญและความซับซ้อนของแต่ละประเด็น วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกหัวข้อจะได้รับความสนใจอย่างเต็มที่และการประชุมจะไม่ทำงานล่วงเวลา
นอกจากนี้ คุณควรยึดตารางเวลาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ยังต้องยืดหยุ่นพอที่จะทำการเปลี่ยนแปลงได้หากจำเป็น คุณยังอาจพิจารณาพักช่วงสั้นๆ เพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้ชาร์จพลังและมีสมาธิอีกครั้ง สิ่งนี้สามารถรักษาพลังและความสนใจของการประชุมได้
5/ ทำให้การประชุมมีการโต้ตอบและมีส่วนร่วมมากขึ้น
ทำให้การประชุมทางธุรกิจมีการโต้ตอบและมีส่วนร่วมมากขึ้นโดยกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมทุกคนแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันความคิดและแนวคิดของตน ตลอดจนการใช้กิจกรรมโต้ตอบเช่น โพลสด or การประชุมระดมความคิด และล้อหมุนช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมและมุ่งความสนใจไปที่การอภิปราย
หรือใช้ไฟล์ AhaSlides ไลบรารีเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า เพื่อบอกลาการประชุมที่น่าเบื่อและสายตาที่มัวหมอง
เช็คเอาท์: 20+ ความสนุกออนไลน์ เกมส์ตัดน้ำแข็ง เพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น หรือ 14 แรงบันดาลใจ เกมสำหรับการประชุมเสมือนจริงด้วยสิ่งที่ดีที่สุด 6 แฮ็กการประชุม คุณจะพบในปี 2024!
6/ รายงานการประชุม
การ พบกันแปปเดี่ยว ระหว่างการประชุมทางธุรกิจเป็นงานสำคัญที่ช่วยบันทึกการอภิปรายหลักและการตัดสินใจระหว่างการประชุม นอกจากนี้ยังช่วยปรับปรุงความโปร่งใสและทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันก่อนที่จะเข้าสู่การประชุมครั้งต่อไป
7/ ติดตามรายการดำเนินการ
ด้วยการติดตามรายการดำเนินการ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการตัดสินใจที่ทำขึ้นในระหว่างการประชุมถูกนำไปปฏิบัติจริง และทุกคนมีความชัดเจนในความรับผิดชอบของตน
และรวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมเสมอเพื่อทำให้การประชุมทางธุรกิจที่กำลังจะมาถึงดียิ่งขึ้น คุณสามารถแชร์คำติชมหลังสรุปได้ทางอีเมลหรือสไลด์การนำเสนอ ทำให้การประชุมไม่น่าเบื่อ และทุกคนก็สนุกสนาน💪
รับเทมเพลตแบบสำรวจฟรีสำหรับการประชุมของคุณ!
ลงทะเบียนฟรีและรับสิ่งที่คุณต้องการจากไลบรารีเทมเพลต!
🚀 เทมเพลตฟรี ☁️
ประเด็นที่สำคัญ
หวังว่าบทความนี้ของ AhaSlidesคุณสามารถแยกแยะประเภทของการประชุมในธุรกิจและวัตถุประสงค์ได้ นอกจากนี้ เมื่อทำตามขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณจะสามารถช่วยให้แน่ใจว่าการประชุมทางธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพ มีสมาธิ และให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ
การดำเนินการประชุมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และความสำเร็จภายในองค์กร และเป็นองค์ประกอบสำคัญของการจัดการธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
คำถามที่พบบ่อย
เหตุใดการประชุมจึงมีความสำคัญในธุรกิจ
การประชุมช่วยให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทั้งในระดับล่างและระดับสูงภายในองค์กร สามารถแบ่งปันข้อมูลอัปเดต แนวคิด และข้อเสนอแนะที่สำคัญได้
ธุรกิจควรมีการประชุมอะไรบ้าง?
- การประชุมแบบทุกคน/พนักงานทั้งหมด: การประชุมทั่วทั้งบริษัทเพื่อแชร์ข้อมูลอัปเดต ประกาศ และส่งเสริมการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ
- การประชุมผู้บริหาร/ผู้นำ: สำหรับผู้บริหารระดับสูงเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ระดับสูง วางแผน และทำการตัดสินใจที่สำคัญ
- การประชุมแผนก/ทีม: เพื่อให้แต่ละแผนก/ทีมซิงค์ หารือเกี่ยวกับงาน และแก้ไขปัญหาภายในขอบเขตของตน
- การประชุมโครงการ: เพื่อวางแผน ติดตามความคืบหน้า และแก้ไขอุปสรรคสำหรับแต่ละโครงการ
- แบบตัวต่อตัว: การเช็คอินส่วนบุคคลระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงเพื่อหารือเกี่ยวกับงาน ลำดับความสำคัญ และการพัฒนาทางวิชาชีพ
- การประชุมการขาย: เพื่อให้ทีมขายตรวจสอบประสิทธิภาพ ระบุโอกาส และวางแผนกลยุทธ์การขาย
- การประชุมทางการตลาด: ใช้โดยทีมการตลาดในการวางแผนแคมเปญ ปฏิทินเนื้อหา และการวัดความสำเร็จ
- การประชุมด้านงบประมาณ/การเงิน: สำหรับการทบทวนทางการเงินระหว่างค่าใช้จ่ายเทียบกับงบประมาณ การคาดการณ์ และการอภิปรายด้านการลงทุน
- การประชุมการจ้างงาน: เพื่อคัดกรองเรซูเม่ สัมภาษณ์ และตัดสินใจเปิดรับตำแหน่งงานใหม่
- การประชุมฝึกอบรม: เพื่อวางแผนและจัดให้มีเซสชันการพัฒนาทักษะสำหรับพนักงาน
- การประชุมลูกค้า: เพื่อจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า ข้อเสนอแนะ และขอบเขตการทำงานในอนาคต
