Ghi nhớ lớn bị mất tích? Nhân viên mới đang chờ được giới thiệu? Các đội ghi bàn thắng nhưng không được công nhận? Trông giống như một cuộc họp chung tay có trong chương trình nghị sự!
Công ty chung tay có thể là cách tốt nhất để đoàn kết toàn bộ nhóm của bạn trong một cuộc họp bình thường nhưng hiệu quả cao.
Đây là cách thực hiện đúng, với chương trình làm việc mẫu và mẫu tương tác, miễn phí!
Cuộc Họp Chung Tay Là Gì?
An cuộc họp chung tay chỉ đơn giản là một cuộc họp liên quan đến tất cả nhân viên của một công ty. Đó là cuộc họp thường kỳ - có thể diễn ra mỗi tháng một lần - và thường do người đứng đầu công ty điều hành.
Một cuộc họp chung tay cố gắng hoàn thành một số việc quan trọng...
- để cập nhật cho nhân viên với bất kỳ thông báo mới không phù hợp với email.
- để thiết lập mục tiêu của công ty và theo dõi tiến độ đối với những cái hiện có.
- khen thưởng thành tích xuất sắc từ các cá nhân và đội.
- đến thừa nhận nhân viên những người đã tham gia cũng như những người đã rời đi.
- để trả lời câu hỏi của nhân viên từ mọi ngóc ngách của doanh nghiệp.
Theo một 2013 nghiên cứu, các cuộc họp toàn thể có thể truyền cảm hứng cho những cuộc trò chuyện thẳng thắn. Các nhà lãnh đạo có cơ hội lắng nghe trực tiếp từ những người ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức.
Với tất cả những điều đó, cuối cùng mục tiêu của cuộc họp chung tay là đưa một cảm giác thống nhất vào một công ty. Không có gì đáng ngạc nhiên, ngày nay, nhu cầu đó ngày càng tăng và các cuộc họp toàn thể đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các công ty đang tìm cách duy trì kết nối bền chặt trong cấp bậc của họ.
Sự thật thú vị ⚓ Ý nghĩa của 'cuộc họp toàn thể' xuất phát từ cách gọi của hải quân xưa, 'tất cả cùng chung tay', dùng để đưa tất cả thủy thủ đoàn của một con tàu lên boong trên cùng để giúp điều hướng khi bão.
Tại sao tổ chức cuộc họp chung tay?
Tôi hiểu rồi; tất cả chúng ta đều đang cố gắng tránh hội chứng 'không phải cuộc họp khác'. Thêm một cuộc họp nữa vào danh sách các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng và hàng năm có vẻ như là một cách tốt để khiến nhân viên của bạn chống lại bạn, nhưng thực tế, nó có thể giảm số lượng cuộc họp bạn tổ chức.
Làm sao? Bởi vì một cuộc họp tất cả mọi người đều bao gồm tất cả. Nó lấy những phần quan trọng của nhiều cuộc họp khác mà bạn sẽ có trong tháng làm việc của mình và rút gọn nó thành một khoảng thời gian eo hẹp 1 giờ.
Theo một 2013 nghiên cứu, các cuộc họp toàn thể có thể truyền cảm hứng cho những cuộc trò chuyện thẳng thắn. Các nhà lãnh đạo có cơ hội lắng nghe trực tiếp từ những người ở nhiều cấp độ khác nhau trong một tổ chức.
Cuối cùng, điều này thực sự có thể giải phóng một chút thời gian trong lịch trình của bạn. Dưới đây là một số lợi ích khác của cuộc họp chung tay...
- Hãy bao gồm - Thật khó để diễn tả việc bạn sẵn sàng ngồi lại với họ hàng tuần hoặc hàng tháng có ý nghĩa như thế nào đối với nhóm của bạn. Cho họ cơ hội đặt những câu hỏi hóc búa thông qua phần hỏi đáp và cởi mở và trung thực nhất có thể sẽ xây dựng một nền văn hóa công ty tuyệt vời.
- Hãy là một đội - Thật tuyệt khi được nghe ý kiến của sếp, cũng thật tuyệt khi được nhìn thấy khuôn mặt của các đồng nghiệp. Công việc từ xa và các văn phòng bị phân chia thường có thể cô lập những người có ý định gắn kết nhiều nhất. Một cuộc họp chung mang lại cho họ cơ hội thân mật để gặp lại và trò chuyện với nhau.
- Đừng bỏ lỡ bất cứ ai - Toàn bộ ý tưởng đằng sau một cuộc họp chung tay là nó tất cả tay trên boong. Mặc dù bạn có thể vắng mặt một vài lần, nhưng bạn có thể gửi thông điệp của mình với sự hiểu biết rằng mọi người, kể cả những người làm việc từ xa, đang nghe những gì họ cần nghe.
Giơ tay cho Tất tay!
Nếu mọi người đều có mặt ở đó, đưa vào một chương trình. Tải mẫu bản trình bày tương tác, miễn phí này cho cuộc họp chung tay tiếp theo của bạn!
Chương trình họp chung tay
Cần một ví dụ về chương trình họp chung tay để bạn thực sự hiểu những gì thực sự xảy ra trong tất cả các tay?
Dưới đây là 6 mục tiêu biểu bạn có thể thấy trong chương trình làm việc, cũng như giới hạn thời gian được đề xuất để giữ mọi thứ gọn gàng 1 giờ.
1. Máy phá băng
⏰ 5 phút
Là một cuộc họp toàn công ty với sự tham gia của một số gương mặt mới, rất có thể một số đồng nghiệp đã lâu không có cơ hội ngồi trò chuyện với nhau. Sử dụng 1 hoặc 2 máy phá đá để giữ tinh thần đồng đội mạnh mẽ và hâm nóng những bộ não xinh đẹp đó trước khi cuộc họp bắt đầu.
Chúng rất cần thiết khi bắt đầu các cuộc họp toàn thể, vì chúng phá vỡ bầu không khí trang trọng có thể ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhân viên đồng thời giúp các đồng nghiệp khám phá ra những mối liên hệ bất ngờ giữa các phòng ban.
Hãy thử một số ý tưởng sau:
- GIF nào mô tả tâm trạng của bạn? - Gửi cho mọi người một vài ảnh GIF và yêu cầu họ bình chọn cho ảnh phù hợp nhất với cảm xúc của họ.
- Chia sẻ một câu chuyện đáng xấu hổ - Đây là một câu hỏi đã được chứng minh là có thể tạo ra những ý tưởng hay. Yêu cầu mọi người viết một câu chuyện ngắn, ngượng ngùng và gửi ẩn danh. Đọc những câu chuyện này có thể là một khởi đầu vui nhộn cho chương trình nghị sự họp toàn thể của bạn.
- Bài kiểm tra nhỏ bất ngờ! - Không có tình huống nào là không thể nâng cao chỉ bằng một chút chuyện vặt. Một câu đố nhanh dài 5 phút về các sự kiện hiện tại hoặc hoạt động của công ty có thể truyền cảm hứng cho sự sáng tạo và bắt đầu tất cả những điều thú vị của bạn.
💡 Kiểm tra 10 công cụ phá băng cho bất kỳ cuộc họp nào - trực tuyến hoặc không trực tuyến!
2. Cập nhật nhóm
⏰ 5 phút
Có khả năng bạn sẽ nhìn thấy một số gương mặt mới trong cuộc họp này, cũng như bỏ lỡ một số lần khởi hành gần đây. Tốt nhất là nên giải quyết vấn đề này sớm trong chương trình nghị sự để không ai phải ngồi lúng túng chờ được giới thiệu.
Gửi lời cảm ơn sâu sắc đến những nhân viên vừa rời đi không chỉ thể hiện khả năng lãnh đạo tốt mà còn khiến bạn trở nên nhân văn trước mọi người. Tương tự như vậy, sớm giới thiệu những gương mặt mới cho công ty là một cách tuyệt vời để giúp họ cảm thấy được tham gia và giúp mọi người thoải mái trong suốt thời gian còn lại của cuộc họp.
Chỉ cần một lời cảm ơn và chào hỏi nhanh chóng sẽ làm được điều này, nhưng bạn có thể đi xa hơn bằng cách trình bày một bài thuyết trình ngắn.
Điều quan trọng là phải đưa vấn đề này vào chương trình nghị sự ngay từ đầu (trong vòng 10 phút đầu tiên) để thể hiện sự tôn trọng đối với các đồng nghiệp cũ đồng thời khép lại cuộc họp với các thành viên còn lại trong nhóm.
Điều này cũng giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón thực sự thay vì cảm thấy bị coi là điều hiển nhiên, cuối cùng tạo nên bầu không khí tích cực giúp giảm bớt sự lo lắng cho mọi người có mặt.
3. tin tức công ty
⏰ 5 phút
Một mục nhanh nhưng thiết yếu khác trong chương trình nghị sự họp toàn thể của bạn là cập nhật cho nhóm của bạn về các hoạt động của công ty. Tại sao điều này lại quan trọng? Đó là để mọi người thống nhất và được thông báo về các diễn biến, sự kiện và ghi chú hậu cần rộng hơn của công ty ảnh hưởng đến mọi người.
Hãy nhớ rằng đây không phải là về các dự án và mục tiêu (sẽ đến trong một phút), mà là về các thông báo ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Điều này có thể là về các giao dịch mới được ký kết, các kế hoạch xây dựng nhóm mới đang được triển khai và cũng là tất cả những thứ nhàm chán cần thiết, như ngày nào thợ sửa ống nước sẽ đến lấy chiếc cốc cà phê mà anh ta để lại lần trước.
Hoạt động này nhằm đảm bảo tính minh bạch và thống nhất về những gì đang diễn ra trên toàn công ty, đồng thời vẫn giữ được giọng điệu nhẹ nhàng và cung cấp nhiều thông tin.
4. Tiến độ Mục tiêu
⏰ 20 phút
Bây giờ chúng ta đang ở trong tay thực sự của tất cả các bạn. Đây là nơi bạn sẽ thể hiện các mục tiêu và tự hào (hoặc khóc công khai) về sự tiến bộ của nhóm bạn đối với các mục tiêu đó.
Phần này thường xuất hiện sau các thông báo chung và thường do trưởng phòng hoặc trưởng nhóm dẫn dắt, với người dẫn chương trình hoặc người điều phối dẫn dắt.
Đây có thể là phần quan trọng nhất trong cuộc họp của bạn, vì vậy hãy xem những mẹo nhanh này...
- Sử dụng dữ liệu trực quan - Điều này có thể không có gì đáng ngạc nhiên, nhưng đồ thị và biểu đồ có tác dụng rất lớn. nhiều công việc làm rõ dữ liệu tốt hơn văn bản. Hiển thị tiến trình của từng bộ phận dưới dạng một điểm trên biểu đồ để cung cấp cho họ dấu hiệu rõ ràng hơn về việc họ đến từ đâu và (hy vọng) họ sẽ đi đâu.
- Chúc mừng và thúc giục - Đối với nhóm của bạn, đây có thể là phần căng thẳng nhất trong toàn bộ chương trình họp chung. Xoa dịu nỗi sợ hãi bằng cách chúc mừng các nhóm đã làm việc tốt và nhẹ nhàng khuyến khích các nhóm đang hoạt động kém bằng cách hỏi họ những gì họ cần để có cơ hội đạt được mục tiêu tốt hơn.
- Làm cho nó tương tác - Là phần dài nhất trong cuộc họp chung tay của bạn và có nhiều khía cạnh không áp dụng trực tiếp cho mọi người, bạn có thể muốn duy trì sự tập trung trong phòng bằng một số hoạt động tương tác. Hãy thử một cuộc thăm dò ý kiến, xếp hạng theo thang điểm, một nhóm từ hoặc thậm chí một bài kiểm tra để xem cách theo dõi nhóm của bạn nghĩ rằng họ đang có.
Sau khi trình bày xong phần này của bài nói chuyện, bạn nên đưa các nhóm vào phòng họp nhóm để họ có thể suy nghĩ về phản hồi theo 3 hướng...
- Họ thích gì về cập nhật tiến độ của họ.
- Những gì họ không thích về cập nhật tiến độ của họ.
- Một trình chặn đang được tiến triển tốt hơn.
Hoạt động này nhằm mục đích thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, đồng thời tạo động lực cho các nhóm bằng sự công nhận hoặc khuyến khích mang tính xây dựng.
5. Sự công nhận của nhân viên
⏰ 10 phút
Sự công nhận là động lực mạnh mẽ và cuộc họp toàn thể là thời điểm hoàn hảo để tôn vinh những anh hùng thầm lặng trong tổ chức của bạn.
Bạn không cần phải hát và nhảy hết mình (dù sao thì nhiều nhân viên của bạn cũng có thể cảm thấy không thoải mái với điều này), nhưng một sự công nhận nào đó và có thể là một giải thưởng nhỏ có thể mang lại rất nhiều lợi ích, không chỉ cho cá nhân mà còn cho cuộc họp của bạn cũng như toàn bộ.
Nói chung, có hai cách để làm điều này:
- Trước cuộc họp, tất cả trưởng nhóm đều gửi tên của một người nào đó trong nhóm của họ, người đã vượt lên trên vai trò của họ. Sử dụng cuộc họp để ghi nhận tên được gửi nhiều nhất từ mỗi đội.
- Trong suốt cuộc họp - Giữ một đám mây từ trực tiếp cho 'người hùng thầm lặng' của mọi người. Tên được gửi nhiều nhất từ khán giả của bạn sẽ nổi bật ở trung tâm đám mây từ, giúp bạn có cơ hội công khai thừa nhận bất kỳ ai là người đó.
Nghi thức công nhận nhân viên có thể thúc đẩy tinh thần, xây dựng sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm và mang lại cảm xúc tích cực cho cuộc họp toàn thể.
Mẹo 💡 Vòng quay may mắn là công cụ tặng thưởng hoàn hảo. Không có gì tuyệt vời hơn để thu hút khán giả!
6. Mở Q&A
⏰ 15 phút
Kết thúc bằng nội dung mà nhiều người coi là ưu tiên hàng đầu trong cuộc họp toàn thể: phiên hỏi đáp trực tiếp.
Đây là cơ hội cho bất kỳ ai từ bất kỳ bộ phận nào đặt câu hỏi cho cấp trên. Mong đợi bất cứ điều gì và mọi thứ từ phân khúc này và cũng hoan nghênh nó, vì nhóm của bạn có thể cảm thấy đây là lần duy nhất họ có thể nhận được câu trả lời trực tiếp cho mối quan ngại chính đáng.
Nếu bạn có một nhóm lớn, một cách để giải quyết vấn đề hỏi đáp một cách hiệu quả là đặt câu hỏi vài ngày trước cuộc họp toàn thể, sau đó lọc qua chúng để tìm ra câu trả lời đáng giá trước đám đông.
Mục đích của phần này không chỉ là cung cấp câu trả lời mà còn là để nhóm của bạn có tiếng nói, cho thấy rằng ban lãnh đạo đang lắng nghe và kết thúc cuộc họp bằng giọng điệu sự cởi mở và tôn trọng.
Nhưng nếu bạn muốn minh bạch hơn về toàn bộ quá trình, hãy để nhóm của bạn đặt câu hỏi cho bạn thông qua nền tảng Hỏi & Đáp trực tiếp. Theo cách này, bạn có thể giữ mọi thứ tổ chức, kiểm duyệt và 100% thân thiện với những người làm việc ở xa.
Cách tiến hành cuộc họp toàn thể bằng AhaSlides
1. Chuẩn bị bài thuyết trình của bạn
- Tạo bản trình bày mới trên AhaSlides.
- Cấu trúc slide của bạn với các chủ đề chính mà bạn muốn đề cập: thông tin cập nhật về công ty, thành tích của nhóm, thông báo, Hỏi & Đáp, v.v.
- Sử dụng hỗn hợp slide thông tin (văn bản, hình ảnh, biểu đồ) và trang trình bày tương tác (bình chọn, câu đố, đám mây từ, hỏi đáp).
2. Thêm các yếu tố tương tác
- Thăm dò ý kiến: Thu thập ý kiến hoặc phản hồi nhanh về các sáng kiến mới.
- Slide hỏi đáp: Cho phép nhân viên gửi câu hỏi trực tiếp và bạn có thể trả lời trong hoặc sau buổi thuyết trình.
- Đám mây từ ngữ: Ghi lại cảm xúc của nhóm hoặc làm nổi bật các chủ đề chính.
- Câu đố: Thu hút nhóm bằng các hoạt động kiểm tra kiến thức thú vị hoặc câu đố về công ty.
3. Chia sẻ quyền truy cập
- Trước cuộc họp, hãy chia sẻ liên kết hoặc mã tham gia duy nhất với tất cả người tham dự để họ có thể tham gia bằng điện thoại thông minh hoặc thiết bị của mình.
- Khuyến khích mọi người tham gia sớm vài phút để tránh sự chậm trễ.
4. Trong cuộc họp
- Trình bày slide của bạn, chuyển đổi giữa nội dung thông tin và các hoạt động tương tác.
- Sử dụng kết quả thăm dò trực tiếp và phản hồi Hỏi & Đáp để kích thích thảo luận.
- Duy trì sự sôi động cho buổi họp bằng cách thu hút mọi người tham gia thay vì chỉ giao tiếp một chiều.
5. Tham gia và theo dõi
- Sử dụng thông tin chi tiết từ các cuộc thăm dò ý kiến và hỏi đáp để giải quyết mối quan ngại và tôn vinh thành tích.
- Lưu lại phản hồi và kết quả để tham khảo sau này hoặc chia sẻ với toàn nhóm.
- Tùy chọn, chia sẻ toàn bộ bài thuyết trình hoặc tóm tắt sau cuộc họp.
Trợ giúp bổ sung cho cuộc họp chung tay
Nếu bạn đang muốn tập trung toàn lực vào việc gì đó dài hơn 1 giờ một chút, hãy thử các hoạt động bổ sung này...
1. Câu chuyện của khách hàng
Thời điểm, khi công ty của bạn tiếp cận được một khách hàng, có thể là động lực cực kỳ mạnh mẽ cho nhóm của bạn.
Trước hoặc trong cuộc họp, hãy yêu cầu nhóm của bạn gửi cho bạn bất kỳ đánh giá sáng tạo nào từ khách hàng. Đọc những điều này cho cả nhóm hoặc thậm chí có một câu đố để mọi người có thể đoán xem khách hàng nào đã đưa ra đánh giá nào.
2. Nói chuyện nhóm
Thành thật mà nói, các thành viên trong nhóm thường gần gũi với trưởng nhóm hơn là CEO của họ.
Hãy để mọi người nghe thấy từ một giọng nói quen thuộc bằng cách mời những người lãnh đạo của mỗi đội lên sân khấu và trình bày phiên bản của họ tiến độ mục tiêu bươc chân. Điều này có nhiều khả năng là liên quan và chính xác, và nó khiến người khác không thể rời mắt khỏi giọng nói của bạn!
3. Thời gian đố!
Hãy tăng cường khả năng toàn lực của bạn bằng một bài kiểm tra mang tính cạnh tranh. Bạn có thể chia mỗi đội thành... các đội, sau đó thách đấu giành bảng xếp hạng thông qua các câu hỏi liên quan đến công việc.
Sản lượng nội dung dự kiến của chúng tôi trong năm nay là gì? Tỷ lệ chấp nhận tính năng lớn nhất của chúng tôi năm ngoái là bao nhiêu? Những câu hỏi như thế này không chỉ dạy một số số liệu quan trọng của công ty mà còn giúp cuộc họp của bạn sôi nổi hơn và giúp xây dựng đội ngũ mà bạn mong muốn.
