Ghi nhớ lớn bị mất tích? Nhân viên mới đang chờ được giới thiệu? Các đội ghi bàn thắng nhưng không được công nhận? Trông giống như một cuộc họp chung tay có trong chương trình nghị sự!
Công ty chung tay có thể là cách tốt nhất để đoàn kết toàn bộ nhóm của bạn trong một cuộc họp bình thường nhưng hiệu quả cao.
Đây là cách thực hiện đúng, với chương trình làm việc mẫu và mẫu tương tác, miễn phí!
Mục lục
- Cuộc Họp Chung Tay Là Gì?
- Tại sao tổ chức cuộc họp chung tay?
- Mẫu cuộc họp chung tay
- Chương trình họp chung tay
- Những câu hỏi thường gặp
Cuộc Họp Chung Tay Là Gì?
An cuộc họp chung tay chỉ đơn giản là một cuộc họp liên quan đến tất cả nhân viên của một công ty. Đó là cuộc họp thường kỳ - có thể diễn ra mỗi tháng một lần - và thường do người đứng đầu công ty điều hành.
Một cuộc họp chung tay cố gắng hoàn thành một số việc quan trọng...
- để cập nhật cho nhân viên với bất kỳ thông báo mới không phù hợp với email.
- để thiết lập mục tiêu của công ty và theo dõi tiến độ đối với những cái hiện có.
- khen thưởng thành tích xuất sắc từ các cá nhân và đội.
- đến thừa nhận nhân viên những người đã tham gia cũng như những người đã rời đi.
- để trả lời câu hỏi của nhân viên từ mọi ngóc ngách của doanh nghiệp.
Với tất cả những điều đó, cuối cùng mục tiêu của cuộc họp chung tay là đưa một cảm giác thống nhất vào một công ty. Không có gì đáng ngạc nhiên, ngày nay, nhu cầu đó ngày càng tăng và các cuộc họp toàn thể đang ngày càng trở nên phổ biến đối với các công ty đang tìm cách duy trì kết nối bền chặt trong cấp bậc của họ.
Sự thật thú vị ⚓ Ý nghĩa của 'cuộc họp toàn thể' xuất phát từ cách gọi của hải quân xưa, 'tất cả cùng chung tay', dùng để đưa tất cả thủy thủ đoàn của một con tàu lên boong trên cùng để giúp điều hướng khi bão.
Cuộc họp 'Tất cả chung tay' có giống như 'Tòa thị chính' không?
Nói trắng ra, không. Mặc dù khá giống nhau, cuộc họp ở tòa thị chính khác với cuộc họp chung tay ở một khía cạnh:
Chung tay tập trung nhiều hơn vào việc cung cấp thông tin được lên kế hoạch trước, trong khi tòa thị chính tập trung nhiều hơn vào Hỏi và Đáp.
Điều này có nghĩa là trong khi tất cả mọi người đều có cảm giác như một cuộc họp thông thường, thì một tòa thị chính có thể giống một sự kiện chính trị thoải mái hơn, đó thực sự là nơi nó được đặt tên.
Tuy nhiên, chúng giống nhau về nhiều mặt. Cả hai đều là các cuộc họp toàn công ty thường xuyên, được điều hành bởi những người đứng đầu, cung cấp cho nhân viên những thông tin cần thiết và những lời khen ngợi.
Kiểm tra các ý tưởng cuộc họp tốt nhất từ:
Tại sao tổ chức cuộc họp chung tay?
Tôi hiểu rồi; tất cả chúng ta đều đang cố gắng tránh hội chứng 'không gặp lại'. Việc thêm một người khác vào danh sách các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng và hàng năm có vẻ như là một cách hay để khiến nhân viên chống lại bạn, nhưng trên thực tế, nó có thể giảm số lượng cuộc họp bạn tổ chức.
Làm sao? Bởi vì một cuộc họp tất cả mọi người đều bao gồm tất cả. Nó lấy những phần quan trọng của nhiều cuộc họp khác mà bạn sẽ có trong tháng làm việc của mình và rút gọn nó thành một khoảng thời gian eo hẹp 1 giờ.
Cuối cùng, điều này thực sự có thể giải phóng một chút thời gian trong lịch trình của bạn. Dưới đây là một số lợi ích khác của cuộc họp chung tay...
- Hãy hòa nhập - Thật khó để diễn tả việc bạn sẵn sàng ngồi lại với họ hàng tuần hoặc hàng tháng có ý nghĩa như thế nào đối với nhóm của bạn. Cho họ cơ hội đặt những câu hỏi hóc búa thông qua phần hỏi đáp và cởi mở và trung thực nhất có thể sẽ xây dựng một nền văn hóa công ty tuyệt vời.
- Là một đội - Thật tuyệt khi được nghe ý kiến của sếp, cũng thật tuyệt khi được nhìn thấy khuôn mặt của các đồng nghiệp. Công việc từ xa và các văn phòng bị phân chia thường có thể cô lập những người có ý định gắn kết nhiều nhất. Một cuộc họp chung mang lại cho họ cơ hội thân mật để gặp lại và trò chuyện với nhau.
- Đừng bỏ lỡ bất cứ ai - Toàn bộ ý tưởng đằng sau một cuộc họp chung tay là nó tất cả tay trên boong. Mặc dù bạn có thể vắng mặt một vài lần, nhưng bạn có thể gửi thông điệp của mình với sự hiểu biết rằng mọi người, kể cả những người làm việc từ xa, đang nghe những gì họ cần nghe.
Giơ tay cho Tất tay!
Nếu mọi người đều có mặt ở đó, đưa vào một chương trình. Tải mẫu bản trình bày tương tác, miễn phí này cho cuộc họp chung tay tiếp theo của bạn!
Chương trình họp chung tay
Cần một ví dụ về chương trình họp chung tay để bạn thực sự hiểu những gì thực sự xảy ra trong tất cả các tay?
Dưới đây là 6 mục tiêu biểu bạn có thể thấy trong chương trình làm việc, cũng như giới hạn thời gian được đề xuất để giữ mọi thứ gọn gàng 1 giờ.
1. Máy phá băng
⏰ 5 phút
Là một cuộc họp toàn công ty với sự tham gia của một số gương mặt mới, rất có thể một số đồng nghiệp đã lâu không có cơ hội ngồi trò chuyện với nhau. Sử dụng 1 hoặc 2 máy phá đá để giữ tinh thần đồng đội mạnh mẽ và hâm nóng những bộ não xinh đẹp đó trước khi cuộc họp bắt đầu.
Hãy thử một số ý tưởng sau:
- GIF nào mô tả tâm trạng của bạn? - Tặng mọi người một vài ảnh GIF và yêu cầu họ bình chọn cho ảnh phù hợp nhất với cảm xúc của họ.
- Chia sẻ một câu chuyện đáng xấu hổ - Đây là một cái được chứng minh là tạo ra những ý tưởng hay. Yêu cầu mọi người viết một câu chuyện ngắn, đáng xấu hổ và gửi ẩn danh. Đọc những điều này có thể là một khởi đầu vui nhộn cho chương trình họp chung của bạn.
- Bài kiểm tra nhỏ bất ngờ! - Không có tình huống nào là không thể nâng cao chỉ bằng một chút chuyện vặt. Một câu đố nhanh dài 5 phút về các sự kiện hiện tại hoặc hoạt động của công ty có thể truyền cảm hứng cho sự sáng tạo và bắt đầu tất cả những điều thú vị của bạn.
💡 Kiểm tra 10 công cụ phá băng cho bất kỳ cuộc họp nào - trực tuyến hoặc cách khác! Cùng với một số ý tưởng về cuộc họp khởi động dự án!
2. Cập nhật nhóm
⏰ 5 phút
Có khả năng bạn sẽ nhìn thấy một số gương mặt mới trong cuộc họp này, cũng như bỏ lỡ một số lần khởi hành gần đây. Tốt nhất là nên giải quyết vấn đề này sớm trong chương trình nghị sự để không ai phải ngồi lúng túng chờ được giới thiệu.
Gửi lời cảm ơn sâu sắc đến những nhân viên vừa rời đi không chỉ thể hiện khả năng lãnh đạo tốt mà còn khiến bạn trở nên nhân văn trước mọi người. Tương tự như vậy, sớm giới thiệu những gương mặt mới cho công ty là một cách tuyệt vời để giúp họ cảm thấy được tham gia và giúp mọi người thoải mái trong suốt thời gian còn lại của cuộc họp.
Chỉ cần một lời cảm ơn và chào hỏi nhanh chóng sẽ làm được điều này, nhưng bạn có thể đi xa hơn bằng cách trình bày một bài thuyết trình ngắn.
3. tin tức công ty
⏰ 5 phút
Một mục nhanh chóng nhưng cần thiết khác trong chương trình họp chung tay của bạn là bạn có thể cập nhật nhóm của mình về đến và đi của công ty.
Hãy nhớ rằng đây không phải là về các dự án và mục tiêu (sẽ diễn ra sau một phút) mà là về những thông báo có ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Đây có thể là về những giao dịch mới được thực hiện, mới xây dựng nhóm các kế hoạch đang được thực hiện và tất cả những thứ nhàm chán cần thiết đó, chẳng hạn như ngày nào người thợ sửa ống nước sẽ đến lấy cốc cà phê mà anh ta để lại lần trước.
4. Tiến độ Mục tiêu
⏰ 20 phút
Bây giờ chúng ta đang ở trong tay thực sự của tất cả các bạn. Đây là nơi bạn sẽ thể hiện các mục tiêu và tự hào (hoặc khóc công khai) về sự tiến bộ của nhóm bạn đối với các mục tiêu đó.
Đây có thể là phần quan trọng nhất trong cuộc họp của bạn, vì vậy hãy xem những mẹo nhanh này...
- Sử dụng dữ liệu trực quan - Điều này có thể không có gì đáng ngạc nhiên, nhưng đồ thị và biểu đồ có tác dụng rất lớn. nhiều công việc làm rõ dữ liệu tốt hơn văn bản. Hiển thị tiến trình của từng bộ phận dưới dạng một điểm trên biểu đồ để cung cấp cho họ dấu hiệu rõ ràng hơn về việc họ đến từ đâu và (hy vọng) họ sẽ đi đâu.
- Chúc mừng và thúc giục - Đối với nhóm của bạn, đây có thể là phần căng thẳng nhất trong toàn bộ chương trình họp chung. Xoa dịu nỗi sợ hãi bằng cách chúc mừng các nhóm đã làm việc tốt và nhẹ nhàng khuyến khích các nhóm đang hoạt động kém bằng cách hỏi họ những gì họ cần để có cơ hội đạt được mục tiêu tốt hơn.
- Làm cho nó tương tác - Là phần dài nhất trong cuộc họp chung tay của bạn và có nhiều khía cạnh không áp dụng trực tiếp cho mọi người, bạn có thể muốn duy trì sự tập trung trong phòng bằng một số hoạt động tương tác. Hãy thử một cuộc thăm dò ý kiến, xếp hạng theo thang điểm, một nhóm từ hoặc thậm chí một bài kiểm tra để xem cách theo dõi nhóm của bạn nghĩ rằng họ đang có.
Sau khi trình bày xong phần này của bài nói chuyện, bạn nên đưa các nhóm vào phòng họp nhóm để họ có thể suy nghĩ về phản hồi theo 3 hướng...
- Họ thích gì về cập nhật tiến độ của họ.
- Những gì họ không thích về cập nhật tiến độ của họ.
- Một trình chặn đang được tiến triển tốt hơn.
5. Sự công nhận của nhân viên
⏰ 10 phút
Không có gì tệ hơn việc làm nô lệ cho một thứ mà bạn không được ghi nhận. Mong muốn cơ bản của mỗi nhân viên của bạn là khao khát được ghi công khi đến hạn, vì vậy hãy sử dụng phần này trong cuộc họp chung tay của bạn để mang đến cho họ sự chú ý mà họ xứng đáng có được.
Bạn không cần phải hát và nhảy hết mình (dù sao thì nhiều nhân viên của bạn cũng có thể cảm thấy không thoải mái với điều này), nhưng một sự công nhận nào đó và có thể là một giải thưởng nhỏ có thể mang lại rất nhiều lợi ích, không chỉ cho cá nhân mà còn cho cuộc họp của bạn cũng như toàn bộ.
Nói chung, có hai cách để làm điều này:
- Trước cuộc họp, tất cả trưởng nhóm đều gửi tên của một người nào đó trong nhóm của họ, người đã vượt lên trên vai trò của họ. Sử dụng cuộc họp để ghi nhận tên được gửi nhiều nhất từ mỗi đội.
- Trong suốt cuộc họp - Giữ một đám mây từ trực tiếp dành cho 'người hùng thầm lặng' của mọi người. Cái tên được khán giả gửi nhiều nhất sẽ hiện ra lờ mờ ở giữa đám mây từ, giúp bạn có cơ hội công khai thừa nhận đó là ai.
Mẹo 💡 MỘT Vòng quay may mắn là công cụ trao giải thưởng hoàn hảo. Không có gì giống như vậy để thu hút khán giả!
6. Mở Q&A
⏰ 15 phút
Kết thúc với điều mà nhiều người coi là ưu tiên cao nhất trong cuộc họp chung tay: Hỏi & Đáp trực tiếp.
Đây là cơ hội cho bất kỳ ai từ bất kỳ bộ phận nào đặt câu hỏi cho cấp trên. Mong đợi bất cứ điều gì và mọi thứ từ phân khúc này và cũng hoan nghênh nó, vì nhóm của bạn có thể cảm thấy đây là lần duy nhất họ có thể nhận được câu trả lời trực tiếp cho mối quan ngại chính đáng.
Nếu bạn có một nhóm lớn, một cách để giải quyết vấn đề hỏi đáp một cách hiệu quả là đặt câu hỏi vài ngày trước cuộc họp toàn thể, sau đó lọc qua chúng để tìm ra câu trả lời đáng giá trước đám đông.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn minh bạch hơn về toàn bộ quá trình, chỉ cần để nhóm của bạn đặt câu hỏi cho bạn thông qua nền tảng hỏi đáp trực tiếp. Bằng cách này, bạn có thể giữ mọi thứ tổ chức, kiểm duyệt và 100% thân thiện với những người làm việc ở xa.
Trợ giúp bổ sung cho cuộc họp chung tay
Nếu bạn đang muốn tập trung toàn lực vào việc gì đó dài hơn 1 giờ một chút, hãy thử các hoạt động bổ sung này...
1. Câu chuyện của khách hàng
Thời điểm, khi công ty của bạn tiếp cận được một khách hàng, có thể là động lực cực kỳ mạnh mẽ cho nhóm của bạn.
Trước hoặc trong cuộc họp, hãy yêu cầu nhóm của bạn gửi cho bạn bất kỳ đánh giá sáng tạo nào từ khách hàng. Đọc những điều này cho cả nhóm hoặc thậm chí có một câu đố để mọi người có thể đoán xem khách hàng nào đã đưa ra đánh giá nào.
2. Nói chuyện nhóm
Thành thật mà nói, các thành viên trong nhóm thường gần gũi với trưởng nhóm hơn là CEO của họ.
Hãy để mọi người nghe thấy từ một giọng nói quen thuộc bằng cách mời những người lãnh đạo của mỗi đội lên sân khấu và trình bày phiên bản của họ tiến độ mục tiêu bươc chân. Điều này có nhiều khả năng là liên quan và chính xác, và nó khiến người khác không thể rời mắt khỏi giọng nói của bạn!
3. Thời gian đố!
Hãy tăng cường khả năng toàn lực của bạn bằng một bài kiểm tra mang tính cạnh tranh. Bạn có thể chia mỗi đội thành... các đội, sau đó thách đấu giành bảng xếp hạng thông qua các câu hỏi liên quan đến công việc.
Sản lượng nội dung dự kiến của chúng tôi trong năm nay là gì? Tỷ lệ chấp nhận tính năng lớn nhất của chúng tôi năm ngoái là bao nhiêu? Những câu hỏi như thế này không chỉ dạy về một số số liệu quan trọng của công ty mà còn khiến cuộc họp của bạn trở nên sôi nổi và giúp ích cho bạn. xây dựng đội bạn muốn.
Những câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa tòa thị chính và tất cả các bàn tay là gì?
Tòa thị chính là các phiên cập nhật/Hỏi đáp được bản địa hóa hơn, trong khi các phiên họp toàn thể là các buổi định hướng toàn công ty do các giám đốc điều hành hàng đầu chủ trì.
Chương trình nghị sự của cuộc họp toàn thể là gì?
Nó khác nhau tùy theo công ty, nhưng chương trình nghị sự của cuộc họp tất cả mọi người thường bao gồm:
- Cập nhật về công ty - Giám đốc điều hành hoặc các giám đốc điều hành khác cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động của công ty trong giai đoạn vừa qua (quý hoặc năm), các cập nhật kinh doanh quan trọng, sản phẩm/sáng kiến mới được đưa ra, v.v.
- Cập nhật tài chính - CFO chia sẻ các số liệu tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, mức tăng trưởng so với các kỳ trước và ước tính của nhà phân tích.
- Nghiên cứu chuyên sâu về chiến lược - Lãnh đạo tập trung chuyên sâu vào một lĩnh vực kinh doanh/chiến lược như kế hoạch mở rộng thị trường mới, lộ trình công nghệ, quan hệ đối tác.
- Công nhận - Công nhận những người, nhóm có thành tích xuất sắc nhất và thành tích của họ.
- Cập nhật về con người - CHRO nói về mục tiêu tuyển dụng, chiến lược giữ chân, thay đổi lợi ích, quy trình thăng chức, v.v.
- Phần hỏi đáp - Phân bổ thời gian để nhân viên đặt câu hỏi cho ban điều hành.
- Thảo luận về lộ trình - Lãnh đạo chia sẻ lộ trình chiến lược và các ưu tiên trong 6-12 tháng tới.
Tên nào hay hơn cho một cuộc họp chung tay?
Dưới đây là một số tên gọi thay thế cho cuộc họp chung tay có khả năng tốt hơn cuộc họp chung tay:
- Cuộc họp cập nhật công ty - Tập trung vào mục đích thông tin/cập nhật mà không chỉ rõ nó dành cho tất cả nhân viên.
- Tình trạng của [Công ty] - Ngụ ý một tầm nhìn chiến lược rộng lớn hơn như bài diễn văn "Tình trạng của Liên minh".
- Tập hợp toàn đội - Một thuật ngữ nhẹ nhàng hơn "tất tay" nhưng vẫn truyền tải ý nghĩa của nó đối với toàn đội.
