Các cuộc họp đóng một vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp và tổ chức, đóng vai trò là nền tảng để thảo luận và giải quyết các vấn đề cũng như quản lý các vấn đề nội bộ để thúc đẩy tiến độ. Để nắm bắt được bản chất của những cuộc tụ họp này, dù là trực tuyến hay trực tiếp, Biên bản cuộc họp or biên bản cuộc họp (tháng) rất quan trọng trong việc ghi chép, tóm tắt các chủ đề chính được thảo luận và theo dõi các quyết định và nghị quyết đã đạt được.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn viết biên bản cuộc họp hiệu quả, với các ví dụ và mẫu để sử dụng, cũng như các phương pháp hay nhất để làm theo.
Mục lục
Hy vọng với bài viết này sẽ giúp bạn không còn cảm thấy khó khăn khi viết biên bản cuộc họp nữa. Và đừng quên sáng tạo và tương tác trong mỗi cuộc họp của bạn với:
- Mẫu công khai AhaSlides
- Cuộc họp khởi động dự án
- Họp Quản lý Chiến lược
- Các cuộc họp trong kinh doanh |10 loại và phương pháp hay nhất
- Chương trình họp | 8 bước chính, ví dụ & mẫu miễn phí
- Email mời họp | Lời khuyên, ví dụ và mẫu hay nhất
- Người tạo câu đố trực tuyến AI | Làm câu đố trực tiếp | 2024 tiết lộ
- Trình tạo đám mây từ trực tiếp | Trình tạo cụm từ miễn phí số 1 năm 2024
- 14 công cụ tốt nhất để động não ở trường học và nơi làm việc năm 2024
- Thang đánh giá là gì? | Trình tạo thang đo khảo sát miễn phí
- Trình tạo nhóm ngẫu nhiên | Tiết lộ về Trình tạo nhóm ngẫu nhiên năm 2024
Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là bản ghi lại các cuộc thảo luận, quyết định và các mục hành động diễn ra trong cuộc họp.
- Chúng đóng vai trò là tài liệu tham khảo và nguồn thông tin cho tất cả những người tham dự và những người không thể tham dự.
- Chúng giúp đảm bảo rằng thông tin quan trọng không bị lãng quên và mọi người đều hiểu rõ về những gì đã được thảo luận và những hành động cần thực hiện.
- Họ cũng cung cấp trách nhiệm giải trình và tính minh bạch bằng cách ghi lại các quyết định và cam kết được đưa ra trong cuộc họp.
Ai Là Người Ghi Phút?
Người ghi phút có trách nhiệm ghi lại chính xác các cuộc thảo luận và quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
Họ có thể là một nhân viên hành chính, thư ký, trợ lý hoặc quản lý, hoặc thành viên nhóm tình nguyện thực hiện nhiệm vụ. Điều cần thiết là người ghi biên bản phải có khả năng tổ chức và ghi chép tốt, đồng thời có thể tóm tắt các cuộc thảo luận một cách hiệu quả.
Tham dự cuộc họp thú vị với AhaSlides
Tập hợp mọi người cùng một lúc
Thay vì đến từng bàn và 'kiểm tra' mọi người trong trường hợp họ không xuất hiện, giờ đây, bạn có thể thu hút sự chú ý của mọi người và kiểm tra điểm danh bằng các câu đố tương tác thú vị với AhaSlides!
🚀 Nhận mẫu miễn phí ☁️
Cách Viết Biên Bản Cuộc Họp
Để biên bản cuộc họp hiệu quả, đầu tiên, chúng phải khách quan, phải ghi chép thực tế cuộc họpvà tránh ý kiến cá nhân hoặc diễn giải chủ quan của các cuộc thảo luận. Kế tiếp, nó phải ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu, chỉ tập trung vào những điểm chính và tránh thêm những chi tiết không cần thiết. Cuối cùng, nó phải chính xác và đảm bảo rằng tất cả thông tin được ghi lại là mới và có liên quan.
Hãy cùng đi vào chi tiết cách viết biên bản cuộc họp với các bước sau nhé!
8 thành phần thiết yếu của biên bản cuộc họp
- Ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp
- Danh sách tham dự và xin lỗi nếu vắng mặt
- Chương trình và mục đích của cuộc họp
- Tóm tắt các cuộc thảo luận và quyết định được đưa ra
- Bất kỳ phiếu bầu nào được thực hiện và kết quả của chúng
- Các mục hành động, bao gồm bên chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành
- Bất kỳ bước tiếp theo hoặc các mục tiếp theo
- Phát biểu bế mạc hoặc hoãn cuộc họp
Các bước viết biên bản họp hiệu quả
1/ Chuẩn bị
Trước cuộc họp, hãy tự làm quen với chương trình cuộc họp và mọi tài liệu cơ bản có liên quan. Đảm bảo rằng bạn có tất cả các công cụ cần thiết, chẳng hạn như máy tính xách tay, notepad và bút. Bạn cũng nên xem lại biên bản cuộc họp trước đó để biết thông tin nào cần đưa vào và cách định dạng biên bản.
2/ Ghi chú
Trong cuộc họp, hãy ghi chú rõ ràng và ngắn gọn về các cuộc thảo luận và quyết định được đưa ra. Bạn nên tập trung vào việc nắm bắt các điểm chính, quyết định và mục hành động thay vì ghi lại nguyên văn toàn bộ cuộc họp. Đảm bảo bao gồm tên của diễn giả hoặc bất kỳ trích dẫn quan trọng nào và bất kỳ mục hành động hoặc quyết định nào. Và tránh viết tắt hoặc tốc ký khiến người khác không hiểu.
3/ Sắp xếp biên bản
Xem lại và sắp xếp các ghi chú của bạn để tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn và mạch lạc về biên bản của bạn sau cuộc họp. Bạn có thể sử dụng tiêu đề và gạch đầu dòng để dễ đọc biên bản. Không lấy ý kiến cá nhân hoặc diễn giải chủ quan về cuộc thảo luận. Tập trung vào các sự kiện và những gì đã được thống nhất trong cuộc họp.
4/ Ghi lại các chi tiết
Biên bản cuộc họp của bạn phải bao gồm tất cả các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như ngày, giờ, địa điểm và người tham dự. Và đề cập đến bất kỳ chủ đề quan trọng nào được thảo luận, các quyết định và các mục hành động được giao. Đảm bảo ghi lại bất kỳ phiếu bầu nào đã được thực hiện và kết quả của bất kỳ cuộc thảo luận nào.
5/ Mục hành động
Đảm bảo liệt kê bất kỳ mục hành động nào đã được giao, bao gồm cả người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành. Đây là một phần quan trọng của biên bản cuộc họp, vì nó đảm bảo rằng mọi người đều biết trách nhiệm của mình và thời hạn hoàn thành chúng.
6/ Đánh giá và phân bổ
Bạn nên xem lại biên bản để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, đồng thời thực hiện mọi sửa đổi cần thiết. Đảm bảo rằng tất cả các điểm chính và quyết định đều được ghi lại. Sau đó, bạn có thể gửi biên bản cho tất cả những người tham dự, trực tiếp hoặc qua email. Lưu trữ một bản sao của các phút ở một vị trí tập trung để dễ dàng truy cập, chẳng hạn như bộ nhớ dùng chung hoặc nền tảng lưu trữ dựa trên đám mây.
7/ Theo dõi
Đảm bảo rằng các mục hành động từ cuộc họp được theo dõi và hoàn thành kịp thời. Sử dụng biên bản để theo dõi tiến trình và đảm bảo rằng các quyết định được thực hiện. Nó giúp bạn duy trì trách nhiệm giải trình và đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra hiệu quả.
Ví dụ về biên bản cuộc họp (+ Mẫu)
1/ Biên bản cuộc họp Ví dụ: Mẫu cuộc họp đơn giản
Mức độ chi tiết và phức tạp của biên bản cuộc họp đơn giản sẽ phụ thuộc vào mục đích của cuộc họp và nhu cầu của tổ chức của bạn.
Nói chung, biên bản cuộc họp đơn giản được sử dụng cho mục đích nội bộ và không cần phải trang trọng hoặc toàn diện như các loại biên bản cuộc họp khác.
Vì vậy, nếu bạn đang cần gấp và cuộc họp xoay quanh những nội dung đơn giản, không quá quan trọng, bạn có thể sử dụng mẫu sau:
| Tiêu đề cuộc họp: [Chèn tiêu đề cuộc họp] Ngày: [Chèn ngày] thời gian: [Chèn thời gian] Vị trí: [Chèn vị trí] Người tham dự: [Chèn tên của những người tham dự] Xin lỗi vì sự vắng mặt: [Chèn tên] Chương trình nghị sự: Đáp tóm tắt: Mục hành động: Các bước tiếp theo: Đóng nhận xét: Ký tên: [Điền chữ ký của người lập biên bản] |
2/ Biên bản cuộc họp Ví dụ: Mẫu cuộc họp hội đồng quản trị
Biên bản cuộc họp hội đồng quản trị được ghi lại và phân phát cho tất cả các thành viên, cung cấp hồ sơ về các quyết định được đưa ra và phương hướng của tổ chức. Do đó, nó phải rõ ràng, đầy đủ, chi tiết và chính thức. Sau đây là mẫu biên bản họp hội đồng quản trị:
| Tiêu đề cuộc họp: Họp Hội đồng quản trị Ngày: [Chèn ngày] thời gian: [Chèn thời gian] Vị trí: [Chèn vị trí] Người tham dự: [Chèn tên của những người tham dự] Xin lỗi vì sự vắng mặt: [Điền tên những người xin lỗi vì vắng mặt] Chương trình nghị sự: Đáp tóm tắt: Mục hành động: Các bước tiếp theo: Đóng nhận xét: Ký tên: [Điền chữ ký của người lập biên bản] |
Đây chỉ là mẫu cuộc họp hội đồng quản trị cơ bản và bạn có thể muốn thêm hoặc xóa các thành phần tùy theo nhu cầu của cuộc họp và tổ chức của mình.
3/ Biên bản cuộc họp Ví dụ: Mẫu quản lý dự án
Dưới đây là ví dụ về biên bản cuộc họp cho mẫu quản lý dự án:
| Tiêu đề cuộc họp: Họp nhóm quản lý dự án Ngày: [Chèn ngày] thời gian: [Chèn thời gian] Vị trí: [Chèn vị trí] Người tham dự: [Chèn tên của những người tham dự] Xin lỗi vì sự vắng mặt: [Điền tên những người xin lỗi vì vắng mặt] Chương trình nghị sự: Đáp tóm tắt: Mục hành động: Các bước tiếp theo: Đóng nhận xét: Ký tên: [Điền chữ ký của người lập biên bản] |
Mẹo để tạo biên bản cuộc họp tốt
Đừng căng thẳng về việc nắm bắt từng từ, hãy tập trung vào việc ghi lại các chủ đề, kết quả, quyết định và mục hành động chính. Đưa các cuộc thảo luận lên một nền tảng trực tiếp để bạn có thể nắm bắt tất cả các từ vào một mạng lưới lớn🎣 – Bảng ý tưởng của AhaSlides là một công cụ trực quan và đơn giản để mọi người gửi ý tưởng của mình một cách nhanh chóng. Đây là cách bạn làm điều đó:
Tạo một bản trình bày mới với Tài khoản AhaSlides, sau đó thêm slide Brainstorm vào phần “Thăm dò ý kiến”.
Viết của bạn chủ đề thảo luận, sau đó nhấn “Trình bày” để mọi người trong cuộc họp có thể tham gia và gửi ý tưởng của mình.
Nghe có vẻ dễ dàng phải không? Hãy thử tính năng này ngay bây giờ, đây chỉ là một trong những tính năng hữu ích giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp của bạn với những cuộc thảo luận sôi nổi, mạnh mẽ.
Chìa khóa chính
Mục đích của biên bản cuộc họp là cung cấp một cái nhìn tổng quan cấp cao về cuộc họp cho những người không thể tham dự, cũng như lưu giữ hồ sơ về kết quả của cuộc họp. Vì vậy, biên bản cần được sắp xếp khoa học và dễ hiểu, làm nổi bật những thông tin quan trọng nhất một cách rõ ràng và ngắn gọn.
