Nắm vững chiến lược truyền thông nội bộ | 9 phương pháp hay nhất năm 2024

Tuyệt vời chiến lược truyền thông nội bộ là huyết mạch của bất kỳ tổ chức thành công nào. Trong môi trường làm việc kết hợp ngày nay, việc đảm bảo liên lạc thường xuyên, minh bạch giữa các nhóm phân tán là quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn gặp khó khăn trong việc gửi tin nhắn ngay khi nhân viên ở trong và ngoài văn phòng.

Trong bài đăng này, chúng ta sẽ khám phá các phương pháp hay nhất được thu thập từ các chuyên gia truyền thông nội bộ tại các công ty xuất sắc trong kỷ nguyên kết hợp. Bạn sẽ nhận được các mẹo nội bộ để tạo nội dung có liên quan, thúc đẩy sự tương tác cũng như đo lường những gì thực sự gây được tiếng vang với khán giả của bạn.

Mục lục

• Chiến lược truyền thông nội bộ là gì?
• Tại sao chiến lược truyền thông nội bộ lại quan trọng?
• Ai chịu trách nhiệm phát triển chiến lược truyền thông nội bộ?
• Khi Nào Chiến Lược Truyền Thông Nội Bộ Diễn Ra?
• Chiến lược truyền thông nội bộ sẽ sử dụng những kênh nào?
• Làm thế nào để phát triển một chiến lược truyền thông nội bộ?
• Truyền thông nội bộ hiệu quả với AhaSlides 
• Chìa khóa chính 
• Những câu hỏi thường gặp

Mẹo khác với AhaSlides

• Sự tự mãn ở nơi làm việc
• Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

Chiến lược truyền thông nội bộ là gì?

Hãy tưởng tượng bạn có một nhóm người tài năng làm việc cùng nhau trong một công ty. Bây giờ, để nhóm này thành công, họ cần giao tiếp tốt, giống như bạn bè nói chuyện và chia sẻ ý tưởng. Đó là lúc Chiến lược truyền thông nội bộ ra đời!

Chiến lược truyền thông nội bộ là một kế hoạch và khuôn khổ toàn diện được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp hiệu quả và hiệu quả trong một tổ chức. 

Mục tiêu chính của chiến lược này là tạo ra một lực lượng lao động gắn kết, có hiểu biết và gắn bó, cuối cùng góp phần vào sự thành công của tổ chức và đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Có bốn loại truyền thông nội bộ:

• Giao tiếp từ trên xuống (Giao tiếp từ quản lý đến nhân viên): Đây là khi thông tin chảy từ cấp cao nhất của hệ thống phân cấp tổ chức (như người quản lý hoặc lãnh đạo) xuống cấp thấp hơn (nhân viên). Nó giống như một ông chủ đưa ra chỉ dẫn cho nhóm. Chúng tôi sử dụng loại hình liên lạc này để chia sẻ các thông báo quan trọng, mục tiêu của công ty hoặc chính sách mới.
• Giao tiếp từ dưới lên (Giao tiếp từ nhân viên lên): Nó trái ngược với giao tiếp từ trên xuống. Thông tin đi từ cấp thấp hơn (nhân viên) đến cấp cao nhất (người quản lý hoặc lãnh đạo). Nó giống như việc nhân viên chia sẻ ý tưởng, phản hồi hoặc mối quan tâm của họ với sếp của họ. 
• Giao tiếp ngang/bên (Giao tiếp ngang hàng:): Loại giao tiếp này xảy ra giữa những người ở cùng cấp độ trong tổ chức. Nó giống như các đồng nghiệp trò chuyện với nhau để phối hợp thực hiện các nhiệm vụ hoặc chia sẻ thông tin cập nhật. 
• Giao tiếp chéo: Hãy tưởng tượng đây là sự kết hợp giữa giao tiếp từ trên xuống và giao tiếp theo chiều ngang. Nó xảy ra khi mọi người từ các phòng ban hoặc cấp độ khác nhau cần làm việc cùng nhau trong một dự án hoặc trao đổi thông tin. 

Tại sao chiến lược truyền thông nội bộ lại quan trọng?

Trong bất kỳ công ty nào, chiến lược truyền thông nội bộ giúp nhân viên kết nối và gắn kết. Các thông báo quan trọng như ra mắt sản phẩm mới, thay đổi chính sách của công ty hoặc các sự kiện sắp tới được chia sẻ nhanh chóng. Nhân viên cũng có thể cung cấp phản hồi và ý tưởng cho ban quản lý, khiến họ cảm thấy có giá trị và là một phần của bức tranh lớn hơn.

Với một chiến lược vững chắc, nơi làm việc trở nên vui vẻ và hiệu quả, nơi mọi người đều đồng quan điểm, tinh thần đồng đội phát triển và công ty phát triển!

Ai chịu trách nhiệm phát triển chiến lược truyền thông nội bộ?

Trách nhiệm phát triển Chiến lược truyền thông nội bộ thường thuộc về đội ngũ lãnh đạo của tổ chức và bộ phận truyền thông hoặc nhân sự (Nhân sự). Nó liên quan đến sự hợp tác giữa các bên liên quan khác nhau để tạo ra một chiến lược toàn diện và hiệu quả, phù hợp với các mục tiêu và giá trị của tổ chức.

Dưới đây là những người tham gia chính trong việc phát triển Chiến lược truyền thông nội bộ:

• Lãnh đạo
• Phòng Truyền thông hoặc Nhân sự
• Tư vấn truyền thông: Trong một số trường hợp, các tổ chức có thể tìm kiếm các chuyên gia hoặc chuyên gia tư vấn truyền thông bên ngoài để đưa ra những quan điểm mới và các phương pháp hay nhất trong việc phát triển một chiến lược hiệu quả.

Khi Nào Chiến Lược Truyền Thông Nội Bộ Diễn Ra?

Chiến lược truyền thông nội bộ đang diễn ra và xảy ra trong suốt vòng đời của tổ chức. Đó không phải là việc một lần mà là nỗ lực liên tục để đảm bảo giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một số trường hợp chính khi nó diễn ra:

1. Lập kế hoạch tổ chức: Chiến lược được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch để gắn kết truyền thông với mục tiêu của công ty.
2. Cập nhật thường xuyên: Nó được xem xét lại thường xuyên để thích ứng với những thay đổi và nhu cầu phát triển.
3. Đánh giá và Đánh giá: Nó rất quan trọng đối với quá trình đánh giá bao gồm đánh giá giữa năm, đánh giá cuối năm và đánh giá thành tích nhân viên.
4. Trong quá trình thay đổi: Nó trở nên quan trọng trong những thay đổi lớn như sáp nhập hoặc chuyển đổi lãnh đạo.
5. giới thiệu chính sách: Nó đảm bảo nhân viên biết về các chính sách hoặc sáng kiến ​​mới.
6. Trong thời kỳ khủng hoảng: Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời và chính xác trong thời điểm khó khăn.
7. Giới thiệu nhân viên: Nó giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và thông báo về vai trò của họ.
8. Cac hoạt động hăng ngay: Nó đảm bảo giao tiếp thông suốt giữa các nhóm và lãnh đạo.
9. Tìm kiếm phản hồi: Nó bắt đầu hành động khi công ty yêu cầu phản hồi của nhân viên, phản hồi của người quản lý và khuyến khích giao tiếp cởi mở.

Chiến lược truyền thông nội bộ sẽ sử dụng những kênh nào?

Các kênh được sử dụng trong Chiến lược truyền thông nội bộ có thể khác nhau tùy thuộc vào sở thích, quy mô và bản chất của thông tin được truyền tải của tổ chức. Dưới đây là một số kênh truyền thông phổ biến mà Chiến lược truyền thông nội bộ có thể sử dụng:

1. E-mail
2. Intranet
3. Họp nhóm (Các cuộc họp trực tiếp hoặc ảo thường xuyên để thảo luận về tiến độ, chia sẻ thông tin cập nhật và cộng tác trong các dự án.)
4. Công cụ cộng tác kỹ thuật số (Các nền tảng như Microsoft Teams, Slack hoặc các công cụ quản lý dự án khác.)
5. Tin
6. Các cuộc họp của Tòa thị chính
7. Bảng thông báo
8. Mạng xã hội (Nền tảng nội bộ)
9. Khảo sát phản hồi

Làm thế nào để phát triển một chiến lược truyền thông nội bộ?

Phát triển Chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả bao gồm một số bước để đảm bảo nó phù hợp với mục tiêu của tổ chức và đáp ứng nhu cầu truyền thông của nhân viên. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn phát triển Chiến lược truyền thông nội bộ:

1/ Xác định mục đích và mục tiêu truyền thông: 

Chỉ định các mục tiêu bạn muốn đạt được với chiến lược. Việc có các mục tiêu cụ thể sẽ định hướng các nỗ lực truyền thông của bạn, cho dù chúng đang thúc đẩy sự cộng tác, tăng cường sự gắn kết của nhân viên hay đưa nhân viên phù hợp với tầm nhìn của công ty.

2/ Xác định đối tượng mục tiêu: 

Xác định các phân khúc nhân viên khác nhau và nhu cầu giao tiếp độc đáo của họ. Điều chỉnh thông điệp và kênh cho phù hợp với sở thích, vai trò và yêu cầu của từng nhóm.

• Ví dụ: nhóm tiếp thị có thể yêu cầu cập nhật thường xuyên các chiến dịch mới, trong khi bộ phận CNTT cần thông tin về các bản cập nhật hệ thống và các vấn đề kỹ thuật.

3/ Chọn Kênh Truyền Thông: 

Tùy thuộc vào loại thông tin được cung cấp và đối tượng mục tiêu mà lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp nhất. Hãy suy nghĩ về việc sử dụng nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như nền tảng trò chuyện, email, mạng nội bộ, cuộc họp nhóm và các công cụ cộng tác kỹ thuật số.

4/ Thiết lập Nguyên tắc Tin nhắn: 

Xác định giọng điệu, phong cách và ngôn ngữ giao tiếp. Đảm bảo các thông điệp rõ ràng, súc tích và phù hợp với các giá trị và văn hóa của công ty.

5/ Thực hiện giao tiếp hai chiều: 

Khuyến khích các vòng phản hồi và đối thoại cởi mở để tạo ra văn hóa gắn kết. Tạo cơ hội cho nhân viên bày tỏ ý kiến, đề xuất và mối quan tâm của họ.

6/ Tạo lịch truyền thông: 

Phát triển một thời gian biểu cho giao tiếp thường xuyên. Xác định tần suất cập nhật, các cuộc họp và các phiên phản hồi để giữ cho nhân viên được thông báo và tham gia.

7/ Chuẩn bị Kế hoạch Truyền thông Khủng hoảng: 

Có sẵn một kế hoạch để giao tiếp hiệu quả trong thời gian khủng hoảng hoặc các tình huống khó khăn. Bằng cách có một kế hoạch truyền thông về khủng hoảng được phát triển tốt, công ty có thể ứng phó hiệu quả với các thách thức, thông báo cho nhân viên và duy trì niềm tin vào khả năng điều hướng khủng hoảng của tổ chức.

8/ Huấn luyện và Giáo dục: 

Cung cấp đào tạo cho nhân viên và người quản lý về các phương pháp giao tiếp hiệu quả, đặc biệt là đối với các công cụ hoặc kênh mới được giới thiệu.

9/ Đo lường và Đánh giá: 

Thiết lập các thước đo đánh giá hiệu quả của Chiến lược truyền thông nội bộ. Thu thập phản hồi từ nhân viên và theo dõi các chỉ số hiệu suất chính để cải thiện.

Ngoài ra, hãy giữ cho chiến lược linh hoạt và điều chỉnh nó khi cần dựa trên phản hồi, nhu cầu thay đổi của tổ chức và các công nghệ truyền thông mới nổi.

Truyền thông nội bộ hiệu quả với AhaSlides 

AhaSlide có thể là một công cụ mạnh mẽ để tăng cường giao tiếp nội bộ và làm cho nó hiệu quả hơn theo nhiều cách:

• Các cuộc họp tương tác và Tòa thị chính: Bạn có thể sử dụng các cuộc thăm dò trực tiếp, câu đố quizvà Phiên hỏi đáp để thu hút người tham gia, thu thập phản hồi theo thời gian thực và khuyến khích sự tham gia tích cực vào các cuộc họp ảo và hội trường thị chính với nhân viên. 
• Phản hồi thời gian thực: Với AhaSlides, bạn có thể nhanh chóng tạo và phân phối các cuộc thăm dò, đám mây từ cho nhân viên. Điều này cho phép bạn thu thập phản hồi có giá trị về các chủ đề khác nhau, chẳng hạn như sáng kiến ​​của công ty, sự hài lòng của nhân viên hoặc chương trình đào tạo.
• Đào tạo và Học tập: Bạn có thể kết hợp các câu đố và cuộc thăm dò tương tác với mẫu tạo sẵn để kiểm tra sự hiểu biết của nhân viên và củng cố các khái niệm chính để tăng cường các buổi đào tạo và hội thảo.
• Hoạt động xây dựng đội nhóm: AhaSlides cung cấp các hoạt động xây dựng nhóm như câu đố phá băng, trò chơi với một bánh xe quay, trình tạo nhóm ngẫu nhiên. Những hoạt động này có thể thúc đẩy tình bạn và sự hợp tác giữa các nhân viên, ngay cả trong các nhóm từ xa hoặc phân tán.
• Sự công nhận của nhân viên: AhaSlides có thể được sử dụng để ghi nhận và tôn vinh thành tích, cột mốc và đóng góp của nhân viên. Điều này thúc đẩy tinh thần và động lực của nhân viên.
• Phản hồi ẩn danh: Tính năng bỏ phiếu ẩn danh của nền tảng có thể cho phép nhân viên cung cấp phản hồi mà không sợ bị ảnh hưởng, thúc đẩy một môi trường giao tiếp cởi mở và trung thực hơn.
• Thu hút nhân viên từ xa: Đối với các tổ chức có các nhóm làm việc từ xa hoặc phân tán, AhaSlides có thể là một công cụ có giá trị để đảm bảo rằng tất cả nhân viên luôn được kết nối, tương tác và được thông báo.

Chìa khóa chính 

Một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả là xương sống của một tổ chức hoạt động tốt và hài hòa. Nó củng cố văn hóa của tổ chức và cuối cùng dẫn đến cải thiện năng suất và thành công. 

Những câu hỏi thường gặp

Tham khảo: Forbes