Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện cuối cùng | 15 điều phải có để đảm bảo sự thành công của sự kiện

Tim bạn đập loạn nhịp khi hình dung ra những tình huống xấu nhất:

❗️ Một diễn giả bị ốm vài phút trước khi lên sân khấu.

❗️ Địa điểm của bạn đột ngột mất điện vào ngày diễn ra sự kiện.

❗️ Hoặc tệ nhất là – ai đó bị thương tại sự kiện của bạn.

Những suy nghĩ đau bụng khiến bạn thao thức cả đêm.

Nhưng ngay cả những sự kiện hỗn loạn nhất cũng có thể được quản lý – nếu bạn lên kế hoạch trước một cách cẩn thận và có hệ thống.

Một đơn giản danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện có thể giúp bạn xác định, chuẩn bị và giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng làm hỏng sự kiện của bạn. Hãy tìm ra 10 điều cần phải có trong danh sách kiểm tra để biến sự lo lắng thành một kế hoạch hành động được sắp xếp hợp lý.

Mục lục

• Giới thiệu chung
• Quản lý rủi ro của một sự kiện là gì?
• 5 bước để quản lý rủi ro với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện là gì?
• Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện
• 5 yếu tố quản trị rủi ro?
• Danh sách kiểm tra trong quản lý sự kiện
• Takeaways
• Những câu hỏi thường gặp

Giới thiệu chung

Quản lý rủi ro của một sự kiện là gì?

Quản lý rủi ro sự kiện liên quan đến việc xác định các rủi ro hoặc vấn đề tiềm ẩn có thể đe dọa đến một sự kiện, sau đó đưa ra các quy trình và biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu những rủi ro đó. Điều này giúp các nhà tổ chức sự kiện có kế hoạch dự phòng sẵn sàng để giảm thiểu sự gián đoạn và phục hồi nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh. Một danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện cũng được sử dụng để đảm bảo vượt qua mọi mối đe dọa tiềm ẩn.

5 bước để quản lý rủi ro với tư cách là người lập kế hoạch sự kiện là gì?

Chúng tôi biết công việc của người tổ chức sự kiện là rất căng thẳng với tất cả các khả năng có thể xảy ra. Để giúp bạn không phải suy nghĩ quá nhiều, hãy làm theo 5 bước đơn giản của chúng tôi để lập kế hoạch quản lý rủi ro hoàn hảo cho các sự kiện:

• Xác định rủi ro – Suy nghĩ về tất cả những điều có thể xảy ra tại sự kiện của bạn. Xem xét các yếu tố như vấn đề về địa điểm, thời tiết xấu, lỗi công nghệ, hủy diễn giả, vấn đề thực phẩm, chấn thương, lượng người tham dự ít, v.v. Hãy suy nghĩ rộng và đặt nó vào một công cụ động não để giữ nguyên ý tưởng.

• Đánh giá khả năng và tác động – Đối với mỗi rủi ro sự kiện được xác định, hãy ước tính khả năng xảy ra và tác động tiềm tàng của nó đối với sự kiện của bạn. Điều này giúp xác định những rủi ro nào cần có kế hoạch giảm thiểu triệt để nhất.

• Xây dựng kế hoạch dự phòng – Đối với các rủi ro có mức độ ưu tiên cao hơn, hãy tạo các kế hoạch dự phòng, giải pháp và dự phòng cụ thể để giảm thiểu sự gián đoạn nếu những rủi ro đó thành hiện thực. Điều này có thể liên quan đến việc xác nhận địa điểm thay thế, nhà cung cấp, lịch trình, v.v.

• Phân công trách nhiệm – Giao cho một người chịu trách nhiệm thực hiện từng kế hoạch dự phòng và truyền đạt vai trò rõ ràng cho nhóm của bạn. Điều này đảm bảo ai đó sẽ hành động nếu rủi ro thực sự xảy ra.

• Thực hành kế hoạch của bạn – Chạy qua các tình huống có thể xảy ra để xác định các lỗ hổng trong kế hoạch quản lý rủi ro sự kiện của bạn. Huấn luyện nhóm của bạn về cách ứng phó trong các tình huống khác nhau sẽ tạo dựng sự tự tin để họ có thể quản lý thành công các vấn đề phát sinh vào ngày diễn ra sự kiện.

Mẹo để tương tác tốt hơn

• Quản lý sự kiện
• thiết kế sự kiện
• Kinh doanh mạng

Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện

Những điểm chung mà danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện cần bao gồm là gì? Tìm cảm hứng với các ví dụ về danh sách kiểm tra rủi ro sự kiện của chúng tôi bên dưới.

#1 – Địa điểm
☐ Hợp đồng đã ký
☐ Giấy phép và giấy phép nhận được
☐ Sơ đồ mặt bằng và sắp xếp thiết lập đã được xác nhận
☐ Dịch vụ ăn uống và yêu cầu kỹ thuật cụ thể
☐ Địa điểm dự phòng được xác định và ở chế độ chờ

#2 – Thời tiết
☐ Kế hoạch theo dõi và thông báo thời tiết khắc nghiệt
☐ Có sẵn lều hoặc nơi trú ẩn thay thế nếu cần
☐ Sắp xếp để di chuyển sự kiện vào trong nhà nếu cần

#3 – Công nghệ
☐ A/V và các thiết bị công nghệ khác đã được thử nghiệm
☐ Có được thông tin liên hệ hỗ trợ CNTT
☐ Bản in giấy của các tài liệu có sẵn để sao lưu
☐ Kế hoạch dự phòng khi mất điện hoặc internet

#4 – Y tế/An toàn
☐ Bộ dụng cụ sơ cứu và AED có sẵn
☐ Lối thoát hiểm được đánh dấu rõ ràng
☐ Nhân viên được đào tạo về quy trình khẩn cấp
☐ Thông tin liên hệ an ninh/cảnh sát có sẵn

#5 – Loa
☐ Tiểu sử và ảnh nhận được
☐ Các diễn giả thay thế được chọn để dự phòng
☐ Kế hoạch dự phòng của diễn giả được thông báo

#6 – Điểm danh
☐ Đã xác nhận ngưỡng tham dự tối thiểu
☐ Chính sách hủy đặt phòng được thông báo
☐ Có kế hoạch hoàn tiền nếu sự kiện bị hủy

# 7 - Bảo hiểm
☐ Chính sách bảo hiểm trách nhiệm chung có hiệu lực
☐ Giấy chứng nhận bảo hiểm có được

#8 – Tài liệu
☐ Bản sao hợp đồng, giấy phép và giấy phép
☐ Thông tin liên lạc cho tất cả các nhà cung cấp và nhà cung cấp
☐ Chương trình sự kiện, chương trình nghị sự và/hoặc hành trình

#9 – Nhân sự/Tình nguyện viên
☐ Vai trò được giao cho nhân viên và tình nguyện viên
☐ Có sẵn bản dự phòng để điền vào khi vắng mặt
☐ Đã hoàn thành khóa đào tạo về quy trình khẩn cấp và kế hoạch dự phòng

#10 – Đồ ăn thức uống
☐ Có sẵn dự phòng cho bất kỳ nguồn cung cấp dễ hỏng nào
☐ Các lựa chọn thực phẩm thay thế được chuẩn bị trong trường hợp đặt món bị chậm trễ/không chính xác/khách bị dị ứng
☐ Có sẵn các sản phẩm giấy, đồ dùng và đồ dùng phục vụ bổ sung

#11 – Chất thải và Tái chế
☐ Thùng rác và thùng tái chế được phân phát
☐ Vai trò được phân công để thu gom rác trong và sau sự kiện

#12 – Thủ tục Xử lý Khiếu nại
☐ Nhân viên được chỉ định để xử lý khiếu nại của người tham dự
☐ Một giao thức để giải quyết các vấn đề và hoàn lại tiền/bồi thường nếu cần

#13 – Kế hoạch sơ tán khẩn cấp
☐ Đã chuẩn bị các tuyến đường sơ tán và điểm tập trung
☐ Cho nhân viên túc trực gần lối ra

#14 – Giao Thức Người Mất Tích
☐ Nhân viên chịu trách nhiệm về trẻ em bị lạc/người già/người khuyết tật được chỉ định
☐ Có được thông tin liên hệ của cha mẹ/người giám hộ của trẻ vị thành niên

#15 – Báo cáo sự cố
☐ Biểu mẫu báo cáo sự cố được tạo cho nhân viên để ghi lại mọi trường hợp khẩn cấp

Năm yếu tố của quản lý rủi ro là gì?

Rủi ro không chỉ là vận rủi – nó là một phần của mọi hoạt động mạo hiểm. Nhưng với kế hoạch quản lý rủi ro sự kiện phù hợp, bạn có thể chế ngự rủi ro hỗn loạn tạo ra và biến mối đe dọa thành cơ hội. Năm cách tiếp cận để quản lý rủi ro bao gồm:

• Xác định rủi ro – Hãy nghĩ đến những thứ nhỏ nhặt như trục trặc kỹ thuật… dẫn đến thảm họa toàn diện. Việc liệt kê các rủi ro sẽ giúp bạn loại bỏ chúng ra khỏi đầu và viết ra giấy để bạn có thể đương đầu với chúng.

• Đánh giá rủi ro– Xếp hạng từng rủi ro để hiểu rủi ro nào gây ra mối đe dọa lớn nhất. Hãy xem xét: Khả năng điều này xảy ra như thế nào? Thiệt hại gì có thể dẫn đến nếu nó xảy ra? Ưu tiên rủi ro tập trung nỗ lực của bạn vào các vấn đề thực sự quan trọng.

• Giảm thiểu rủi ro – Có kế sách chống trả! Xem xét các cách để giảm khả năng rủi ro xảy ra, giảm bớt mọi tác động nếu nó xảy ra hoặc cả hai. Bạn càng làm suy yếu rủi ro trước bao nhiêu thì chúng càng ít cản trở bạn bấy nhiêu.

• Giám sát rủi ro – Khi các kế hoạch ban đầu của bạn đã sẵn sàng, hãy cảnh giác. Theo dõi các dấu hiệu rủi ro mới đang xuất hiện hoặc rủi ro cũ đang thay đổi. Điều chỉnh các chiến lược của bạn khi cần thiết để theo kịp bối cảnh các mối đe dọa đang phát triển.

• Báo cáo rủi ro – Chia sẻ rủi ro và kế hoạch với nhóm của bạn. Đưa những người khác vào vòng lặp sẽ nhận được sự ủng hộ, phơi bày những điểm yếu mà bạn có thể đã bỏ qua và phân chia trách nhiệm quản lý rủi ro.

Danh sách kiểm tra trong quản lý sự kiện là gì?

Danh sách kiểm tra trong quản lý sự kiện đề cập đến danh sách các mục hoặc nhiệm vụ mà người tổ chức sự kiện xác minh đã được chuẩn bị, sắp xếp hoặc lên kế hoạch trước một sự kiện.

Danh sách kiểm tra quản lý rủi ro toàn diện giúp đảm bảo không có gì quan trọng bị bỏ qua khi bạn sắp xếp tất cả các chi tiết cần thiết để thực hiện thành công một sự kiện.

Danh sách kiểm tra rất hữu ích cho việc quản lý sự kiện vì chúng:

• Cung cấp sự rõ ràng và cấu trúc – Chúng sắp xếp theo thứ tự chi tiết mọi thứ cần phải làm, để không có gì lọt qua kẽ hở.

• Khuyến khích chuẩn bị kỹ lưỡng – Việc đánh dấu các hạng mục sẽ thúc đẩy người tổ chức đảm bảo rằng tất cả các sắp xếp và biện pháp phòng ngừa đã thực sự sẵn sàng trước khi sự kiện bắt đầu.

• Cải thiện giao tiếp – Các nhóm có thể phân chia và chỉ định các mục trong danh sách kiểm tra để đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

• hỗ trợ nhất quán – Sử dụng cùng một danh sách kiểm tra cho các sự kiện định kỳ giúp duy trì các tiêu chuẩn và nắm bắt các lĩnh vực cần cải thiện mỗi lần.

• Tiết lộ những khoảng trống hoặc điểm yếu – Các mục không được chọn đánh dấu những thứ bị lãng quên hoặc yêu cầu lập kế hoạch nhiều hơn, cho phép bạn giải quyết chúng trước khi phát sinh vấn đề.

• Tạo điều kiện bàn giao – Giao danh sách kiểm tra cho những người tổ chức mới giúp họ hiểu tất cả những gì đã được thực hiện để lên kế hoạch cho các sự kiện thành công trước đó.

Takeaways

Với những tính năng bổ sung này trong danh sách kiểm tra quản lý rủi ro sự kiện của bạn, bạn đã chuẩn bị sẵn sàng cho chiến trường! Sự chuẩn bị biến sự hỗn loạn tiềm ẩn thành sự tự tin bình tĩnh. Vì vậy, hãy thêm từng mục vào danh sách của bạn. Gạch bỏ chúng từng cái một. Hãy xem danh sách kiểm tra đó để biến lo lắng thành sức mạnh. Bởi vì bạn càng lường trước bao nhiêu, thì rủi ro càng tốt bấy nhiêu sẽ phụ thuộc vào kế hoạch và sự chuẩn bị tỉ mỉ của bạn bấy nhiêu.