Bạn đã bao giờ tự hỏi các công ty lớn tự tổ chức như thế nào giữa tất cả các bộ phận chuyển động chưa?
Trong khi một số doanh nghiệp hoạt động như một đơn vị thống nhất thì nhiều doanh nghiệp lại thành lập các phòng ban riêng biệt dựa trên chức năng. Đây được biết đến như một cơ cấu tổ chức chức năng.
Cho dù đó là tiếp thị, tài chính, vận hành hay CNTT, các nhóm chức năng đều được phân chia theo chuyên môn.
Nhìn bề ngoài, sự phân chia nhiệm vụ này có vẻ rõ ràng – nhưng nó thực sự tác động như thế nào đến sự hợp tác, ra quyết định và hoạt động kinh doanh tổng thể?
Trong bài đăng này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về mô hình chức năng và lợi ích của nó. Hãy lao ngay vào!
| Ví dụ về tổ chức chức năng là gì? | Có thể mở rộng, Starbucks, Amazon. |
| Loại hình tổ chức nào phù hợp với cơ cấu tổ chức chức năng? | Các công ty lớn. |
Mục lục
Mẹo khác với AhaSlides
Tìm kiếm nhiều niềm vui hơn trong các cuộc tụ họp?
Tập hợp các thành viên trong nhóm của bạn bằng một bài kiểm tra thú vị trên AhaSlides. Đăng ký để làm bài kiểm tra miễn phí từ thư viện mẫu AhaSlides!
🚀 Lấy bài kiểm tra miễn phí☁️
Cơ cấu tổ chức chức năng là gì?
Nhiều công ty chọn cách tự tổ chức thành các phòng ban khác nhau dựa trên loại công việc hoặc nhiệm vụ mà mọi người làm, chia công việc thành những công việc chuyên môn hơn.
Điều này được gọi là có một “cơ cấu tổ chức chức năng“. Thay vì nhóm tất cả những người làm việc trong cùng một dự án lại với nhau, mọi người được nhóm theo lĩnh vực công việc chung của họ – những thứ như tiếp thị, tài chính, vận hành, dịch vụ khách hàng, v.v.
Vì vậy, ví dụ: tất cả những người tạo quảng cáo, chạy các chiến dịch truyền thông xã hội hoặc nghĩ ra ý tưởng sản phẩm mới đều thuộc bộ phận tiếp thị. Tất cả các kế toán viên theo dõi tiền, thanh toán hóa đơn và nộp thuế sẽ cùng tham gia vào bộ phận tài chính. Các kỹ sư sẽ làm việc cùng với các kỹ sư khác trong hoạt động.
Ý tưởng là bằng cách tập hợp những người có kỹ năng công việc tương tự lại với nhau, họ có thể giúp đỡ lẫn nhau và học hỏi từ chuyên môn của nhau. Những thứ như thủ tục tài chính cũng có thể được tiêu chuẩn hóa trên toàn bộ bộ phận.
Cấu trúc này làm cho nó rất hiệu quả vì các chuyên gia không phải liên tục tìm kiếm câu trả lời bên ngoài bộ phận của họ. Nhưng nó cũng có thể khiến các khu vực khác nhau khó cộng tác tốt trong các dự án lớn hơn đòi hỏi nhiều kỹ năng. Thông tin liên lạc giữa các phòng ban đôi khi cũng có thể bị mất.
Nhìn chung, cơ cấu chức năng phù hợp với các công ty đã thành lập, nơi các quy trình được thiết lập, nhưng các công ty cũng cần tìm cách gắn kết mọi người giữa các phòng ban với nhau để tránh làm việc theo cách riêng của họ. silo quá nhiều.
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng
Những lợi ích chính của cơ cấu tổ chức chức năng được khám phá dưới đây:
- Chuyên môn hóa lao động – Mọi người đạt được kiến thức chuyên môn về chức năng cụ thể của mình bằng cách chỉ tập trung vào những nhiệm vụ đó. Điều này dẫn đến năng suất cao hơn.
- Tập trung chuyên môn – Chuyên môn tương tự được gộp lại với nhau trong mỗi bộ phận. Nhân viên có thể học hỏi và hỗ trợ lẫn nhau.
- Tiêu chuẩn hóa thực hành – Các cách làm việc chung có thể được phát triển và ghi lại trong từng chức năng để đảm bảo tính nhất quán.
- Dòng báo cáo rõ ràng – Rõ ràng nhân viên sẽ báo cáo cho ai dựa trên vai trò của họ mà không cần báo cáo theo ma trận cho nhiều người quản lý. Điều này hợp lý hóa việc ra quyết định.
- Phân bổ nguồn lực linh hoạt – Lao động và vốn có thể được luân chuyển dễ dàng hơn trong các phòng ban dựa trên sự thay đổi về ưu tiên và khối lượng công việc.
- Tính kinh tế nhờ quy mô – Các tài nguyên như thiết bị và nhân viên có thể được chia sẻ trong mỗi bộ phận, giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
- Dễ dàng giám sát hiệu suất – Các số liệu của bộ phận có thể được gắn kết rõ ràng hơn với mục tiêu và kết quả do các chức năng riêng biệt.
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp – Nhân viên có thể nâng cao kỹ năng và sự nghiệp của mình bằng cách chuyển đổi giữa các vai trò trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
- Đơn giản hóa quản lý – Mỗi trưởng bộ phận có thẩm quyền đối với một đơn vị đồng nhất duy nhất, giúp việc quản lý trở nên ít phức tạp hơn.
Vì vậy, tóm lại, cơ cấu chức năng thúc đẩy sự chuyên môn hóa, tận dụng chuyên môn và hiệu quả hoạt động trong các chức năng riêng lẻ.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng
Mặt khác, cơ cấu tổ chức chức năng không hoàn toàn hoàn hảo. Các công ty nên xem xét những trở ngại tiềm ẩn sau:
- Tâm lý khép kín – Các phòng ban có thể chỉ tập trung vào mục tiêu của riêng họ hơn là mục tiêu của toàn bộ tổ chức. Điều này cản trở sự hợp tác.
- Sự trùng lặp các nỗ lực – Các nhiệm vụ giống nhau có thể được thực hiện lặp đi lặp lại ở các bộ phận khác nhau thay vì được sắp xếp hợp lý giữa các chức năng.
- Ra quyết định chậm – Các vấn đề xảy ra giữa các phòng ban sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải quyết vì chúng yêu cầu sự phối hợp giữa các phòng ban.
- Dịch vụ khách hàng kém – Khách hàng tương tác với nhiều bộ phận có thể nhận được trải nghiệm không nhất quán hoặc rời rạc.
- Quy trình phức tạp – Công việc đòi hỏi sự hợp tác giữa các chức năng có thể trở nên rối rắm, kém hiệu quả và gây khó chịu.
- Không linh hoạt trong việc thay đổi – Rất khó để thay đổi và sắp xếp các nguồn lực một cách nhanh chóng khi nhu cầu thị trường thay đổi hoặc có cơ hội mới xuất hiện.
- Khó đánh giá sự đánh đổi – Tác động rộng hơn của các quyết định chức năng có thể bị bỏ qua nếu không xem xét đến sự phụ thuộc lẫn nhau.
- Sự phụ thuộc quá mức vào người giám sát – Nhân viên phụ thuộc nhiều vào lãnh đạo bộ phận của họ hơn là phát triển một viễn cảnh toàn cảnh.
- Sự đổi mới bị kìm hãm – Những ý tưởng mới đòi hỏi đầu vào từ nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ khó nhận được sự ủng hộ hơn.
Các phòng ban chức năng, việc ra quyết định chậm và thiếu sự hợp tác có thể làm giảm hiệu quả và tính linh hoạt của một tổ chức có cấu trúc này.
Vượt qua những thách thức của cơ cấu tổ chức chức năng
Các nhóm làm việc khác nhau như tiếp thị, bán hàng và hỗ trợ có thể khó kết nối nếu họ luôn ở trong góc riêng của mình. Nhưng sự cô lập thực sự khiến bạn khó hoàn thành công việc. Dưới đây là một số ý tưởng để vượt qua những thách thức:
Thực hiện dự án với những người từ các khu vực khác nhau. Điều này giới thiệu mọi người và nhờ họ giúp đỡ lẫn nhau.
Chọn người để giúp các đơn vị gắn kết. Chỉ định người quản lý sản phẩm/khách hàng, họ sẽ đảm bảo mọi người chia sẻ thông tin cập nhật và giải quyết vấn đề cùng nhau.
Tập trung vào các mục tiêu chung, thay vì mỗi khu vực làm việc riêng, hãy tập trung vào những giấc mơ của công ty lớn mà tất cả họ đều ủng hộ.
Hợp nhất các vai trò trùng lặp như nhân sự hoặc CNTT để một nhóm phục vụ tất cả công việc thay vì phân chia công việc.
Tổ chức các cuộc họp để các khu vực cập nhật ngắn gọn cho nhau về những gì đang diễn ra. Vấn đề Nip trong chồi.
Đầu tư vào các công cụ cộng tác – các công nghệ như mạng nội bộ, chia sẻ tài liệu/tệp hoặc ứng dụng quản lý dự án có thể hỗ trợ việc phối hợp.
Thúc đẩy luân chuyển linh hoạt. Hãy để nhân viên tạm thời thử các vai trò khác ở nơi khác để hiểu nhau hơn và phát triển một quan điểm khác.
Theo dõi tinh thần đồng đội quá. Hãy chú ý đến mức độ hòa hợp của mọi người và KPI tổng thể của nhóm chứ không chỉ thành tích cá nhân. Khuyến khích các nhà lãnh đạo tập trung vào sức mạnh tổng hợp của tổ chức, không chỉ các KPI chức năng.
Cuối cùng, hãy khuyến khích sự tương tác xã hội để mỗi bộ phận trở nên thoải mái hơn khi tiếp cận nhau để được giúp đỡ. Tìm cách để các chức năng tương tác và hoạt động như một tổng thể phụ thuộc lẫn nhau sẽ giúp phá vỡ các rào cản.
Phá băng với AhaSlides
Giúp mỗi bộ phận kết nối và gắn kết với các hoạt động tương tác của AhaSlides. Cần thiết cho các buổi gắn kết của công ty!🤝
Khi nào một cơ cấu chức năng phù hợp?
Kiểm tra danh sách để xem liệu tổ chức của bạn có phù hợp để hình thành cấu trúc này hay không:
☐ Các công ty đã thành lập có hoạt động được tiêu chuẩn hóa – Đối với các công ty trưởng thành có các quy trình và quy trình làm việc cốt lõi được xác định rõ ràng, việc chuyên môn hóa trong các chức năng có thể nâng cao hiệu quả.
☐ Môi trường kinh doanh ổn định – Nếu nhu cầu của thị trường và khách hàng tương đối có thể dự đoán được, các nhóm chức năng có thể tập trung vào việc tối ưu hóa các lĩnh vực chuyên môn của họ mà không cần sự hợp tác nhanh chóng giữa các bộ phận.
☐ Nhiệm vụ đòi hỏi chuyên môn chuyên sâu – Một số công việc như kỹ thuật, kế toán hoặc pháp lý phụ thuộc nhiều vào kỹ năng kỹ thuật chuyên sâu và rất phù hợp với cơ cấu chức năng.
☐ Ưu tiên thực hiện hoạt động – Cơ cấu chức năng cực kỳ hiệu quả khi tổ chức ưu tiên sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ; việc tách các bước chuyên biệt giữa các chức năng có thể hợp lý hóa việc thực thi.
☐ Các tổ chức lớn có quy mô – Các công ty rất lớn với hàng nghìn nhân viên có thể tổ chức thành các chức năng chỉ để quản lý sự phức tạp trên nhiều đơn vị kinh doanh.
☐ Phân bổ nguồn lực là vấn đề quan trọng nhất – Đối với các ngành sử dụng nhiều vốn, một cơ cấu hỗ trợ phân bổ chính xác các nguồn lực và thiết bị chuyên dụng sẽ hoạt động hiệu quả.
☐ Văn hóa quan liêu truyền thống – Một số công ty lâu đời thích các cơ cấu có tính phân cấp cao để kiểm soát và giám sát.
Ví dụ về cơ cấu tổ chức chức năng
Công ty công nghệ:
- Bộ phận tiếp thị
- Bộ phận kỹ thuật
- Phòng phát triển sản phẩm
- Phòng CNTT/Vận hành
- Bộ phận bán hàng
- Bộ phận hỗ trợ khách hàng
Công ty sản xuất:
- Phòng sản xuất/vận hành
- Bộ phận kỹ thuật
- Phòng mua sắm
- Bộ kiểm soát chất lượng
- Phòng hậu cần/phân phối
- Phòng kinh doanh và tiếp thị
- Phòng tài chính kế toán
Bệnh viện:
- khoa điều dưỡng
- Khoa X quang
- Khoa phẫu thuật
- Phòng thí nghiệm
- khoa dược
- Phòng Hành chính/Kế toán
Cửa hàng bán lẻ:
- Bộ phận vận hành cửa hàng
- Phòng kinh doanh/mua hàng
- Bộ phận tiếp thị
- Phòng tài chính/kế toán
- Phòng nhân sự
- Phòng chống mất mát
- Bộ phận công nghệ thông tin
Trường đại học:
- Các khoa học thuật khác nhau như Sinh học, Tiếng Anh, Lịch sử, v.v.
- Phòng công tác sinh viên
- Phòng cơ sở vật chất
- Phòng nghiên cứu được tài trợ
- Khoa điền kinh
- Phòng tài chính và hành chính
Đây là một số ví dụ về cách các công ty trong các ngành khác nhau có thể nhóm các vai trò và chức năng chuyên biệt thành các phòng ban để tạo thành một cơ cấu tổ chức chức năng.
Chìa khóa chính
Mặc dù việc phân chia công việc thành các phòng ban chuyên môn có những lợi ích riêng nhưng rất dễ hình thành các rào cản giữa các nhóm. Để thực sự thành công, các công ty cần có sự hợp tác nhiều hơn là những chuyên môn đơn thuần.
Vào cuối ngày, tất cả chúng ta đều ở cùng một đội. Cho dù bạn tạo ra sản phẩm hay cung cấp dịch vụ khách hàng, công việc của bạn đều hỗ trợ những người khác và sứ mệnh chung của công ty.
💡 Xem thêm: Đây là trò chơi truyền cảm hứng bằng 7 loại cơ cấu tổ chức Bạn cần phải biết rằng.
Những câu hỏi thường gặp
4 cơ cấu tổ chức chức năng là gì?
Bốn cơ cấu tổ chức chức năng là cấu trúc chức năng, bộ phận, ma trận và mạng lưới.
Cấu trúc chức năng nghĩa là gì?
Cơ cấu tổ chức chức năng đề cập đến cách một công ty phân chia lao động và các phòng ban dựa trên chức năng hoặc dòng công việc liên quan khi hoạt động.
McDonald's có phải là một cơ cấu tổ chức chức năng không?
McDonald's có cơ cấu tổ chức theo bộ phận, trong đó mỗi bộ phận phục vụ một vị trí địa lý cụ thể và hoạt động gần như độc lập với các bộ phận riêng biệt như tiếp thị, bán hàng, tài chính, pháp lý, cung ứng, v.v.
