Chào mừng đến với thế giới của các cuộc họp hiệu quả! Là những chuyên gia, tất cả chúng ta đều biết tầm quan trọng của các cuộc họp đối với việc thúc đẩy kết quả, đưa ra quyết định và đi đúng hướng. Tuy nhiên, không phải tất cả chúng đều có chất lượng tốt và được ưa chuộng.
Thông thường, khi được hỏi về các cuộc họp, nhiều người lắc đầu hoặc thở dài bực tức vì sự kém hiệu quả. Họ thấy mình bị mắc kẹt trong những phiên làm việc không hiệu quả, làm tiêu hao năng lượng và thời gian của họ. Chính vì vậy hôm nay chúng ta sẽ học làm thế nào để có một cuộc họp tốt!
Bắt đầu nào!
Bắt đầu cuộc họp của bạn với AhaSlides.
Nhận các mẫu miễn phí cho các cuộc họp của bạn! Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Tạo tài khoản miễn phí ☁️
Điều gì tạo nên một cuộc họp tốt?
Không thể phủ nhận các cuộc họp là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào. Chúng là một nền tảng để các cá nhân đến với nhau, trao đổi ý kiến, đưa ra quyết định và hướng tới một mục tiêu chung.
Một cuộc họp tốt là một cuộc họp được tổ chức tốt, hiệu quả, đạt được kết quả mong muốn và khiến tất cả những người tham gia cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao.
Dưới đây là một số yếu tố tạo nên một cuộc họp tốt:
- Nó có một mục đích rõ ràng. Một cuộc họp tốt bắt đầu bằng một chương trình nghị sự rõ ràng nêu rõ mục đích của nó, cùng với các mục tiêu của cuộc họp và kết quả mong đợi, giúp cuộc họp đi đúng hướng và đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều nhận thức được nhiệm vụ của họ.
- Nó thúc đẩy giao tiếp hiệu quả. Một cuộc họp tốt đòi hỏi giao tiếp hiệu quả. Tất cả những người tham gia sẽ có cơ hội bày tỏ suy nghĩ và ý tưởng của mình, và nên khuyến khích thảo luận bằng cách lắng nghe tích cực và đối thoại tôn trọng.
- Nó có đầu ra rõ ràng và các hành động tiếp theo. Nếu không có những thứ này, cuộc họp sẽ không hiệu quả và không hiệu quả vì những người tham dự sẽ không chắc chắn về các bước tiếp theo của họ. Từ đó, khó mang lại hiệu quả cho bất kỳ cuộc họp tiếp theo nào.
Thêm mẹo với AhaSlides
- Các cuộc họp trong kinh doanh | 10 loại phổ biến và thực tiễn tốt nhất
- Cách tốt nhất để tổ chức Cuộc họp giới thiệu
- 11 bước để chạy thành công Họp Quản lý Chiến lược
8 lời khuyên để có một cuộc họp tốt
Tất nhiên, để có một cuộc họp tốt như trên và không lãng phí thời gian, công sức của những người tham dự, bạn cần cân nhắc đến việc chuẩn bị và theo dõi trước, trong và sau cuộc họp. Lưu ý các bước này sẽ đảm bảo một kết quả suôn sẻ và thành công.
Trước cuộc họp - Chúc Buổi Họp Vui Vẻ
1/ Xác định mục đích và loại cuộc họp
Mục đích, mục tiêu và loại hình cuộc họp phải được xác định rõ ràng và đảm bảo tất cả những người tham gia đều hiểu rõ. Không ai muốn đến cuộc họp 10 phút mà vẫn không nhận thức được trách nhiệm của mình và mục đích bàn luận ở đây là gì. Một số loại cuộc họp chỉ phục vụ những mục đích cụ thể như
- Các cuộc họp ra quyết định. Chúng được tiến hành khi các quyết định và hành động là cần thiết.
- Các cuộc họp giải quyết vấn đề. Họ được gọi để tìm giải pháp cho một vấn đề/khủng hoảng.
- Các cuộc họp động não. Họ là nơi thu thập những ý tưởng mới mang tính đột phá với sự đóng góp của các thành viên.
2/ Lên lịch làm việc
Hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình họp và gửi nó trước cuộc họp cho tất cả những người tham gia, điều này sẽ giúp những người tham dự hiểu được mục đích, mục tiêu và kết quả mong đợi của cuộc họp. Nó còn là kim chỉ nam giúp họ chủ động thu thập các thông tin, tài liệu cần thiết như báo cáo, số liệu, thuyết trình hay các tài liệu liên quan khác.
3/ Thiết lập các nguyên tắc cơ bản
Các quy tắc cơ bản là các hướng dẫn hoặc chuẩn mực được tất cả những người tham gia đồng ý trước và giúp tạo ra một môi trường hiệu quả và tôn trọng để thảo luận. Chúng có thể bao gồm khuyến khích lắng nghe tích cực, tôn trọng sự đa dạng, giới hạn thời gian thảo luận, v.v.
Trong suốt cuộc họp - Chúc Buổi Họp Vui Vẻ
4/ Bắt đầu với trò phá băng
Bắt đầu với một tàu phá băng sáng tạo là một cách tuyệt vời để giảm bớt căng thẳng và khiến mọi người có tâm trạng thích hợp cho một cuộc họp nhóm. Phá vỡ những khoảnh khắc im lặng khó xử khi bắt đầu cuộc họp có thể giúp thiết lập giai điệu cho một phiên làm việc hiệu quả và thú vị.
Thay vì dựa vào những thứ lỗi thời, bạn có thể tham gia vào các cuộc tranh luận vui vẻ, những cuộc trò chuyện thông thường hoặc một bài kiểm tra trực tiếp có thể rất thú vị, sáng tạo, cạnh tranh và dễ dàng tạo ra chỉ trong vài phút. Vì vậy, tại sao không thử một cái gì đó mới?
5/ Tạo không gian cộng tác
Một cuộc họp nhóm là một cơ hội quý giá để thảo luận và đưa ra quyết định với tư cách là một nhóm. Thay vì cố gắng đưa ra những ý tưởng mới ngay tại chỗ, các thành viên trong nhóm nên mang báo cáo, ý tưởng và quan điểm đã chuẩn bị của họ đến bàn. Bằng cách này, nhóm có thể làm việc cùng nhau để đi đến một quyết định cuối cùng được cân nhắc kỹ lưỡng và đúng đắn.
Sau đó, nhóm có thể cân nhắc thực hiện một cuộc khảo sát trực tiếp về các ý tưởng được thảo luận và thu thập phản hồi theo thời gian thực thông qua các cuộc thăm dò trực tiếp với các câu hỏi trắc nghiệm hoặc câu hỏi mở từ AhaSlides.
Bằng cách sử dụng mã QR hoặc liên kết duy nhất, các thành viên trong nhóm có thể truy cập và cung cấp thông tin đầu vào của họ ngay lập tức và kết quả sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình. Điều này giúp tránh lãng phí thời gian và đảm bảo rằng tất cả các ý tưởng được nắm bắt một cách công bằng.
6/ Giữ cho nhóm của bạn gắn kết
Đừng tạo cơ hội cho những người tham dự của bạn bị phân tâm bằng cách khiến họ bận rộn trong suốt cuộc họp. Bạn có thể tổ chức một “hội nghị bàn tròn trực tuyến” nơi mọi người có thể tham gia và đóng góp. Với những người nhút nhát? Đừng lo lắng. Vô danh Q & A sẽ giải quyết vấn đề này.
Ngoài ra, đừng quên dành một chút không gian cho sự tự phát. Bởi vì một cuộc họp lành mạnh và tích cực là nơi lý tưởng để nảy sinh những giải pháp và cải tiến mới. Phá vỡ bầu không khí uể oải, căng thẳng bằng cách khuyến khích người tham gia suy nghĩ sáng tạo với đám mây từ sẽ là một hoạt động thú vị và hiệu quả. Hãy thử và xem.
Sau cuộc họp - Chúc Buổi Họp Vui Vẻ
7/ Kết thúc với các hành động tiếp theo và thời hạn rõ ràng
Để kết thúc phiên họp chiến lược, hãy đảm bảo rằng mỗi người tham dự đều hiểu rõ các bước tiếp theo của họ.
Yêu cầu các bộ phận thảo luận:
- Những số liệu nào sẽ chứng minh sự tiến bộ của họ? Hãy cụ thể để có thể theo dõi tiến độ.
- Những đối tác đa chức năng nào cần phối hợp để thành công? Sự hợp tác mạnh mẽ là chìa khóa.
- Những loại cập nhật nào sẽ được yêu cầu trong các cuộc họp tiếp theo? Báo cáo? Thuyết trình? Suy nghĩ trước về kết quả.
- Khi nào chúng ta có thể mong đợi kết quả hoặc thông tin sơ bộ? Đặt ra những thời hạn đầy tham vọng nhưng có thể đạt được để duy trì tốc độ.
8/ Có biên bản cuộc họp
Luôn cần chi tiết, cặn kẽ, rõ ràng, dễ hiểu biên bản cuộc họp gửi đến các đại biểu, ban giám đốc, lãnh đạo cấp cao và những người không thể tham dự. Chúng không chỉ là tài liệu, là căn cứ nội dung cho các cuộc họp tiếp theo mà còn là căn cứ pháp lý (trong trường hợp cần thiết).
Các nội dung chính
Hi vọng với những bí quyết để có một cuộc họp tốt đẹp đó AhaSlides chia sẻ ở trên không quá phức tạp. Hãy nhớ rằng những cuộc họp hiệu quả là những cuộc họp mà mọi người đều cảm thấy được đánh giá cao, được lắng nghe và được khuyến khích phát biểu. Cuộc họp phải tạo ra một kết quả xác định và phục vụ mục đích dự định của nó. Sau cuộc họp, mọi người đều chấp nhận vai trò của mình và cam kết thực hiện theo kế hoạch đã bàn bạc.
