Đặt một câu hỏi hay đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn vẻ ngoài của nó. Một câu hỏi mơ hồ sẽ nhận được câu trả lời mơ hồ, một câu hỏi mang tính định hướng sẽ nhận được câu trả lời bạn mong muốn, và một câu hỏi không đúng lúc có thể làm hỏng cả cuộc họp.
Hướng dẫn này bao gồm những yếu tố tạo nên một câu hỏi hay, những điểm khác biệt của người đặt câu hỏi giỏi, các cách diễn đạt sẵn có cho những tình huống khiến người khác cảm thấy khó xử, và bảy kỹ thuật đặt câu hỏi bạn có thể sử dụng trong các cuộc trò chuyện, phỏng vấn và thuyết trình.
Điều gì tạo nên một câu hỏi hay?
Một câu hỏi hay có bốn tác dụng.
- Rõ ràng rồi. Hãy đi thẳng vào vấn đề ngay trong câu đầu tiên để không ai phải đoán xem bạn muốn nói gì. Hỏi từng câu một sẽ hiệu quả hơn là hỏi ba câu liên tiếp.
- Nó có liên quan. Câu hỏi lạc đề sẽ làm lãng phí thời gian của mọi người và có thể khiến cuộc thảo luận đi chệch hướng khỏi vấn đề chính.
- Bạn có thể yêu cầu thông tin chi tiết bất cứ khi nào cần. Câu hỏi đóng, chỉ có thể trả lời bằng "có" hoặc "không", thì trả lời nhanh nhưng lại không cung cấp nhiều thông tin. Câu hỏi mở khuyến khích người được hỏi giải thích, nhờ đó bạn sẽ học hỏi được nhiều hơn. Xem hướng dẫn của chúng tôi về câu hỏi mở ví dụ như.
- Nó là thú vị. Một câu hỏi khơi gợi sự tò mò sẽ khiến mọi người suy nghĩ và thảo luận, điều mà một câu hỏi nhàm chán không bao giờ làm được.
Một câu hỏi mở như thế này, được hiển thị trên một AhaSlides Slide dạng mở, cho phép mọi người trả lời bằng lời lẽ của riêng mình cùng một lúc.
Ai giỏi đặt câu hỏi?
Một số người dường như đặt ra câu hỏi đúng mà không cần cố gắng. Các nhà tâm lý học, người phỏng vấn và huấn luyện viên làm điều đó hàng ngày, và những thói quen đằng sau đó có thể học được.
Nghiên cứu đã chứng minh giá trị của kỹ năng này. Trong một bài báo năm 2017 trên tạp chí... Tạp chí Nhân cách và Tâm lý Xã hộiKaren Huang và các đồng nghiệp đã nghiên cứu các cuộc trò chuyện trực tiếp, bao gồm cả hình thức hẹn hò tốc độ, và phát hiện ra rằng Những người hay đặt câu hỏi thường được yêu thích hơn, đặc biệt là khi họ đặt thêm câu hỏi tiếp theo. Hãy tập trung vào những gì người kia vừa nói. Việc tiếp nối cho thấy bạn đã lắng nghe.
Những người đặt câu hỏi giỏi thường có ba thói quen chung:
- Họ lắng nghe một cách chăm chú. Họ chú ý kỹ câu trả lời, vì vậy câu hỏi tiếp theo sẽ dựa trên câu trả lời đó thay vì bỏ qua nó.
- Họ thăm dò một cách tử tế. Một câu hỏi thăm dò yêu cầu người được hỏi giải thích suy nghĩ của họ hoặc kiểm tra một giả định. Được đặt ra mà không phán xét, nó giúp người kia suy ngẫm.
- Họ sẵn sàng tỏ ra không chắc chắn. Việc đặt câu hỏi cần một chút can đảm. Sự tò mò và tôn trọng, khi kết hợp với nhau, sẽ dẫn đến những câu trả lời tốt hơn là giả vờ biết.
Làm thế nào để đặt câu hỏi trong những tình huống mà người khác cảm thấy khó xử?
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm từ ngữ phù hợp trong bất kỳ tình huống nào trong số này, hãy điều chỉnh theo các ví dụ bên dưới.
Làm thế nào để yêu cầu ai đó nói chuyện với bạn?
Hãy nói rõ ràng, trực tiếp và tôn trọng thời gian của họ.
- "Tôi muốn thảo luận về [chủ đề cụ thể]. Bạn có rảnh để trò chuyện với tôi vào thời gian sớm nhất không?"
- "Tôi rất mong nhận được ý kiến của anh/chị về [vấn đề cụ thể]. Chúng ta có thể trao đổi về vấn đề này khi nào anh/chị rảnh được không?"
Cách yêu cầu phản hồi
Hãy nói rõ lý do bạn hỏi và hãy thành thật để mọi người dễ dàng trả lời.
- Gửi bạn bè hoặc đồng nghiệp: "Tôi rất coi trọng ý kiến của bạn. Tôi đang làm việc trên [dự án]. Liệu tôi có thể làm điều gì khác đi hoặc tốt hơn không?"
- Gửi khách hàng: "Chúng tôi luôn nỗ lực để cải thiện. Bạn hài lòng điều gì về trải nghiệm gần đây của mình, và chúng tôi có thể làm gì tốt hơn?"
Làm thế nào để đặt câu hỏi hay trong kinh doanh?
Những câu hỏi kiểm chứng bằng chứng và số liệu giúp mọi người đưa ra quyết định tốt hơn.
- "Bạn có thể cho một ví dụ về cách giải pháp này đã hiệu quả với những khách hàng tương tự không?"
- "Bạn sử dụng những tiêu chí nào để đánh giá xem dự án này có thành công hay không?"
Cách đặt câu hỏi một cách chuyên nghiệp qua email
Hãy viết ngắn gọn, cụ thể, lịch sự và dễ trả lời.
- Làm rõ: "Cảm ơn bạn đã gửi báo cáo. Tôi có một câu hỏi ngắn về [phần]. Bạn có thể làm rõ [điểm cụ thể] được không?"
- Thông tin khác: "Tôi viết thư này để hỏi thêm thông tin về [chủ đề]. Cụ thể là [câu hỏi cụ thể]. Bạn có thể chia sẻ thêm chi tiết được không?"
Làm thế nào để nhờ ai đó làm người hướng dẫn cho mình?
Hãy nói rõ điều bạn ngưỡng mộ và điều bạn muốn mong muốn.
- Thẳng thắn: "Tôi rất ấn tượng với công việc của bạn và rất muốn học hỏi kinh nghiệm từ bạn. Bạn có sẵn lòng làm người hướng dẫn cho tôi không?"
- Tìm kiếm sự hướng dẫn: "Tôi đang ở giai đoạn cần sự hướng dẫn từ người có kinh nghiệm như anh/chị. Anh/chị có sẵn lòng không?"
Làm thế nào để hỏi xem ai đó có ổn không?
Hãy chọn một thời điểm riêng tư, mô tả những gì bạn đã quan sát được, và để cửa mở.
- "Tôi nhận thấy dạo này bạn khá im lặng. Có điều gì bạn muốn chia sẻ không?"
- "Dường như bạn đang gặp khó khăn. Nếu bạn cần ai đó để tâm sự, tôi luôn sẵn sàng."
Cách xin phỏng vấn xin việc
Hãy nêu rõ vai trò và lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí đó, đồng thời đề xuất thời gian phù hợp.
- "Tôi rất vui được gặp bạn tại [sự kiện] tuần trước và tôi rất quan tâm đến [công ty]. Tôi rất mong muốn có cơ hội thảo luận về việc kỹ năng của tôi phù hợp với [vị trí] như thế nào. Vui lòng cho tôi biết thời gian nào thuận tiện cho bạn."
7 kỹ thuật đặt câu hỏi
Các mục tiêu khác nhau đòi hỏi các kỹ thuật khác nhau. Bảy kỹ thuật này có hiệu quả trong cả môi trường chính thức và không chính thức.
- Đặt câu hỏi mở. Họ bắt đầu bằng các câu hỏi "cái gì", "như thế nào" hoặc "tại sao" và khuyến khích mọi người giải thích, điều này giúp bạn hiểu sâu sắc hơn so với câu trả lời "có" hay "không".
- Tránh những câu hỏi dẫn đầu. Một câu hỏi như "Bạn không nghĩ rằng quy trình mới tốt hơn sao?" đã gợi ý câu trả lời bạn muốn nhận được. Thay vào đó, hãy hỏi "Quy trình mới đã mang lại hiệu quả như thế nào cho bạn?".
- Hãy sử dụng kỹ năng lắng nghe phản hồi. Hãy nhắc lại hoặc diễn đạt lại những gì bạn đã nghe trước khi đặt câu hỏi tiếp theo. Điều này giúp kiểm tra xem bạn đã hiểu đúng chưa và cho người đối diện thấy bạn đang chú ý.
- Đặt câu hỏi tiếp theo. "Bạn có thể cho tôi biết thêm về điều đó không?" và "Ý bạn là gì khi nói...?" giúp bạn đào sâu hơn vào chủ đề và thể hiện sự quan tâm của bạn.
- Hãy đặt những câu hỏi giả định. "Bạn sẽ làm gì nếu...?" là câu hỏi yêu cầu người được hỏi tưởng tượng ra một tình huống, từ đó có thể khơi gợi những ý tưởng và ưu tiên mà họ sẽ không đề cập đến nếu không được hỏi.
- Hãy thử phân tích ký hiệu. Đây là một kỹ thuật phỏng vấn chuyên sâu từ nghiên cứu thị trường. Bạn tìm hiểu bản chất của một thứ gì đó bằng cách hỏi nó không phải là gì, sử dụng các từ như "nếu không có", "không" hoặc "không còn nữa": "Điều gì sẽ khiến bạn ngừng sử dụng thứ này?" hoặc "Điều này sẽ như thế nào nếu nó ngược lại?"
- Hãy sử dụng thang. Bạn liên tục hỏi "Tại sao điều đó lại quan trọng với bạn?" để chuyển từ một tính năng cụ thể sang giá trị tiềm ẩn đằng sau nó. Điều này rất phổ biến trong nghiên cứu thị trường và người dùng, và bài viết trên UXmatters này cũng đề cập đến vấn đề đó. kỹ thuật leo thang Giải thích cách thức hoạt động trong một cuộc phỏng vấn.
7 mẹo để đặt câu hỏi hiệu quả
- Trước tiên, hãy xác định mục tiêu của bạn. Hãy biết rõ những gì bạn cần tìm hiểu trước khi hỏi, để câu hỏi của bạn luôn tập trung vào vấn đề chính.
- Đừng vội phán đoán. Đừng cho rằng bạn biết những gì người khác biết hoặc nghĩ. Hãy hỏi họ.
- Hãy cụ thể. Câu hỏi chính xác sẽ nhận được câu trả lời chính xác. Câu hỏi mơ hồ hoặc quá chung chung sẽ dẫn đến sự nhầm lẫn.
- Hãy lắng nghe câu trả lời. Hãy chú ý đến giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể cũng như lời nói, và để chúng định hình câu hỏi tiếp theo của bạn.
- Hãy đặt câu hỏi một cách tích cực và mang tính xây dựng. Ngôn ngữ buộc tội khiến người khác rơi vào thế phòng thủ và làm gián đoạn cuộc đối thoại.
- Ở lại chủ đề. Nếu có vấn đề khác phát sinh, hãy thống nhất sẽ quay lại vấn đề đó trong một cuộc trò chuyện riêng.
- Hãy đảm bảo an toàn để trả lời. Mọi người thường trả lời thành thật hơn khi họ có thể làm vậy mà không bị dồn vào thế khó.
Thu thập câu hỏi từ một nhóm
Trong một căn phòng lớn hoặc một cuộc họp, lời khuyên cuối cùng là khó thực hiện nhất. Mọi người thường ngại giơ tay phát biểu, và một vài giọng nói quen thuộc thường chiếm ưu thế. slide hỏi đáp trực tiếp Ứng dụng này cho phép mọi người gửi câu hỏi từ điện thoại của mình, và nhóm có thể bình chọn những câu hỏi hay nhất. Người tham gia có thể chọn có thêm tên của mình hay không, vì vậy những người nhút nhát hoặc người mới tham gia có thể đặt câu hỏi mà không cần lộ danh tính.
Để nhanh chóng nắm bắt tình hình trước khi bắt đầu, hãy thêm một cuộc thăm dò trực tiếpVới gói miễn phí, tối đa 50 người có thể tham gia một phiên.
Những điểm chính
- Một câu hỏi hay là câu hỏi rõ ràng, phù hợp, thường mang tính mở và đáng được trả lời.
- Những câu hỏi tiếp theo cho thấy bạn đã lắng nghe, và lắng nghe chính là điều giúp người khác cởi mở hơn.
- Hãy chọn kỹ thuật phù hợp với mục tiêu của bạn: đặt câu hỏi mở để thu thập chi tiết, đặt câu hỏi giả định để tìm ý tưởng, hoặc sử dụng kỹ thuật bậc thang để tìm động cơ.
- Hãy chuẩn bị câu hỏi trước khi hỏi và tạo điều kiện cho mọi người trả lời một cách an toàn.
Các câu hỏi thường gặp
Cách tốt để đặt câu hỏi là gì?
Hãy hỏi từng câu một, cung cấp ngữ cảnh nếu người được hỏi cần, và đảm bảo câu hỏi rõ ràng và phù hợp. Lắng nghe câu trả lời trước khi hỏi câu tiếp theo.
Bạn có thể đặt 10 câu hỏi nào để hiểu rõ hơn về một người?
- Bạn thích làm gì cho vui?
- Bộ phim hoặc chương trình truyền hình yêu thích của bạn là gì?
- Gần đây bạn đã học được điều gì?
- Bạn thích điều gì nhất ở công việc hoặc việc học của mình?
- Kỉ niệm thời thơ ấu yêu thích của bạn là gì?
- Địa điểm nghỉ dưỡng trong mơ của bạn là ở đâu?
- Bạn giỏi điều gì nhất?
- Bạn muốn đạt được điều gì nhất trong năm nay?
- Bạn thích dành ngày cuối tuần như thế nào nhất?
- Hiện tại có điều gì thú vị đang xảy ra trong cuộc sống của bạn không?
Làm thế nào để bạn đặt những câu hỏi thông minh?
Hãy đặt các câu hỏi "tại sao" và "như thế nào" để vượt qua những sự thật và đi đến lý lẽ, chẳng hạn như "Tại sao bạn nghĩ điều đó lại hiệu quả?" hoặc "Bạn đã tiếp cận vấn đề đó như thế nào?". Hãy nhắc lại điều người đó đã nói, ví dụ như "Khi bạn đề cập đến X, điều đó khiến tôi tự hỏi về Y". Điều đó cho thấy bạn đã lắng nghe.
Sự khác biệt giữa câu hỏi mở và câu hỏi đóng là gì?
Câu hỏi đóng có câu trả lời ngắn gọn, cố định, chẳng hạn như "có" hoặc "không". Câu hỏi mở, chẳng hạn như "Bạn nghĩ gì về cuộc họp?", khuyến khích câu trả lời dài hơn bằng lời lẽ của chính người được hỏi.
nguồn
- Huang, K., Yeomans, M., Brooks, AW, Minson, J. và Gino, F. (2017). Hỏi thì chẳng mất gì: Việc đặt câu hỏi sẽ làm tăng thiện cảm. Tạp chí Nhân cách và Tâm lý Xã hội, 113 (3), 430-452.
- Brooks, AW và John, LK (2018). Sức mạnh đáng kinh ngạc của những câu hỏi. Harvard Business Review.
