Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ 101 | Hướng dẫn từng bước

Hãy hình dung nhóm của bạn như một phi hành đoàn đang điều hướng qua các vùng nước của các dự án và mục tiêu. Điều gì xảy ra khi bạn gặp phải một giai đoạn khó khăn? Nhập mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ, la bàn tổ chức của bạn. Trong blog bài đăng này, chúng tôi sẽ khám phá cách phân tích nguyên nhân gốc rễ và các nguyên tắc chính của nó, cách thực hiện RCA từng bước và nhiều mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ khác nhau để hỗ trợ hành trình của bạn.

Mục lục

Phân tích nguyên nhân gốc rễ là gì?

Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) là một quy trình có hệ thống được sử dụng để xác định nguyên nhân cơ bản của các vấn đề hoặc sự cố trong hệ thống. Mục tiêu chính của RCA là xác định lý do tại sao một vấn đề cụ thể lại xảy ra và giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của nó thay vì chỉ điều trị các triệu chứng. Cách tiếp cận này giúp ngăn ngừa sự cố tái diễn.

Phân tích nguyên nhân gốc rễ được sử dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp khác nhau, bao gồm sản xuất, chăm sóc sức khỏe, công nghệ thông tin, v.v. Đó là một cách tiếp cận chủ động để giải quyết vấn đề nhằm tạo ra các giải pháp lâu dài thay vì giải quyết nhanh chóng, thúc đẩy sự cải tiến liên tục trong các tổ chức hoặc hệ thống.

Nguyên tắc chính của phân tích nguyên nhân gốc rễ

Dưới đây là những nguyên tắc chính của RCA:

Tập trung vào vấn đề chứ không phải con người:

Thay vì đổ lỗi cho cá nhân, hãy tập trung giải quyết vấn đề. Phân tích nguyên nhân gốc rễ (RCA) là một công cụ để tìm và khắc phục sự cố, đảm bảo chúng không xảy ra lần nữa mà không cần chỉ tay vào những người cụ thể.

Giữ mọi thứ có tổ chức:

Khi thực hiện RCA, hãy suy nghĩ một cách có tổ chức. Thực hiện theo quy trình từng bước để tìm ra tất cả các lý do có thể gây ra sự cố. Được tổ chức tốt giúp RCA hoạt động tốt hơn.

Sử dụng sự kiện và bằng chứng:

Đưa ra quyết định dựa trên thông tin thực tế. Đảm bảo rằng RCA của bạn sử dụng dữ kiện và bằng chứng chứ không phải phỏng đoán hay cảm xúc.

Ý tưởng câu hỏi một cách cởi mở:

Tạo một không gian nơi bạn có thể đặt câu hỏi về các ý tưởng. Khi thực hiện RCA, hãy cởi mở với những suy nghĩ và quan điểm mới. Điều này giúp khám phá tất cả các lý do có thể gây ra vấn đề.

Hãy kiên trì với nó:

Hiểu rằng RCA có thể mất thời gian. Tiếp tục cho đến khi bạn tìm ra lý do chính của vấn đề. Kiên nhẫn là điều quan trọng để tìm ra giải pháp tốt và ngăn vấn đề xảy ra lần nữa.

Cách thực hiện phân tích nguyên nhân gốc rễ

Thực hiện Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ bao gồm một quy trình có hệ thống để xác định các nguyên nhân cơ bản của một vấn đề. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tiến hành RCA:

1/ Xác định vấn đề:

Nêu rõ vấn đề hoặc vấn đề cần điều tra. Viết một báo cáo vấn đề ngắn gọn bao gồm các chi tiết như triệu chứng, tác động đến hoạt động và bất kỳ thông tin liên quan nào khác. Bước này đặt nền tảng cho toàn bộ quá trình RCA.

2/ Tập hợp một đội:

Thành lập một nhóm đa ngành với các cá nhân có liên quan hoặc có chuyên môn liên quan đến vấn đề. Sự đa dạng trong quan điểm có thể dẫn đến sự hiểu biết toàn diện hơn về vấn đề.

3/ Thu thập dữ liệu:

Thu thập thông tin và dữ liệu liên quan. Điều này có thể liên quan đến việc xem xét hồ sơ, tiến hành phỏng vấn, quan sát các quy trình và thu thập bất kỳ nguồn dữ liệu thích hợp nào khác. Mục đích là để có được sự hiểu biết toàn diện và chính xác về tình hình.

4/ Sử dụng Công cụ RCA:

Sử dụng các công cụ và kỹ thuật RCA khác nhau để xác định nguyên nhân gốc rễ. Các công cụ phổ biến bao gồm:

Sơ đồ xương cá (Ishikawa): Một cách trình bày trực quan giúp phân loại các nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề thành các nhánh, chẳng hạn như con người, quy trình, thiết bị, môi trường và quản lý.
5 Tại sao: Hỏi “tại sao” nhiều lần để theo dõi chuỗi sự kiện và tìm ra nguyên nhân cơ bản. Cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ, hãy tiếp tục hỏi "tại sao".

5/ Xác định nguyên nhân gốc rễ:

Phân tích dữ liệu và thông tin được thu thập để xác định nguyên nhân cơ bản hoặc gốc rễ của vấn đề.

Nhìn xa hơn các triệu chứng trước mắt để hiểu các vấn đề mang tính hệ thống góp phần gây ra vấn đề.
Đảm bảo rằng các nguyên nhân gốc rễ được xác định là hợp lệ và được hỗ trợ bởi bằng chứng. Kiểm tra chéo với nhóm và, nếu có thể, hãy kiểm tra các giả định để xác minh tính chính xác của phân tích của bạn.

6/ Phát triển giải pháp:

Động não và đánh giá các hành động khắc phục và phòng ngừa tiềm năng. Tập trung vào các giải pháp giải quyết các nguyên nhân gốc rễ đã được xác định. Xem xét tính khả thi, hiệu quả và những hậu quả không lường trước được của từng giải pháp.

7/ Lập kế hoạch hành động:

Xây dựng kế hoạch hành động chi tiết trong đó nêu rõ các bước cần thiết để thực hiện các giải pháp đã chọn. Phân công trách nhiệm, đặt ra các mốc thời gian và thiết lập các thước đo để theo dõi tiến độ.

8/ Triển khai các giải pháp:

Đưa các giải pháp đã chọn vào thực tế. Thực hiện các thay đổi về quy trình, thủ tục hoặc các khía cạnh khác được xác định trong kế hoạch hành động.

9/ Theo dõi và đánh giá:

Theo dõi chặt chẽ tình hình để đảm bảo các giải pháp được thực hiện có hiệu quả. Thiết lập một hệ thống đánh giá và phản hồi liên tục. Nếu cần, hãy điều chỉnh các giải pháp dựa trên kết quả thực tế.

Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ

Dưới đây là các mẫu đơn giản hóa để Phân tích nguyên nhân gốc rễ ở nhiều định dạng khác nhau:

Mẫu phân tích nguyên nhân gốc của Excel:

Đây là mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ trong Excel

Mô tả vấn đề: Mô tả ngắn gọn vấn đề hoặc vấn đề.
Ngày & Giờ xảy ra: Ghi lại thời điểm xảy ra sự cố.
Thu thập dữ liệu: Chỉ định các nguồn dữ liệu và phương pháp được sử dụng.
Nguyên nhân sâu sa: Liệt kê các nguyên nhân gốc rễ được xác định.
Giải pháp: Tài liệu đề xuất giải pháp.
Kế hoạch thực hiện: Nêu các bước thực hiện giải pháp.
Giám sát và đánh giá: Xác định cách thức các giải pháp sẽ được giám sát.

Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ 5 Whys:

Dưới đây là mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ 5 tại sao

Báo cáo vấn đề:

Nêu rõ vấn đề.

Tại sao? (Lặp lại lần thứ 1):

Hỏi tại sao vấn đề xảy ra và ghi lại câu trả lời.

Tại sao? (Lặp lại lần thứ 2):

Lặp lại quá trình, hỏi lại tại sao.

Tại sao? (Lặp lại lần thứ 3):

Tiếp tục cho đến khi bạn đạt được nguyên nhân gốc rễ.

Giải pháp:

Đề xuất giải pháp dựa trên nguyên nhân gốc rễ được xác định.

Mẫu phân tích nguyên nhân gốc xương cá:

Đây là mẫu phân tích nguyên nhân gốc xương cá

Báo cáo vấn đề:

Viết vấn đề vào phần “đầu” của sơ đồ xương cá.

Danh mục (ví dụ: Con người, Quy trình, Thiết bị):

Dán nhãn cho các nhánh để biết các nguyên nhân tiềm ẩn khác nhau.

Nguyên nhân chi tiết:

Chia từng loại thành các nguyên nhân cụ thể.

Nguyên nhân sâu sa:

Xác định nguyên nhân gốc rễ cho từng nguyên nhân chi tiết.

Giải pháp:

Đề xuất các giải pháp liên quan đến từng nguyên nhân gốc rễ.

Ví dụ về phân tích nguyên nhân gốc rễ trong chăm sóc sức khỏe:

Đây là một ví dụ phân tích nguyên nhân gốc rễ trong chăm sóc sức khỏe

Mô tả sự cố của bệnh nhân: Mô tả ngắn gọn sự cố chăm sóc sức khỏe.
Dòng thời gian của sự kiện: Phác thảo thời điểm mỗi sự kiện xảy ra.
Yếu tố góp phần: Liệt kê các yếu tố góp phần gây ra sự việc.
Nguyên nhân sâu sa: Xác định nguyên nhân chính của sự việc.
Hanh động đung đăn: Đề xuất các biện pháp ngăn ngừa tái diễn.
Theo dõi và giám sát: Chỉ định cách thức giám sát các hành động khắc phục.

Mẫu phân tích nguyên nhân gốc rễ Six Sigma:

Định nghĩa: Xác định rõ ràng vấn đề hoặc sai lệch.
Đo: Thu thập dữ liệu để định lượng vấn đề.
Phân tích: Sử dụng các công cụ như Fishbone hoặc 5 Whys để xác định nguyên nhân gốc rễ.
Cải tiến: Phát triển và triển khai các giải pháp.
Điều khiển: Thiết lập các biện pháp kiểm soát để theo dõi và duy trì các cải tiến.

Ngoài ra, đây là một số trang web nơi bạn có thể tìm thấy các mẫu phân tích nguyên nhân cốt lõi để trợ giúp bạn trong quy trình RCA của mình: Bấm lênvà Văn hóa an toàn.

Kết luận:

Mẫu Phân tích nguyên nhân gốc rễ là la bàn giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả. Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước được nêu ở đây, nhóm của bạn có thể giải quyết các thách thức một cách chính xác và đảm bảo các giải pháp lâu dài. Để nâng cao hơn nữa các cuộc họp và phiên động não của bạn, đừng quên sử dụng AhaSlides – một công cụ được thiết kế để nâng cao sự hợp tác và hợp lý hóa giao tiếp.

Câu Hỏi Thường Gặp

Làm thế nào để bạn viết một phân tích nguyên nhân gốc rễ?

Xác định vấn đề rõ ràng, Thu thập dữ liệu liên quan, Xác định nguyên nhân gốc rễ, Phát triển các giải pháp giải quyết các nguyên nhân gốc rễ, Triển khai và giám sát tính hiệu quả của các giải pháp.