Bạn đã bao giờ bước vào bếp văn phòng vào buổi sáng và thấy đồng nghiệp của mình đang tụ tập quanh bàn để thảo luận sâu sắc chưa? Khi rót cà phê, bạn sẽ nghe thấy các đoạn "cập nhật nhóm" và "trình chặn". Đó có thể là công việc hàng ngày của nhóm bạn đứng lên cuộc họp trong hành động.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ cuộc họp độc lập hàng ngày là gì cũng như các phương pháp hay nhất mà chúng tôi đã trực tiếp học được. Đi sâu vào bài viết!
Mục lục
- Cuộc họp đứng hàng ngày là gì?
- 6 kiểu họp đứng
- Lợi ích của các cuộc họp đứng hàng ngày
- 8 bước tổ chức cuộc họp đứng hiệu quả
- Ví dụ về định dạng cuộc họp đứng
- Kết luận
Cuộc họp đứng hàng ngày là gì?
Cuộc họp độc lập là cuộc họp nhóm hàng ngày trong đó những người tham gia phải đứng để giữ cho cuộc họp ngắn gọn và tập trung.
Mục đích của cuộc họp này là cung cấp thông tin cập nhật nhanh về tiến độ của các dự án đang triển khai, xác định bất kỳ trở ngại nào và điều phối các bước tiếp theo với 3 câu hỏi chính:
- Bạn đã làm được gì ngày hôm qua?
- Bạn dự định làm gì hôm nay?
- Có bất kỳ trở ngại trong cách của bạn?
Những câu hỏi này giúp nhóm tập trung vào việc duy trì sự nhất quán và có trách nhiệm, thay vì giải quyết vấn đề chuyên sâu. Vì vậy, những cuộc họp độc lập thường chỉ kéo dài từ 5 – 15 phút và không nhất thiết phải diễn ra trong phòng họp.
Thêm ý tưởng cho cuộc họp đứng của bạn.
Nhận các mẫu miễn phí cho các cuộc họp kinh doanh của bạn. Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!
🚀 Lên mây ☁️
Thêm Mẹo Với AhaSlides
6 kiểu họp đứng
Có một số loại cuộc họp đứng, bao gồm:
- Stand-up hàng ngày: Cuộc họp hàng ngày được tổ chức vào cùng một thời điểm mỗi ngày, thường kéo dài 15 - 20 phút, để cập nhật nhanh chóng tiến độ của các dự án đang thực hiện.
- Đứng lên Scrum: Một cuộc họp hàng ngày được sử dụng trong Phát triển phần mềm Agile phương pháp, theo sau Khung Scrum.
- Đứng lên chạy nước rút: Một cuộc họp được tổ chức vào cuối Sprint, là khoảng thời gian được đóng khung để hoàn thành một nhóm nhiệm vụ, để xem xét tiến độ và lập kế hoạch cho Sprint tiếp theo.
- Dự án đứng lên: Một cuộc họp được tổ chức trong một dự án để cung cấp thông tin cập nhật, điều phối các nhiệm vụ và xác định các rào cản tiềm ẩn.
- Đứng từ xa: Một cuộc họp độc lập được tổ chức với các thành viên trong nhóm từ xa qua hội nghị truyền hình hoặc âm thanh.
- Đứng ảo: Một cuộc họp độc lập được tổ chức trong thực tế ảo, cho phép các thành viên trong nhóm gặp nhau trong môi trường mô phỏng.
Mỗi loại cuộc họp độc lập phục vụ một mục đích khác nhau và được sử dụng trong các trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của nhóm và dự án.
Lợi ích của các cuộc họp độc lập hàng ngày
Cuộc họp độc lập mang lại rất nhiều lợi ích cho nhóm của bạn, bao gồm:
1/ Cải thiện giao tiếp
Các cuộc họp độc lập tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin cập nhật, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi. Từ đó, mọi người sẽ học được cách giao tiếp hiệu quả và nâng cao khả năng giao tiếp của mình.
2/ Cải thiện tính minh bạch
Bằng cách chia sẻ những gì họ đang làm và những gì họ đã hoàn thành, các thành viên trong nhóm sẽ nâng cao khả năng hiển thị về tiến độ của dự án và giúp sớm xác định những trở ngại tiềm ẩn. Toàn bộ nhóm cởi mở với nhau và minh bạch trong mọi giai đoạn của dự án.
3/ Căn chỉnh tốt hơn
Cuộc họp độc lập giúp nhóm thống nhất về các ưu tiên, thời hạn và mục tiêu. Từ đó giúp điều chỉnh và giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách nhanh nhất.
4/ Nâng cao trách nhiệm giải trình
Một cuộc họp đứng giúp các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về công việc và tiến độ của họ, giúp giữ cho các dự án đi đúng hướng và đúng thời hạn.
5/ Sử Dụng Thời Gian Hiệu Quả
Cuộc họp đứng diễn ra ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, cho phép các nhóm nhanh chóng đăng ký và quay lại làm việc thay vì lãng phí thời gian trong các cuộc họp dài.
8 bước tổ chức cuộc họp đứng hiệu quả
Để tổ chức một cuộc họp độc lập hiệu quả, điều quan trọng là phải ghi nhớ một số nguyên tắc chính:
1/ Chọn thời gian biểu phù hợp với nhóm của bạn
Tùy thuộc vào dự án và nhu cầu của nhóm bạn, hãy chọn thời gian và tần suất cuộc họp sao cho phù hợp. Có thể là một lần một tuần vào lúc 9 giờ sáng Thứ Hai, hoặc hai lần một tuần và các khung giờ khác, v.v. Tùy theo khối lượng công việc của nhóm, cuộc họp độc lập sẽ được tổ chức.
2/ Viết ngắn gọn
Các cuộc họp độc lập nên được tổ chức càng ngắn càng tốt, thường không quá 15-20 phút. Nó giúp giữ cho mọi người tập trung và tránh lãng phí thời gian trong các cuộc thảo luận dài dòng hoặc tranh luận chẳng đi đến đâu.
3/ Khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm
Tất cả các thành viên trong nhóm nên được khuyến khích chia sẻ thông tin cập nhật về tiến trình của họ, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi. Khuyến khích mọi người tham gia tích cực giúp xây dựng tinh thần đồng đội và thúc đẩy sự cởi mở, hiệu quả.
4/ Tập trung vào hiện tại và tương lai, không phải quá khứ
Trọng tâm của một cuộc họp đứng nên là những gì đã đạt được kể từ cuộc họp trước, những gì được lên kế hoạch cho ngày hôm nay và những trở ngại mà nhóm đang gặp phải. Tránh sa lầy vào các cuộc thảo luận dài dòng về các sự kiện hoặc vấn đề trong quá khứ.
5/ Có chương trình làm việc rõ ràng
Cuộc họp nên có mục đích và cấu trúc rõ ràng, với các câu hỏi hoặc chủ đề được đặt ra để thảo luận. Do đó, có một chương trình cuộc họp rõ ràng sẽ giúp duy trì sự tập trung và đảm bảo rằng tất cả các chủ đề chính đều được đề cập và không bị lãng quên bởi các vấn đề khác.
6/ Khuyến khích giao tiếp cởi mở
Trong cuộc họp đứng, đối thoại cởi mở - trung thực và hoạt động lắng nghe nên được thăng chức. Bởi vì chúng giúp xác định sớm bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào và cho phép nhóm làm việc cùng nhau để vượt qua chúng.
7/ Hạn chế phiền nhiễu
Các thành viên trong nhóm nên tránh bị phân tâm bằng cách tắt điện thoại và máy tính xách tay trong cuộc họp. Nó phải là điều kiện tiên quyết để các thành viên trong nhóm tập trung hoàn toàn vào cuộc họp để đảm bảo rằng mọi người đều có cùng quan điểm.
8/ Hãy nhất quán
Nhóm nên tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày vào cùng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận trước trong khi vẫn tuân thủ chương trình nghị sự đã thiết lập. Điều này giúp xây dựng một thói quen nhất quán và giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị và chủ động lên lịch họp dễ dàng hơn.
Bằng cách làm theo những phương pháp hay nhất này, các nhóm có thể đảm bảo rằng các cuộc họp độc lập của họ diễn ra hiệu quả, hiệu quả và tập trung vào các mục tiêu và mục đích quan trọng nhất. Ngoài ra, các cuộc họp độc lập hàng ngày có thể giúp cải thiện giao tiếp, tăng tính minh bạch và xây dựng một nhóm mạnh mẽ hơn, hợp tác hơn.
Ví dụ về định dạng cuộc họp đứng
Một cuộc họp đứng hiệu quả nên có một chương trình nghị sự và cấu trúc rõ ràng. Đây là một định dạng được đề xuất:
- Giới thiệu: Bắt đầu cuộc họp bằng phần giới thiệu nhanh, bao gồm lời nhắc về mục đích của cuộc họp và mọi quy tắc hoặc hướng dẫn có liên quan.
- Cập nhật cá nhân: Mỗi thành viên trong nhóm nên cung cấp một bản cập nhật ngắn gọn về những gì họ đã làm kể từ cuộc họp trước, những gì họ dự định làm hôm nay và bất kỳ trở ngại nào họ đang gặp phải (Sử dụng 3 câu hỏi chính đã đề cập ở phần 1). Điều này nên được giữ ngắn gọn và tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.
- Thảo luận nhóm: Sau khi cập nhật riêng lẻ, nhóm có thể thảo luận về bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào xuất hiện trong quá trình cập nhật. Nên tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp và tiếp tục với dự án.
- Mục hành động: Xác định bất kỳ mục hành động nào cần được thực hiện trước cuộc họp tiếp theo. Giao các nhiệm vụ này cho các thành viên nhóm cụ thể và đặt thời hạn.
- Kết luận: Kết thúc cuộc họp bằng cách tóm tắt các điểm chính được thảo luận và bất kỳ mục hành động nào được chỉ định. Đảm bảo rằng mọi người đều rõ ràng về những gì họ cần làm trước cuộc họp tiếp theo.
Định dạng này cung cấp một cấu trúc rõ ràng cho cuộc họp và đảm bảo rằng tất cả các chủ đề chính đều được đề cập. Bằng cách tuân theo một định dạng nhất quán, các nhóm có thể tận dụng tối đa các cuộc họp đứng của họ và tập trung vào các mục tiêu và mục tiêu quan trọng nhất.
Kết luận
Tóm lại, cuộc họp độc lập là một công cụ có giá trị dành cho các nhóm muốn cải thiện khả năng giao tiếp và xây dựng một nhóm mạnh mẽ hơn, hợp tác hơn. Bằng cách giữ cho cuộc họp tập trung, ngắn gọn và hấp dẫn, các nhóm có thể tận dụng tối đa những lần đăng ký hàng ngày này và luôn bám sát nhiệm vụ của mình.
Những câu hỏi thường gặp
Cuộc họp đứng lên và cuộc họp scrum là gì?
Sự khác biệt chính giữa cuộc họp độc lập và cuộc họp scrum:
- Tần suất - Hàng ngày so với hàng tuần/hai tuần
- Thời lượng - tối đa 15 phút so với không có thời gian cố định
- Mục đích - Đồng bộ hóa và giải quyết vấn đề
- Người tham dự - Chỉ nhóm cốt lõi so với nhóm + các bên liên quan
- Tập trung - Cập nhật so với đánh giá và lập kế hoạch
Ý nghĩa của cuộc họp thường trực là gì?
Cuộc họp thường trực là cuộc họp được lên lịch thường xuyên, diễn ra trên cơ sở nhất quán, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng.
Bạn nói gì trong một cuộc họp độc lập?
Trong cuộc họp trực tiếp hàng ngày, nhóm sẽ thường thảo luận về:
- Công việc mỗi người đã làm ngày hôm qua - tổng quan ngắn gọn về nhiệm vụ/dự án mà các cá nhân đã tập trung vào ngày hôm trước.
- Mỗi người sẽ làm gì hôm nay - chia sẻ chương trình nghị sự và các ưu tiên của họ cho ngày hiện tại.
- Bất kỳ nhiệm vụ hoặc trở ngại nào bị chặn - chỉ ra bất kỳ vấn đề nào cản trở tiến độ để có thể giải quyết.
- Trạng thái của các dự án đang hoạt động - cung cấp thông tin cập nhật về trạng thái của các sáng kiến quan trọng hoặc công việc đang được tiến hành.
