Kỹ thuật đấm bốc thời gian - Hướng dẫn sử dụng năm 2024

Kỹ thuật đấm bốc thời gian, tại sao không?

Trong cuộc sống hiện đại, con người đang bị thiếu thời gian. Làm việc hiệu quả dưới sự quản lý thời gian hiệu quả là quy tắc để đạt được thành công. Đó là lý do tại sao mọi người ưa chuộng các ứng dụng, cửa hàng tiện lợi, mẹo vặt... để giúp cuộc sống và công việc trở nên dễ dàng hơn. Trong số những người được bình chọn gần đây 100 thủ thuật năng suất tốt nhất khảo sát, Timeboxing, liên quan đến việc chuyển danh sách việc cần làm vào lịch, được xếp hạng là cách hack thực tế nhất. Ngoài ra, việc sắp xếp thời gian cũng là một trong những phương pháp quản lý thời gian ưa thích của Elon Musk.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu khám phá kỹ thuật đấm bốc thời gian và cách thực hiện nó chưa? Hãy đi sâu vào.

• Giới thiệu chung
• Kỹ thuật đấm bốc thời gian là gì?
• Làm thế nào để sử dụng kỹ thuật đấm bốc thời gian?
• Lợi ích của hộp thời gian là gì?
• Làm thế nào để làm kỹ thuật đấm bốc thời gian?
• Kỹ thuật đấm bốc thời gian - Phần thưởng
• Điểm mấu chốt

Thêm mẹo tương tác với AhaSlides

• Áo sơ mi kỹ năng làm việc
• Tầm quan trọng của làm việc nhóm
• Ví dụ về kỹ năng giao tiếp

Giới thiệu chung

Kỹ thuật đóng hộp thời gian là gì?

Để xác định thuật ngữ quyền anh thời gian, hãy quay lại danh sách việc cần làm. Danh sách việc cần làm là một trong những kỹ thuật tốt nhất để phân bổ công việc của bạn một cách hiệu quả trong nhiều thập kỷ. Mọi người đặt bất kỳ nhiệm vụ nào từ đơn giản đến khó vào danh sách việc cần làm. Hoàn thành danh sách việc cần làm một cách xây dựng cần có kỷ luật. Do đó, mọi người cần một bộ công cụ mới có thể giúp mọi người tham gia và cam kết đặt thời gian cho các ưu tiên hoặc nhiệm vụ khẩn cấp và tránh sự trì hoãn.

Do đó, mọi người dần dần dịch và lên lịch danh sách việc cần làm thành hệ thống lịch trực quan với thời gian và địa điểm được chỉ định. Thuật ngữ hộp thời gian đã xuất hiện, đối với hồ sơ, lần đầu tiên được giới thiệu bởi James Martin là quản lý dự án nhanh nhẹn. Khung thời gian là một kỹ thuật quản lý thời gian hữu ích có thể giúp bạn bám sát kế hoạch, đáp ứng thời hạn và đánh giá kết quả.

Làm thế nào để sử dụng kỹ thuật đấm bốc thời gian?

Sử dụng quyền anh thời gian là một chiến lược quản lý công việc hiệu quả mà bạn có thể tận dụng trong mọi khía cạnh của cuộc sống, học tập và công việc. Thông thường, hộp thời gian được sử dụng trong quản lý nhanh nhẹn, học tập và duy trì thói quen.

#1. Hộp thời gian để quản lý nhanh

Hộp thời gian là một kỹ thuật đơn giản và mạnh mẽ được áp dụng trong quản lý linh hoạt, một trong những phương pháp chính của DSDM, để kiểm soát và xử lý các dự án thành công cũng như tuân theo khuôn khổ thời gian nghiêm ngặt của mọi sự kiện. Các nhà lãnh đạo dự án phân bổ một khung thời gian, theo nghĩa đen, một khoảng thời gian cố định cho mỗi nhiệm vụ được giao.

Hộp thời gian của daily scrum sẽ khác với hộp thời gian của retrospectives hoặc time box của sprint, hoặc hộp thời gian của kick-off, v.v... Ví dụ: hộp thời gian của daily scrum thường được đặt trong vòng 15 phút mỗi ngày để nhanh chóng cập nhật đội. Hơn nữa, các cuộc cải tiến nước rút đặt ra khung thời gian là ba giờ cho một lần chạy nước rút kéo dài một tháng để nhóm kiểm tra tiến độ và cải tiến dự án.

#2. Xếp thời gian cho việc học

Một khung thời gian cho các nhiệm vụ học tập và nghiên cứu hàng ngày của bạn là rất quan trọng đối với sinh viên hoặc nhà nghiên cứu để đạt được thành tích tốt nhất. Bạn có thể chặn một thời gian cụ thể trong lịch của mình để kiểm tra tiến trình của mình. Ví dụ: đặt khung thời gian nghỉ giải lao 5 phút sau mỗi 45 phút học. Hoặc đặt khung thời gian 1 giờ để học một ngôn ngữ mới khi bắt đầu đọc, viết, nói hoặc nghe.

#3. Hộp thời gian cho cuộc sống hàng ngày

Cân bằng giữa công việc và cuộc sống là điều mà hầu hết mọi người đang cố gắng đạt được và việc duy trì những thói quen tốt như tập thể dục hoặc đọc sách có vẻ khó khăn hơn khi mọi người bận rộn với nhiều vấn đề khác nhau. Tuy nhiên, với thời gian đào tạo nghiêm ngặt, một thói quen tốt là có thể. Ví dụ, nếu bạn áp dụng kỹ thuật lập khung thời gian, hãy dành 30 phút vào lúc 21:30 hàng ngày để thiền tại nhà trước khi đi ngủ sẽ giúp bạn giải phóng áp lực và đầu óc minh mẫn.

Lợi ích của kỹ thuật đấm bốc thời gian là gì?

Có năm lợi ích của kỹ thuật đấm bốc thời gian mà bạn có thể thấy rõ ràng.

#1. Giúp bạn tập trung

Đúng vậy, lợi ích to lớn của việc sắp xếp thời gian là giúp bạn tập trung vào việc hướng tới kết quả và tránh bị phân tâm. Với quản lý hộp thời gian, bạn có thời gian giới hạn để thực hiện nhiệm vụ của mình, vì vậy bạn có động lực hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Bạn cũng có thể sử dụng Kỹ thuật Pomodoro để quản lý kỹ thuật này một cách hiệu quả. Đây cũng là một chiến thuật quản lý thời gian ngụ ý làm việc theo thời gian và sau đó là một khoảng nghỉ ngắn. 25 phút dường như không có gì to tát, nhưng nếu bạn không để sự gián đoạn của mình rời mắt khỏi quả bóng, bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ mình có thể đạt được trong khoảng thời gian này.

#2. Kiểm soát thời gian của bạn

Có 24 giờ mỗi ngày và chỉ có bạn là người quyết định cách sử dụng nó một cách thông minh. Với các kỹ thuật sắp xếp thời gian, bạn có cơ hội chủ động phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ của riêng mình. Bạn sẽ cảm thấy rằng bạn đang kiểm soát thời gian của mình một cách rõ ràng khi bạn bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ này và chuyển sang nhiệm vụ khác đúng giờ.

#3. Nâng cao năng suất

Chắc chắn, hộp thời gian giúp nâng cao chất lượng công việc. Bí mật của năng suất là mọi người có thể đạt được mục tiêu hiệu quả hơn trong thời gian ngắn nhất và với nguồn lực hạn chế. Áp dụng khung thời gian có kỷ luật có thể giải phóng chúng ta khỏi định luật Parkinson bằng cách đặt ra giới hạn thời gian hợp lý, có giới hạn cho một nhiệm vụ và tuân thủ nó. Những lợi thế của bất kỳ kỹ thuật quản lý tác vụ hoặc hiệu quả nào đều khó giải quyết chính xác, nhưng không nghi ngờ gì nữa, chúng rất quan trọng.

#4. thúc đẩy động lực

Một khi bạn kiên định với sự kiểm soát của mình và thành công có thể đo lường được, bạn sẽ thấy nó vô cùng dễ chịu và thậm chí gây nghiện. Sau khi xem xét toàn bộ quá trình, bạn đã nhận thức rõ hơn về cách phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ, điều này sẽ khuyến khích bạn thực hiện tốt hơn trong lần tiếp theo và cũng giúp bạn xây dựng một cách tiếp cận phù hợp hơn cho dự án sắp tới. Miễn là bạn tìm ra lý do tại sao bạn không hoàn thành nhiệm vụ mà bạn phải làm, bạn sẽ biết mình phải cải thiện điều gì.

Làm thế nào để thực hiện kỹ thuật đấm bốc thời gian?

Sau khi tìm hiểu về kỹ thuật Time Boxing, hãy tìm hiểu cách tạo hộp thời gian cho dự án sắp tới hoặc các hoạt động hàng ngày của bạn theo năm bước sau:

# 1.  Chọn một hệ thống hoặc ứng dụng sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian

Ở bước đầu tiên, điều quan trọng là chọn một công cụ phù hợp để áp dụng kỹ thuật đóng hộp thời gian. Công cụ quản lý thời gian có thể là ứng dụng quản lý thời gian cung cấp cho bạn hướng dẫn toàn diện về cách thiết lập kế hoạch, tạo khung quản lý thời gian, chặn nhiệm vụ của bạn... hoặc đơn giản là lịch trên máy tính xách tay.

#2. Xác định danh sách việc cần làm của bạn

Đừng quên bắt đầu việc lập khung thời gian bằng danh sách tất cả các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành từ tầm thường đến rất quan trọng. Tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của bạn, hãy chia việc cần làm của bạn bằng các nhãn khác nhau hoặc phân loại các nhiệm vụ tương tự lại với nhau để bạn có thể theo dõi dễ dàng. Vì vậy, bạn có thể tránh được việc tốn thời gian bằng cách tập trung lại sự chú ý của mình vào một nhiệm vụ mới thuộc danh mục hoàn toàn khác.

#3. Đặt khung thời gian

Trong đóng khung thời gian, khái niệm đóng khung thời gian là bước bắt buộc để hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đối với bản ghi, nó còn được gọi là chặn thời gian, đơn giản là việc liên quan đến việc dành thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể trong từng khoảng thời gian trong ngày của bạn. Lấy cuộc họp sàng lọc Backlog làm ví dụ, không bắt buộc phải đặt ra khung thời gian chính thức nhưng không có nghĩa là trưởng nhóm không coi trọng nó. Các cuộc họp sàng lọc Timebox Backlog có thể đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm luôn cộng tác và gắn kết.

Ví dụ,

• Bắt đầu hộp thời gian 10 phút để bắt đầu và giới thiệu
• Chặn hộp thời gian 15 phút trở lên cho mỗi hạng mục Product Backlog sẽ được kiểm tra
• Kết thúc hộp thời gian 5 phút để tóm tắt

#4. Đặt hẹn giờ

Mặc dù việc thêm các khối vào lịch có thể giúp bạn có được bức tranh tổng thể tốt hơn nhưng nó sẽ không tự động giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong ít giờ hơn. Đặt hẹn giờ trên máy tính xách tay của bạn sau khi bạn đã chỉ định thời gian cho từng nhiệm vụ. Mặt khác, việc đặt hẹn giờ và ấn định thời hạn cho mỗi ô sẽ vô cùng có lợi. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật lịch trình khi bạn bắt đầu làm việc và khi nào bạn cần tiếp tục chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Dành thời gian cho mỗi nhiệm vụ sẽ giúp đảm bảo rằng không có dự án nào khác bị bỏ dở.

#5. Gắn bó với lịch của bạn

Đôi khi bạn có thể gặp khó khăn khi bắt đầu một nhiệm vụ mới. Nhưng đừng cho phép bản thân bỏ cuộc và cố gắng bám sát kế hoạch ban đầu của mình. Cho đến khi hết giờ, lúc này bạn có thể xem lại và phân tích kết quả của mình và thực hiện các thay đổi cho lần tiếp theo. Chìa khóa của kỹ thuật này là tin tưởng vào kế hoạch ban đầu của bạn và tránh thay đổi nó nhiều nhất có thể trong quá trình xử lý. Nếu bạn định thực hiện bất kỳ thay đổi nào, hãy thực hiện ngay trên lịch để có thể đánh giá tiến độ của mình vào cuối ngày.

7 mẹo để làm chủ hộp thời gian để có kết quả tốt nhất.

#1. Phân bổ thời gian hợp lý

#2. Không cho phép bất kỳ sự gián đoạn nào

#3. Thêm một số bộ đệm

#4. Cập nhật những gì thực sự đã xảy ra

#5. Đừng làm quá sức

#6. Cho mình một khoảng thời gian nghỉ ngơi

#7. Đánh giá tiến độ thường xuyên

Kỹ thuật đấm bốc thời gian - Phần thưởng

Giờ đây, bạn đã có cách để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và đạt được thành tích mỗi ngày, đã đến lúc chúc mừng những gì bạn đã cố gắng kiên trì bấy lâu nay. Tặng cho bản thân một món quà nhỏ như một kỳ nghỉ, một kỳ nghỉ ngoài đường, mua quần áo mới hoặc tận hưởng thời gian ở nhà là một cách hay để khuyến khích bạn làm việc chăm chỉ hơn và tiếp tục tuân theo các nguyên tắc và kỷ luật của mình, và tất nhiên, một lịch hộp thời gian mới.

Lời khuyên: Nếu bạn cần nhanh chóng quyết định phần thưởng của mình mỗi khi đạt được mục tiêu, hãy quay vòng Vòng quay may mắn của giải thưởng cho vui vẻ.

Phần thưởng hoàn thành Timeboxing AhaSlides Vòng quay may mắn .

Lời kết

Việc Harvard Business Review công nhận là điều dễ hiểu Kỹ thuật đấm bốc thời gian là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để cải thiện năng suất. Bạn có thể đã nghe nó hàng ngàn lần trước đây: làm việc thông minh hơn, không chăm chỉ hơn. Thế giới đang thay đổi rất nhanh, và bạn cũng vậy. Cải thiện bản thân hoặc bạn sẽ bị bỏ lại phía sau. Học cách biến bạn trở thành một người có năng suất cao là cần thiết để có một cuộc sống tốt đẹp hơn.

Ngoài ra còn có nhiều mẹo vặt mà bạn có thể học ngoài kỹ thuật đấm bốc thời gian; Ví dụ: Sử dụng phần mềm thuyết trình để thực hiện công việc của bạn ấn tượng hơn và tiến một bước trong sự nghiệp của bạn. AhaSlides là công cụ trình bày trực tiếp tối ưu dành cho các nhà giáo dục, chuyên gia, người học và doanh nhân... công cụ này chắc chắn giải quyết vấn đề của bạn nhanh hơn, hiệu quả hơn và hiệu quả hơn.