Gemba đi bộ là gì? Trong thế giới cải tiến liên tục và quản lý tinh gọn, thuật ngữ “Gemba Walk” thường xuất hiện. Nhưng Gemba walk là gì và tại sao nó lại quan trọng trong thế giới kinh doanh? Nếu bạn đã từng tò mò về khái niệm này thì bạn sắp bắt đầu cuộc hành trình khám phá sức mạnh của những bước đi Gemba. Hãy cùng khám phá gemba walk là gì, tại sao chúng là một công cụ quan trọng và cách sử dụng chúng để đạt được hoạt động xuất sắc.
Mục lục
- Gemba Walk là gì? Và tại sao nó quan trọng?
- 3 Yếu Tố Của Gemba Walk Hiệu Quả
- Cách thực hiện bước đi Gemba
- 1. Xác định mục đích và mục tiêu
- 2. Chuẩn bị cho cuộc đi bộ
- 3. Chọn thời gian
- 4. Tập hợp một nhóm
- 5. Xác định vai trò và trách nhiệm
- 6. Ưu tiên An toàn
- 7. Chuẩn bị các quan sát và câu hỏi
- 8. Thúc đẩy giao tiếp cởi mở
- 9. Tích cực quan sát và tương tác
- 10. Đánh giá sự an toàn và tuân thủ
- 11. Xác định cơ hội cải tiến
- 12. Ghi lại các phát hiện và hành động thực hiện
- Danh sách kiểm tra đi bộ Gemba là gì
- Chìa khóa chính
- Câu hỏi thường gặp Gemba Walks là gì
Gemba Walk là gì? Và tại sao nó quan trọng?
Gemba Walk là gì? Gemba Walk là một hoạt động quản lý trong đó các nhà lãnh đạo hoặc người quản lý đến nơi làm việc của nhân viên, được gọi là “gemba”. Mục đích của hoạt động này là quan sát, thu hút và học hỏi từ nhân viên. Thuật ngữ này bắt nguồn từ thực tiễn sản xuất của Nhật Bản, đặc biệt là Hệ thống sản xuất Toyota, trong đó “Gemba” có nghĩa là địa điểm thực tế nơi giá trị được tạo ra trong quá trình sản xuất.
Nhưng điều gì khiến Gemba Walks trở nên quan trọng đến vậy? Hãy đi sâu vào ý nghĩa của chúng:
- Hiểu biết theo thời gian thực: Gemba Walks cho phép các nhà lãnh đạo hiểu biết trực tiếp, theo thời gian thực về cách các quy trình và hoạt động diễn ra. Bằng cách có mặt tại phân xưởng, văn phòng hoặc bất cứ nơi nào công việc diễn ra, họ có thể trực tiếp nhìn thấy những thách thức, vướng mắc và cơ hội cải tiến.
- Sự tham gia của người lao động: Khi các nhà lãnh đạo tiến hành Gemba Walks, nó sẽ gửi một thông điệp mạnh mẽ đến nhân viên. Nó cho thấy rằng công việc của họ có giá trị và những hiểu biết sâu sắc của họ rất quan trọng. Sự tham gia này có thể dẫn đến một môi trường làm việc hợp tác hơn, nơi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và có nhiều khả năng chia sẻ ý tưởng để cải thiện hơn.
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Gemba Walks cung cấp dữ liệu và quan sát có thể giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ngược lại, điều này có thể dẫn đến những cải tiến chiến lược và những lựa chọn sáng suốt hơn.
- Thay đổi văn hoá: Việc triển khai Gemba Walk thường xuyên có thể thay đổi văn hóa của tổ chức. Nó chuyển trọng tâm từ “quản lý từ bàn làm việc” sang “quản lý bằng cách đi bộ xung quanh”. Sự thay đổi văn hóa này thường dẫn đến một tổ chức linh hoạt hơn, phản ứng nhanh hơn và có định hướng cải tiến hơn.
3 Yếu Tố Của Gemba Walk Hiệu Quả
Một Gemba Walk hiệu quả bao gồm ba yếu tố thiết yếu:
1/ Mục đích và mục tiêu:
- Mục đích chính của Gemba walk là gì? Sự rõ ràng trong việc xác định mục đích và mục tiêu là cơ bản. Nó hướng dẫn bước đi, giúp bạn tập trung vào các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như cải tiến quy trình hoặc thu thập phản hồi của nhân viên.
- Các mục tiêu phải phù hợp với các ưu tiên rộng hơn của tổ chức, đảm bảo việc đi bộ góp phần vào các mục tiêu tổng thể.
2/ Quan sát và tương tác tích cực:
Một Gemba Walk hiệu quả đòi hỏi sự quan sát tích cực và sự tham gia có ý nghĩa. Đây không phải là một cuộc tản bộ thụ động mà là một trải nghiệm sâu sắc.
3/ Theo dõi và hành động:
Cuộc đi bộ Gemba không kết thúc khi bạn rời khỏi Gemba. Việc theo dõi và hành động là rất quan trọng để biến những hiểu biết sâu sắc thành những cải tiến hữu hình.
Cách thực hiện bước đi Gemba
Việc tiến hành Gemba Walks hiệu quả bao gồm một quy trình có cấu trúc bao gồm nhiều bước để đảm bảo rằng việc đi bộ có mục đích và hiệu quả. Dưới đây là 12 bước hướng dẫn bạn thực hiện quy trình Gemba Walk:
1. Xác định mục đích và mục tiêu:
Nêu rõ lý do tham gia Gemba Walk và mục tiêu cụ thể mà bạn mong muốn đạt được. Bạn có tập trung vào việc cải tiến quy trình, giải quyết vấn đề hoặc sự gắn kết của nhân viên không? Biết được mục đích sẽ định hướng cho toàn bộ bước đi.
2. Chuẩn bị cho cuộc đi bộ:
Làm quen với dữ liệu, báo cáo và thông tin liên quan đến khu vực bạn sẽ ghé thăm. Kiến thức nền tảng này giúp bạn hiểu được bối cảnh và các lĩnh vực tiềm ẩn cần quan tâm.
3. Chọn thời gian:
Chọn thời điểm thích hợp để tiến hành đi bộ, lý tưởng nhất là trong giờ làm việc thông thường hoặc các ca làm việc liên quan. Thời gian này đảm bảo rằng bạn quan sát được các điều kiện làm việc điển hình.
4. Tập hợp một Đội (nếu có):
Tùy theo mức độ phức tạp của khu vực mà hãy cân nhắc việc thành lập một đội để đi cùng bạn. Các thành viên trong nhóm có thể cung cấp thêm kiến thức chuyên môn và quan điểm.
5. Xác định vai trò và trách nhiệm:
Phân công vai trò và trách nhiệm cụ thể cho các thành viên trong nhóm. Các vai trò có thể bao gồm người quan sát, người đặt câu hỏi và người ghi chép, đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều đóng góp vào sự thành công của cuộc đi bộ.
6. Ưu tiên an toàn:
Đảm bảo an toàn là ưu tiên hàng đầu. Xác minh rằng thiết bị an toàn và thiết bị bảo hộ cá nhân có sẵn và được sử dụng, đặc biệt là trong những môi trường mà vấn đề an toàn là vấn đề cần quan tâm.
7. Chuẩn bị các quan sát và câu hỏi:
Tạo danh sách các mục, quy trình hoặc khu vực bạn muốn quan sát trong quá trình đi dạo. Ngoài ra, hãy chuẩn bị các câu hỏi mở để hỏi nhân viên và chủ sở hữu quy trình.
8. Thúc đẩy giao tiếp cởi mở:
Trao đổi với nhân viên rằng Gemba Walk là cơ hội để học hỏi và thu thập thông tin chi tiết. Khuyến khích giao tiếp cởi mở và hai chiều, nhấn mạnh tầm quan trọng của ý kiến đóng góp của họ.
9. Tích cực quan sát và tham gia:
Trong quá trình đi dạo, hãy tích cực quan sát quy trình làm việc, thiết bị, quy trình làm việc và môi trường làm việc. Ghi chú và sử dụng máy ảnh hoặc thiết bị di động để ghi lại những gì bạn nhìn thấy.
Tương tác với nhân viên bằng cách đặt câu hỏi liên quan đến nhiệm vụ, thách thức và những cải tiến tiềm năng của họ. Hãy chăm chú lắng nghe câu trả lời của họ.
10. Đánh giá sự an toàn và tuân thủ:
Đặc biệt chú ý đến các vấn đề an toàn và tuân thủ. Đảm bảo rằng nhân viên tuân theo các quy định và tiêu chuẩn an toàn cũng như các tiêu chuẩn và quy trình chất lượng đang được tuân thủ.
11. Xác định cơ hội cải tiến:
Tìm kiếm các nguồn lãng phí và cơ hội để nâng cao hiệu quả. Chúng có thể bao gồm sản xuất thừa, sai sót, thời gian chờ đợi và hàng tồn kho dư thừa.
12. Ghi lại các phát hiện và hành động thực hiện:
Sau khi đi dạo, hãy ghi lại những quan sát và phát hiện của bạn. Xác định các hành động cụ thể cần được thực hiện dựa trên những hiểu biết sâu sắc thu được. Phân công trách nhiệm, đặt ra thời hạn thực hiện và thiết lập vòng phản hồi để cải tiến liên tục.
Danh sách kiểm tra đi bộ Gemba là gì
Dưới đây là một số câu hỏi ví dụ về bước đi gemba có thể được sử dụng làm danh sách kiểm tra trong quá trình đi bộ của bạn:
- Bạn mô tả quá trình làm việc hiện tại như thế nào?
- Các quy trình an toàn có được tuân thủ một cách hiệu quả không?
- Các công cụ quản lý trực quan có được sử dụng và hiệu quả không?
- Bạn có thể xác định nguồn lãng phí hoặc tắc nghẽn?
- Nhân viên có tham gia vào công việc của họ không?
- Môi trường làm việc có mang lại hiệu quả không?
- Có vấn đề hoặc khiếm khuyết về chất lượng phổ biến không?
- Các công cụ và thiết bị có được bảo trì tốt không?
- Nhân viên có đưa ra phản hồi hoặc đề xuất không?
- Công việc tiêu chuẩn có được ghi lại và tuân thủ không?
- Làm thế nào để nhân viên hiểu được nhu cầu của khách hàng?
- Những cải tiến nào có thể được thực hiện?
Chìa khóa chính
Gemba đi bộ là gì? Gemba Walks là một cách tiếp cận năng động và cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục trong các tổ chức.
Theo dõi các bước đi của Gemba, đừng quên sử dụng AhaSlides. AhaSlide cung cấp các tính năng tương tác cho các cuộc họp, phiên động não và thảo luận cộng tác hiệu quả hơn, khiến nó trở thành người bạn đồng hành lý tưởng để triển khai những phát hiện và ý tưởng thu thập được trong Gemba Walks.
Câu hỏi thường gặp về Gemba Walks là gì
Gemba walk có nghĩa là gì?
Gemba Walk là viết tắt của “Đi đến địa điểm thực tế”. Đó là một hoạt động quản lý trong đó các nhà lãnh đạo đến thăm nơi làm việc để quan sát và gắn kết với nhân viên.
Ba yếu tố của Gemba Walk là gì?
Ba yếu tố của Gemba Walk là: Mục đích và Mục tiêu, Quan sát và Tương tác tích cực, Theo dõi và Hành động.
Danh sách kiểm tra đi bộ Gemba là gì?
Danh sách kiểm tra của Gemba Walk là một danh sách có cấu trúc gồm các mục và câu hỏi được sử dụng trong quá trình đi bộ để đảm bảo cách tiếp cận có hệ thống trong việc quan sát và thu thập thông tin chi tiết từ nơi làm việc.
Tham khảo: KaiNexus | Văn hóa an toàn | Sáu Sigma DSI
