8 Sleutelstappe om vergaderingagenda te skryf met voorbeelde en gratis sjablone

So, wat is die Vergaderingsagenda? Die waarheid is dat ons almal deel was van vergaderings waar ons betekenisloos voel, en nie eers verstaan ​​hoekom ons moet ontmoet om inligting te bespreek wat per e-pos opgelos kan word nie. Sommige mense sal dalk selfs vergaderings moet bywoon wat ure lank duur sonder om enige probleme op te los.

Nie alle vergaderings is egter onproduktief nie, en as jy doeltreffend met jou span wil saamwerk, sal 'n vergadering met 'n agenda jou van hierdie bogenoemde rampe red.

'n Goed saamgestelde agenda stel duidelike doelwitte en verwagtinge vir die vergadering, wat verseker dat almal weet wat hul doel is en wat voor, tydens en na moet gebeur.

Daarom sal hierdie artikel jou lei oor die belangrikheid van 'n vergaderingagenda, stappe om 'n doeltreffende een te skep en voorbeelde (+ sjablone) verskaf om in jou volgende vergadering te gebruik.

• Waarom elke vergadering 'n agenda nodig het
• 8 Sleutelstappe om 'n doeltreffende vergaderingagenda te skryf
• Vergaderingsagenda voorbeelde en gratis sjablone
• Stel jou vergaderingagenda op met AhaSlides
• Belangrike take 

Meer werkwenke met AhaSlides

• 10 tipes vergaderings in besigheid
• Notule van die vergadering: Beste skryfgids, voorbeelde (+ gratis sjabloon) in 2023
• 6 Best Ontmoet Hacks

Waarom elke vergadering 'n agenda nodig het

Elke vergadering het 'n agenda nodig om te verseker dat dit produktief en doeltreffend is. ’n Vergaderingsagenda sal die volgende voordele inhou:

• Verduidelik die doel en doelwitte van die vergadering, en help om die bespreking gefokus en op koers te hou.
• Bestuur vergaderingtyd en -tempo, maak seker dat daar geen sinlose argumente is nie, en spaar soveel tyd as moontlik.
• Stel verwagtinge vir deelnemers, en verseker dat alle relevante inligting en aksie-items gedek word.
• Bevorder aanspreeklikheid en organisasie, wat lei tot meer effektiewe en doeltreffende vergaderings.

8 Sleutelstappe om 'n doeltreffende vergaderingagenda te skryf

Hier is 'n paar sleutelwenke om jou te help om 'n doeltreffende vergaderingsagenda te skryf:

1/ Bepaal die tipe vergadering 

Omdat verskillende soorte vergaderings verskillende deelnemers, formate en doelwitte kan behels, is dit belangrik om die geskikte een vir die situasie te kies.

• Projek afskop vergadering: 'n Vergadering wat 'n oorsig gee van die projek, sy doelwitte, tydlyn, begroting en verwagtinge.
• All-hands vergadering: 'n Soort maatskappywye vergadering waar alle werknemers genooi word om dit by te woon. Om almal in te lig oor die maatskappy se prestasie, doelwitte en planne en om 'n gevoel van gemeenskaplike doel en rigting binne die organisasie te bevorder.
• Stadsaalvergadering: 'n Maatskappystadsaalvergadering waar werknemers vrae kon vra, opdaterings kon ontvang en terugvoer aan senior bestuur en ander leiers kon gee.
• Strategiese Bestuursvergadering: 'n Vergadering waarin senior leiers of bestuurders bymekaar kom om die langtermynrigting te bespreek en te beplan. 
• Virtuele spanvergadering: Die formaat van virtuele spanvergaderings kan aanbiedings, besprekings en interaktiewe aktiwiteite insluit en kan uitgevoer word met behulp van videokonferensie-sagteware, kitsboodskappe of ander digitale kommunikasie-instrumente. 
• Dinkskrumsessie: 'n Kreatiewe en samewerkende vergadering waarin deelnemers nuwe idees genereer en bespreek.
• Een-tot-een vergadering: 'n Privaat ontmoeting tussen twee mense, wat dikwels gebruik word vir prestasiebeoordelings, afrigting of persoonlike ontwikkeling.

2/ Definieer die doel en doelwitte van die vergadering

Sê duidelik waarom die vergadering gehou word en wat jy of jou span hoop om te bereik.

3/ Identifiseer die sleutelonderwerpe 

Lys die sleutelonderwerpe wat gedek moet word, insluitend enige belangrike besluite wat geneem moet word.

4/ Ken 'n tydsbeperking toe

Ken 'n gepaste hoeveelheid tyd toe vir elke onderwerp en die hele vergadering om te verseker dat die vergadering op skedule bly.

5/ Identifiseer die deelnemers en hul rolle

Maak 'n lys van wie aan die vergadering sal deelneem en spesifiseer hul rolle en verantwoordelikhede.

6/ Berei materiaal en stawende dokumente voor

Versamel enige relevante inligting of materiaal wat tydens die vergadering benodig sal word.

7/ Versprei die agenda vooraf

Stuur die vergaderingagenda aan alle deelnemers om te verseker dat almal gereed en voorbereid is.

8/ Hersien en hersien die agenda soos nodig

Hersien die agenda voor die vergadering om te verseker dat dit volledig en akkuraat is, en maak enige nodige hersienings.

Vergaderingsagenda voorbeelde en gratis sjablone 

Hier is 'n paar voorbeelde van vergaderingagendas wat vir verskillende tipes vergaderings gebruik kan word:

1/ Spanvergadering Agenda

Datum: 

Plek: 

deelnemers: 

Spanvergaderingdoelwitte:

• Om die vordering van die projekimplementering op te dateer
• Om huidige probleme en oplossings te hersien

Spanvergadering Agenda: 

• Inleiding en welkom (5 minute) | @WHO
• Hersiening van vorige vergadering (10 minute) | @WHO
• Projekopdaterings en vorderingsverslae (20 minute) | @WHO
• Probleemoplossing en besluitneming (20 minute) | @WHO
• Oop bespreking en terugvoer (20 minute) | @WHO
• Aksie en volgende stappe (15 minute) | @WHO
• Sluitings- en volgende vergaderingreëlings (5 minute) | @WHO

Gratis maandelikse vergaderingsjabloon met AhaSlides

2/ All Hands Meeting Agenda

Datum: 

Plek: 

Attendees: 

Ontmoetingsdoelwitte:

• Om maatskappyprestasie op te dateer en nuwe inisiatiewe en planne vir werknemers bekend te stel.

'n Vergaderingagenda: 

• Welkom en inleiding (5 minute)
• Maatskappy prestasie-opdatering (20 minute)
• Bekendstelling van nuwe inisiatiewe en planne (20 minute)
• V&A-sessie (30 minute)
• Werknemererkenning en toekennings (15 minute)
• Sluitings- en volgende vergaderingreëlings (5 minute)

Alle Hands Meeting Sjabloon

3/ Projek Afskopvergadering Agenda

Datum: 

Plek: 

deelnemers:

Ontmoetingsdoelwitte:

• Om duidelike doelwitte en verwagtinge vir die projek daar te stel
• Om die projekspan voor te stel
• Om projekuitdagings en risiko's te bespreek

'n Vergaderingagenda: 

• Welkom en inleiding (5 minute) | @WHO
• Projekoorsig en doelwitte (15 minute) | @WHO
• Spanlid-inleidings (5 minute) | @WHO
• Rol- en verantwoordelikheidsopdragte (20 minute) | @WHO
• Skedule en tydlyn oorsig (15 minute) | @WHO
• Bespreking van projekuitdagings en risiko's (20 minute) | @WHO
• Aksie-items en volgende stappe (15 minute) | @WHO
• Sluitings- en volgende vergaderingreëlings (5 minute) | @WHO

Let daarop dat hierdie slegs voorbeelde is, en die agenda-items en formaat kan aangepas word op grond van die spesifieke behoeftes en doelwitte van die vergadering. 

Stel jou vergaderingagenda op met AhaSlides 

Volg hierdie stappe om 'n vergaderingagenda met AhaSlides op te stel:

• Maak 'n rekening oop: As jy nog nie het nie, teken in vir AhaSlides en skep 'n rekening. Of gaan na ons Openbare sjabloonbiblioteek.

• Kies 'n vergadering agenda sjabloon: Ons het 'n verskeidenheid vergaderingagendasjablone wat u as 'n beginpunt kan gebruik. Kies eenvoudig die een wat die beste by jou behoeftes pas en klik "Kry sjabloon".

• Pas die sjabloon aan: Sodra jy 'n sjabloon gekies het, kan jy dit pasmaak deur items by te voeg of te verwyder, die formatering aan te pas en die kleurskema te verander.

• Voeg jou agenda-items by: Gebruik die skyfie-redigeerder om jou agenda-items by te voeg. Jy kan teks, 'n draaiwiel, meningspeilings, beelde, tabelle, kaarte en meer byvoeg.

• Werk saam met jou span: As jy met 'n span werk, kan jy aan die agenda saamwerk. Nooi spanlede eenvoudig om die aanbieding te wysig, en hulle kan veranderinge maak, opmerkings byvoeg en wysigings voorstel.

• Deel die agenda: Wanneer jy gereed is, kan jy die agenda met jou span of met deelnemers deel. Jy kan 'n skakel deel of via 'n QR-kode.

Met AhaSlides kan jy maklik 'n professionele, goed gestruktureerde vergaderingsagenda skep wat jou sal help om op koers te bly en jou vergaderingdoelwitte te bereik.

Belangrike take 

Deur hierdie sleutelstappe en voorbeelde te volg met behulp van AhaSlides-sjablone, hoop ons dat jy 'n goed gestruktureerde vergaderingsagenda kan skep wat jou voorberei vir sukses.

Algemene vrae