Plani la perfektan eventon povas sentiĝi superforta, kaj jen tie kompanioj de administrado de eventoj Envenu.
Ĉu vi sonĝas pri la geedziĝo de la vivo, ĵetas datrevenan feston aŭ bezonas organizi kompanian konferencon, kompanio pri administrado de eventoj povas transformi vian vizion en sperton, kiun homoj ne forgesos.
Daŭre legu la artikolon por scii kio ĝuste estas evento-administrada kompanio, ilia rolo, kaj krome konsiletoj por elekti la plej bonan kaj kiaj estas la ruĝaj flagoj por eviti.
Enhavtabelo
Superrigardo
| Kio estas la signifo de evento-administra firmao? | Kompanio pri administrado de eventoj povas respondeci pri ĉiuj gravaj organizaj taskoj por kontribui al sukcesa evento, helpante vin koncentriĝi pri la enhavo de la evento kaj viaj gastoj. |
| Kion faras evento-kompanio? | Planante, organizante kaj kunordigante multajn eventojn por siaj klientoj. |
Kio Estas Eventa Administra Kompanio?
Planante eventon de ajna skalo, de geedziĝo ĝis kompania kunveno, evento-administra firmao povas certigi, ke ĉio funkcias perfekte.
Eventaj planistoj laboras proksime kun klientoj por kompreni iliajn bezonojn, celojn kaj buĝeton. Tiam ili kreas ampleksan eventan planon adaptitan al la vizio de la kliento, por ke klientoj havu trankvilon, ke ilia eventa vizio fariĝos memorinda realaĵo.
Kio Estas La Funkcio De Eventa Administra Kompanio?
Estas multaj objektivoj de kompanio pri administrado de eventoj, kiel organizi bonegan eventon, kiu plenumas ĉiujn postulojn de klientoj. La ĉefa funkcio de kompanio pri administrado de eventoj estas plani, kunordigi kaj efektivigi sukcesajn eventojn nome de siaj klientoj. Ili pritraktas la tutan loĝistikon kaj detalojn, por ke klientoj povu koncentriĝi pri ĝui sian eventon, anstataŭ zorgi pri la organizo.
Iuj ŝlosilaj funkcioj de evento organizanta kompanio inkluzivas👇
#1 - Konceptu kaj planu la eventon – Ili laboras kun klientoj por kompreni la vizion, celojn kaj buĝeton por la evento, poste elpensas ampleksan planon por realigi tiun vizion.
#2 - Sekurigu la ejon kaj intertraktu kontraktojn – Ili esploras eblajn lokojn, komparas elektojn laŭ loko, spaco, instalaĵoj, prezoj kaj havebleco, sekurigas la plej bonan kaj negocas kontraktojn nome de la kliento.
#3 - Kunordigi provizantoj kaj vendistoj – Ili identigas, elektas, rezervu kaj administras ĉiujn postulatajn provizantojn kiel provizantoj, fotistoj, dekoraciistoj, luoj ktp. por certigi, ke ĉio funkcias glate.
#4 - Administri la eventan buĝeton – Ili kreas buĝeton, spuras elspezojn kaj serĉas manierojn ŝpari kostojn samtempe atingante la celojn de la kliento.
#5 - Kreu templiniojn kaj horarojn – Ili disvolvas detalajn horarojn kaj eventualajn planojn por certigi, ke la evento okazas kiel celite.
#6 - Distra planado – Ili aranĝas ajnajn prezentojn, parolantojn aŭ agadojn kiel parto de la aranĝa programo.
#7 - Dekoracio kaj signaĝo – Ili ordigas la necesajn dekoraciojn, tolaĵojn, florojn, surscenigon kaj signadon postulatajn.
#8 - Dungu kaj administru eventan personaron – Ili trovas, rezervu kaj administras ĉiujn provizorajn dungitojn necesajn por helpi aranĝi la eventon.
#9 - Plenumu la eventoplanon perfekte - En la tago de la evento, ili kontrolas aranĝon, administras ĉiujn vendistojn, solvas problemojn kaj certigas, ke la programo daŭrigas laŭplane.
#10 - Sekvu post la evento – Ili pritraktas taskojn kiel ekipaĵ-revenon, fakturpagojn, sendado de danknotoj, taksado de sukcesoj kaj areoj por plibonigo.
Konsiloj Por Pli bonaj Eventoj
Serĉante Pli Amuzon Dum La Evento?
Kunvenigu viajn spektantarojn per amuza kvizo sur AhaSlides. Registriĝu por fari senpagan kvizon el la ŝablona biblioteko de AhaSlides!
🚀 Prenu Senpaga Kvizo☁️
Kiel Elekti La Plej Bonan Eventan Administran Kompanion?
La plej bona kompanio pri administrado de eventoj eble bezonos tempon por serĉi, sed kun ĉi tiuj realismaj konsiletoj, ili estos ĝuste ĉe via ĉefa pordo🚪
#1 - Sperto – Konsideru kompaniojn, kiuj sukcese efektivigis multajn eventojn similajn laŭ skalo kaj amplekso al la viaj. Ili havos procezon malsupren kaj scios kiel trakti oftajn problemojn, kiuj ŝprucas.
#2 - Portfolio – Revizu ekzemplojn de pasintaj eventoj, kiujn la kompanio planis kaj administris. Serĉu kvaliton, kreemon kaj atenton al detaloj, kiuj kongruas kun via vizio.
#3 - Referencoj – Petu kaj kontrolu referencojn de antaŭaj klientoj por konfirmi, ke la firmao plenumas siajn promesojn kaj pritraktas aferojn profesie.
#4 - Specialiĝo – Iuj kompanioj koncentriĝas pri kompaniaj eventoj dum aliaj specialiĝas pri geedziĝoj. Iru por unu kiu havas sperton kaj necesajn rimedojn adaptitajn al via specifa evento-tipo.
#5 - Teamo - Renkontu ĉefajn membrojn de la eventa administra teamo, kiuj planos kaj plenumos vian eventon. Taksi ilian profesiecon, respondecon kaj komprenon de viaj bezonoj kaj vizio.
#6 - Kontrakto kaj prezoj – Komparu plurajn proponojn (almenaŭ 3) por akiri la plej bonajn kontraktajn kondiĉojn kaj prezojn. Certigu, ke la amplekso de laboro estas klara kaj vi komprenas ĉiujn kotizojn.
#7 - Reputacio – Kontrolu recenzojn, premiojn (se ekzistas), ĝian standon en evento-industriaj organizoj kaj kiom longe la firmao estas en komerco kiel indikiloj de legitimeco kaj kvalito.
#8 - Komunikado – La kompanio devas zorge aŭskulti viajn bezonojn, respondi ĉiujn viajn demandojn kaj rapide respondi al petoj. Bona komunikado estas ŝlosilo por sukcesa laborrilato.
# 9 - Fleksebleco – La plej bonaj kompanioj pretas personecigi siajn servojn laŭ viaj buĝetoj kaj preferoj, anstataŭ rigide algluiĝi al norma ŝablono.
# 10 - Travidebleco – Insisti pri plena travidebleco en buĝetoj, kontraktoj, templinioj kaj planoj. Evitu kompaniojn, kiuj estas sekretemaj aŭ rifuzas dividi detalojn.
#11 - Administrado de krizoj – Kiel ili traktas neatenditajn aferojn, kiuj aperas? Kompanio kun forta sperto pri administrado de krizoj helpos eviti katastrofojn.
#12 - Novigo – Ĉu ili estas malfermitaj al novaj ideoj kaj solvoj por atingi viajn celojn en kreivaj manieroj? Progresemaj kompanioj kreskigas novajn rezultojn.
# 13 - Asekuro – Ĉu ili portas la necesan asekuron inkluzive de kompensdevo por via evento? Ĉi tio protektas vin kontraŭ riskoj kaj asertoj.
#14 - Valoroj – Ĉu ilia komerca aliro kaj firmaaj valoroj kongruas kun la kulturo de via organizo? Kultura taŭgeco kondukas al reciproka kompreno.
#15 - Teknologio – Ĉu ili estas teknologiaj kaj ĉiam sekvas la plej bonajn praktikojn de industriaj tendencoj? Ĉu ili utiligas teknologion kiel projekt-administrada programaro por konservi planojn organizitajn kaj survoje? Teknologio plibonigas efikecon.
Serĉu kompanion pri administrado de eventoj kun grava sperto kaj pruvita historio, bona reputacio kaj la fleksebleco, komunikado kaj travidebleco necesaj por plenumi vian unikan vizion kaj superi viajn atendojn por via speciala evento.
Kion Eviti Kiam Revizianta Eventajn Administrajn Proponojn?
Estas iuj ruĝaj flagoj, kiujn vi devas atenti en iuj kompanioj pri administrado de eventoj. Eviti ĝin evitus kuglon en la ekzekutstadio poste.
• Neklara aŭ ĝenerala lingvo – Proponoj, kiuj ne specife traktas viajn eventocelojn, buĝetajn postulojn aŭ templinion, estas ruĝa flago. Gardu vin pri kompanioj, kiuj uzas ĝeneralan lingvon anstataŭ personecigi sian proponon.
• Neklara aŭ nedifinita amplekso de laboro – Evitu kompaniojn, kiuj ne klare precizigas, kiajn servojn ili liveros kaj kiuj taskoj estas ekskluditaj de ilia propono. La amplekso devus esti detala kaj ampleksa.
• Troaj ekstraj kotizoj – Atentu proponojn kun kromaj kotizoj, kiuj ne estas eksplicite deklaritaj, kiel karburaĵaj krompagoj, administraj kotizoj aŭ pago prilaborado. Ĉi tiuj ĉiuj estu travideblaj kaj klare klarigitaj.
• Rifuzo respondi demandojn – Se kompanio evitas respondi viajn demandojn pri planaj detaloj, kontraktoj aŭ prezoj, tio verŝajne signifas, ke ili kaŝas ion. Travidebleco estas grava por konstrui fidon.
Kio Estas Ekzemploj de Eventoj, kiujn Event Management Company Povas Plani?
• geedziĝoj – Plani kaj efektivigi geedziĝojn estas kerna servo por multaj kompanioj pri administrado de eventoj. Ili pritraktas ĉiujn aspektojn de planado de ejo elekto ĝis invitoj kaj en la tago kunordigo.
• Konferencoj kaj komercaj foiroj – Eventaj kompanioj povas organizi grandajn kompaniajn eventojn kiel konferencojn, seminariojn, pintkunvenojn, produktajn lanĉojn kaj komercajn foirojn. Ili administras registradon, parolantokunordigon, ejloĝistiko, manĝoprovizon kaj registradon.
• Produktoj lanĉas - Eventadministrantoj povas krei mergajn, zumajn eventojn por malkaŝi novajn produktojn aŭ servojn al la publiko. Ili planas agadojn, manifestaciojn kaj reklamajn elementojn kiel ekzemple vivas balotoj kaj kvizojn por generi eksciton.
• Kvestistoj kaj bonfaraj eventoj – Senprofitaj eventoj kiel bonfaraj baloj, kuroj/promenoj kaj donacoj estas alia ofta eventospeco administrita de eventaj kompanioj. Ili koncentriĝas pri maksimumigado de partopreno kaj monkolektado.
• Firmaaj festoj - Eventaj kompanioj helpas pri planado kaj administrado de firmaaj feriaj festoj, someraj ekskursoj, emeritiĝaj festoj kaj aliaj specoj de dungitaj sociaj eventoj. Ili aranĝas agadojn kaj manĝoprovizon.
• Premioceremonioj kaj festoj – Planado de premiospektakloj, galavespermanĝoj kaj nigrakravataj eventoj estas alia specialaĵo por iuj plenservaj eventaj administradfirmaoj. Ili pritraktas la dekoracion, sidlokojn, donackorbojn kaj paroladojn.
• Produktaj pruvoj – Por kompanioj planantaj montri produktan linion, eventaj planistoj povas desegni interagajn pruvojn, provojn, gustumtestojn kaj aliajn efikajn manierojn montri la produkton al eblaj klientoj.
Okazaĵadministradfirmaoj planas eventojn de diversaj grandecoj kaj specoj, intervalante de intimaj geedziĝoj ĝis grandaj kompaniaj konferencoj, kvestistoj, festoj, produktolanĉoj kaj pli - esence ajna planita evento kie profesia kunordigo kaj loĝistiko estas necesaj por atingi la celojn de kliento.
Pasejoj
Dungado de spertula evento-administrada kompanio transformas bazan vizion en sperton, pri kiu homoj ne ĉesos paroli dum jaroj.
Ilia administrado liberigas vin de loĝistikaj kapdoloroj, por ke vi povu plene loĝi la rolon de kompleza gastiganto. Imagu la aranĝan spacon perfekte aranĝitan, kun ekscititaj gastoj ĝuantaj bongustan manĝoprovizon kaj mirindan distradon - dum vi promenas tra la ĉambro, havante la tempon intermiksiĝi kun ĉiuj. Mirinde ĉu ne?
Ĉu vi volas fari vian eventon pli interaga? Provu AhaSlides por aliri serion de glacirompiloj, balotenketoj kaj kvizoj kiuj levigas la sesion al alia nivelo.
