شرکت مدیریت رویداد | 10 نکته برای صرفه جویی در زمان، پول و استرس

برنامه ریزی یک رویداد عالی می تواند بسیار دشوار به نظر برسد، و اینجاست شرکت های مدیریت رویداد بفرمایید تو، بیا تو.

چه رویای عروسی یک عمر را در سر می پرورانید، یک جشن سالگرد برگزار می کنید یا نیاز به سازماندهی یک کنفرانس شرکتی دارید، یک شرکت مدیریت رویداد می تواند دیدگاه شما را به تجربه ای تبدیل کند که مردم فراموش نمی کنند.

به خواندن مقاله ادامه دهید تا بدانید یک شرکت مدیریت رویداد دقیقاً چیست، نقش آنها، به علاوه نکاتی برای انتخاب بهترین آنها و چه مواردی هستند که باید از آنها اجتناب کنید.

فهرست مندرجات

• بررسی اجمالی
• شرکت مدیریت رویداد چیست؟
• وظیفه یک شرکت مدیریت رویداد چیست؟
• چگونه بهترین شرکت مدیریت رویداد را انتخاب کنیم؟
• هنگام بررسی پیشنهادات مدیریت رویداد از چه چیزهایی باید اجتناب کرد؟
• نمونه هایی از رویدادهایی که یک شرکت مدیریت رویداد می تواند برنامه ریزی کند چیست؟
• Takeaways

بررسی اجمالی

شرکت مدیریت رویداد چیست؟

هنگام برنامه ریزی یک رویداد در هر مقیاسی، از عروسی گرفته تا یک جلسه شرکتی، یک شرکت مدیریت رویداد می تواند اطمینان حاصل کند که همه چیز یکپارچه اجرا می شود.

برنامه ریزان رویداد از نزدیک با مشتریان برای درک نیازها، اهداف و بودجه آنها همکاری می کنند. سپس آنها یک برنامه رویداد جامع را متناسب با چشم انداز مشتری ایجاد می کنند تا مشتریان خیالشان راحت باشد که چشم انداز رویداد آنها به یک واقعیت به یاد ماندنی تبدیل می شود.

وظیفه یک شرکت مدیریت رویداد چیست؟

اهداف شرکت مدیریت رویداد زیادی وجود دارد، مانند سازماندهی یک رویداد عالی که تمام خواسته های مشتریان را برآورده می کند. وظیفه اصلی یک شرکت مدیریت رویداد، برنامه ریزی، هماهنگی و اجرای رویدادهای موفق از طرف مشتریان خود است. آنها تمام تدارکات و جزئیات را مدیریت می کنند تا مشتریان بتوانند به جای نگرانی در مورد سازمان، بر لذت بردن از رویداد خود تمرکز کنند.

برخی از وظایف کلیدی یک شرکت برگزار کننده رویداد عبارتند از👇

شماره 1 - رویداد را مفهوم سازی و برنامه ریزی کنید - آنها برای درک چشم انداز، اهداف و بودجه رویداد با مشتریان کار می کنند، سپس یک برنامه جامع برای تحقق آن چشم انداز طراحی می کنند.

شماره 2 - محل برگزاری را ایمن کنید و در مورد قراردادها مذاکره کنید - آنها مکان های بالقوه را جستجو می کنند، گزینه ها را بر اساس مکان، فضا، امکانات، قیمت و در دسترس بودن مقایسه می کنند، بهترین ها را ایمن می کنند و از طرف مشتری قراردادها را مذاکره می کنند.

شماره 3 - تامین کنندگان و فروشندگان را هماهنگ کنید - آنها همه تامین کنندگان مورد نیاز مانند کیترینگ ها، عکاسان، دکوراتورها، اجاره ها و غیره را شناسایی، انتخاب، رزرو و مدیریت می کنند تا اطمینان حاصل شود که همه چیز به خوبی اجرا می شود.

شماره 4 - بودجه رویداد را مدیریت کنید - آنها بودجه ای را ایجاد می کنند، هزینه ها را پیگیری می کنند و به دنبال راه هایی برای صرفه جویی در هزینه ها هستند در حالی که همچنان به اهداف مشتری دست می یابند.

شماره 5 - جدول زمانی و برنامه زمانی ایجاد کنید - آنها برنامه های دقیق و برنامه های اضطراری را ایجاد می کنند تا مطمئن شوند که رویداد همانطور که در نظر گرفته شده است رخ می دهد.

شماره 6 - برنامه ریزی سرگرمی - آنها هر گونه اجرا، سخنران یا فعالیتی را به عنوان بخشی از برنامه رویداد ترتیب می دهند.

شماره 7 - تزئینات و علائم – تزیینات لازم، ملحفه، گل، صحنه و تابلوهای مورد نیاز را سفارش می دهند.

شماره 8 - کارکنان رویداد را استخدام و مدیریت کنید - آنها همه کارکنان موقت مورد نیاز برای کمک به اجرای رویداد را پیدا کرده، رزرو و مدیریت می کنند.

شماره 9 - برنامه رویداد را بدون نقص اجرا کنید - در روز رویداد، آنها بر راه اندازی نظارت می کنند، همه فروشندگان را مدیریت می کنند، مشکلات را عیب یابی می کنند و مطمئن می شوند که برنامه طبق برنامه پیش می رود.

شماره 10 - بعد از رویداد پیگیری کنید - آنها وظایفی مانند بازگشت تجهیزات، پرداخت فاکتور، ارسال یادداشت های تشکر، ارزیابی موفقیت ها و زمینه های بهبود را انجام می دهند.

نکاتی برای رویدادهای بهتر

• مدیریت رویداد
• موزه تعاملی
• طراحی رویداد

چگونه بهترین شرکت مدیریت رویداد را انتخاب کنیم?

جستجوی بهترین شرکت مدیریت رویداد ممکن است زمان ببرد، اما با این نکات واقع بینانه، آنها درست در جلوی درب شما خواهند بود.

شماره 1 - تجربه – شرکت هایی را در نظر بگیرید که بسیاری از رویدادها را با موفقیت اجرا کرده اند که از نظر مقیاس و دامنه مشابه شما هستند. آن‌ها فرآیندی را پشت سر می‌گذارند و می‌دانند که چگونه با مشکلات رایجی که پیش می‌آیند رسیدگی کنند.

شماره 2 - نمونه کارها - نمونه هایی از رویدادهای گذشته را که شرکت برنامه ریزی و مدیریت کرده است مرور کنید. به دنبال کیفیت، خلاقیت و توجه به جزئیات باشید که با دید شما مطابقت دارد.

شماره 3 - مراجع - از مشتریان قبلی درخواست و بررسی کنید تا تأیید کنید که شرکت به وعده های خود عمل می کند و مسائل را به طور حرفه ای رسیدگی می کند.

شماره 4 - تخصص - برخی از شرکت ها بر روی رویدادهای شرکتی تمرکز می کنند در حالی که برخی دیگر در عروسی ها تخصص دارند. به سراغ یکی بروید که تجربه و منابع لازم متناسب با نوع رویداد خاص شما را دارد.

شماره 5 - تیم - با اعضای کلیدی تیم مدیریت رویداد که رویداد شما را برنامه ریزی و اجرا می کنند ملاقات کنید. حرفه ای بودن، پاسخگویی و درک نیازها و دیدگاه خود را ارزیابی کنید.

شماره 6 - قرارداد و قیمت گذاری - چندین پیشنهاد (حداقل 3) را با یکدیگر مقایسه کنید تا بهترین شرایط قرارداد و قیمت را دریافت کنید. اطمینان حاصل کنید که محدوده کار روشن است و همه هزینه ها را درک می کنید.

شماره 7 - شهرت - بررسی ها، جوایز (در صورت وجود)، جایگاه آن در سازمان های صنعت رویداد و مدت زمان فعالیت شرکت را به عنوان شاخص های مشروعیت و کیفیت بررسی کنید.

شماره 8 - ارتباطات - شرکت باید به دقت به نیازهای شما گوش دهد، به تمام سوالات شما پاسخ دهد و به درخواست ها به سرعت پاسخ دهد. ارتباط خوب کلید یک رابطه کاری موفق است.

شماره 9 - انعطاف پذیری – بهترین شرکت ها مایلند خدمات خود را بر اساس بودجه و ترجیحات شما سفارشی کنند، نه اینکه به یک الگوی استاندارد بچسبند.

شماره 10 - شفافیت – اصرار بر شفافیت کامل در بودجه ها، قراردادها، جدول زمانی و برنامه ها. از شرکت هایی که مخفیانه هستند یا از به اشتراک گذاشتن جزئیات خودداری می کنند اجتناب کنید.

شماره 11 - مدیریت بحران - آنها چگونه با مسائل غیر منتظره ای که پیش می آید برخورد می کنند؟ یک شرکت با تجربه مدیریت بحران قوی به جلوگیری از بلایا کمک می کند.

شماره 12 - نوآوری - آیا آنها به روی ایده ها و راه حل های جدید برای رسیدن به اهداف شما از راه های خلاقانه باز هستند؟ شرکت‌های پیشرو نتایج جدید را پرورش می‌دهند.

شماره 13 - بیمه - آیا آنها بیمه لازم از جمله پوشش مسئولیت رویداد شما را دارند؟ این شما را از خطرات و ادعاها محافظت می کند.

شماره 14 - ارزش ها - آیا رویکرد تجاری و ارزش های شرکت آنها با فرهنگ سازمان شما همخوانی دارد؟ تناسب فرهنگی منجر به درک متقابل می شود.

شماره 15 - فناوری - آیا آنها از فناوری آگاه هستند و همیشه بهترین شیوه های صنعت را دنبال می کنند؟ آیا آنها از فناوری مانند نرم افزار مدیریت پروژه برای سازماندهی و در مسیر نگه داشتن برنامه ها استفاده می کنند؟ فناوری کارایی را بهبود می بخشد.

به دنبال یک شرکت مدیریت رویداد با تجربه مرتبط و سابقه اثبات شده، شهرت خوب و انعطاف پذیری، ارتباطات و شفافیت لازم برای اجرای چشم انداز منحصر به فرد خود و فراتر از انتظارات شما برای رویداد ویژه خود باشید.

هنگام بررسی پیشنهادات مدیریت رویداد از چه چیزهایی باید اجتناب کرد؟

برخی از پرچم های قرمز وجود دارد که باید در برخی از شرکت های مدیریت رویداد مراقب آنها باشید. اجتناب از آن، بعداً در مرحله اجرا از گلوله طفره می رود.

• زبان مبهم یا کلی - پیشنهادهایی که به طور خاص به اهداف رویداد، الزامات بودجه یا جدول زمانی شما نمی پردازند، یک پرچم قرمز هستند. مراقب شرکت هایی باشید که به جای سفارشی کردن پیشنهاد خود از زبان عمومی استفاده می کنند.

• محدوده کار نامشخص یا نامشخص – از شرکت‌هایی که دقیقاً مشخص نمی‌کنند چه خدماتی ارائه می‌کنند و چه وظایفی از پیشنهاد آنها حذف می‌شوند اجتناب کنید. دامنه باید مفصل و جامع باشد.

• هزینه های اضافی بیش از حد - مراقب پیشنهادهایی با هزینه‌های اضافی که به صراحت بیان نشده‌اند، مانند هزینه‌های اضافی سوخت، هزینه‌های اداری یا هزینه های پردازش پرداخت. همه اینها باید شفاف و واضح توضیح داده شود.

• امتناع از پاسخگویی به سوالات - اگر یک شرکت از پاسخ دادن به سؤالات شما در مورد جزئیات برنامه ریزی، قراردادها یا قیمت گذاری اجتناب کند، احتمالاً به این معنی است که آنها چیزی را پنهان می کنند. شفافیت برای ایجاد اعتماد مهم است.

نمونه هایی از رویدادهایی که یک شرکت مدیریت رویداد می تواند برنامه ریزی کند چیست؟

• مراسم ازدواج - برنامه ریزی و اجرای مراسم عروسی یک سرویس اصلی برای بسیاری از شرکت های مدیریت رویداد است. آنها تمام جنبه های برنامه ریزی از انتخاب محل برگزاری تا دعوت و هماهنگی روزانه را انجام می دهند.

• کنفرانس ها و نمایشگاه های تجاری - شرکت های رویداد می توانند رویدادهای شرکتی بزرگ مانند کنفرانس ها، سمینارها، اجلاس سران، معرفی محصولات و نمایشگاه های تجاری را سازماندهی کنند. آنها ثبت نام، هماهنگی سخنران، تدارکات محل برگزاری، پذیرایی و ثبت نام را مدیریت می کنند.

• راه اندازی محصول - مدیران رویداد می توانند رویدادهای همه جانبه و پرهیاهو را برای پرده برداری از محصولات یا خدمات جدید برای عموم ایجاد کنند. آنها فعالیت ها، تظاهرات و عناصر تبلیغاتی مانند نظرسنجی زنده و آزمونها برای ایجاد هیجان

• جمع آوری کمک های مالی و رویدادهای خیریه - رویدادهای غیرانتفاعی مانند توپ های خیریه، دویدن/پیاده روی و کمک های مالی یکی دیگر از انواع رویدادهای رایج است که توسط شرکت های رویداد مدیریت می شود. آنها بر به حداکثر رساندن حضور و بودجه جمع آوری شده تمرکز می کنند.

• مهمانی های شرکتی - شرکت های رویداد در برنامه ریزی و مدیریت مهمانی های تعطیلات شرکت، گردش های تابستانی، جشن های بازنشستگی و انواع دیگر رویدادهای اجتماعی کارکنان. آنها فعالیت ها و پذیرایی را ترتیب می دهند.

• مراسم اهدای جوایز و جشن ها - برنامه ریزی نمایش های جوایز، شام های جشن و رویدادهای کراوات مشکی یکی دیگر از تخصص های برخی از شرکت های مدیریت رویداد با خدمات کامل است. آنها دکور، نمودار صندلی، سبد هدیه و سخنرانی را مدیریت می کنند.

• تظاهرات محصول - برای شرکت‌هایی که قصد دارند خط محصولی را به نمایش بگذارند، برنامه‌ریزان رویداد می‌توانند نمایش‌های تعاملی، تست درایوها، تست‌های طعم و سایر روش‌های تاثیرگذار برای نمایش محصول به مشتریان بالقوه طراحی کنند.

شرکت‌های مدیریت رویداد رویدادهایی را در اندازه‌ها و انواع مختلف برنامه‌ریزی می‌کنند، از عروسی‌های صمیمی گرفته تا کنفرانس‌های شرکتی بزرگ، جمع‌آوری سرمایه، مهمانی‌ها، معرفی محصولات و موارد دیگر – اساساً هر رویداد برنامه‌ریزی‌شده‌ای که در آن هماهنگی و تدارکات حرفه‌ای برای دستیابی به اهداف مشتری مورد نیاز است.

Takeaways

استخدام یک شرکت مدیریت رویداد خبره، یک چشم انداز اساسی را به تجربه ای تبدیل می کند که مردم سال ها درباره آن صحبت نمی کنند.

مدیریت آنها شما را از سردردهای لجستیکی رها می کند تا بتوانید به طور کامل نقش یک میزبان مهربان را ایفا کنید. فضای رویداد را کاملاً تنظیم کنید، با مهمانان هیجان‌زده که از پذیرایی خوشمزه و سرگرمی‌های شگفت‌انگیز لذت می‌برند - در حالی که در اتاق قدم می‌زنید و وقت دارید با همه همنشینی کنید. فوق العاده است نه؟

آیا می خواهید رویداد خود را تعاملی تر کنید؟ تلاش كردن AhaSlides برای دسترسی به مجموعه ای از یخ شکن ها، نظرسنجی ها و آزمون هایی که جلسه را به سطح دیگری هدایت می کند.