8 avainvaihetta kokousten esityslistan kirjoittamiseen esimerkkien ja ilmaisten mallien avulla

Joten mikä on Kokouksen esityslista? Totuus on, että olemme kaikki olleet mukana kokouksissa, joissa tunnemme itsemme merkityksettömiksi, emmekä edes ymmärrä, miksi meidän täytyy tavata keskustellaksemme tiedoista, jotka voidaan ratkaista sähköpostitse. Jotkut ihmiset saattavat jopa joutua osallistumaan kokouksiin, jotka venyvät tuntikausia ratkaisematta ongelmia.

Kaikki kokoukset eivät kuitenkaan ole tuottamattomia, ja jos haluat työskennellä tiimisi kanssa tehokkaasti, esityslistalla varustettu kokous säästää sinut edellä mainituilta katastrofeilta.

Hyvin laadittu esityslista asettaa kokoukselle selkeät tavoitteet ja odotukset varmistaen, että jokainen tietää tarkoituksensa ja mitä pitää tapahtua ennen, sen aikana ja jälkeen.

Siksi tämä artikkeli opastaa sinua kokouksen esityslistan tärkeydestä, tehokkaan esityslistan luomisesta ja esimerkkejä (+malleja) käytettäväksi seuraavassa kokouksessa.

• Miksi jokainen kokous tarvitsee esityslistan
• 8 avainvaihetta tehokkaan kokousohjelman kirjoittamiseen
• Esimerkkejä kokousten esityslistasta ja ilmaisia ​​malleja
• Määritä kokousohjelmasi kanssa AhaSlides
• Keskeiset ostokset 

Lisää työvinkkejä AhaSlides

• 10 tapaamistyyppiä liiketoiminnassa
• Kokouspöytäkirjat: Paras kirjoitusopas, esimerkkejä (+ ilmainen malli) vuonna 2023
• 6 Paras Hackien tapaaminen

Miksi jokainen kokous tarvitsee esityslistan

Jokainen kokous tarvitsee esityslistan varmistaakseen, että se on tuottava ja tehokas. Kokouksen asialista tarjoaa seuraavat edut:

• Selvitä kokouksen tarkoitus ja tavoitteetja auttaa pitämään keskustelun keskittyneenä ja raiteillaan.
• Hallitse kokousaikaa ja -tahtia, varmista, ettei turhia väitteitä ole, ja säästä niin paljon aikaa kuin mahdollista.
• Aseta odotukset osallistujilleja varmista, että kaikki asiaankuuluvat tiedot ja toiminnot on katettu.
• Edistää vastuullisuutta ja organisointia, mikä johtaa tehokkaampiin ja tehokkaampiin kokouksiin.

8 avainvaihetta tehokkaan kokousohjelman kirjoittamiseen

Tässä on muutamia tärkeitä vinkkejä tehokkaan kokousohjelman laatimiseen:

1/ Määritä kokouksen tyyppi 

Koska erityyppisissä kokouksissa voi olla erilaisia ​​osallistujia, muotoja ja tavoitteita, on tärkeää valita tilanteeseen sopiva.

• Projektin aloituskokous: Kokous, joka antaa yleiskuvan projektista, sen tavoitteista, aikataulusta, budjetista ja odotuksista.
• Kaikkien käsien tapaaminen: Yrityksen laajuinen kokous, johon kaikki työntekijät kutsutaan. Tiedottaa kaikille yrityksen tuloksesta, tavoitteista ja suunnitelmista sekä edistää yhteisen tarkoituksen ja suunnan tunnetta organisaatiossa.
• Kaupungintalokokous: Yrityksen kaupungintalon kokous, jossa työntekijät voivat esittää kysymyksiä, saada päivityksiä ja antaa palautetta ylimmälle johdolle ja muille johtajille.
• Strategisen johdon kokous: Kokous, jossa ylimmän tason johtajat tai johtajat kokoontuvat keskustelemaan ja suunnittelemaan pitkän aikavälin suuntaa. 
• Virtuaalitiimin kokous: Virtuaaliset tiimikokoukset voivat sisältää esityksiä, keskusteluja ja interaktiivisia aktiviteetteja, ja ne voidaan toteuttaa käyttämällä videoneuvotteluohjelmistoa, pikaviestintää tai muita digitaalisia viestintätyökaluja. 
• Aivoriihi: Luova ja yhteistyöhön perustuva kokous, jossa osallistujat luovat ja keskustelevat uusista ideoista.
• Henkilökohtainen tapaaminen: Kahden ihmisen yksityinen tapaaminen, jota käytetään usein suoritusarviointiin, valmennukseen tai henkilökohtaiseen kehitykseen.

2/ Määrittele kokouksen tarkoitus ja tavoitteet

Kerro selkeästi, miksi kokous pidetään ja mitä sinä tai tiimisi toivot saavuttavansa.

3/ Tunnista keskeiset aiheet 

Luettele tärkeimmät aiheet, jotka on käsiteltävä, mukaan lukien kaikki tärkeät päätökset, jotka on tehtävä.

4/ Määritä aikaraja

Varaa kullekin aiheelle ja koko kokoukselle sopiva määrä aikaa varmistaaksesi, että kokous pysyy aikataulussa.

5/ Tunnista osallistujat ja heidän roolinsa

Tee luettelo kokoukseen osallistuvista henkilöistä ja määritä heidän roolinsa ja vastuunsa.

6/ Valmistele materiaalit ja asiakirjat

Kerää kaikki asiaankuuluvat tiedot tai materiaalit, joita tarvitaan kokouksen aikana.

7/ Jaa esityslista etukäteen

Lähetä kokouksen esityslista kaikille osallistujille varmistaaksesi, että kaikki ovat valmiita.

8/ Tarkastele ja tarkista esityslista tarpeen mukaan

Tarkista esityslista ennen kokousta varmistaaksesi, että se on täydellinen ja tarkka, ja tee tarvittavat muutokset.

Esimerkkejä kokousten esityslistasta ja ilmaisia ​​malleja 

Tässä on muutamia esimerkkejä kokousten esityslistoista, joita voidaan käyttää erityyppisissä kokouksissa:

1/ Tiimikokouksen esityslista

Treffi: 

Sijainti: 

Osallistujat: 

Ryhmäkokouksen tavoitteet:

• Päivittääksesi projektin toteutuksen edistymistä
• Tarkastella ajankohtaisia ​​ongelmia ja ratkaisuja

Joukkueen kokouksen esityslista: 

• Esittely ja tervetuloa (5 minuuttia) | @WHO
• Katsaus edelliseen kokoukseen (10 minuuttia) | @WHO
• Hankkeen päivitykset ja edistymisraportit (20 minuuttia) | @WHO
• Ongelmanratkaisu ja päätöksenteko (20 minuuttia) | @WHO
• Avoin keskustelu ja palaute (20 minuuttia) | @WHO
• Toimenpide ja seuraavat vaiheet (15 minuuttia) | @WHO
• Päätös- ja seuraavan kokouksen järjestelyt (5 minuuttia) | @WHO

Ilmainen kuukausittainen kokousmalli AhaSlides

2/ Kaikkien käsien kokouksen esityslista

Treffi: 

Sijainti: 

ettäendeees: 

Kokouksen tavoitteet:

• Päivittää yrityksen suorituskykyä ja esitellä uusia aloitteita ja suunnitelmia työntekijöille.

Kokouksen esityslista: 

• Tervetuloa ja esittely (5 minuuttia)
• Yrityksen tehokkuuspäivitys (20 minuuttia)
• Uusien aloitteiden ja suunnitelmien esittely (20 minuuttia)
• Q&A-istunto (30 minuuttia)
• Työntekijöiden tunnustus ja palkinnot (15 minuuttia)
• Päättymis- ja seuraavan kokouksen järjestelyt (5 minuuttia)

Kaikkien käsien kokousmalli

3/ Projektin aloituskokouksen esityslista

Treffi: 

Sijainti: 

Osallistujat:

Kokouksen tavoitteet:

• Asettaa selkeät tavoitteet ja odotukset hankkeelle
• Esitelläksesi projektiryhmän
• Keskustelemaan projektin haasteista ja riskeistä

Kokouksen esityslista: 

• Tervetuloa ja esittely (5 minuuttia) | @WHO
• Hankkeen yleiskatsaus ja tavoitteet (15 minuuttia) | @WHO
• Ryhmän jäsenten esittelyt (5 minuuttia) | @WHO
• Rooli- ja vastuutehtävät (20 minuuttia) | @WHO
• Aikataulun ja aikajanan yleiskatsaus (15 minuuttia) | @WHO
• Keskustelu hankkeen haasteista ja riskeistä (20 minuuttia) | @WHO
• Toimenpiteet ja seuraavat vaiheet (15 minuuttia) | @WHO
• Päätös- ja seuraavan kokouksen järjestelyt (5 minuuttia) | @WHO

Huomaa, että nämä ovat vain esimerkkejä, ja esityslistan kohtia ja muotoa voidaan muokata kokouksen erityistarpeiden ja tavoitteiden mukaan. 

Määritä kokousohjelmasi kanssa AhaSlides 

Kokouksen esityslistan määrittäminen AhaSlides, toimi seuraavasti:

• Luo tili: Jos et vielä ole, ilmoittaudu mukaan AhaSlides ja luo tili. Tai suuntaa meille Julkinen mallikirjasto.

• Valitse kokouksen esityslistamalli: Meillä on useita kokousten esityslistamalleja, joita voit käyttää lähtökohtana. Valitse vain tarpeisiisi parhaiten sopiva ja napsauta "Hae malli".

• Muokkaa mallia: Kun olet valinnut mallin, voit muokata sitä lisäämällä tai poistamalla kohteita, säätämällä muotoilua ja muuttamalla värimaailmaa.

• Lisää asialistakohteet: Lisää asialistakohteita diaeditorilla. Voit lisätä tekstiä, pyörän, kyselyitä, kuvia, taulukoita, kaavioita ja paljon muuta.

• Tee yhteistyötä tiimisi kanssa: Jos työskentelet joukkueen kanssa, voit tehdä yhteistyötä asialistalla. Kutsu tiimin jäseniä muokkaamaan esitystä, niin he voivat tehdä muutoksia, lisätä kommentteja ja ehdottaa muokkauksia.

• Jaa agenda: Kun olet valmis, voit jakaa esityslistan tiimisi tai osallistujien kanssa. Voit jakaa linkin tai QR-koodin kautta.

Kanssa AhaSlides, voit luoda helposti ammattimaisen, hyvin jäsennellyn kokousohjelman, joka auttaa sinua pysymään raiteilla ja saavuttamaan kokoustavoitteesi.

Keskeiset ostokset 

Seuraamalla näitä keskeisiä vaiheita ja esimerkkejä avulla AhaSlides malleja, toivomme, että voit luoda hyvin jäsennellyn kokouksen esityslistan, joka auttaa sinua menestymään.

Usein kysytyt kysymykset