8 pasos clave para escribir a axenda da reunión con exemplos e modelos gratuítos

Unha axenda ben elaborada establece obxectivos e expectativas claros para a reunión, garantindo que todos coñezan o seu propósito e o que debe ocorrer antes, durante e despois. Este artigo guiarache sobre a importancia de ter unha axenda para a reunión, os pasos para crear unha eficaz e proporcionarache exemplos (con modelos) para usar na túa próxima reunión.

• Por que cada reunión necesita unha axenda
• 8 pasos clave para escribir unha axenda de reunións eficaz
• Exemplos de axendas de reunións e modelos gratuítos
• Configura a axenda da túa reunión con AhaSlides
• Lugares para levar 

Por que cada reunión necesita unha axenda

Cada reunión necesita unha axenda para garantir que sexa produtiva e eficiente. A orde do día da reunión proporcionará os seguintes beneficios:

• Aclarar o propósito e os obxectivos da reunión, e axuda a manter a discusión centrada e encamiñada.
• Xestionar o tempo e o ritmo da reunión, asegúrate de que non haxa argumentos inútiles e aforra o máximo de tempo posible.
• Establecer expectativas para os participantes, e asegurarse de que se cubran toda a información relevante e os elementos de acción.
• Fomenta a responsabilidade e a organización, levando a reunións máis eficaces e eficientes.

8 pasos clave para escribir unha axenda de reunións eficaz

Aquí tes algúns consellos clave para axudarche a escribir unha axenda de reunións eficaz:

1/ Determina o tipo de reunión 

Dado que os distintos tipos de reunións poden implicar diferentes participantes, formatos e obxectivos, é importante escoller a adecuada para a situación.

• Reunión de inicio do proxecto: Unha reunión que ofrece unha visión xeral do proxecto, os seus obxectivos, cronograma, orzamento e expectativas.
• Encontro de todas as mans: Un tipo de reunión de toda a empresa á que todos os empregados están invitados a asistir. Informar a todos sobre o rendemento, obxectivos e plans da empresa e promover un sentido de propósito e dirección comúns dentro da organización.
• Xuntanza do Concello: unha reunión do concello da empresa onde os empregados podían facer preguntas, recibir actualizacións e proporcionar comentarios á alta dirección e outros líderes.
• Reunión de Xestión Estratéxica: Reunión na que altos líderes ou executivos reúnense para discutir e planificar a dirección a longo prazo. 
• Reunión de equipo virtual: O formato das reunións virtuais do equipo pode incluír presentacións, debates e actividades interactivas e pódese realizar mediante software de videoconferencia, mensaxería instantánea ou outras ferramentas de comunicación dixital. 
• Sesión de Brainstorming: Un encontro creativo e colaborativo no que os participantes xeran e debaten novas ideas.
• Reunión individual: Unha reunión privada entre dúas persoas, que adoita utilizarse para revisións de rendemento, adestramento ou desenvolvemento persoal.

2/ Definir o propósito e os obxectivos da reunión

Indique claramente por que se celebra a reunión e o que vostede ou o seu equipo esperan lograr.

3/ Identificar os temas clave 

Enumera os temas clave que hai que tratar, incluídas as decisións importantes que hai que tomar.

4/ Asignar un límite de tempo

Asignar unha cantidade de tempo adecuada para cada tema e para toda a reunión para garantir que a reunión se mantén na programación.

5/ Identificar os asistentes e as súas funcións

Fai unha lista de quen participará na reunión e especifica as súas funcións e responsabilidades.

6/ Elaborar materiais e documentos de apoio

Reúna toda a información ou os materiais relevantes que sexan necesarios durante a reunión.

7/ Distribuír previamente a axenda

Envíe a axenda da reunión a todos os asistentes para asegurarse de que todos estean preparados.

8/ Revisar e revisar a axenda segundo sexa necesario

Revisa a orde do día antes da reunión para asegurarte de que está completa e precisa, e fai as revisións necesarias.

Exemplos de axendas de reunións e modelos gratuítos 

Aquí tes algúns exemplos de axendas de reunións que se poden usar para diferentes tipos de reunións:

1/ Orde do día da reunión do equipo

data: 

Localización: 

Asistentes: 

Obxectivos da reunión do equipo:

• Actualizar o progreso da execución do proxecto
• Revisar problemas e solucións actuais

Orde do día da reunión do equipo: 

• Presentación e benvida (5 minutos) | @OMS
• Revisión da reunión anterior (10 minutos) | @OMS
• Actualizacións do proxecto e informes de progreso (20 minutos) | @OMS
• Resolución de problemas e toma de decisións (20 minutos) | @OMS
• Discusión aberta e comentarios (20 minutos) | @OMS
• Acción e próximos pasos (15 minutos) | @OMS
• Peche e próxima reunión (5 minutos) | @OMS

Modelo gratuíto de reunión mensual con AhaSlides

2/ Orde do día da reunión de todas as mans

data: 

Localización: 

Attendees: 

Obxectivos da reunión:

• Actualizar o rendemento da empresa e introducir novas iniciativas e plans para os empregados.

Orde do día da reunión: 

• Benvida e presentación (5 minutos)
• Actualización do rendemento da empresa (20 minutos)
• Presentación de novas iniciativas e plans (20 minutos)
• Sesión de preguntas e respostas (30 minutos)
• Recoñecemento e premios aos empregados (15 minutos)
• Peche e próxima reunión (5 minutos)

Modelo de reunión de todas as mans

3/ Axenda da reunión de inicio do proxecto

data: 

Localización: 

Asistentes:

Obxectivos da reunión:

• Establecer obxectivos e expectativas claras para o proxecto
• Presentar o equipo do proxecto
• Para discutir os retos e riscos do proxecto

Orde do día da reunión: 

• Benvida e presentación (5 minutos) | @OMS
• Visión xeral do proxecto e obxectivos (15 minutos) | @OMS
• Presentacións dos membros do equipo (5 minutos) | @OMS
• Asignacións de roles e responsabilidade (20 minutos) | @OMS
• Visión xeral da programación e cronograma (15 minutos) | @OMS
• Debate dos retos e riscos do proxecto (20 minutos) | @OMS
• Elementos de acción e pasos seguintes (15 minutos) | @OMS
• Peche e próxima reunión (5 minutos) | @OMS

Teña en conta que estes son só exemplos e que os puntos da axenda e o formato pódense axustar en función das necesidades e obxectivos específicos da reunión. 

Configura a axenda da túa reunión con AhaSlides 

Para configurar unha axenda de reunións con AhaSlides, siga estes pasos:

• Crear unha conta: Se aínda non o fixeches, inscríbete AhaSlides e crea unha conta. Ou diríxete ao noso Biblioteca Pública de Modelos.

• Escolla un modelo de axenda da reunión: Temos unha variedade de modelos de axenda de reunións que podes usar como punto de partida. Simplemente elixe o que mellor se adapte ás túas necesidades e fai clic "Obter modelo".

• Personaliza o modelo: Unha vez escollido un modelo, pode personalizalo engadindo ou eliminando elementos, axustando o formato e cambiando o esquema de cores.

• Engade os teus puntos da axenda: Use o editor de diapositivas para engadir os seus elementos da axenda. Podes engadir texto, unha roda xiratoria, enquisas, imaxes, táboas, gráficos e moito máis.

• Colabora co teu equipo: Se estás a traballar cun equipo, podes colaborar na axenda. Simplemente invita aos membros do equipo a editar a presentación e poderán facer cambios, engadir comentarios e suxerir edicións.

• Comparte a axenda: Cando esteas listo, podes compartir a axenda co teu equipo ou cos asistentes. Podes compartir unha ligazón ou mediante un código QR.

Con AhaSlides, podes crear facilmente unha axenda de reunións profesional e ben estruturada que che axudará a manter o camiño correcto e alcanzar os teus obxectivos de reunión.

Lugares para levar 

Seguindo estes pasos e exemplos clave coa axuda dos modelos AhaSlides, esperamos que poidas crear unha axenda de reunións ben estruturada que che prepare para o éxito.

Preguntas máis frecuentes