8 pasos clave para escribir a axenda da reunión con exemplos e modelos gratuítos

Entón, cal é o Axenda de xuntanzas? A verdade é que todos formamos parte de reunións nas que nos sentimos sen sentido, nin sequera entendemos por que temos que reunirnos para discutir información que se pode resolver por correo electrónico. Algunhas persoas poden incluso ter que asistir a reunións que se prolongan durante horas sen resolver ningún problema.

Non obstante, non todas as reunións son improdutivas e, se queres traballar co teu equipo de forma eficaz, unha reunión cunha axenda salvarache destes desastres anteriores.

Unha axenda ben elaborada establece obxectivos e expectativas claras para a reunión, garantindo que todos coñezan o seu propósito e o que debe ocorrer antes, durante e despois.

Polo tanto, este artigo guiarache sobre a importancia de ter unha axenda de reunións, pasos para crear unha eficaz e proporcionará exemplos (+modelos) para usar na túa próxima reunión.

• Por que cada reunión precisa axenda
• 8 pasos clave para escribir unha axenda de reunións eficaz
• Exemplos de axendas de reunións e modelos gratuítos
• Configure a súa axenda da reunión AhaSlides
• Lugares para levar 

Máis consellos de traballo con AhaSlides

• 10 tipos de reunións na empresa
• Minutos de reunión: mellor guía de escritura, exemplos (+ modelo gratuíto) en 2023
• 6 Mellor Encontro Hacks

Por que cada reunión precisa axenda

Cada reunión necesita unha axenda para garantir que sexa produtiva e eficiente. A orde do día da reunión proporcionará os seguintes beneficios:

• Aclarar o propósito e os obxectivos da reunión, e axuda a manter a discusión centrada e encamiñada.
• Xestionar o tempo e o ritmo da reunión, asegúrate de que non haxa argumentos inútiles e aforra o máximo de tempo posible.
• Establecer expectativas para os participantes, e asegurarse de que se cubran toda a información relevante e os elementos de acción.
• Fomenta a responsabilidade e a organización, levando a reunións máis eficaces e eficientes.

8 pasos clave para escribir unha axenda de reunións eficaz

Aquí tes algúns consellos clave para axudarche a escribir unha axenda de reunións eficaz:

1/ Determina o tipo de reunión 

Dado que os distintos tipos de reunións poden implicar diferentes participantes, formatos e obxectivos, é importante escoller a adecuada para a situación.

• Reunión de inicio do proxecto: Unha reunión que ofrece unha visión xeral do proxecto, os seus obxectivos, cronograma, orzamento e expectativas.
• Encontro de todas as mans: Un tipo de reunión de toda a empresa á que todos os empregados están invitados a asistir. Informar a todos sobre o rendemento, obxectivos e plans da empresa e promover un sentido de propósito e dirección comúns dentro da organización.
• Xuntanza do Concello: unha reunión do concello da empresa onde os empregados podían facer preguntas, recibir actualizacións e proporcionar comentarios á alta dirección e outros líderes.
• Reunión de Xestión Estratéxica: Reunión na que altos líderes ou executivos reúnense para discutir e planificar a dirección a longo prazo. 
• Reunión de equipo virtual: O formato das reunións virtuais do equipo pode incluír presentacións, debates e actividades interactivas e pódese realizar mediante software de videoconferencia, mensaxería instantánea ou outras ferramentas de comunicación dixital. 
• Sesión de Brainstorming: Un encontro creativo e colaborativo no que os participantes xeran e debaten novas ideas.
• Reunión individual: Unha reunión privada entre dúas persoas, que adoita utilizarse para revisións de rendemento, adestramento ou desenvolvemento persoal.

2/ Definir o propósito e os obxectivos da reunión

Indique claramente por que se celebra a reunión e o que vostede ou o seu equipo esperan lograr.

3/ Identificar os temas clave 

Enumera os temas clave que hai que tratar, incluídas as decisións importantes que hai que tomar.

4/ Asignar un límite de tempo

Asignar unha cantidade de tempo adecuada para cada tema e para toda a reunión para garantir que a reunión se mantén na programación.

5/ Identificar os asistentes e as súas funcións

Fai unha lista de quen participará na reunión e especifica as súas funcións e responsabilidades.

6/ Elaborar materiais e documentos de apoio

Reúna toda a información ou os materiais relevantes que sexan necesarios durante a reunión.

7/ Distribuír previamente a axenda

Envíe a axenda da reunión a todos os asistentes para asegurarse de que todos estean preparados.

8/ Revisar e revisar a axenda segundo sexa necesario

Revisa a orde do día antes da reunión para asegurarte de que está completa e precisa, e fai as revisións necesarias.

Exemplos de axendas de reunións e modelos gratuítos 

Aquí tes algúns exemplos de axendas de reunións que se poden usar para diferentes tipos de reunións:

1/ Orde do día da reunión do equipo

data: 

Localización: 

Asistentes: 

Obxectivos da reunión do equipo:

• Actualizar o progreso da execución do proxecto
• Revisar problemas e solucións actuais

Orde do día da reunión do equipo: 

• Presentación e benvida (5 minutos) | @OMS
• Revisión da reunión anterior (10 minutos) | @OMS
• Actualizacións do proxecto e informes de progreso (20 minutos) | @OMS
• Resolución de problemas e toma de decisións (20 minutos) | @OMS
• Discusión aberta e comentarios (20 minutos) | @OMS
• Acción e próximos pasos (15 minutos) | @OMS
• Peche e próxima reunión (5 minutos) | @OMS

Modelo gratuíto de reunión mensual con AhaSlides

2/ Orde do día da reunión de todas as mans

data: 

Localización: 

Attendees: 

Obxectivos da reunión:

• Actualizar o rendemento da empresa e introducir novas iniciativas e plans para os empregados.

Orde do día da reunión: 

• Benvida e presentación (5 minutos)
• Actualización do rendemento da empresa (20 minutos)
• Presentación de novas iniciativas e plans (20 minutos)
• Sesión de preguntas e respostas (30 minutos)
• Recoñecemento e premios aos empregados (15 minutos)
• Peche e próxima reunión (5 minutos)

Modelo de reunión de todas as mans

3/ Axenda da reunión de inicio do proxecto

data: 

Localización: 

Asistentes:

Obxectivos da reunión:

• Establecer obxectivos e expectativas claras para o proxecto
• Presentar o equipo do proxecto
• Para discutir os retos e riscos do proxecto

Orde do día da reunión: 

• Benvida e presentación (5 minutos) | @OMS
• Visión xeral do proxecto e obxectivos (15 minutos) | @OMS
• Presentacións dos membros do equipo (5 minutos) | @OMS
• Asignacións de roles e responsabilidade (20 minutos) | @OMS
• Visión xeral da programación e cronograma (15 minutos) | @OMS
• Debate dos retos e riscos do proxecto (20 minutos) | @OMS
• Elementos de acción e pasos seguintes (15 minutos) | @OMS
• Peche e próxima reunión (5 minutos) | @OMS

Teña en conta que estes son só exemplos e que os puntos da axenda e o formato pódense axustar en función das necesidades e obxectivos específicos da reunión. 

Configure a súa axenda da reunión AhaSlides 

Para configurar unha axenda de reunións con AhaSlides, siga estes pasos:

• Crear unha conta: Se aínda non o fixeches, inscríbete AhaSlides e crea unha conta. Ou diríxete ao noso Biblioteca Pública de Modelos.

• Escolla un modelo de axenda da reunión: Temos unha variedade de modelos de axenda de reunións que podes usar como punto de partida. Simplemente elixe o que mellor se adapte ás túas necesidades e fai clic "Obter modelo".

• Personaliza o modelo: Unha vez escollido un modelo, pode personalizalo engadindo ou eliminando elementos, axustando o formato e cambiando o esquema de cores.

• Engade os teus puntos da axenda: Use o editor de diapositivas para engadir os seus elementos da axenda. Podes engadir texto, unha roda xiratoria, enquisas, imaxes, táboas, gráficos e moito máis.

• Colabora co teu equipo: Se estás a traballar cun equipo, podes colaborar na axenda. Simplemente invita aos membros do equipo a editar a presentación e poderán facer cambios, engadir comentarios e suxerir edicións.

• Comparte a axenda: Cando esteas listo, podes compartir a axenda co teu equipo ou cos asistentes. Podes compartir unha ligazón ou mediante un código QR.

con AhaSlides, podes crear facilmente unha axenda de reunións profesional e ben estruturada que che axudará a manter o camiño correcto e a acadar os teus obxectivos de reunión.

Lugares para levar 

Seguindo estes pasos clave e exemplos coa axuda de AhaSlides modelos, esperamos que poida crear unha axenda de reunións ben estruturada que o prepare para o éxito.

Preguntas máis frecuentes