Kebijakan penggunaan AI yang dapat diterima: apa yang harus disertakan (dan rencana sesi pelatihan)

Banyak staf Anda mungkin sudah menggunakan alat AI. Kebijakan yang tidak dibaca siapa pun tidak melindungi siapa pun. Kebijakan yang dipahami orang, dan yang mereka tahu cara mengikutinya, justru melindungi siapa pun.

Berikut alasan mengapa hal ini mendesak. Per tanggal 3 Mei 2026, 19.8% bisnis di AS melaporkan menggunakan AI, dan angka tersebut meningkat seiring dengan ukuran perusahaan: 37% perusahaan dengan 250 karyawan atau lebih, dan 32% perusahaan dengan 100 hingga 249 karyawan.Biro Sensus AS: Perusahaan Besar dengan Setidaknya 20 Karyawan Merupakan Pengguna AI Terbesar(salinan arsip). Semakin besar perusahaan, semakin besar kemungkinan AI sudah digunakan.

Postingan ini memberikan Anda 10 bagian untuk disertakan, tes 5 pertanyaan untuk setiap permintaan alat, 5 contoh data, dan rencana sesi 30 menit. Ini menawarkan struktur dan contoh kalimat dalam bahasa Inggris yang mudah dipahami, bukan teks kebijakan yang dapat Anda adopsi begitu saja. Ini adalah informasi umum, bukan nasihat hukum.

Mengapa Anda memerlukan kebijakan penggunaan AI yang dapat diterima?

Penggunaan alat bergerak lebih cepat daripada aturan. Orang-orang menyalin email pelanggan ke chatbot untuk menghemat waktu sepuluh menit, tanpa niat buruk dan tanpa mengetahui ke mana teks tersebut akan dikirim. Kebijakan menetapkan ekspektasi sebelum hal itu terjadi: apa yang diperbolehkan, apa yang tidak, dan kepada siapa harus bertanya.

Ini juga membantu para manajer Anda. Tanpa AI, setiap pertanyaan "bisakah saya menggunakan AI untuk ini?" menjadi keputusan sekali waktu, dan dua manajer akan menjawab secara berbeda.

Apakah suatu kebijakan merupakan persyaratan hukum? Secara umum tidak demikian. Undang-Undang AI Uni Eropa menetapkan kewajiban seperti literasi AI, dan Komisi menyatakan bahwa kewajiban literasi AI-nya telah berlaku sejak 2 Februari 2025, tetapi tinjauan umum Undang-Undang tersebut tidak menyebutkan kebijakan penggunaan yang dapat diterima sebagai suatu persyaratan.Komisi Eropa: Kerangka peraturan Undang-Undang AIHalaman tersebut hanya mencakup peraturan Uni Eropa. Periksa peraturan apa yang berlaku di tempat Anda beroperasi.

10 bagian yang harus disertakan

Berikut adalah dua set yang masing-masing berisi 5 poin. Set A membahas tentang ruang lingkup dan alat yang disetujui. Set B membahas tentang data dan perilaku. Setiap bagian memiliki contoh kalimat dalam bahasa Inggris sederhana. Ini adalah contoh untuk diadaptasi, bukan kebijakan perusahaan.

Set A: ruang lingkup dan alat yang disetujui

1. Tujuan. Jelaskan mengapa kebijakan tersebut ada dalam satu atau dua kalimat. Contoh: "Kami ingin Anda menggunakan alat AI untuk bekerja lebih cepat, tanpa membahayakan pelanggan, kolega, atau perusahaan."
2. Siapa yang dicakupnya. Karyawan, kontraktor, peserta magang, dan siapa pun yang menggunakan AI atas nama perusahaan. Contoh: "Ini berlaku untuk semua orang yang bekerja untuk kami, di perangkat apa pun."
3. Alat yang disetujui dan dilarang. Daftar singkat, disimpan di suatu tempat yang mudah ditemukan orang. Contoh: "Gunakan hanya alat-alat yang ada dalam daftar yang disetujui. Hal lain memerlukan persetujuan terlebih dahulu."
4. Cara meminta alat baru. Rute bernama dengan waktu balasan. Contoh: "Kirim formulir permintaan ke bagian IT. Anda akan mendapatkan jawaban dalam waktu 5 hari kerja."
5. Akuntabilitas. Siapa pemilik polis dan siapa yang menjawab pertanyaan. Contoh: "Anda bertanggung jawab atas apa pun yang Anda kirim, baik itu Anda sendiri atau sebuah alat yang menulisnya."

Pilihan kami untuk Set A: akuntabilitas. Inilah kalimat yang perlu diingat: jika sebuah alat yang menulisnya dan Anda yang mengirimkannya, maka itu milik Anda.

Set B: data dan perilaku

6. Data apa yang mungkin tidak akan pernah masuk ke dalam sebuah alat. Sebutkan kategori-kategorinya. Contoh: "Jangan pernah memasukkan detail pelanggan, kata sandi, kontrak, atau apa pun yang ditandai sebagai rahasia ke dalam alat yang tidak disetujui untuk itu."
7. Data pribadi dan data pelanggan. Sebutkan apa yang diperbolehkan, menggunakan alat yang disetujui, dan apa yang tidak diperbolehkan. Contoh: "Jangan menempelkan nama, email, atau nomor rekening ke dalam chatbot umum."
8. Memeriksa dan memberi label pada keluaran AI. Orang-orang memeriksa terlebih dahulu sebelum berbagi. Contoh: "Periksa fakta, angka, dan nama dengan sumber tepercaya sebelum Anda menggunakan hasil keluaran AI. Sebutkan kapan AI membantu, jika klien atau manajer bertanya."
9. Hak kekayaan intelektual dan hak cipta. Tutupi apa yang masuk dan apa yang keluar. Contoh: "Jangan memasukkan materi rahasia perusahaan lain. Minta izin terlebih dahulu sebelum mempublikasikan gambar atau teks yang dibuat oleh AI sebagai karya Anda sendiri."
10. Cara melaporkan masalah. Buatlah mudah dan aman. Contoh: "Jika sebuah alat membocorkan data atau memberikan sesuatu yang berbahaya kepada Anda, segera beri tahu pemilik kebijakan ini. Pelaporan dini sangat dihargai."

Pilihan kami untuk Set B: aturan data. Satu kali menempelkan data ke alat yang salah dapat menyebabkan kebocoran data, jadi aturan yang jelas dan spesifik sangat penting di sini.

Alat yang disetujui: tes 5 pertanyaan

Daftar pertanyaan akan selalu tertinggal di belakang alat-alat yang ditemukan orang. Berikan staf lima pertanyaan ya atau tidak untuk ditanyakan sebelum mereka mencoba hal baru apa pun.

1. Apakah itu ada dalam daftar yang disetujui? Jika tidak, tanyakan terlebih dahulu sebelum menggunakannya.
2. Apakah saya tahu ke mana data saya dikirim? Siapa yang menjalankan alat ini, dan di mana data yang Anda ketik disimpan?
3. Apakah saya tahu apakah sistem tersebut menyimpan apa yang saya ketik? Periksa apakah input Anda disimpan atau digunakan untuk melatih alat tersebut.
4. Apakah saya tahu siapa pemilik outputnya? Periksa ketentuan untuk mengetahui apa yang dapat Anda lakukan dengan hasil yang diberikan oleh alat tersebut.
5. Apakah saya tahu harus bertanya kepada siapa? Gunakan rute permintaan dari bagian 4 kebijakan Anda.

Jawablah "tidak" atau "saya tidak tahu" untuk salah satu pertanyaan tersebut dan Anda akan berhenti dan bertanya, daripada menebak. Sebagai referensi, NIST menerbitkan kerangka kerja sukarela untuk pemikiran risiko AI, dengan Profil AI Generatif (Generative AI Profile) yang menyertainya.NIST: Kerangka Kerja Manajemen Risiko AIIni bukan standar yang harus dipatuhi, dan NIST mengatakan bahwa standar ini sedang direvisi, tetapi ini merupakan sumber pertanyaan risiko yang berguna bagi orang-orang yang menyetujui alat Anda.

Pilihan kami: pertanyaan 2, ke mana data Anda akan dikirim. Ini adalah pertanyaan yang mudah dilewati, dan jawabannya akan memberi tahu Anda apakah keempat pertanyaan lainnya penting atau tidak.

Aturan data dalam praktik: 5 contoh

Aturan tetap abstrak sampai Anda melihatnya diterapkan pada tugas nyata. Kelima contoh ini dapat diadaptasi ke alat dan aturan Anda sendiri, bukan kebijakan perusahaan.

1. Menyusun draf email. Umumnya tidak masalah jika menggunakan alat yang disetujui, asalkan Anda tidak memasukkan detail pribadi dan membaca hasilnya sebelum mengirimkannya.
2. Meringkas sebuah rapat. Tergantung pada alat yang digunakan. Rekam atau salin rapat ke salah satu yang telah disetujui untuk penggunaan tersebut, dan beri tahu para peserta.
3. Menempelkan catatan pelanggan. Jangan lakukan, kecuali alat tersebut telah disetujui untuk data pelanggan. Ganti nama dan angka dengan placeholder jika Anda hanya membutuhkan bantuan dengan susunan kata.
4. Mengunggah kontrak. Perlakukan ini sebagai informasi rahasia. Gunakan hanya alat yang telah disetujui oleh organisasi Anda, atau jangan gunakan sama sekali.
5. Menghasilkan gambar. Baik untuk draf internal. Sebelum Anda menggunakannya secara publik, periksa kebijakan hak cipta Anda dan tanyakan jika Anda ragu.

Pilihan kami: contoh 3, catatan pelanggan. Ini adalah kesalahan kecil yang mudah dibuat, dan membuat placeholder hanya membutuhkan sepuluh detik.

Melatih staf tentang hal ini: rencana 30 menit

Suatu kebijakan hanya akan mengubah perilaku setelah orang-orang mendiskusikannya. Adakan satu sesi 30 menit untuk setiap tim, lalu ulangi sesi tersebut ketika alat atau aturan berubah. Ingat angka Sensus: jika sekitar satu dari tiga perusahaan besar menggunakan AI, kemungkinan beberapa karyawan Anda juga menggunakannya.

Mempersiapkan: Ringkasan kebijakan satu halaman, contoh data di atas pada slide, dan jajak pendapat.

1. Menit 0 hingga 5: mengapa. Mulailah dengan pertanyaan "Alat AI apa yang Anda gunakan di tempat kerja?" Bagikan jawabannya dan jelaskan mengapa kebijakan tersebut ada.
2. Menit ke-5 hingga ke-12: 10 bagian. Jelaskan kedua bagian tersebut dengan kata-kata sederhana, dengan satu contoh baris untuk masing-masing bagian. Jangan membacakan kebijakan tersebut dengan lantang.
3. Menit 12 hingga 22: skenario. Tampilkan kelima contoh data satu per satu. Ajukan pertanyaan "Bisakah ini dimasukkan ke dalam alat AI?" dan beri orang waktu satu menit untuk memberikan suara sebelum Anda mengungkapkan jawabannya.
4. Menit ke-22 hingga ke-27: pertanyaan. Sesi tanya jawab anonim terbuka. Orang-orang akan menanyakan hal-hal yang mungkin tidak mereka tanyakan secara terbuka, seperti "Saya sudah melakukan ini bulan lalu. Apakah saya akan mendapat masalah?"
5. Menit ke-27 hingga ke-30: penutup. Minta semua orang untuk memastikan bahwa mereka telah membaca kebijakan tersebut dan tahu kepada siapa harus bertanya.

Sebagai penutup, berikut angka-angka Sensus: Penggunaan AI meningkat seiring dengan ukuran perusahaan, jadi sesi singkat sekarang lebih murah daripada memperbaiki kebocoran informasi nanti. Jika Anda ingin pembahasan yang lebih mendalam, silakan lihat postingan kami tentang... Pelatihan literasi AI mencakup keterampilan dan ukuran apakah keterampilan tersebut melekat, dan tingkat klasifikasi data Membantu Anda memutuskan data mana yang termasuk dalam alat mana.

Pilihan kami: blok skenario. Memberikan suara berdasarkan contoh nyata lebih mudah diingat daripada mendengarkan sebuah aturan.

Cara menyelenggarakan sesi kebijakan AI Anda dengan AhaSlides

Sesi ini akan berjalan lebih baik jika peserta menjawab daripada mendengarkan. Gunakan jenis slide ini, yang dibuat berdasarkan contoh-contoh dalam postingan ini.

1. Pilih Jawaban: "Bisakah ini dimasukkan ke dalam alat AI?" untuk setiap contoh data, dengan pilihan seperti "Ya, dalam alat yang disetujui", "Hanya dengan menghapus nama" dan "Tidak".
2. Awan Kata: "Alat AI apa saja yang Anda gunakan?" Anda melihat alat-alat yang sebenarnya, termasuk yang tidak ada dalam daftar Anda.
3. Skala Penilaian: "Seberapa jelas setiap bagian?" Jalankan di akhir dan tulis ulang bagian yang mendapat skor terendah terlebih dahulu.
4. Terbuka: "Tugas AI apa yang Anda butuhkan bantuannya?" Anda lihat apa yang telah dilewatkan oleh kebijakan Anda.
5. T&J: Anonim, sehingga orang-orang mengajukan pertanyaan yang tidak akan mereka ajukan di ruangan tersebut. Tips kami untuk... Menyelenggarakan sesi tanya jawab akan membantu.

Templat kursus tentang penggunaan AI yang dapat diterima di tempat kerja memberi Anda slide yang siap untuk diadaptasi, sehingga lima contoh data di atas dapat dijalankan sebagai pemungutan suara.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa saja yang harus tercantum dalam kebijakan penggunaan AI yang dapat diterima?

Cakupan, alat yang disetujui, aturan data, pemeriksaan keluaran, kekayaan intelektual, dan cara melaporkan masalah. 10 bagian di atas mencakup masing-masing hal tersebut, dengan contoh baris untuk setiap bagian.

Apakah kebijakan AI diwajibkan oleh hukum?

Secara umum tidak demikian. Undang-Undang AI Uni Eropa menetapkan kewajiban seperti literasi AI, tetapi tinjauan Komisi tidak menyebutkan kebijakan penggunaan yang dapat diterima sebagai persyaratan. Aturan berbeda menurut negara dan sektor, jadi periksa aturan yang berlaku untuk organisasi Anda.

Data apa yang sebaiknya tidak pernah dimasukkan ke dalam alat AI?

Segala sesuatu yang ditandai sebagai rahasia dalam kebijakan Anda, seperti data pelanggan, data pribadi, dan data kontrak, kecuali jika alat tersebut telah disetujui untuk jenis data tersebut. Jika Anda ragu, anggaplah itu sebagai area terlarang dan tanyakan.

Apakah NIST AI RMF wajib?

Tidak. NIST menyatakan bahwa kerangka kerja ini ditujukan untuk penggunaan sukarela. Ini adalah referensi untuk memikirkan risiko AI, dan NIST mengatakan bahwa kerangka kerja ini sedang direvisi.

Berapa lama durasi sesi pelatihan?

Tidak ada durasi yang ditentukan. Sesi 30 menit adalah permulaan yang praktis, kemudian dilanjutkan dengan penyegaran singkat setiap kali alat atau aturan berubah.

Mulai dari mana

Tulis aturan data terlebih dahulu, karena itu yang paling penting. Kemudian jadwalkan satu sesi 30 menit untuk tim yang paling banyak menggunakan AI, dan tanyakan kepada mereka apa yang kurang dari kebijakan tersebut. Untuk gambaran yang lebih luas tentang penggunaan AI dengan pertimbangan yang baik, lihat Pelatihan tenaga kerja AI dan penilaian manusia, dan dari sisi privasi, Dokumentasi AI dan pelatihan privasiTombol di bawah ini membuka templat penggunaan AI yang dapat diterima di tempat kerja.