עסקים וסטארטאפים חייבים להשתמש באופן קבוע באסטרטגיית שיפור מתמיד כדי להבטיח שהפעילות שלהם יעילה ואפקטיבית. לכן, אם אתם מנהיגים או בעלי עסקים ורוצים ללמוד כיצד תהליך השיפור המתמיד יכול לעזור לארגון שלכם, תמצאו תשובות במאמר זה.
סקירה כללית
| מתי הומצא מושג דוגמאות השיפור המתמיד? | מאסאקי אימאי |
| מתי הומצא קונספט דוגמאות לשיפור מתמיד? | 1989 |
| מהיכן נוצר שיפור מתמיד? | יפן |
- הקונספט של שיפור מתמיד
- 4 עקרונות של שיפור מתמיד
- 4 שיטות שיפור מתמיד
- 6 טיפים ודוגמאות לשיפור מתמיד
- עוד על מנהיגות עם AhaSlides
- בשורה תחתונה
- שאלות נפוצות
הקונספט של שיפור מתמיד
תהליך שיפור מתמיד הוא תהליך קבוע ומתמשך של ביצוע שינויים מכוונים בשיטות העסקיות של חברה במטרה לשפר את ניהול התהליכים, ניהול הפרויקטים ואת פעילות החברה בכללותה.
בדרך כלל, פעילויות השיפור המתמיד מורכבות מסדרה של שינויים קטנים היציבים מדי יום ביומו. רוב פעילויות השיפור המתמיד מתמקדות בשיפורים מצטברים ואיטרטיביים לתהליך העסקי הכולל. בטווח הארוך, כל השינויים הקטנים הללו יכולים להוביל לשינוי משמעותי.
עם זאת, לפעמים שיפור מתמיד יכול לנקוט בצעדים נועזים יותר כדי לשדרג את המצב הנוכחי של העסק, מה שתקף במיוחד לאירועים גדולים כמו השקות מוצרים חדשים.
4 עקרונות של שיפור מתמיד
כדי ליישם את תהליך השיפור המתמיד, אתם זקוקים לעבודת צוות באמצעות 4 העקרונות של תכנון - ביצוע - בדיקה - פעולה, המכונים גם מעגל PDCA או מעגל דמינג:
תכננו אותם קודם
זהו השלב הראשון והחשוב ביותר במחזור PDCA. תכנון מדויק ומלא יעזור להנחות את הפעילויות הבאות. התכנון כולל הגדרת יעדים, כלים, משאבים ואמצעים לפני כניסה לייצור ספציפי. קיום תנאים לניצול יעיל יותר של משאבים בטווח הארוך יתרום להפחתת עלויות לניהול איכות ולשיפור התחרותיות.
DO
יישום התכנית על פי התכנית שנקבעה ונבדקה בשלב הקודם.
לאחר שזיהיתם פתרון פוטנציאלי, בדקו אותו בבטחה באמצעות פרויקט בדיקה בקנה מידה קטן. זה יצביע על כך שהשינויים המוצעים ישיגו את התוצאות הרצויות, עם סיכון מינימלי לתוצאה לא רצויה.
לבדוק
ברגע שהנתונים שנאספו משלב 2 זמינים, עסקים צריכים להעריך ולבדוק באופן קבוע את הביצועים הכוללים של התקדמות השיפור. שלב זה נחוץ מכיוון שהוא מאפשר לחברה להעריך את הפתרון שלה ולשנות את התוכנית.
הערכת ביצועים באמצעות השלבים הבאים:
- ניטור, מדידה, ניתוח והערכת שביעות רצון לקוחות ואיסוף נתונים
- ארגון ביקורות פנימיות
- מנהיגים מעריכים מחדש
לפעול
לאחר סטנדרטיזציה של השלבים הנ"ל, השלב האחרון הוא לנקוט פעולה ולתקן את מה שצריך שיפור ואת מה שצריך להפחית. לאחר מכן, המשיכו במעגל של שיפור מתמיד.
ארבע שיטות לשיפור מתמיד
4 שיטות לשיפור מתמיד, כולל (1) קייזן, (2) מתודולוגיית ניהול זריז, (3) שש סיגמא ו-(4) שיפור מתמיד וחדשנותמתודולוגיית קייזן
קייזן, או שיפור מהיר של תהליכים, נחשב לעתים קרובות ל"בסיס" של כל שיטות הייצור הרזה. תהליך הקייזן מתמקד בביטול בזבוז, שיפור הפרודוקטיביות והשגת שיפור מתמשך ומתמשך בפעולות ובתהליכים של הארגון.
ייצור רזה נולד על בסיס הרעיון של קייזן. הצוות משתמש בטכניקות אנליטיות, כמו מיפוי זרם ערך ו-"5 סיבות למה" שפועלות ליישום השיפורים שנבחרו (בדרך כלל תוך 72 שעות מתחילת פרויקט kaizen) ולעיתים קרובות מתמקד בפתרונות שאינם כרוכים בהוצאות הון גדולות.
מתודולוגיית הניהול הזריז
מתודולוגיה זריזה היא דרך לנהל פרויקט על ידי חלוקתו למספר שלבים. זהו תהליך לניהול פרויקט הכולל שיתוף פעולה ושיפור מתמיד בכל שלב.
במקום גישת ניהול פרויקטים מסורתית, שיפור מתמיד זריז מתחיל במתווה, מתן משהו תוך זמן קצר ועיצוב דרישות ככל שהפרויקט מתקדם.
אג'יל היא אחת הגישות הפופולריות ביותר לניהול פרויקטים בשל הגמישות, יכולת ההסתגלות לשינויים ורמת ההשקעה הגבוהה של הלקוח.
Six Sigma
Six Sigma (6 Sigma, או 6σ) הוא מערכת של שיפור תהליכים עסקיים ושיטות ניהול איכות המסתמכות על סטטיסטיקה כדי למצוא פגמים, לקבוע את הגורמים ולפתור שגיאות כדי להגביר את דיוק התהליך.
Six Sigma משתמשת בשיטות סטטיסטיות כדי לספור את מספר השגיאות המתעוררות בתהליך, ואז להבין איך לתקן את זה, ולקרב אותו כמה שיותר לרמת "אפס שגיאה".
שיפור מתמיד וחדשנות
שיפור מתמיד וחדשנות, or CI&I, הוא תהליך ששימש לקידום שיפור עסקי וחדשנות. יש בו שמונה שלבים המסייעים למנהלי עסקים ולעובדים להתמקד בשיפור וחדשנות מתמשכים, אשר ישפיעו בצורה הרבה ביותר על יעדי העסק.
6 טיפים ושיפור מתמיד דוגמאות
פיתוח מיומנויות עבודת צוות
שיפור מתמיד דורש שילוב מושלם והרמוני של חברים במיזם. לכן, פיתוח מיומנויות עבודת צוות באמצעות פעילויות לבניית צוות הוא הכרחי. אם החברים יתקשרו ויפתרו בעיות ביחד היטב, תהליך השיפור המתמיד יעבור בצורה חלקה.
לדוגמה, כאשר צוות מקבל משימה חשובה, הוא ידע כיצד להקצות משימות באופן פעיל, כגון מי החוקר, הקבלן והמציג.
שיפור סיעור מוחות
תהליך שיפור מתמיד מועיל תמיד מספק הזדמנות לסיעור מוחות, שיכול לעזור לצוות שלך לזהות בעיות לפני שהן מתעוררות.
הנה דוגמה: מנהל המכירות יבקש ממנהלי המכירות לקיים מפגשי סיעור מוחות חודשיים. לאחר מכן, המנהלים יקיים מפגשי סיעור מוחות נפרדים עם הצוות שלהם. תהליך זה יסייע למחלקת המכירות לזהות תחומים לשיפור ולממש תוכניות יעילות.
קבלת משוב
קבלת משוב כמו גם תלונות הן חלק בלתי נמנע משיפור מתמיד במקום העבודה. אפשרו ללקוחות, לעובדים, לממונים ואפילו לצוותים אחרים לסקור את עבודת הצוות שלכם. משוב זה יעזור לצוות שלכם להבין מהן נקודות החוזק והחולשה שלכם ומה צריך לשפר או להשמיט. אתם יכולים להשתמש בכלים כמו SurveyMonkey או AhaSlides. כדי לקבל משוב במהירות, בכל זמן ובכל מקום.
לדוגמה, אתם משתמשים בשחקן יחיד כדי לעשות פרסומות למוצרים נשואים, מה שגורם ללקוח להרגיש שזה לא סביר ולבקש שינוי.
שיפור סקירת האיכות
בעת איסוף משוב, הצוות חייב להיות מוכן תמיד לבחון את איכותו, כגון איכות ניהול הזמן, איכות העובדים, איכות המוצר ואפילו איכות המנהיגות, לצורך שיפור מתמיד ולפתרון בעיות קיימות. אלו גם הצוותים בעלי הביצועים הגבוהים שעושים זאת באופן קבוע. הנה דוגמה:
חברה סובלת מירידה בפריון עקב זמן ייצור מופרז. לכן, הם החליטו לבצע ביקורת על התהליכים והתפעול שלהם כדי להבין היכן החברה מפסידה זמן. לאחר הערכה זו, למנהלים הייתה הבנה טובה יותר מדוע הפריון נמוך. כתוצאה מכך, הם עשויים ליישם אסטרטגיות או פעילויות חדשות כדי לייעל את ניצול הזמן כמשאב.
אימון חודשי
לצד פיתוח כישורי עבודת צוות, עסקים וארגונים צריכים להשקיע בעובדיהם. יש צורך להכשיר מיומנויות מקצועיות חדשות מדי חודש או לקחת קורסים קצרים כדי לרענן את הידע שלהם.
לדוגמה, כותב תוכן לומד כל שישה חודשים מיומנויות חדשות, כמו לימוד כתיבת תסריטים נוספים לסרטים, לימוד יצירת תוכן קצר בפלטפורמות החדישות ביותר כמו טיקטוק או אינסטגרם.
ניהול סיכוני פרויקטים פוטנציאליים
שיפור מתמיד ניהול פרויקטים אומר שמנהל הפרויקט צריך לערוך הערכת ניהול סיכונים לאורך כל חיי הפרויקט. ככל שתקדימו לתפוס ולהתמודד עם הסיכונים לפרויקט שלכם, כך ייטב. בצע את הביקורת שלך מדי שבוע או דו שבועי על סמך התקדמות המסירה של הצוות שלך. אם אתה עובד על פרויקט גדול שנמשך שישה חודשים, אתה יכול לעשות אותו כל שבועיים. פרויקט קצר של 4 שבועות מצריך בדיקות תכופות יותר.
לדוגמה, בדוק את התקדמות החוזה והתשלום של השותף באופן קבוע.
שורה תחתונה
השיטות בהן אתם משתמשים בעסק שלכם יוצרות את תרבות העבודה שלכם. חברות רבות מתקשות למצוא את הכיוון הנכון על ידי גיוס אנשים טובים יותר, רכישת חומרים ומכונות בעלות נמוכה יותר, או אפילו מיקור חוץ או העברת עסקיהן למדינות אחרות. אבל בסופו של דבר, רק גישת שיפור מתמיד ותרבות של צמיחה מתמדת יכולות לעזור לעסקים לבסס יתרון תחרותי.
ואל תשכחו שלעולם, כדי לבנות עסק עם שיפור מתמיד, התמקדות בפיתוח צוות היא בעלת חשיבות עליונה. היו מנהיגים טובים על ידי יצירת תרבות שבה כל עובד מרגיש מוסמך לזהות חוסר יעילות ולהציע פתרונות. צרו תגמולים או פתחו מערכת נגישה לעובדים לשיתוף משוב באופן רציף.
שאלות נפוצות
מהם 6 השלבים של העסק?
ששת שלבי העסק: (1) הקמה; (2) תכנון; (3) סטארט-אפ; (4) רווחיות והתרחבות; (5) צמיחה ותרבות עסקית; ו-(6) יציאה עסקית.
איזה שלב בניהול תהליכים עסקיים מאפשר למנהלים ליצור תהליך המשתפר ללא הרף?
שלב 5: קנה מידה ותרבות.
מהו שיפור מתמיד?
שיפור מתמיד הוא תהליך מתמשך של זיהוי, ניתוח ושיפור המבנה הקיים, במטרה להביא ביצועים טובים יותר עבור יחידים, צוותים וארגונים.
