סדר יום מנוסח היטב קובע מטרות וציפיות ברורות, כך שכולם יודעים את מטרתם ומה צריך לקרות לפני, במהלך ואחרי הפגישה. מדריך זה מכסה מדוע סדר יום חשוב, שמונה צעדים לכתיבת סדר יום יעיל ודוגמאות (עם תבניות) בהן תוכלו להשתמש בפגישה הבאה שלכם.
למה כל פגישה צריכה סדר יום
פגישות גוזלות זמן עבודה רב. מחקר של Harvard Business Review מצא כי מנהלים מבלים בהן כמעט 23 שעות בשבוע, לעומת פחות מ-10 שעות בשנות ה-1960 (פרלו, הדלי ויון, "עצרו את טירוף הפגישות", 2017סדר יום עוזר לך להקדיש את הזמן הזה בכוונה תחילה. הוא:
- להבהיר את המטרה והמטרות של הפגישה ולשמור על הדיון במסלולו.
- ניהול זמן וקצב, כך שיש פחות ויכוחים חסרי טעם.
- הגדירו ציפיות למשתתפים ולוודא שכל החלטה ופעולה מכוסים.
- לקדם אחריותיות, כי לכל פריט יש בעלים.
אזהרה אחת מהמחקר: חוקר הפגישות סטיבן רוגלברג אומר שמחקרו מראה שקיום סדר יום כשלעצמו לא עושה דבר לשיפור האפקטיביות, וכי מנהיגים לעתים קרובות פשוט "שמים תאריך אחר בראש סדר היום" וחוזרים על זה של השבוע שעבר. השלבים שלהלן עוסקים בכתיבת סדר יום שנבנה עבור פגישה זו, ולא מועתק מהקודמת.
8 צעדים מרכזיים לכתיבת סדר יום יעיל לפגישה
1. קבע את סוג הפגישה
פגישות שונות כוללות אנשים, פורמטים ומטרות שונים, לכן בחרו תחילה את הסוג.
- פגישת תחילת הפרויקטסקירה כללית של מטרות הפרויקט, לוח הזמנים, התקציב והציפיות.
- פגישה של כל המשתתפיםפגישה כלל-חברתית לשיתוף ביצועים, מטרות ותוכניות ובניית תחושת כיוון משותפת.
- פגישה בבית העירייהעובדים שואלים שאלות, שומעים עדכונים ונותנים משוב למנהלים בכירים.
- ישיבת הנהלה אסטרטגית: מנהיגים בכירים מתכננים את הכיוון לטווח ארוך.
- פגישת צוות וירטואליתמצגות, דיונים ופעילויות אינטראקטיביות באמצעות וידאו או צ'אט.
- סיעור מוחותמפגש יצירתי בו אנשים יוצרים ודנים ברעיונות חדשים.
- מפגש אחד על אחדשיחה פרטית לצורך הערכת ביצועים, אימון או פיתוח.
2. הגדירו את המטרה והיעדים
ציינו מדוע מתקיימת הפגישה ומה אתם מקווים להשיג. אם אינכם יכולים לציין תוצאה, שאלו האם הודעה תספיק במקום זאת. רוגלברג מעלה את אותה נקודה: לפעמים ניתן לשלוח את המידע ולנצל את הפגישה לחמש דקות של שאלות (ראיון ידע בוורטון).
3. זהו את הנושאים המרכזיים
רשום את הנושאים שיש לכסות, כולל כל החלטה שיש לקבל. שים את הנושא החשוב ביותר במקום הראשון, כאשר האנרגיה והתשומת לב הם הגבוהים ביותר.
4. קבעו מגבלת זמן
תנו לכל נושא משבצת זמן ולכל הפגישה שעת סיום, כך שהפגישה תישאר על פי לוח הזמנים.
5. זהו את המשתתפים ואת תפקידיהם
רשום מי ישתתף ועל מה כל אדם אחראי, כגון הצגת עדכון, רישום הערות או שמירת זמן.
6. הכנת חומרים ומסמכים תומכים
אספו את מה שאנשים יצטרכו במהלך הפגישה, ושתפו כל דבר שצריך לקרוא מראש.
7. הפצ את סדר היום מראש
שלחו את סדר היום לכל המשתתפים כדי שכולם יגיעו מוכנים. הזמינו אותם להוסיף סעיפים משלהם לפני הפגישה.
8. סקור ותקן לפי הצורך
בדקו את סדר היום לפני הפגישה כדי לוודא שהוא שלם ומדויק, וקצצו כל דבר שאינו מצריך את הנוכחות של הקבוצה בחדר.
דוגמאות לסדר יום לפגישות ותבניות חינמיות
הנה שלושה סדרי יום שתוכלו להתאים. יש להתאים את סעיפי סדר היום והזמנים לצרכים ולמטרות הפגישה שלכם.
1. סדר יום של ישיבת צוות
תאריך:
מיקום:
משתתפים:
מטרות: עדכון התקדמות הפרויקט; סקירת בעיות ופתרונות קיימים.
- מבוא וברוכים הבאים (5 דקות) | @WHO
- סקירת פגישה קודמת (10 דקות) | @WHO
- עדכוני פרויקט ודוחות התקדמות (20 דקות) | @WHO
- פתרון בעיות וקבלת החלטות (20 דקות) | @WHO
- דיון פתוח ומשוב (20 דקות) | @WHO
- פעולות וצעדים נוספים (15 דקות) | @who
- סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות) | @WHO
תבנית פגישה חודשית בחינם
2. סדר יום של ישיבה בכירה
תאריך:
מיקום:
משתתפים:
מטרה: לשתף את ביצועי החברה ולהציג יוזמות ותוכניות חדשות.
- ברוכים הבאים והיכרות (5 דקות)
- עדכון ביצועי החברה (20 דקות)
- יוזמות ותוכניות חדשות (20 דקות)
- פגישת שאלות ותשובות (30 דקות)
- הכרה ופרסים לעובדים (15 דקות)
- סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות)
3. סדר יום של פגישת פתיחת הפרויקט
תאריך:
מיקום:
משתתפים:
מטרות: לקבוע מטרות וציפיות ברורות; להציג את הצוות; לדון באתגרים ובסיכונים.
- ברוכים הבאים ומבוא (5 דקות) | @WHO
- סקירת פרויקט ויעדים (15 דקות) | @WHO
- היכרות עם חברי הצוות (5 דקות) | @WHO
- מטלות תפקיד ואחריות (20 דקות) | @WHO
- סקירת לוח זמנים וציר זמן (15 דקות) | @WHO
- אתגרים וסיכונים בפרויקט (20 דקות) | @who
- פריטי פעולה ושלבים הבאים (15 דקות) | @WHO
- סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות) | @WHO
רעיונות נוספים לפתיחה נמצאים אצלנו מדריך לפגישת פתיחת הפרויקט.
הגדירו את סדר היום של הפגישה שלכם עם AhaSlides
כדי להפוך סדר יום למשהו שהצוות שלכם יכול לראות, להצביע עליו ולערוך יחד:
- צור חשבון. הרשם לקבלת AhaSlides או עיין ב ספריית תבניות ציבורית.
- בחירת תבנית סדר יום לפגישה ולחץ על קבל תבנית.
הוסיפו את סעיפי סדר היום שלכם. החלף את שקופית הרשימה של התבנית בסדר יום משלך. לאחר מכן הוסף שובר קרח קצר, סקר או שאלה פתוחה כדי שאנשים ישתתפו מהשקופית הראשונה.
שתפו פעולה ושתפו. הזמינו את חברי הצוות לערוך את המצגת, ולאחר מכן שתפו את סדר היום כקישור או קוד QR לפני הפגישה.
טעימות מפתח
- בחרו את סוג הפגישה ומטרה ברורה לפני רישום הנושאים.
- שימו את הפריט החשוב ביותר במקום הראשון ותנו לכל פריט זמן ובעלים.
- שלחו את סדר היום מראש והזמינו את המשתתפים להוסיף לו.
- כתבו סדר יום חדש בכל פעם. סדר יום לבדו אינו הופך פגישה ליעילה.
שאלות נפוצות
מה מתייחס לסדר היום של פגישה?
סדר היום הוא המתווה המתוכנן של מה שיקרה בפגישה, המכונה לעיתים לוח זמנים או סדר יום. הוא מפרט נושאים, זמנים ומי מוביל כל סעיף.
מהי פגישה לקביעת סדר יום?
מתקיימת פגישת קביעת סדר יום כדי לתכנן ולהחליט על סדר היום של פגישה גדולה יותר ועתידית.
מהו סדר היום של פגישת פרויקט?
סדר יום של ישיבת פרויקט מתאר את הנושאים, הדיונים ונקודות הפעולה הקשורות לפרויקט, כגון התקדמות, סיכונים וצעדים הבאים.
