אז מה זה פגישת סדר יום? האמת היא שכולנו היינו חלק מפגישות שבהן אנחנו מרגישים חסרי משמעות, אפילו לא מבינים למה אנחנו צריכים להיפגש כדי לדון במידע שניתן לפתור בדוא"ל. ייתכן שחלק מהאנשים יצטרכו להשתתף בפגישות שנמשכות שעות מבלי לפתור בעיות.
However, not all meetings are unproductive, and if you want to work with your team effectively, a meeting with an agenda will save you from these above disasters.
סדר יום מעוצב היטב קובע יעדים וציפיות ברורים לפגישה, ומבטיח שכולם יודעים את מטרתו ומה צריך לקרות לפני, במהלך ואחרי.
לכן, מאמר זה ינחה אותך לגבי החשיבות של קיום סדר יום לפגישה, שלבים ליצירת אחד יעיל ויספק דוגמאות (+תבניות) לשימוש בפגישה הבאה שלך.
טיפים נוספים לעבודה עם AhaSlides
- 10 Types of Meetings in Business
- פגישה דקות: מדריך הכתיבה הטוב ביותר, דוגמאות (+ תבנית חינם) בשנת 2023
- 6 ביותר Hacks לפגישה
למה כל פגישה צריכה סדר יום
כל פגישה צריכה סדר יום כדי להבטיח שהיא פרודוקטיבית ויעילה. סדר יום לפגישה יספק את ההטבות הבאות:
- הבהרת מטרת הפגישה ומטרותיה, and help to keep the discussion focused and on track.
- ניהול זמן וקצב הפגישה, וודאו שאין ויכוחים חסרי טעם, וחסכו כמה שיותר זמן.
- הגדירו ציפיות למשתתפים, ולהבטיח שכל המידע ופריטי הפעולה הרלוונטיים מכוסים.
- מקדם אחריות וארגון, מה שמוביל לפגישות אפקטיביות ויעילות יותר.
התחל תוך שניות.
קבל תבניות עבודה בחינם. הירשם בחינם וקבל את מה שאתה רוצה מספריית התבניות החינמיות של AhaSlides!
🚀 הורד בחינם ☁️
8 שלבים מרכזיים לכתיבת סדר יום אפקטיבי לפגישה
Here are some key tips to help you write an effective meeting agenda:
1/ קבעו את סוג הפגישה
מכיוון שסוגים שונים של פגישות עשויים לכלול משתתפים, פורמטים ויעדים שונים, חשוב לבחור את המפגש המתאים לסיטואציה.
- פגישת תחילת הפרויקט: פגישה המספקת סקירה של הפרויקט, מטרותיו, ציר הזמן, התקציב והציפיות.
- כל הידיים נפגשות: סוג של מפגש כלל החברה שבו כל העובדים מוזמנים להשתתף. ליידע את כולם על ביצועי החברה, מטרותיה ותכניותיה ולקדם תחושת מטרה והכוונה משותפת בתוך הארגון.
- פגישה בבית העירייה: פגישה בעירייה של החברה שבה העובדים יכלו לשאול שאלות, לקבל עדכונים ולספק משוב להנהלה הבכירה ולמנהיגים אחרים.
- פגישת ניהול אסטרטגי: פגישה בה מתכנסים מנהיגים בכירים או מנהלים כדי לדון ולתכנן את הכיוון לטווח ארוך.
- מפגש צוות וירטואלי: הפורמט של פגישות צוות וירטואליות עשוי לכלול מצגות, דיונים ופעילויות אינטראקטיביות והוא יכול להתבצע באמצעות תוכנת ועידת וידאו, הודעות מיידיות או כלי תקשורת דיגיטליים אחרים.
- מפגש סיעור מוחות: מפגש יצירתי ושיתופי בו המשתתפים יוצרים ודנים ברעיונות חדשים.
- פגישה אחד על אחד: מפגש פרטי בין שני אנשים, המשמש לעתים קרובות לביקורות ביצועים, אימון או התפתחות אישית.
2/ הגדירו את מטרת הפגישה ומטרותיה
ציין בבירור מדוע הפגישה מתקיימת ומה אתה או הצוות שלך מקווים להשיג.
3/ זהה את הנושאים המרכזיים
רשום את הנושאים המרכזיים שיש לעסוק בהם, כולל כל החלטות חשובות שצריך לקבל.
4/ הקצה מגבלת זמן
הקצו פרק זמן מתאים לכל נושא ולפגישה כולה כדי להבטיח שהפגישה תישאר בלוח הזמנים.
5/ זהה את המשתתפים ותפקידיהם
ערכו רשימה של מי ישתתפו בפגישה וציינו את תפקידיהם ואחריותם.
6/ הכן חומרים ומסמכים תומכים
אסוף כל מידע או חומר רלוונטי שיידרש במהלך הפגישה.
7/ חלקו את סדר היום מראש
שלח את סדר היום של הפגישה לכל המשתתפים כדי להבטיח שכולם מוכנים ומוכנים.
8/ בדוק ושנה את סדר היום לפי הצורך
סקור את סדר היום לפני הפגישה כדי לוודא שהוא שלם ומדויק, ובצע את כל השינויים הדרושים.
דוגמאות לסדר יום מפגש ותבניות חינם
להלן מספר דוגמאות לסדר יום של פגישות שניתן להשתמש בהן לסוגים שונים של פגישות:
1/ סדר יום ישיבת צוות
תאריך:
מיקום:
משתתפים:
מטרות פגישת הצוות:
- לעדכון התקדמות יישום הפרויקט
- לסקור בעיות ופתרונות עדכניים
סדר יום ישיבת צוות:
- מבוא וברוכים הבאים (5 דקות) | @WHO
- סקירת פגישה קודמת (10 דקות) | @WHO
- עדכוני פרויקט ודוחות התקדמות (20 דקות) | @WHO
- פתרון בעיות וקבלת החלטות (20 דקות) | @WHO
- דיון פתוח ומשוב (20 דקות) | @WHO
- פעולה והשלבים הבאים (15 דקות) | @WHO
- סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות) | @WHO
תבנית פגישה חודשית בחינם עם AhaSlides
2/ סדר יום פגישת כל הידיים
תאריך:
מיקום:
עו"דendees:
יעדי עמידה:
- לעדכן את ביצועי החברה ולהציג יוזמות ותוכניות חדשות לעובדים.
סדר יום לפגישה:
- ברוכים הבאים והיכרות (5 דקות)
- עדכון ביצועי החברה (20 דקות)
- הצגת יוזמות ותוכניות חדשות (20 דקות)
- פגישת שאלות ותשובות (30 דקות)
- הכרה ופרסים לעובדים (15 דקות)
- סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות)
תבנית פגישת כל הידיים
3/ Project Kickoff Meeting Agenda
תאריך:
מיקום:
משתתפים:
יעדי עמידה:
- לקבוע מטרות וציפיות ברורות לפרויקט
- להציג את צוות הפרויקט
- לדון באתגרים ובסיכונים של הפרויקט
סדר יום לפגישה:
- ברוכים הבאים ומבוא (5 דקות) | @WHO
- סקירת פרויקט ויעדים (15 דקות) | @WHO
- היכרות עם חברי הצוות (5 דקות) | @WHO
- מטלות תפקיד ואחריות (20 דקות) | @WHO
- סקירת לוח זמנים וציר זמן (15 דקות) | @WHO
- דיון באתגרים ובסיכונים בפרויקט (20 דקות) | @WHO
- פריטי פעולה ושלבים הבאים (15 דקות) | @WHO
- סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות) | @WHO
שימו לב שאלו רק דוגמאות, וניתן להתאים את סעיפי סדר היום והפורמט בהתאם לצרכים ולמטרות הספציפיות של הפגישה.
הגדר את סדר היום שלך לפגישה עם AhaSlides
כדי להגדיר סדר יום לפגישה עם AhaSlides, בצע את השלבים הבאים:
- צור חשבון: אם עדיין לא עשית זאת, הירשם AhaSlides וליצור חשבון. או פנה אלינו ספריית תבניות ציבורית.
- בחר תבנית לסדר יום לפגישה: יש לנו מגוון תבניות לסדר היום של פגישות שתוכלו להשתמש בהן כנקודת התחלה. כל שעליך לעשות הוא לבחור את זה המתאים ביותר לצרכים שלך ולחץ "קבל תבנית".
- התאם אישית את התבנית: לאחר שבחרתם תבנית, תוכלו להתאים אותה על ידי הוספה או הסרה של פריטים, התאמת העיצוב ושינוי ערכת הצבעים.
- הוסף את סעיפי סדר היום שלך: השתמש בעורך השקופיות כדי להוסיף את פריטי סדר היום שלך. אתה יכול להוסיף טקסט, גלגל מסתובב, סקרים, תמונות, טבלאות, תרשימים ועוד.
- שתף פעולה עם הצוות שלך: אם אתה עובד עם צוות, אתה יכול לשתף פעולה על סדר היום. כל שעליך לעשות הוא להזמין את חברי הצוות לערוך את המצגת, והם יכולים לבצע שינויים, להוסיף הערות ולהציע עריכות.
- שתפו את סדר היום: כשתהיה מוכן, תוכל לשתף את סדר היום עם הצוות שלך או עם המשתתפים. אתה יכול לשתף קישור או באמצעות קוד QR.
עם AhaSlides, אתה יכול בקלות ליצור סדר יום פגישות מקצועי ומובנה היטב שיעזור לך להישאר על המסלול ולהשיג את יעדי הפגישה שלך.
המנות העיקריות
By following these key steps and examples with the help of AhaSlides templates, we hope you can create a well-structured meeting agenda that sets you up for success.
שאלות נפוצות
What refers to the agenda of the meeting?
The agenda is also called the meeting calendar, schedule, or docket. It refers to the planned outline or schedule created to structure, guide and document what will take place during a meeting.
What is an agenda setting meeting?
An agenda setting meeting refers to a specific type of meeting that is held for the purpose of planning and determining the agenda for an upcoming larger meeting.
What is agenda in project meeting?
The agenda for a project meeting is a planned outline of topics, discussions and action items that need to be addressed related to the project.
