האם אתה משתתף?

פרוטוקול פגישה: מדריך הכתיבה הטוב ביותר, דוגמאות (+ תבנית חינם) בשנת 2023

פרוטוקול פגישה: מדריך הכתיבה הטוב ביותר, דוגמאות (+ תבנית חינם) בשנת 2023

תיק עבודות

ג'יין נג 16 פבואר 2023 6 דקות לקרוא

פגישות ממלאות תפקיד מכריע בעסקים ובארגונים, ומשמשות פלטפורמה לדיון וטיפול בנושאים וניהול עניינים פנימיים כדי להניע התקדמות. כדי ללכוד את המהות של התכנסויות אלה, בין אם וירטואליות או אישיות, פגישה דקות הם קריטיים ברישום הערות, סיכום נושאי מפתח שנדונו ומעקב אחר החלטות והחלטות שהתקבלו.

מאמר זה ידריך אותך בכתיבת דקות פגישות אפקטיביות, עם דוגמאות ותבניות לשימוש, כמו גם שיטות עבודה מומלצות.

פגישה דקות
פרוטוקול פגישה. freepik.com

אני מקווה שמאמר זה יעזור לך לא להרגיש יותר את האתגר של כתיבת פרוטוקולים של פגישות. ואל תשכח להיות יצירתי ואינטראקטיבי בכל מפגש שלך עם:

מהם פרוטוקולי אסיפה?

פרוטוקול פגישות הוא תיעוד כתוב של הדיונים, ההחלטות ופריטי הפעולה המתרחשים במהלך פגישה. 

  • הם משמשים אסמכתא ומקור מידע לכל המשתתפים ולאלו שאינם יכולים להשתתף.
  • הם עוזרים להבטיח שמידע חשוב לא יישכח ושכולם נמצאים באותו עמוד לגבי מה שדובר עליו ומה הפעולות שיש לנקוט.
  • הם גם מספקים אחריות ושקיפות על ידי תיעוד החלטות והתחייבויות שנעשו במהלך הפגישה.

מיהו לוקח הדקות?

כותב הדקות אחראי לרישום מדויק של דיונים והחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה.

הם יכולים להיות קצין אדמיניסטרטיבי, מזכיר, עוזר או מנהל, או חבר צוות מתנדב המבצע את המשימה. חיוני שללוקח הדקות יהיה ארגון טוב ורישום הערות, והוא יוכל לסכם דיונים בצורה יעילה.

לוח משימות Scrum שטוח עם ידיים של חברי צוות ומדבקות נייר צבעוניות. קבוצה של מפתחי תוכנה יוצרים לוח זמנים של פרויקט עבודה עם פתקים דביקים. פיתוח עבודת צוות, קונספט תכנון ספרינט.

נוכחות מהנה במפגשים עם AhaSlides

טקסט אלטרנטיבי


תאסוף אנשים באותן שעות

במקום לבוא לכל שולחן ו'לבדוק' אנשים למקרה שהם לא יופיעו, עכשיו, אתה יכול למשוך תשומת לב אנשים ולבדוק נוכחות באמצעות חידונים אינטראקטיביים מהנים עם AhaSlides!


🚀 קבל תבניות בחינם ☁️

כיצד לכתוב פרוטוקולים של פגישה

לקבלת דקות ישיבות אפקטיביות, ראשית הם אובייקטיביים, היו תיעוד עובדתי של הפגישה, ולהימנע מדעות אישיות או פרשנויות סובייקטיביות של דיונים. הַבָּא, זה צריך להיות קצר, ברור וקל להבנה, התמקד רק בנקודות העיקריות, והימנע מהוספת פרטים מיותרים. סוף כל סוף, עליו להיות מדויק ולהבטיח שכל המידע המתועד יהיה טרי ורלוונטי.

בואו ניכנס לפרטים של כתיבת פרוטוקולים של פגישה עם השלבים הבאים!

8 מרכיבים חיוניים של פרוטוקול הפגישה: 

  1. תאריך, שעה ומיקום הפגישה
  2. רשימת משתתפים וכל התנצלות על היעדרות
  3. סדר היום ומטרת המפגש
  4. סיכום הדיונים וההחלטות שהתקבלו
  5. כל הצבעה שנלקחה ותוצאותיהן
  6. סעיפי פעולה, לרבות הגורם האחראי ומועד אחרון להשלמה
  7. כל השלבים הבאים או פריטי המשך
  8. דברי סיום או דחיית הישיבה

שלבים לכתיבת פרוטוקולים יעילים

1/ הכנה

לפני הפגישה, הכירו את סדר היום של הפגישה וכל חומרי הרקע הרלוונטיים. ודא שיש לך את כל הכלים הדרושים, כגון מחשב נייד, פנקס רשימות ועט. כמו כן, מומלץ לעיין בפרוטוקולים קודמים של הפגישה כדי לקבל תחושה של איזה מידע לכלול וכיצד לעצב אחד.

2/ רישום הערות

במהלך הפגישה, רשום הערות ברורות ותמציתיות על הדיונים וההחלטות שהתקבלו. עליך להתמקד בלכידת נקודות מפתח, החלטות ופריטי פעולה, במקום לתמלל את הפגישה כולה מילה במילה. הקפד לכלול את שמות הדוברים או ציטוטים מרכזיים וכל פריט פעולה או החלטה. והימנע מלכתוב בקיצורים או בקיצורים שגורמים לאחרים לא להבין.

3/ ארגן את הפרוטוקולים

סקור וארגן את ההערות שלך כדי ליצור סיכום קוהרנטי ותמציתי של הדקות שלך לאחר הפגישה. אתה יכול להשתמש בכותרות ובנקודות תבליטים כדי להקל על קריאת הדקות. אין לקחת דעות אישיות או פרשנויות סובייקטיביות של הדיון. התמקדו בעובדות ובמה שסוכם במהלך הפגישה.

4/ רישום הפרטים

פרוטוקול הפגישה שלך צריך לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים, כגון תאריך, שעה, מיקום ומשתתפים. והזכירו כל נושא חשוב שנדון, החלטות ופריטי פעולה שהוקצו. הקפד לרשום את כל ההצבעות שנלקחו ואת התוצאות של כל דיון.

5/ פריטי פעולה

הקפד לרשום את כל פריטי הפעולה שהוקצו, כולל מי אחראי ומועד ההשלמה. זהו חלק מכריע בפרוטוקול הפגישה, מכיוון שהוא מבטיח שכולם יודעים את תחומי האחריות שלהם ואת ציר הזמן להשלמתם.

6/ סקירה והפצה

עליך לעיין בפרוטוקולים לצורך דיוק ושלמותם, ולבצע את כל התיקונים הדרושים. ודא שכל הנקודות וההחלטות המרכזיות מצוינות. לאחר מכן, תוכל להפיץ את הפרוטוקולים לכל המשתתפים, באופן אישי או באמצעות דואר אלקטרוני. אחסן עותק של הדקות במיקום מרכזי לגישה נוחה, כגון כונן שיתופי או פלטפורמת אחסון מבוססת ענן.

7/ מעקב

וודאו כי עוקבים אחר סעיפי הפעולה מהפגישה והושלמו באופן מיידי. השתמשו בדקות כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולוודא שההחלטות מיושמות. זה עוזר לך לשמור על אחריות ומבטיח שהפגישה תהיה פרודוקטיבית ואפקטיבית.

דוגמאות של דקות פגישה (+ תבניות)

1/ דקות פגישה דוגמה: תבנית פגישה פשוטה

רמת הפירוט והמורכבות של דקות פגישה פשוטות תהיה תלויה במטרת הפגישה ובצרכים של הארגון שלך. 

באופן כללי, פרוטוקולים פשוטים של ישיבה משמשים למטרות פנימיות ואינם צריכים להיות רשמיים או מקיפים כמו סוגים אחרים של פרוטוקולים. 

לכן, אם אתם בצורך דחוף והפגישה סובבת סביב תוכן פשוט, לא חשוב מדי, תוכלו להשתמש בתבנית הבאה:

שם הפגישה: [הכנס את כותרת הפגישה] 
תאריך: [הכנס תאריך] 
זמן: [הכנס זמן] 
מיקום: [הכנס מיקום] 
משתתפים: [הוסף שמות של משתתפים] 
מתנצל על היעדרות: [הוסף שמות]

סדר יום:
[הוסף פריט סדר יום 1]
[הוסף פריט סדר יום 2]
[הוסף פריט סדר יום 3]

סיכום פגישה:
[הכנס סיכום של הדיונים וההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה, כולל כל נקודות מפתח או פריטי פעולה.]

פריטי פעולה: 
[הוסף רשימה של כל פריטי פעולה שהוקצו במהלך הפגישה, כולל הגורם האחראי ומועד אחרון להשלמה.]

השלבים הבאים: 
[הכנס את כל השלבים הבאים או פריטי המשך שנדונו במהלך הפגישה.]

הערות סיכום: 
[הוסף כל דברי סיום או דחיית הישיבה.]

על החתום: [הכנס חתימה של האדם שגובר דקות]

2/ פרוטוקול פגישה דוגמה: תבנית ישיבת דירקטוריון

פרוטוקול ישיבת ההנהלה מתועד ומופץ לכל החברים, ומספק תיעוד של ההחלטות שהתקבלו והכוונה של הארגון. לכן, זה צריך להיות ברור, שלם, מפורט ופורמלי. להלן תבנית פרוטוקול ישיבות דירקטוריון:

שם הפגישה: ישיבת דירקטוריון
תאריך: [הכנס תאריך]
זמן: [הכנס זמן]
מיקום: [הכנס מיקום]
משתתפים: [הוסף שמות של משתתפים]
מתנצל על היעדרות: [הוסף שמות של אלה שהתנצלו על היעדרות]

סדר יום:
1. אישור פרוטוקול הישיבה הקודמת 
2. סקירת דוח כספי 
3. דיון בתכנית האסטרטגית
4. כל עסק אחר

סיכום פגישה:
1. אישור פרוטוקולים קודמים של פגישה: [הוסף דגשים מהפגישה הקודמת נבדקו ואושרו]
2. סקירת דוח פיננסי: [הכנס דגשים של המצב הפיננסי הנוכחי והמלצות לתכנון פיננסי עתידי]
3. דיון בתכנית האסטרטגית: [הכנס בה דן הדירקטוריון וביצע עדכונים בתכנית האסטרטגית של הארגון]
4. כל עניין אחר: [הכנס כל נושא חשוב אחר שלא נכלל בסדר היום]

פריטי פעולה:
[הכנס רשימה של כל פריטי פעולה שהוקצו במהלך הפגישה, כולל הגורם האחראי ומועד אחרון להשלמה]

השלבים הבאים:
מועצת המנהלים תקיים ישיבת המשך ב-[הכנס תאריך].

הערות סיכום:
הישיבה נדחתה בשעה [הכנס זמן].

על החתום: [הכנס חתימה של האדם שגובר דקות]

זוהי רק תבנית בסיסית לישיבת דירקטוריון, וייתכן שתרצה להוסיף או להסיר אלמנטים בהתאם לצרכי הפגישה והארגון שלך.

3/ פרוטוקול פגישה דוגמה: תבנית ניהול פרויקטים 

להלן דוגמה של דקות פגישה לתבנית ניהול פרויקטים:

שם הפגישה: פגישת צוות ניהול פרויקטים 
תאריך: [הכנס תאריך]
זמן: [הכנס זמן]
מיקום: [הכנס מיקום]
משתתפים: [הוסף שמות של משתתפים]
מתנצל על היעדרות: [הוסף שמות של אלה שהתנצלו על היעדרות]

סדר יום:
1. סקירת מצב הפרויקט
2. דיון בסיכוני הפרויקט
3. סקירת התקדמות הצוות
4. כל עסק אחר

סיכום פגישה:
1. סקירת סטטוס הפרויקט: [הכנס כל עדכון על ההתקדמות והדגש את כל הבעיות שיש לטפל בהן]
2. דיון בסיכוני הפרויקט: [הכנס סיכונים פוטנציאליים לפרויקט ותוכנית להפחתת סיכונים אלו]
3. סקירת התקדמות הצוות: [הוסף התקדמות שנבדקה ודנו בכל בעיה שהתעוררה]
4 כל עניין אחר: [הכנס כל נושא חשוב אחר שלא נכלל בסדר היום]

פריטי פעולה:
[הכנס רשימה של כל פריטי פעולה שהוקצו במהלך הפגישה, כולל הגורם האחראי ומועד אחרון להשלמה]

השלבים הבאים:
הצוות יקיים פגישת המשך ב-[הכנס תאריך].

הערות סיכום:
הישיבה נדחתה בשעה [הכנס זמן].

על החתום: [הכנס חתימה של האדם שגובר דקות]

המנות העיקריות

מטרת פרוטוקול הפגישה היא לספק סקירה ברמה גבוהה של הפגישה למי שלא יכלו להגיע, וכן לשמור תיעוד של תוצאות הפגישה. לכן, הפרוטוקולים צריכים להיות מסודרים וקלים להבנה, תוך הדגשת המידע החשוב ביותר בצורה ברורה ותמציתית.