פגישות ממלאות תפקיד מכריע בעסקים ובארגונים, ומשמשות פלטפורמה לדיון וטיפול בנושאים וניהול עניינים פנימיים כדי להניע התקדמות. כדי ללכוד את המהות של התכנסויות אלה, בין אם וירטואליות או אישיות, פגישה דקות הם קריטיים ברישום הערות, סיכום נושאי מפתח שנדונו ומעקב אחר החלטות והחלטות שהתקבלו.
מאמר זה ידריך אותך בכתיבת דקות פגישות אפקטיביות, עם דוגמאות ותבניות לשימוש, כמו גם שיטות עבודה מומלצות.
אני מקווה שמאמר זה יעזור לך לא להרגיש יותר את האתגר של כתיבת פרוטוקולים של פגישות. ואל תשכח להיות יצירתי ואינטראקטיבי בכל מפגש שלך עם:
- תבנית ציבורית של AhaSlides
- מפגש קיק-off של הפרויקט
- פגישת ניהול אסטרטגי
- פגישות בעסקים | 10 סוגים נפוצים ושיטות עבודה מומלצות
- פגישת סדר יום | 8 שלבים עיקריים, דוגמאות ותבניות בחינם
- אימייל להזמנה לפגישה | הטיפים, הדוגמאות והתבניות הטובות ביותר (100% בחינם)
מהם פרוטוקולי אסיפה?
פרוטוקול פגישות הוא תיעוד כתוב של הדיונים, ההחלטות ופריטי הפעולה המתרחשים במהלך פגישה.
- הם משמשים אסמכתא ומקור מידע לכל המשתתפים ולאלו שאינם יכולים להשתתף.
- הם עוזרים להבטיח שמידע חשוב לא יישכח ושכולם נמצאים באותו עמוד לגבי מה שדובר עליו ומה הפעולות שיש לנקוט.
- הם גם מספקים אחריות ושקיפות על ידי תיעוד החלטות והתחייבויות שנעשו במהלך הפגישה.
מיהו לוקח הדקות?
כותב הדקות אחראי לרישום מדויק של דיונים והחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה.
הם יכולים להיות קצין אדמיניסטרטיבי, מזכיר, עוזר או מנהל, או חבר צוות מתנדב המבצע את המשימה. חיוני שללוקח הדקות יהיה ארגון טוב ורישום הערות, והוא יוכל לסכם דיונים בצורה יעילה.
נוכחות מהנה במפגשים עם AhaSlides
תאסוף אנשים באותן שעות
במקום לבוא לכל שולחן ו'לבדוק' אנשים למקרה שהם לא יופיעו, עכשיו, אתה יכול למשוך תשומת לב אנשים ולבדוק נוכחות באמצעות חידונים אינטראקטיביים מהנים עם AhaSlides!
🚀 קבל תבניות בחינם ☁️
כיצד לכתוב פרוטוקולים של פגישה
לקבלת דקות ישיבות אפקטיביות, ראשית הם אובייקטיביים, היו תיעוד עובדתי של הפגישה, ולהימנע מדעות אישיות או פרשנויות סובייקטיביות של דיונים. הַבָּא, זה צריך להיות קצר, ברור וקל להבנה, התמקד רק בנקודות העיקריות, והימנע מהוספת פרטים מיותרים. סוף כל סוף, עליו להיות מדויק ולהבטיח שכל המידע המתועד יהיה טרי ורלוונטי.
בואו ניכנס לפרטים של כתיבת פרוטוקולים של פגישה עם השלבים הבאים!
8 מרכיבים חיוניים של פרוטוקול הפגישה:
- תאריך, שעה ומיקום הפגישה
- רשימת משתתפים וכל התנצלות על היעדרות
- סדר היום ומטרת המפגש
- סיכום הדיונים וההחלטות שהתקבלו
- כל הצבעה שנלקחה ותוצאותיהן
- סעיפי פעולה, לרבות הגורם האחראי ומועד אחרון להשלמה
- כל השלבים הבאים או פריטי המשך
- דברי סיום או דחיית הישיבה
שלבים לכתיבת פרוטוקולים יעילים
1/ הכנה
לפני הפגישה, הכירו את סדר היום של הפגישה וכל חומרי הרקע הרלוונטיים. ודא שיש לך את כל הכלים הדרושים, כגון מחשב נייד, פנקס רשימות ועט. כמו כן, מומלץ לעיין בפרוטוקולים קודמים של הפגישה כדי לקבל תחושה של איזה מידע לכלול וכיצד לעצב אחד.
2/ רישום הערות
במהלך הפגישה, רשום הערות ברורות ותמציתיות על הדיונים וההחלטות שהתקבלו. עליך להתמקד בלכידת נקודות מפתח, החלטות ופריטי פעולה, במקום לתמלל את הפגישה כולה מילה במילה. הקפד לכלול את שמות הדוברים או ציטוטים מרכזיים וכל פריט פעולה או החלטה. והימנע מלכתוב בקיצורים או בקיצורים שגורמים לאחרים לא להבין.
3/ ארגן את הפרוטוקולים
סקור וארגן את ההערות שלך כדי ליצור סיכום קוהרנטי ותמציתי של הדקות שלך לאחר הפגישה. אתה יכול להשתמש בכותרות ובנקודות תבליטים כדי להקל על קריאת הדקות. אין לקחת דעות אישיות או פרשנויות סובייקטיביות של הדיון. התמקדו בעובדות ובמה שסוכם במהלך הפגישה.
4/ רישום הפרטים
פרוטוקול הפגישה שלך צריך לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים, כגון תאריך, שעה, מיקום ומשתתפים. והזכירו כל נושא חשוב שנדון, החלטות ופריטי פעולה שהוקצו. הקפד לרשום את כל ההצבעות שנלקחו ואת התוצאות של כל דיון.
5/ פריטי פעולה
הקפד לרשום את כל פריטי הפעולה שהוקצו, כולל מי אחראי ומועד ההשלמה. זהו חלק מכריע בפרוטוקול הפגישה, מכיוון שהוא מבטיח שכולם יודעים את תחומי האחריות שלהם ואת ציר הזמן להשלמתם.
6/ סקירה והפצה
עליך לעיין בפרוטוקולים לצורך דיוק ושלמותם, ולבצע את כל התיקונים הדרושים. ודא שכל הנקודות וההחלטות המרכזיות מצוינות. לאחר מכן, תוכל להפיץ את הפרוטוקולים לכל המשתתפים, באופן אישי או באמצעות דואר אלקטרוני. אחסן עותק של הדקות במיקום מרכזי לגישה נוחה, כגון כונן שיתופי או פלטפורמת אחסון מבוססת ענן.
7/ מעקב
וודאו כי עוקבים אחר סעיפי הפעולה מהפגישה והושלמו באופן מיידי. השתמשו בדקות כדי לעקוב אחר ההתקדמות ולוודא שההחלטות מיושמות. זה עוזר לך לשמור על אחריות ומבטיח שהפגישה תהיה פרודוקטיבית ואפקטיבית.
דוגמאות של דקות פגישה (+ תבניות)
1/ דקות פגישה דוגמה: תבנית פגישה פשוטה
רמת הפירוט והמורכבות של דקות פגישה פשוטות תהיה תלויה במטרת הפגישה ובצרכים של הארגון שלך.
באופן כללי, פרוטוקולים פשוטים של ישיבה משמשים למטרות פנימיות ואינם צריכים להיות רשמיים או מקיפים כמו סוגים אחרים של פרוטוקולים.
לכן, אם אתם בצורך דחוף והפגישה סובבת סביב תוכן פשוט, לא חשוב מדי, תוכלו להשתמש בתבנית הבאה:
| שם הפגישה: [הכנס את כותרת הפגישה] תאריך: [הכנס תאריך] זמן: [הכנס זמן] מיקום: [הכנס מיקום] משתתפים: [הוסף שמות של משתתפים] מתנצל על היעדרות: [הוסף שמות] סדר יום: סיכום פגישה: פריטי פעולה: השלבים הבאים: הערות סיכום: על החתום: [הכנס חתימה של האדם שגובר דקות] |
2/ פרוטוקול פגישה דוגמה: תבנית ישיבת דירקטוריון
פרוטוקול ישיבת ההנהלה מתועד ומופץ לכל החברים, ומספק תיעוד של ההחלטות שהתקבלו והכוונה של הארגון. לכן, זה צריך להיות ברור, שלם, מפורט ופורמלי. להלן תבנית פרוטוקול ישיבות דירקטוריון:
| שם הפגישה: ישיבת דירקטוריון תאריך: [הכנס תאריך] זמן: [הכנס זמן] מיקום: [הכנס מיקום] משתתפים: [הוסף שמות של משתתפים] מתנצל על היעדרות: [הוסף שמות של אלה שהתנצלו על היעדרות] סדר יום: סיכום פגישה: פריטי פעולה: השלבים הבאים: הערות סיכום: על החתום: [הכנס חתימה של האדם שגובר דקות] |
זוהי רק תבנית בסיסית לישיבת דירקטוריון, וייתכן שתרצה להוסיף או להסיר אלמנטים בהתאם לצרכי הפגישה והארגון שלך.
3/ פרוטוקול פגישה דוגמה: תבנית ניהול פרויקטים
להלן דוגמה של דקות פגישה לתבנית ניהול פרויקטים:
| שם הפגישה: פגישת צוות ניהול פרויקטים תאריך: [הכנס תאריך] זמן: [הכנס זמן] מיקום: [הכנס מיקום] משתתפים: [הוסף שמות של משתתפים] מתנצל על היעדרות: [הוסף שמות של אלה שהתנצלו על היעדרות] סדר יום: סיכום פגישה: פריטי פעולה: השלבים הבאים: הערות סיכום: על החתום: [הכנס חתימה של האדם שגובר דקות] |
המנות העיקריות
מטרת פרוטוקול הפגישה היא לספק סקירה ברמה גבוהה של הפגישה למי שלא יכלו להגיע, וכן לשמור תיעוד של תוצאות הפגישה. לכן, הפרוטוקולים צריכים להיות מסודרים וקלים להבנה, תוך הדגשת המידע החשוב ביותר בצורה ברורה ותמציתית.
