האם אתה משתתף?

10 סוגי פגישות בעסקים עם שיטות עבודה מומלצות

מציג

ג'יין נג 30 בנובמבר, 2023 10 דקות לקרוא

פגישות בעסקים מוכרים לבעלי תפקידי מנהיגות כמו מנהלי פרויקטים או תפקידים בכירים בחברה. מפגשים אלו חיוניים להגברת התקשורת, עידוד שיתוף הפעולה וקידום ההצלחה בתוך הארגון. 

However, not everyone may be aware of these meetings' definitions, types, and purposes. This article serves as a comprehensive guide and provides tips for conducting productive meetings in business.

מהי פגישה עסקית?

פגישה עסקית היא פגישה של יחידים שמתכנסים כדי לדון ולקבל החלטות בנושאים ספציפיים הקשורים לעסקים. מטרות פגישה זו עשויות לכלול עדכון חברי הצוות בפרויקטים נוכחיים, תכנון מאמצים עתידיים, פתרון בעיות או קבלת החלטות המשפיעות על החברה כולה. 

ניתן לערוך פגישות בעסק באופן אישי, וירטואלי, או שילוב של שניהם ויכול להיות רשמי או לא רשמי.

המטרה של פגישה עסקית היא להחליף מידע, ליישר את חברי הצוות ולקבל החלטות שעוזרות לעסק להשיג את מטרותיו.

פגישות הן חלק הכרחי לעסקים. תמונה: Freepik

סוגי פגישות בעסקים

ישנם מספר סוגים של פגישות בעסק, אך 10 הסוגים הנפוצים כוללים:

1/ פגישות צוות חודשיות

Monthly team meetings are regular meetings of a company's team members to discuss ongoing projects, assign tasks, and keep people informed and aligned. These meetings typically take place monthly, on the same day, and last from 30 minutes to several hours (depending on the size of the group and the amount of information covered).

פגישות צוות חודשיות מספקות הזדמנות והדרכה לחברי הצוות להחליף מידע ורעיונות, לדון בהתקדמות הפרויקט ולוודא שכולם פועלים לקראת אותו יעד. 

These meetings can also be used to address any challenges or problems the team faces, identify solutions, and make decisions that affect the direction of the project or the team's work.

An כל הידיים נפגשות היא פשוט פגישה הכוללת את כל הצוות של החברה, במילים אחרות, פגישת צוות חודשית. מדובר בפגישה קבועה – מתקיימת אולי פעם בחודש – ובדרך כלל מנוהלת על ידי ראשי החברה.

2/ פגישות סטנד אפ

השמיים פגישת סטנד אפ, המכונה גם פגישת סטנד-אפ יומית או יומית סקרום, היא סוג של פגישה קצרה, הנמשכת בדרך כלל לא יותר מ-15 דקות, ומתקיימת מדי יום כדי לתת לצוות עדכונים מהירים על התקדמות הפרויקט, או עומס העבודה שהושלם, לתכנן לעבוד על היום.

At the same time, it helps to identify and solve the obstacles that the team members are facing and how they affect the team's common goals. 

3/ פגישות עדכון סטטוס

פגישות עדכון סטטוס מתמקדות במתן עדכונים מחברי הצוות על התקדמות הפרויקטים והמשימות שלהם. הם עשויים להתרחש בתדירות גבוהה יותר מפגישות חודשיות, כגון שבועיות. 

מטרת פגישות עדכון הסטטוס היא כמובן לספק מבט שקוף על התקדמות כל פרויקט ולזהות את כל האתגרים שעשויים להשפיע על הצלחת הפרויקט. פגישות אלו לא ייתפסו לנושאים כמו דיון או פתרון בעיות.

For a larger scale meeting, the Status Update Meeting can also be named a 'פגישה בבית העירייה', A town hall meeting is simply a planned company-wide meeting in which the focus is on management answering questions from employees. Therefore, this meeting involved a Q&A session, making it more open, and less formulaic than any other type of meeting!

4/ פגישות לפתרון בעיות

אלו פגישות שסובבות סביב זיהוי ופתרון האתגרים, המשברים או הבעיות איתם מתמודד ארגון. לעתים קרובות הם בלתי צפויים וצריכים להביא אנשים ממחלקות או צוותים שונים כדי לשתף פעולה ולמצוא פתרונות לבעיות ספציפיות.

בפגישה זו, אותם משתתפים ישתפו את דעותיהם, יזהו במשותף את הסיבות השורשיות לבעיות ויציעו פתרונות פוטנציאליים. כדי שפגישה זו תהיה אפקטיבית, יש לעודד אותם לדון בפתיחות ובכנות, להימנע מאשמה ולהתמקד במציאת תשובות.

פגישות בעסק | תמונה: freepik

5/ פגישות קבלת החלטות

פגישות אלו מטרתן לקבל החלטות חשובות המשפיעות על כיוון הפרויקט, הצוות או הארגון כולו. המשתתפים הם בדרך כלל אנשים עם הסמכות והמומחיות הדרושים לקבלת החלטות.

לפגישה זו יהיה צורך לספק מראש את כל המידע הרלוונטי, הזקוק לבעלי עניין. לאחר מכן, כדי להבטיח שההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה יתבצעו, נקבעות פעולות ההמשך עם זמן השלמה. 

6/ מפגשי סיעור מוחות

פגישות סיעור מוחות מתמקדות ביצירת רעיונות חדשים וחדשניים עבור העסק שלך. 

The best part of a brainstorming session is how it promotes teamwork and invention while drawing on the collective intelligence and imagination of the group. Everyone is allowed to express their opinions, draw from one another's ideas, and come up with original and cutting-edge solutions.

7/ פגישות ניהול אסטרטגי

ישיבות ניהול אסטרטגי are high-level meetings that focus on reviewing, analyzing, and making decisions regarding an organization's long-term goals, direction, and performance. Senior executives and the leadership team attend these meetings, which are held quarterly or yearly.

במהלך פגישות אלו, הארגון נבדק ומוערך, כמו גם תחרותיות או זיהוי הזדמנויות חדשות לצמיחה ושיפור.

8/ מפגשי קיק-off של הפרויקט

A מפגש פתיחה בפרויקט הוא מפגש המסמן את ההתחלה הרשמית של פרויקט חדש. הוא מפגיש בין אנשי מפתח מצוות הפרויקט, כולל מנהלי פרויקטים, חברי צוות ובעלי עניין ממחלקות אחרות, כדי לדון ביעדים, יעדים, לוחות זמנים ותקציבים.

זה גם מספק הזדמנות למנהל הפרויקט להקים ערוצי תקשורת ברורים, להגדיר ציפיות ולהבטיח שחברי הצוות מבינים את התפקידים והאחריות שלהם.

אלו הם חלק מסוגי הפגישות הנפוצים ביותר בעסק, והפורמט והמבנה יכולים להשתנות בהתאם לגודל וסוג הארגון.

9/ מפגשי היכרות

An פגישת הכרות זוהי הפעם הראשונה שחברי צוות ומנהיגיהם נפגשים זה עם זה באופן רשמי, כדי לקבוע אם האנשים המעורבים רוצים לבנות מערכת יחסי עבודה ולהתחייב לצוות בעתיד.

מפגש זה נועד לתת לחברי הצוות זמן להישאר ביחד כדי להכיר את הרקע, תחומי העניין והמטרות של כל משתתף. בהתאם להעדפות שלך ושל הצוות שלך, אתה יכול לקבוע פגישות היכרות פורמליות או לא פורמליות, בהתאם להקשרים שונים.

10/ ישיבות בית העירייה

תפיסה זו מקורה בפגישות עירוניות מקומיות בניו אינגלנד שבהן פוליטיקאים נפגשים עם בוחרים כדי לדון בנושאים ובחקיקה.

היום, א פגישה בבית העירייה הוא מפגש מתוכנן כלל החברה שבו ההנהלה עונה לשאלות ישירות מהעובדים. היא מאפשרת תקשורת פתוחה ושקיפות בין מנהיגות לצוות. עובדים יכולים לשאול שאלות ולקבל משוב מיידי.

תשובה את כל השאלות החשובות

Don't miss a beat with AhaSlides' כלי שאלות ותשובות בחינם. היה מאורגן, שקוף ומנהיג נהדר.

GIF של מגיש המארח מפגש בעירייה מרוחק באמצעות תוכנת שאלות ותשובות של AhaSlides.

כיצד לנהל פגישות בעסקים

על מנת שתהיה לך פגישה טובה, ראשית, עליך לשלוח א דוא"ל הזמנה לפגישה.

קיום פגישות אפקטיביות בעסק מצריך תכנון והכנה מדוקדקים כדי להבטיח שהפגישה תהיה פרודוקטיבית ותשיג את מטרותיה. העצות הבאות יכולות לעזור לך לנהל פגישות עסקיות פרודוקטיביות:

1/ הגדירו את המטרה והיעדים

הגדרת המטרה והיעדים של פגישה עסקית היא קריטית כדי להבטיח שהפגישה תהיה פרודוקטיבית ותניב את התוצאה המיועדת. הם צריכים להבטיח את הדברים הבאים:

  • המטרה. ודא שלפגישה יש מטרה לדון בנושאים ספציפיים, לקבל החלטות או לספק עדכונים. עליך להגדיר מדוע הפגישה נחוצה ואת התוצאה הצפויה.
  • יעדים. המטרות של פגישה עסקית הן תוצאות ספציפיות וניתנות למדידה שברצונך להשיג עד סוף הפגישה. הם צריכים ליישר קו עם המטרה הכוללת של הפגישה עם ציר הזמן, KPI וכו'.

לדוגמה, פגישה לדיון בהשקת מוצר חדש צריכה לכלול יעדים שמתיישרים עם המטרה הכללית של הגדלת מכירות או שיפור נתח שוק.

2/ הכן סדר יום לפגישה

A פגישת סדר יום משמש כמפת דרכים לפגישה ועוזר לשמור על הדיון ממוקד ועל המסלול.

לכן, על ידי הכנת סדר יום אפקטיבי, תוכלו להבטיח שהפגישות העסקיות יהיו פרודוקטיביות וממוקדות ושכולם מודעים למה לדון, למה לצפות ולמה צריך להשיג. 

סוגי פגישות בעסק

3/ הזמן את המשתתפים הנכונים

שקול מי צריך להשתתף בפגישה בהתבסס על תפקידו והנושאים שיש לדון בהם. הזמן רק את מי שצריך להיות נוכח כדי להבטיח שהפגישה תתנהל בצורה חלקה. כמה גורמים שיש לקחת בחשבון כדי לעזור לבחור את המשתתפים הנכונים כוללים התאמה, רמת מומחיות וסמכות.

4/ הקצו זמן ביעילות

Make sure you allocate enough time for each topic in your agenda, taking into account the importance and complexity of each issue. This will help ensure that all topics get full attention and that the meeting doesn't go overtime.

Also, you should stick to the schedule as much as possible, but also be flexible enough to make changes if necessary. You might also consider taking short breaks to help participants recharge and refocus. This can maintain the meeting's energy and interest.

5/ הפוך את הפגישות ליותר אינטראקטיביות ומרתקות

הפוך את הפגישות העסקיות ליותר אינטראקטיביות ומרתקות על ידי עידוד כל המשתתפים לדבר ולשתף את מחשבותיהם ורעיונותיהם. כמו גם שימוש בפעילויות אינטראקטיביות, כגון סקרים חיים or מפגשי סיעור מוחות וגלגלי ספינרים עוזרים לשמור על המשתתפים מעורבים וממוקדים בדיון.

פגישות בעסקים

או השתמש ב-AhaSlides ספריית תבניות מוכנה מראש להיפרד מפגישות משעממות ועיניים מזוגגות.

בדוק: 20+ כיף מקוון משחקי שוברת קרח עבור Better Engagement, או 14 מעוררי השראה משחקים לפגישות וירטואליות, עם 6 הטובים ביותר פריצות לפגישה אתה יכול למצוא בשנת 2024!

6/ פרוטוקול פגישה

נטילה פרוטוקול ישיבות במהלך פגישה עסקית היא משימה חשובה המסייעת לתעד את הדיונים וההחלטות העיקריות שהתקבלו במהלך הפגישה. זה גם עוזר לשפר את השקיפות ומבטיח שכולם יהיו באותו עמוד לפני היציאה לפגישה הבאה.

7/ מעקב אחר פריטי פעולה

על ידי מעקב אחר סעיפי פעולה, אתה יכול להבטיח שההחלטות שהתקבלו במהלך הפגישה יצאו לפועל ושכל אחד ברור באחריותו.

And ALWAYS gather feedback from the participants to make upcoming business meetings even better - you can share the feedback after wrapping up, via emails or presentation slides. It makes meetings not tedious and everyone has fun💪

טקסט אלטרנטיבי


קבל תבניות סקר בחינם לפגישות שלך!

הירשם בחינם וקבל את מה שאתה רוצה מספריית התבניות!


🚀 תבניות חינם ☁️

המנות העיקריות 

אני מקווה, עם המאמר הזה של AhaSlides, ניתן להבחין בין סוגי הפגישות בעסק ומטרותיהם. כמו כן, על ידי ביצוע הצעדים והשיטות המומלצות האלה, אתה יכול לעזור להבטיח שהפגישות העסקיות שלך יהיו יעילות, ממוקדות ויניבו את התוצאות הרצויות.

ניהול פגישות עסקיות בצורה יעילה יכול לעזור לשפר את התקשורת, שיתוף הפעולה וההצלחה בתוך ארגון ומהווה מרכיב מרכזי בניהול עסקי מוצלח.

שאלות נפוצות

מדוע פגישות חשובות בעסק?

פגישות מאפשרות תקשורת אפקטיבית הן כלפי מטה והן כלפי מעלה בתוך הארגון. ניתן לשתף עדכונים, רעיונות ומשוב חשובים.

אילו פגישות צריך לקיים עסק?

- All-hands/All-staff meetings: Company-wide meetings to share updates, announcements and foster communication across departments.
- Executive/Leadership meetings: For senior management to discuss high-level strategy, plans and make key decisions.
- Department/Team meetings: For individual departments/teams to sync, discuss tasks and resolve issues within their scope.
- Project meetings: To plan, track progress and resolve blockers for individual projects.
- One-on-ones: Individual check-ins between managers and direct reports to discuss work, priorities and professional development.
- Sales meetings: For the sales team to review performance, identify opportunities and plan sales strategies.
- Marketing meetings: Used by the marketing team for planning campaigns, content calendar and measuring success.
- Budget/Finance meetings: For financial review of expenses vs budget, forecasting and investment discussions.
- Hiring meetings: To screen resumes, conduct interviews and make decisions for new job openings.
- Training meetings: To plan and deliver onboarding, skills development sessions for employees.
- Client meetings: To manage client relationships, feedback and scope out future work.