Көптеген ұйымдар үздіксіз жетілдіруді бағалайтынын айтады. Оны ұран ретінде емес, әдет ретінде қолданатындар әлдеқайда аз. Toyota-дан бастап Нью-Йорктегі мектеп округіне дейін әдетке айналдыратындардың бір қасиеті бар: жұмысқа ең жақын адамдарға мәселелерді анықтап, оларды шешуге сенім артылады, ал түзетулер қайталанбас бұрын тексеріледі.
Бұл нұсқаулықта үздіксіз жетілдіру дегеніміз не, оның артындағы төрт құрылым, олар ұсынатын сабақтары бар алты нақты мысал және өз командаңызда циклді қалай іске қосу керектігі қарастырылады.
Үздіксіз жетілдіру дегеніміз не?
Үздіксіз жетілдіру – процестерді, өнімдерді немесе қызметтерді қайта-қайта жақсартуға бағытталған үздіксіз күш-жігер. Бұл мәре сызығы бар жоба емес. Идея екі сенімге негізделген: қазіргі ешбір процесс мүмкіндігінше жақсы емес, және жұмысты орындайтын адамдар әдетте оның қай жерде бұзылатынын көре алады.
Жапон тілінде оның атауы - kaizen, «жақсы жаққа өзгеру» дегенді білдіреді [1]Басқару жөніндегі кеңесші Масааки Имаи бұл терминді 1986 жылы жарық көрген кітабымен әлемдік бизнес аудиториясына ұсынды. Кайдзен: Жапонияның бәсекеге қабілетті табысының кілті, ол Toyota және басқа да жапон өндірушілерінде көргендеріне негізделген.
Көптеген жақсарту жұмыстарының артындағы PDCA циклі
Барлық дерлік жетілдіру әдістері PDCA немесе Деминг циклі деп аталатын төрт сатылы циклде жұмыс істейді. [2]:
- Жоспар. Мәселені, мақсатты және табысты қалай өлшейтініңізді анықтаңыз.
- Жасау Өзгерісті шағын көлемде жасап көріңіз, сонда сәтсіздік аз шығын әкеледі.
- Тексеріңіз. Нәтижелерді мақсатпен салыстырыңыз. Өлшем өзгерді ме?
- Заң. Егер нәтиже берсе, оны стандартты жұмыс істеу тәсіліне айналдырыңыз. Егер нәтиже бермесе, жоспарды өзгертіп, қайтадан жұмыс істеңіз.
Цикл ешқашан аяқталмайды. Әрбір «Әрекет» келесі «Жоспардың» бастапқы нүктесіне айналады.
Үздіксіз жетілдірудің төрт әдісі
- Кайдзен: жұмысты орындайтын адамдар ұсынатын шағын, жиі өзгерістер, әдетте капиталдық шығындар аз немесе мүлдем жоқ.
- Сүйену: күту, қайта өңдеу және қажетсіз тапсырулар сияқты тұтынушы үшін құндылық қоспайтын кез келген нәрсені алып тастайтын жұмыс тәсілі.
- Алты сигма: ақаулар мен вариацияларды азайтуға бағытталған, көбінесе Анықтау, Өлшеу, Талдау, Жақсарту және Бақылау (DMAIC) ретінде ұйымдастырылатын деректерге негізделген тәсіл [3].
- Жедел: тұрақты ретроспективалармен қысқа жеткізу циклдары, сондықтан команда жұмыс барысында үйреніп, бейімделеді.
Бұлар бәсекелес емес. Көптеген ұйымдар төртеуінен де қарыз алады.
Үздіксіз жетілдірудің 6 мысалы
1. Toyota: кез келген жұмысшы кезекті тоқтата алады
Toyota өндіріс жүйесі үздіксіз жетілдірудің ең көп келтірілген мысалы болып табылады, және бұған себеп бар. Кез келген жұмысшы ақауды байқаған кезде желіні тоқтату үшін «andon сымымен» тарта алады. Мәселе бірден шешіледі және сабақ процеске қайта оралады, сондықтан ол қайталанбайды. Ақаулықты көзден анықтау оны желінің соңында немесе жеткізілгеннен кейін табудан әлдеқайда арзан.
Кішігірім жөндеулер де солай есептеледі. Toyota компаниясының Цуцуми зауытында экскурсия жетекшісі келушілермен сөйлесіп жатқанда сөмкесін еденге қоюды ұнатпайтын, сондықтан ол подиум қоршауына ілмектерді орнатуды ұсынды. Оның менеджері келісті, ал әріптесі оларды орнатты. Бұл шағын өзгеріс, бірақ бұл үлгіні көрсетеді: мәселе бар адам жөндеуді ұсынады, және ол мақұлданып, тез жасалады. [4].
Сабақ: мәселені көтеруді қауіпсіз және оңай етіңіз және оны көтерген адамға алғыс айтыңыз.
2. Amazon: тұтынушылардың шағымдарына жауап беру
Amazon тұтынушыларға қызмет көрсету үшін андон идеясын алған. Amazon компаниясының сол кездегі әлемдік операциялар және тұтынушыларға қызмет көрсету бөлімінің басшысы Марк Онеттоның айтуынша, қайталанатын ақау туралы естіген агент ақау жойылғанша өнімді веб-сайттан алып тастау арқылы «желі тоқтата» алады. [5]Компания сонымен қатар жаңа өнімге арналған баспасөз хабарламасын оны жасамас бұрын тұтынушыға бағытталған түрде жазудың «кері жұмыс істеу» әдетінен танымал, бұл команданы жақсартудың тұтынушы үшін нені білдіретінін анықтауға мәжбүр етеді.
Сабақ: мәселені бірінші болып естіген адамдарға шешімді итермелеңіз.
3. Вирджиния Мейсон медициналық орталығы: ауруханадағы кезекті тоқтату
2002 жылы Сиэтлдегі Вирджиния Мейсон ауруханасы медициналық орталықта Toyota өндіріс жүйесінің қағидаттарын қолдана бастады. [6]Андон сымына негізделген оның Пациент қауіпсіздігі туралы ескерту жүйесі қызметкерлерге пациентке зиян келтіруі мүмкін кез келген нәрсе туралы дабыл қағуға мүмкіндік береді. Жақсарту жұмыстары сонымен қатар күнделікті процестерге, соның ішінде пациенттерге дәрі-дәрмек жеткізуге кететін уақытқа бағытталған. [7].
Сабақ: әдіс саяхаттайды. Процесті картаға түсіру, кідірісті табу және түзетуді тексеру зауытта да, бөлімшеде де бірдей жұмыс істейді.
4. Перл-Ривер мектеп округі: білім беру саласындағы PDCA
Нью-Йорктегі Перл-Ривер мектеп округі 2001 жылы Малкольм Балдридж ұлттық сапа сыйлығының алғашқы білім беру жеңімпаздарының бірі болды. Округ өз жұмысының көп бөлігін, кеңес бөлмесінен бастап сыныпқа дейін анықтау үшін PDCA циклін пайдаланды. 1996 және 2001 жылдар аралығында Regents дипломымен бітірген оқушылардың үлесі 63%-дан 86%-ға дейін өсті. [8].
Сабақ: не өлшейтініңізді және келесі итерация кімге тиесілі екенін шешіңіз.
5. Бағдарламалық жасақтама топтары: ретроспектива
Agile бағдарламалық жасақтама топтары күнтізбеге жақсартулар енгізеді. Әрбір спринттің соңында команда ретроспектива жасайды: не жақсы өтті, не сәтсіз аяқталды және келесіде қайсысын бір немесе екі өзгертуді қолданып көру керек. Цикл қысқа болғандықтан, жаман идеядан бас тарту арзан, ал жақсы идея тез қалыптасады.
Сабақ: күнделікке жақсартуларды жазыңыз, сонда бұл біреудің есте сақтауына байланысты болмайды.
6. Оқыту топтары: кері байланыс циклін жабу
Сессиядан кейінгі бағалауды жүргізетін оқыту бөлімдері қазірдің өзінде PDCA жүйесін пайдаланып жатыр: олар сессияны жоспарлайды, өткізеді, кері байланысты тексереді және түзетеді. Әдетте әлсіз тұсы - тексеру. Формаларды жинайды, бірақ мазмұнын сирек өзгертеді.
Неғұрлым саналы тәсіл:
- Сеанс алдында жақсылықтың қандай болатынын анықтаңыз, мысалы, тек қанағаттанушылық көрсеткіштерін ғана емес, мінез-құлықтағы нақты өзгерісті де.
- Сабақ барысында да, сабақтан кейін де кері байланыс жинаңыз.
- Ең ықтимал әсері бар бір немесе екі өзгерісті таңдаңыз.
- Жаңартылған сеансты іске қосып, қайта өлшеңіз.
Сессия кезінде сұрақ қою кері байланыс пен әрекет арасындағы уақытты қысқартады. Бағалау шкаласы слайд түрінде көрсетіледі. AhaSlidesМысалы, қатысушыларға бірден бірнеше ұпай жинауға мүмкіндік береді және топтың үлестірімін экранда бірден көрсетеді, сондықтан талқылау нақты сандардан басталады. Сіз сондай-ақ ... пайдалана аласыз сауалнама жылдам иә немесе жоқ тексерулері үшін. Осындай сеанстарды жүргізу туралы қосымша ақпарат алу үшін біздің нұсқаулықты қараңыз интерактивті оқыту.
Сабақ: кері байланыс тек келесі әрекетіңізді өзгерткеннен кейін ғана жақсарту ретінде саналады.
Өзіңіздің жетілдіру цикліңізді қалай бастауға болады
- Жұмысқа қабылдау, жұмысты тапсыру немесе кездесулерді кейіннен қайталау сияқты үнемі келіспеушілік тудыратын бір процесті таңдаңыз.
- Жұмыс істейтін адамдардан жұмыстың қай жерде баяулайтынын сұраңыз. балық сүйегінің диаграммасы себептерін анықтаудың пайдалы тәсілі болып табылады.
- Бір өзгерісті және бір өлшемді таңдаңыз, мысалы, жұмсалған уақыт немесе қателік деңгейі.
- Белгілі бір уақыт аралығында шағын ауқымда сынап көріңіз, содан кейін өлшемді тексеріңіз.
- Жұмыс істеген нәрсені сақтаңыз, оны стандартты процеске жазыңыз және келесі мәселені таңдаңыз.
Үздіксіз жетілдіруге кедергі келтіретін жиі кездесетін қателіктер
Оны бір реттік жоба ретінде қарастыру. Кайдзен іс-шарасы алғашқы нәтижелерге әкеледі, содан кейін әдет жоғалады. Оның орнына апта сайынғы шолуларға, ретроспективаларға және жеткізілгеннен кейінгі қорытындыларға жақсартулар қосыңыз.
Нәтижені емес, күш-жігерді өлшеу. Өткізілген семинарлар саны аз нәрсені білдіреді. Ақаулық деңгейін, цикл уақытын немесе құзыреттілікке жету уақытын бақылаңыз.
Заң қадамын өткізіп жіберу. Стандартты процесті жаңартпай, дәл сол мәселеге тап болған келесі команда нөлден бастайды.
Жұмыс істейтін адамдарды есептен шығарып тастау. Басшылардан алынған жетілдірулер міндеттеме емес, сәйкестікке ие болады. Toyota компаниясының андон сымы жұмыс істейді, себебі оны сапа менеджері емес, желілік жұмысшы тартады.
Жиі Қойылатын Сұрақтар
Үздіксіз жетілдіру мен инновацияның айырмашылығы неде?
Инновация – бұл жаңа өнім немесе қайта жасалған процесс сияқты үлкен өзгеріс. Үздіксіз жетілдіру – бұл үнемі енгізілетін көптеген шағын өзгерістер. Олар бірге жұмыс істейді: инновация жаңа базалық деңгейді белгілейді, ал үздіксіз жетілдіру өнімділікті содан кейін арттырады.
Үздіксіз жетілдіру жұмыстарының нәтиже беретінін қалай білуге болады?
Циклдің жабылып жатқанын тексеріңіз. Мәселелер бастапқыда туындай ма? Өзгерістер тексеріліп, өлшенеді ме? Нәтижелер келесі циклге беріле ме? Егер сіз осылардың кез келгеніне сенімді болмасаңыз, «Тексеру» немесе «Әрекет ету» қадамы бұзылған болуы мүмкін. Бір процесте бір толық циклді іске қосыңыз және оны анықтама ретінде пайдаланыңыз.
Шағын топтар үздіксіз жетілдіруді қолдана ала ма?
Иә. Мәселені анықтау мен оны шешу арасындағы мақұлдау деңгейлері аз болғандықтан, шағын топтар көбінесе жылдамырақ қозғалады. Бес адамнан тұратын топ бірнеше апта ішінде бір процесте толық PDCA циклін орындай алады.
Дереккөздер
[1] Сұрақ. Кайдзен дегеніміз не? https://asq.org/quality-resources/kaizen
[2] ASQ. PDCA циклі: Жоспарлау-Іске асыру-Тексеру-Әрекет циклі дегеніміз не? https://asq.org/quality-resources/pdca-cycle
[3] Сұрақ: Алты Сигма дегеніміз не? https://asq.org/quality-resources/six-sigma
[4] Грабан, М. Біздің Toyota тур гидтерінің кайдзені. Lean Blog. https://www.leanblog.org/2014/11/our-toyota-tour-guides-kaizen/
[5] Onetto, M. (2014). Toyota электрондық коммерциямен кездескенде: Amazon-ға сүйеніңіз. McKinsey Quarterly. https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/when-toyota-met-e-commerce-lean-at-amazon
[6] AHRQ Пациенттердің қауіпсіздігі желісі. Инновация және ұқыпты ойлау: денсаулық сақтауды трансформациялаудағы өзара қолдау көрсететін серіктестер. https://psnet.ahrq.gov/perspective/innovation-and-lean-thinking-mutually-supportive-partners-transformation-health-care
[7] LCMD. Кайдзен мысалдары: салалар бойынша үздіксіз жетілдіру. https://www.lcmd.io/en/blog/kaizen-examples-continuous-improvement-across-industries
[8] SSTI. Балдридж марапатталғандар білім беру санатында бірінші орын алады. https://ssti.org/blog/baldrige-awardees-include-first-education-category
