Dasar penggunaan AI yang boleh diterima: apa yang perlu disertakan (dan pelan sesi latihan)

Ramai kakitangan anda mungkin sudah menggunakan alatan AI. Dasar yang tidak dibaca oleh sesiapa pun tidak melindungi sesiapa pun. Dasar yang difahami dan diketahui oleh orang ramai, dan tahu cara mematuhinya, memang begitu.

Inilah sebabnya ia penting. Sehingga 3 Mei 2026, 19.8% perniagaan AS melaporkan menggunakan AI, dan kadarnya meningkat mengikut saiz: 37% firma dengan 250 atau lebih pekerja, dan 32% firma dengan 100 hingga 249 (Biro Banci AS: Firma Besar Dengan Sekurang-kurangnya 20 Pekerja Pengguna AI Terbesar(( ...

Catatan ini memberi anda 10 bahagian untuk disertakan, ujian 5 soalan untuk sebarang permintaan alat, 5 contoh data dan pelan sesi selama 30 minit. Ia menawarkan struktur dan baris contoh bahasa Inggeris yang mudah, bukan teks dasar yang boleh anda gunakan seperti sedia ada. Ia adalah maklumat umum, bukan nasihat undang-undang.

Mengapa anda memerlukan dasar penggunaan AI yang boleh diterima

Penggunaan alat bergerak lebih pantas daripada peraturan. Orang ramai menampal e-mel pelanggan ke dalam chatbot untuk menjimatkan masa sepuluh minit, tanpa niat buruk dan tanpa tahu ke mana teks itu pergi. Polisi menetapkan jangkaan sebelum itu berlaku: apa yang baik, apa yang tidak dan siapa yang perlu ditanya.

Ia juga membantu pengurus anda. Tanpanya, setiap "bolehkah saya menggunakan AI untuk ini?" menjadi keputusan sekali sahaja, dan dua pengurus akan menjawab secara berbeza.

Adakah sesuatu dasar merupakan keperluan undang-undang? Secara amnya tidak sedemikian. Akta AI EU menetapkan tugas seperti literasi AI, dan Suruhanjaya mengatakan bahawa kewajipan literasi AI telah terpakai sejak 2 Februari 2025, tetapi gambaran keseluruhan Akta tersebut tidak menamakan dasar penggunaan yang boleh diterima sebagai keperluan (Suruhanjaya Eropah: Rangka kerja kawal selia Akta AI). Halaman itu hanya merangkumi peraturan EU. Semak apa yang terpakai di tempat anda beroperasi.

10 bahagian yang perlu disertakan

Berikut adalah dua set yang mengandungi 5 soalan. Set A adalah mengenai skop dan alatan yang diluluskan. Set B adalah mengenai data dan tingkah laku. Setiap bahagian mempunyai baris contoh dalam bahasa Inggeris yang mudah difahami. Ini adalah contoh untuk disesuaikan, bukan dasar syarikat.

Set A: skop dan alat yang diluluskan

1. Tujuan. Nyatakan mengapa dasar itu wujud dalam satu atau dua ayat. Contoh: "Kami mahu anda menggunakan alatan AI untuk bekerja lebih pantas, tanpa membahayakan pelanggan, rakan sekerja atau syarikat."
2. Siapa yang diliputinya. Pekerja, kontraktor, pelatih dan sesiapa sahaja yang menggunakan AI bagi pihak syarikat. Contoh: "Ini terpakai kepada semua orang yang bekerja untuk kami, pada mana-mana peranti."
3. Alat yang diluluskan dan diharamkan. Senarai pendek, disimpan di tempat yang mudah ditemui oleh orang ramai. Contoh: "Gunakan hanya alat dalam senarai yang diluluskan. Apa-apa sahaja perlu diizinkan terlebih dahulu."
4. Cara meminta alat baharu. Laluan bernama dengan masa balasan. Contoh: "Hantar borang permintaan kepada IT. Anda akan mendapat jawapan dalam tempoh 5 hari bekerja."
5. Akauntabiliti. Siapakah pemilik polisi dan siapakah yang menjawab soalan. Contoh: "Anda bertanggungjawab atas apa sahaja yang anda hantar, sama ada anda atau alat yang menulisnya."

Pilihan kami untuk Set A: akauntabiliti. Ia adalah baris yang perlu diingat: jika alat menulisnya dan anda menghantarnya, ia adalah milik anda.

Set B: data dan tingkah laku

6. Data apa yang mungkin tidak akan pernah masuk ke dalam alat. Namakan kategori-kategori tersebut. Contoh: "Jangan sekali-kali memasukkan butiran pelanggan, kata laluan, kontrak atau apa-apa yang ditanda sulit ke dalam alat yang tidak diluluskan untuknya."
7. Data peribadi dan pelanggan. Nyatakan apa yang dibenarkan, alat yang diluluskan dan apa yang tidak. Contoh: "Jangan tampal nama, e-mel atau nombor akaun ke dalam chatbot umum."
8. Memeriksa dan melabelkan output AI. Orang ramai menyemak sebelum berkongsi. Contoh: "Semak fakta, angka dan nama berdasarkan sumber yang dipercayai sebelum anda menggunakan output AI. Katakan bila AI membantu, jika pelanggan atau pengurus bertanya."
9. Harta intelek dan hak cipta. Tutup apa yang masuk dan apa yang keluar. Contoh: "Jangan masukkan bahan sulit syarikat lain. Tanya sebelum anda menerbitkan imej atau teks buatan AI sebagai karya anda sendiri."
10. Cara melaporkan masalah. Jadikannya mudah dan selamat. Contoh: "Jika alat membocorkan data atau memberi anda sesuatu yang berbahaya, beritahu pemilik polisi ini dengan segera. Melaporkan awal adalah dialu-alukan."

Pilihan kami untuk Set B: peraturan data. Satu tampalan pada alat yang salah boleh membocorkan data, jadi peraturan yang jelas dan khusus di sini paling penting.

Alat yang diluluskan: ujian 5 soalan

Senarai akan sentiasa ketinggalan di belakang alat yang ditemui orang ramai. Berikan kakitangan lima soalan ya atau tidak untuk ditanya sebelum mereka mencuba sesuatu yang baharu.

1. Adakah ia dalam senarai yang diluluskan? Jika tidak, tanyakan sebelum anda menggunakannya.
2. Adakah saya tahu ke mana data saya pergi? Siapakah yang mengendalikan alat ini, dan di manakah apa yang anda taip disimpan?
3. Adakah saya tahu sama ada ia menyimpan apa yang saya taip? Semak sama ada ia menyimpan input anda atau menggunakannya untuk melatih alat tersebut.
4. Adakah saya tahu siapa yang memiliki output tersebut? Semak terma untuk apa yang boleh anda lakukan dengan apa yang dihasilkan oleh alat tersebut.
5. Saya tahu nak tanya siapa? Gunakan laluan permintaan daripada bahagian 4 polisi anda.

Jawab "tidak" atau "Saya tidak tahu" kepada mana-mana daripada mereka dan anda berhenti dan bertanya, bukannya meneka. Sebagai rujukan, NIST menerbitkan rangka kerja sukarela untuk pemikiran risiko AI, dengan Profil AI Generatif (NIST: Rangka Kerja Pengurusan Risiko AI). Ia bukanlah satu piawaian untuk dipatuhi, dan NIST mengatakan ia sedang disemak semula, tetapi ia merupakan sumber soalan risiko yang berguna untuk orang yang meluluskan alatan anda.

Pilihan kami: soalan 2, ke mana data anda pergi. Ia mudah untuk dilangkau, dan jawapannya memberitahu anda sama ada empat yang lain penting.

Peraturan data dalam amalan: 5 contoh

Peraturan kekal abstrak sehingga anda melihatnya berbanding tugasan sebenar. Lima contoh ini adalah contoh untuk disesuaikan dengan alatan dan peraturan anda sendiri, bukan dasar syarikat.

1. Merangka e-mel. Secara amnya tidak mengapa dalam alat yang diluluskan, jika anda meninggalkan butiran peribadi dan membaca hasilnya sebelum menghantarnya.
2. Merumuskan sesuatu mesyuarat. Bergantung pada alatnya. Hanya rakam atau tampal mesyuarat ke dalam mesyuarat yang diluluskan untuk kegunaan tersebut dan beritahu peserta.
3. Menampal rekod pelanggan. Jangan, melainkan alat tersebut diluluskan untuk data pelanggan. Gantikan nama dan nombor dengan ruang letak jika anda hanya memerlukan bantuan dengan perkataan.
4. Memuat naik kontrak. Anggap ia sulit. Gunakan hanya alat yang telah diluluskan oleh organisasi anda untuknya, atau tinggalkannya.
5. Menjana imej. Baik untuk draf dalaman. Sebelum anda menggunakannya secara terbuka, semak dasar hak cipta anda dan tanya jika anda tidak pasti.

Pilihan kami: contoh 3, rekod pelanggan. Ia mudah untuk dibuat, dan pemegang tempat mengambil masa sepuluh saat.

Melatih kakitangan mengenainya: pelan 30 minit

Sesuatu dasar hanya mengubah tingkah laku setelah orang ramai membincangkannya. Jalankan satu sesi selama 30 minit untuk setiap pasukan, kemudian ulanginya apabila alatan atau peraturan berubah. Ingat angka Banci: jika kira-kira satu daripada tiga firma yang lebih besar menggunakan AI, sebahagian daripada pekerja anda mungkin menggunakan AI.

Sediakan: ringkasan dasar satu halaman, contoh data di atas pada slaid dan tinjauan pendapat.

1. Minit 0 hingga 5: mengapa. Mulakan dengan soalan "Alatan AI yang manakah anda gunakan di tempat kerja?" Kongsikan jawapannya dan nyatakan mengapa dasar tersebut wujud.
2. Minit 5 hingga 12: 10 bahagian. Terangkan kedua-dua set tersebut dengan perkataan yang mudah, dengan satu baris contoh setiap satu. Jangan baca polisi dengan kuat.
3. Minit 12 hingga 22: senario. Tunjukkan lima contoh data satu demi satu. Tanya "Bolehkah ini dimasukkan ke dalam alat AI?" dan berikan orang ramai seminit untuk mengundi sebelum anda mendedahkan jawapannya.
4. Minit 22 hingga 27: soalan. Buka soalan tanpa nama. Orang ramai akan bertanya perkara yang mungkin tidak mereka tanyakan secara lantang, seperti "Saya sudah melakukannya bulan lepas. Adakah saya dalam masalah?"
5. Minit 27 hingga 30: tamat. Minta semua orang untuk mengesahkan bahawa mereka telah membaca polisi dan tahu siapa yang perlu ditanya.

Hampir dengan angka Banci: Penggunaan AI meningkat dengan saiz firma, jadi sesi yang singkat sekarang adalah lebih murah daripada membersihkan kebocoran kemudian. Jika anda mahukan trek yang lebih mendalam, siaran kami di Latihan celik AI merangkumi kemahiran dan ukuran sama ada mereka berjaya, dan tahap pengelasan data membantu anda menentukan data yang tergolong dalam alat yang mana.

Pilihan kami: blok senario. Mengundi berdasarkan contoh sebenar lebih mudah diingati daripada mendengar peraturan.

Cara untuk menganjurkan sesi dasar AI anda dengan AhaSlides

Sesi ini berfungsi paling baik apabila orang ramai menjawab dan bukannya mendengar. Gunakan jenis slaid ini, yang dibina daripada contoh dalam siaran ini.

1. Pilih Jawapan: "Bolehkah ini dimasukkan ke dalam alat AI?" untuk setiap contoh data, dengan pilihan seperti "Ya, dalam alat yang diluluskan", "Hanya dengan nama yang dialih keluar" dan "Tidak".
2. Awan Perkataan: "Alat AI yang manakah anda gunakan?" Anda melihat alat sebenar, termasuk yang tiada dalam senarai anda.
3. Skala Penilaian: "Sejauh manakah setiap bahagian jelas?" Jalankan di penghujungnya dan tulis semula bahagian yang mendapat markah terendah dahulu.
4. Terbuka Berakhir: "Tugasan AI apakah yang anda ingin bantu?" Anda dapat melihat apa yang terlepas pandang oleh dasar anda.
5. Soal Jawab: tanpa nama, jadi orang ramai bertanya soalan yang tidak akan mereka tanya di dalam bilik. Petua kami untuk menjalankan sesi soal jawab akan bantu.

Templat kursus penggunaan AI di tempat kerja yang boleh diterima memberikan anda slaid yang sedia untuk disesuaikan, jadi lima contoh data di atas boleh dijalankan sebagai undian.

Soalan lazim

Apakah yang perlu disertakan dalam dasar penggunaan yang boleh diterima oleh AI?

Skop, alat yang diluluskan, peraturan data, semakan output, harta intelek dan cara untuk melaporkan masalah. 10 bahagian di atas merangkumi setiap satunya, dengan baris contoh untuk setiap satunya.

Adakah dasar AI dikehendaki oleh undang-undang?

Secara amnya tidak begitu. Akta AI EU menetapkan tugas seperti literasi AI, tetapi gambaran keseluruhan Suruhanjaya tidak menamakan dasar penggunaan yang boleh diterima sebagai keperluan. Peraturan berbeza mengikut negara dan sektor, jadi semak peraturan yang terpakai kepada organisasi anda.

Data apakah yang tidak boleh dimasukkan ke dalam alat AI?

Apa-apa sahaja yang ditandakan oleh polisi anda sebagai sulit, seperti data pelanggan, peribadi dan kontrak, melainkan alat tersebut diluluskan untuk jenis data tersebut. Jika anda tidak pasti, anggap ia sebagai larangan dan tanyakan.

Adakah NIST AI RMF wajib?

Tidak. NIST mengatakan rangka kerja itu bertujuan untuk kegunaan sukarela. Ia merupakan rujukan untuk memikirkan tentang risiko AI, dan NIST mengatakan ia sedang disemak semula.

Berapa lamakah sesi latihan sepatutnya?

Tiada tempoh yang ditetapkan. Sesi selama 30 minit adalah permulaan yang praktikal, kemudian ulangkaji ringkas apabila alat atau peraturan berubah.

Di mana untuk bermula

Tulis peraturan data dahulu, kerana ia paling penting. Kemudian tempah satu sesi 30 minit untuk pasukan yang paling banyak menggunakan AI, dan tanya mereka apakah dasar yang tiada. Untuk gambaran yang lebih luas tentang penggunaan AI dengan pertimbangan yang baik, lihat Latihan tenaga kerja AI dan pertimbangan manusia, dan untuk aspek privasi, Dokumentasi AI dan latihan privasi. Butang di bawah membuka templat penggunaan di tempat kerja yang boleh diterima AI.