8 Langkah Utama untuk Menulis Agenda Mesyuarat dengan Contoh & Templat Percuma

Jadi, apa itu Agenda mesyuarat? Sebenarnya, Kita semua telah menjadi sebahagian daripada mesyuarat di mana kita berasa tidak bermakna, malah tidak memahami mengapa kita perlu bertemu untuk membincangkan maklumat yang boleh diselesaikan melalui e-mel. Sesetengah orang mungkin terpaksa menghadiri mesyuarat yang berlarutan selama berjam-jam tanpa menyelesaikan sebarang isu.

Walau bagaimanapun, tidak semua mesyuarat tidak produktif, dan jika anda ingin bekerjasama dengan pasukan anda dengan berkesan, mesyuarat dengan agenda akan menyelamatkan anda daripada bencana di atas.

Agenda yang direka dengan baik menetapkan matlamat dan jangkaan yang jelas untuk mesyuarat, memastikan semua orang mengetahui tujuan mereka dan perkara yang perlu berlaku sebelum, semasa dan selepas.

Oleh itu, artikel ini akan membimbing anda tentang kepentingan mengadakan agenda mesyuarat, langkah untuk mencipta agenda yang berkesan dan memberikan contoh (+templat) untuk digunakan dalam mesyuarat anda yang seterusnya.

• Mengapa Setiap Mesyuarat Memerlukan Agenda
• 8 Langkah Utama Untuk Menulis Agenda Mesyuarat yang Berkesan
• Contoh Agenda Mesyuarat dan Templat Percuma
• Sediakan Agenda Mesyuarat Anda Dengan AhaSlides
• Takeaways Utama 

Lagi Petua Kerja dengan AhaSlides

• 10 Jenis Mesyuarat dalam Perniagaan
• Minit mesyuarat: Panduan Penulisan Terbaik, Contoh (+ Templat Percuma) pada 2023
• 6 Best Hacks Mesyuarat

Mengapa Setiap Mesyuarat Memerlukan Agenda

Setiap mesyuarat memerlukan agenda untuk memastikan ia produktif dan cekap. Agenda mesyuarat akan memberikan faedah berikut:

• Jelaskan tujuan dan matlamat mesyuarat, dan membantu memastikan perbincangan tertumpu dan berada di landasan yang betul.
• Urus masa dan kadar mesyuarat, pastikan tiada hujah yang sia-sia, dan jimatkan masa sebanyak mungkin.
• Tetapkan jangkaan untuk peserta, dan memastikan semua maklumat dan item tindakan yang berkaitan dilindungi.
• Menggalakkan akauntabiliti dan organisasi, membawa kepada mesyuarat yang lebih berkesan dan cekap.

8 Langkah Utama Untuk Menulis Agenda Mesyuarat yang Berkesan

Berikut ialah beberapa petua utama untuk membantu anda menulis agenda mesyuarat yang berkesan:

1/ Tentukan jenis mesyuarat 

Oleh kerana pelbagai jenis mesyuarat mungkin melibatkan peserta, format dan objektif yang berbeza, adalah penting untuk memilih yang sesuai untuk situasi tersebut.

• Mesyuarat permulaan projek: Mesyuarat yang memberikan gambaran keseluruhan projek, matlamat, garis masa, belanjawan dan jangkaannya.
• Mesyuarat Semua Tangan: Sejenis mesyuarat seluruh syarikat di mana semua pekerja dijemput hadir. Untuk memaklumkan semua orang tentang prestasi, matlamat dan rancangan syarikat dan untuk menggalakkan tujuan dan hala tuju yang sama dalam organisasi.
• Mesyuarat Dewan Bandaran: Mesyuarat dewan bandar syarikat di mana pekerja boleh bertanya soalan, menerima kemas kini dan memberikan maklum balas kepada pengurusan kanan dan pemimpin lain.
• Mesyuarat Pengurusan Strategik: Mesyuarat di mana pemimpin kanan atau eksekutif berkumpul untuk membincangkan dan merancang hala tuju jangka panjang. 
• Mesyuarat Pasukan Maya: Format mesyuarat pasukan maya mungkin termasuk pembentangan, perbincangan dan aktiviti interaktif dan boleh dijalankan menggunakan perisian persidangan video, pemesejan segera atau alat komunikasi digital yang lain. 
• Sesi Sumbangsaran: Perjumpaan kreatif dan kolaboratif di mana peserta menjana dan membincangkan idea baharu.
• Pertemuan satu lawan satu: Pertemuan peribadi antara dua orang, sering digunakan untuk semakan prestasi, bimbingan atau pembangunan peribadi.

2/ Tentukan tujuan dan matlamat mesyuarat

Nyatakan dengan jelas mengapa mesyuarat itu diadakan dan apa yang anda atau pasukan anda harap dapat dicapai.

3/ Kenal pasti topik utama 

Senaraikan topik utama yang perlu dibincangkan, termasuk sebarang keputusan penting yang perlu dibuat.

4/ Tetapkan had masa

Peruntukkan jumlah masa yang sesuai untuk setiap topik dan keseluruhan mesyuarat untuk memastikan mesyuarat tetap mengikut jadual.

5/ Kenal pasti hadirin dan peranan mereka

Buat senarai siapa yang akan mengambil bahagian dalam mesyuarat dan nyatakan peranan dan tanggungjawab mereka.

6/ Sediakan bahan dan dokumen sokongan

Kumpulkan apa-apa maklumat atau bahan berkaitan yang akan diperlukan semasa mesyuarat.

7/ Edarkan agenda terlebih dahulu

Hantar agenda mesyuarat kepada semua hadirin untuk memastikan semua orang bersedia dan bersedia.

8/ Semak dan semak semula agenda mengikut keperluan

Semak agenda sebelum mesyuarat untuk memastikan ia lengkap dan tepat, dan buat sebarang semakan yang diperlukan.

Contoh Agenda Mesyuarat dan Templat Percuma 

Berikut ialah beberapa contoh agenda mesyuarat yang boleh digunakan untuk pelbagai jenis mesyuarat:

1/ Agenda Mesyuarat Pasukan

Tarikh: 

Location: 

Para hadirin: 

Objektif Mesyuarat Pasukan:

• Untuk mengemas kini kemajuan pelaksanaan projek
• Untuk mengkaji masalah dan penyelesaian semasa

Agenda Mesyuarat Pasukan: 

• Pengenalan dan aluan (5 minit) | @WHO
• Semakan mesyuarat yang lepas (10 minit) | @WHO
• Kemas kini projek dan laporan kemajuan (20 minit) | @WHO
• Penyelesaian masalah dan membuat keputusan (20 minit) | @WHO
• Perbincangan terbuka dan maklum balas (20 minit) | @WHO
• Tindakan dan langkah seterusnya (15 minit) | @WHO
• Penutup dan urusan mesyuarat seterusnya (5 minit) | @WHO

Templat Perjumpaan Bulanan Percuma Dengan AhaSlides

2/ Agenda Perjumpaan Semua Tangan

Tarikh: 

Location: 

Attendees: 

Objektif Mesyuarat:

• Untuk mengemas kini prestasi syarikat dan memperkenalkan inisiatif dan rancangan baharu untuk pekerja.

Agenda Mesyuarat: 

• Aluan dan pengenalan (5 minit)
• Kemas kini prestasi syarikat (20 minit)
• Pengenalan inisiatif dan rancangan baharu (20 minit)
• Sesi soal jawab (30 minit)
• Pengiktirafan dan anugerah pekerja (15 minit)
• Penutup dan susunan mesyuarat seterusnya (5 minit)

Templat Pertemuan Semua Tangan

3/ Agenda Mesyuarat Permulaan Projek

Tarikh: 

Location: 

Para hadirin:

Objektif Mesyuarat:

• Untuk mewujudkan matlamat dan jangkaan yang jelas untuk projek
• Untuk memperkenalkan pasukan projek
• Untuk membincangkan cabaran dan risiko projek

Agenda Mesyuarat: 

• Aluan dan perkenalan (5 minit) | @WHO
• Gambaran keseluruhan projek dan matlamat (15 minit) | @WHO
• Pengenalan ahli pasukan (5 minit) | @WHO
• Tugasan peranan dan tanggungjawab (20 minit) | @WHO
• Gambaran keseluruhan jadual dan garis masa (15 minit) | @WHO
• Perbincangan cabaran dan risiko projek (20 minit) | @WHO
• Item tindakan dan langkah seterusnya (15 minit) | @WHO
• Penutup dan urusan mesyuarat seterusnya (5 minit) | @WHO

Ambil perhatian bahawa ini hanyalah contoh, dan item agenda serta format boleh dilaraskan berdasarkan keperluan dan matlamat khusus mesyuarat. 

Sediakan Agenda Mesyuarat Anda Dengan AhaSlides 

Untuk menyediakan agenda mesyuarat dengan AhaSlides, ikut langkah-langkah ini:

• Buat akaun: Jika anda belum berbuat demikian, daftar untuk AhaSlides dan buat akaun. Atau pergi ke kami Perpustakaan Templat Awam.

• Pilih templat agenda mesyuarat: Kami mempunyai pelbagai templat agenda mesyuarat yang boleh anda gunakan sebagai titik permulaan. Hanya pilih yang paling sesuai dengan keperluan anda dan klik "Dapatkan templat".

• Sesuaikan templat: Sebaik sahaja anda telah memilih templat, anda boleh menyesuaikannya dengan menambah atau mengalih keluar item, melaraskan pemformatan dan menukar skema warna.

• Tambahkan item agenda anda: Gunakan editor slaid untuk menambah item agenda anda. Anda boleh menambah teks, roda pemutar, tinjauan pendapat, imej, jadual, carta dan banyak lagi.

• Bekerjasama dengan pasukan anda: Jika anda bekerja dengan pasukan, anda boleh bekerjasama dalam agenda. Cuma jemput ahli pasukan untuk mengedit pembentangan, dan mereka boleh membuat perubahan, menambah ulasan dan mencadangkan pengeditan.

• Kongsi agenda: Apabila anda sudah bersedia, anda boleh berkongsi agenda dengan pasukan anda atau dengan peserta. Anda boleh berkongsi pautan atau melalui kod QR.

Dengan AhaSlides, anda boleh membuat agenda mesyuarat yang profesional dan tersusun dengan mudah yang akan membantu anda berada di landasan yang betul dan mencapai objektif mesyuarat anda.

Takeaways Utama 

Dengan mengikuti langkah dan contoh utama ini dengan bantuan AhaSlides templat, kami berharap anda boleh mencipta agenda mesyuarat tersusun yang menyediakan anda untuk berjaya.

Soalan Lazim