Kompania e Menaxhimit të Ngjarjeve | 10 këshilla për të kursyer kohë, para dhe stres

Planifikimi i ngjarjes së përsosur mund të ndihet dërrmues, dhe ja ku kompanitë e menaxhimit të ngjarjeve hyni.

Pavarësisht nëse jeni duke ëndërruar për martesën e një jete, duke organizuar një festë përvjetori ose keni nevojë të organizoni një konferencë korporative, një kompani e menaxhimit të ngjarjeve mund ta kthejë vizionin tuaj në një përvojë që njerëzit nuk do ta harrojnë.

Vazhdoni të lexoni artikullin për të ditur se çfarë është saktësisht një kompani e menaxhimit të ngjarjeve, roli i saj, plus këshilla për të zgjedhur më të mirën dhe cilat janë flamujt e kuq për të shmangur.

Përmbajtje

• Përmbledhje
• Çfarë është një kompani e menaxhimit të ngjarjeve?
• Cili është funksioni i një kompanie të menaxhimit të ngjarjeve?
• Si të zgjidhni kompaninë më të mirë të menaxhimit të ngjarjeve?
• Çfarë duhet të shmangni kur shqyrtoni propozimet e menaxhimit të ngjarjeve?
• Cilët janë shembuj të ngjarjeve që mund të planifikojë një kompani e menaxhimit të ngjarjeve?
• Takeaways

Përmbledhje

Çfarë është një kompani e menaxhimit të ngjarjeve?

Kur planifikoni një ngjarje të çdo shkalle, nga një martesë në një takim korporativ, një kompani e menaxhimit të ngjarjeve mund të sigurojë që gjithçka të funksionojë pa probleme.

Planifikuesit e ngjarjeve punojnë ngushtë me klientët për të kuptuar nevojat, qëllimet dhe buxhetin e tyre. Më pas ata krijojnë një plan gjithëpërfshirës ngjarjesh të përshtatur me vizionin e klientit, në mënyrë që klientët të kenë paqe mendore se vizioni i tyre i ngjarjeve do të bëhet një realitet i paharrueshëm.

Cili është funksioni i një kompanie të menaxhimit të ngjarjeve?

Ka shumë objektiva të kompanisë për menaxhimin e ngjarjeve, si organizimi i një eventi të shkëlqyer që plotëson të gjitha kërkesat e klientëve. Funksioni kryesor i një kompanie të menaxhimit të ngjarjeve është të planifikojë, koordinojë dhe ekzekutojë ngjarje të suksesshme në emër të klientëve të tyre. Ata trajtojnë të gjithë logjistikën dhe detajet në mënyrë që klientët të mund të fokusohen në shijimin e ngjarjes së tyre, në vend që të shqetësohen për organizatën.

Disa funksione kryesore të një kompanie organizuese eventesh përfshijnë👇

#1 – Konceptoni dhe planifikoni ngjarjen – Ata punojnë me klientët për të kuptuar vizionin, qëllimet dhe buxhetin për ngjarjen, më pas hartojnë një plan gjithëpërfshirës për të realizuar atë vizion.

# 2 - Siguroni vendin dhe negocioni kontratat – Ata zbulojnë vendet e mundshme, krahasojnë opsionet bazuar në vendndodhjen, hapësirën, objektet, çmimet dhe disponueshmërinë, sigurojnë më të mirën dhe negociojnë kontrata në emër të klientit.

#3 – Koordinoni furnitorët dhe shitësit – Ata identifikojnë, zgjedhin, rezervojnë dhe menaxhojnë të gjithë furnizuesit e kërkuar si ushqime, fotografë, dekorues, qira, etj. për të siguruar që gjithçka të funksionojë pa probleme.

# 4 - Menaxhoni buxhetin e ngjarjeve – Ata krijojnë një buxhet, ndjekin shpenzimet dhe kërkojnë mënyra për të kursyer kostot duke arritur ende objektivat e klientit.

# 5 – Krijoni afate kohore dhe orare – Ata zhvillojnë orare të detajuara dhe plane emergjencash për t'u siguruar që ngjarja të zhvillohet siç është menduar.

# 6 – Planifikimi i argëtimit – Ata organizojnë çdo shfaqje, folës ose aktivitet si pjesë e programit të ngjarjes.

#7 – Dekorimi dhe sinjalistika – Ata porosisin dekorimet e nevojshme, linjat, lulet, inskenimet dhe sinjalistikën e kërkuar.

# 8 - Punësoni dhe menaxhoni stafin e ngjarjeve – Ata gjejnë, rezervojnë dhe menaxhojnë të gjithë personelin e përkohshëm që nevojitet për të ndihmuar në organizimin e ngjarjes.

# 9 – Ekzekutoni planin e ngjarjes në mënyrë të përsosur – Në ditën e ngjarjes, ata mbikëqyrin konfigurimin, menaxhojnë të gjithë shitësit, zgjidhin problemet dhe sigurojnë që programi të vazhdojë siç është planifikuar.

# 10 – Ndiqni pas ngjarjes – Ata trajtojnë detyra si kthimi i pajisjeve, pagesat e faturave, dërgimi i shënimeve falenderuese, vlerësimi i sukseseve dhe fushave për përmirësim.

Këshilla për ngjarje më të mira

• Menaxhimi Event
• Muzeu interaktiv
• Dizajnimi i ngjarjeve

Si të zgjidhni kompaninë më të mirë të menaxhimit të ngjarjeve?

Kompania më e mirë e menaxhimit të ngjarjeve mund të marrë kohë për të kërkuar, por me këto këshilla realiste, ata do të jenë pikërisht në derën tuaj të përparme🚪

# 1 - Përvoja – Konsideroni kompanitë që kanë ekzekutuar me sukses shumë ngjarje të ngjashme në shkallë dhe shtrirje me tuajat. Ata do të kenë një proces të lehtë dhe do të dinë se si të trajtojnë çështjet e zakonshme që dalin.

# 2 - Portofoli – Rishikoni shembuj të ngjarjeve të kaluara që kompania ka planifikuar dhe menaxhuar. Kërkoni cilësi, kreativitet dhe vëmendje ndaj detajeve që përputhen me vizionin tuaj.

# 3 - Referencat – Kërkoni dhe kontrolloni referencat nga klientët e mëparshëm për të konfirmuar se kompania i përmbush premtimet e saj dhe i trajton çështjet në mënyrë profesionale.

# 4 - Specializimi – Disa kompani fokusohen në ngjarje të korporatave, ndërsa të tjera specializohen në dasma. Shkoni për një që ka përvojë dhe burime të nevojshme të përshtatura për llojin tuaj specifik të ngjarjes.

# 5 - Ekipi – Takoni anëtarët kryesorë të ekipit të menaxhimit të ngjarjeve, të cilët do të planifikojnë dhe ekzekutojnë ngjarjen tuaj. Vlerësoni profesionalizmin e tyre, përgjegjshmërinë dhe zotërimin e nevojave dhe vizionit tuaj.

# 6 - Kontrata dhe çmimi – Krahasoni propozime të shumta (të paktën 3) për të marrë kushtet dhe çmimet më të mira të kontratës. Sigurohuni që qëllimi i punës është i qartë dhe i kuptoni të gjitha tarifat.

# 7 - Reputacioni – Kontrolloni vlerësimet, çmimet (nëse ka), qëndrimin e saj në organizatat e industrisë së ngjarjeve dhe sa kohë kompania ka qenë në biznes si tregues të legjitimitetit dhe cilësisë.

# 8 - Komunikimi – Kompania duhet të dëgjojë me kujdes nevojat tuaja, t'u përgjigjet të gjitha pyetjeve tuaja dhe t'u përgjigjet menjëherë kërkesave. Komunikimi i mirë është çelësi për një marrëdhënie të suksesshme pune.

#9 - Fleksibilitet – Kompanitë më të mira janë të gatshme të personalizojnë shërbimet e tyre bazuar në buxhetin dhe preferencat tuaja, në vend që të qëndrojnë në mënyrë të ngurtë në një shabllon standard.

#10 - Transparenca – Këmbëngulni për transparencë të plotë në buxhete, kontrata, afate dhe plane. Shmangni kompanitë që janë të fshehta ose refuzojnë të ndajnë detaje.

#11 – Menaxhimi i krizës – Si i trajtojnë ata çështjet e papritura që lindin? Një kompani me përvojë të fortë në menaxhimin e krizave do të ndihmojë në shmangien e fatkeqësive.

#12 - Inovacion – A janë ata të hapur ndaj ideve dhe zgjidhjeve të reja për të arritur qëllimet tuaja në mënyra kreative? Kompanitë progresive nxisin rezultate të reja.

#13 - Sigurimi – A kanë ata sigurimin e nevojshëm duke përfshirë mbulimin e përgjegjësisë për ngjarjen tuaj? Kjo ju mbron nga rreziqet dhe pretendimet.

# 14 - Vlerat – A përputhen qasja e tyre e biznesit dhe vlerat e kompanisë me kulturën e organizatës suaj? Përshtatja kulturore çon në mirëkuptim të ndërsjellë.

# 15 - Teknologjia – A janë të aftë për teknologjinë dhe ndjekin gjithmonë praktikat më të mira të tendencave të industrisë? A përdorin teknologjinë si softueri i menaxhimit të projekteve për të mbajtur planet të organizuara dhe në rrugën e duhur? Teknologjia përmirëson efikasitetin.

Kërkoni një kompani të menaxhimit të ngjarjeve me përvojë përkatëse dhe një histori të provuar, një reputacion të mirë dhe fleksibilitetin, komunikimin dhe transparencën e nevojshme për të ekzekutuar vizionin tuaj unik dhe për të tejkaluar pritshmëritë tuaja për ngjarjen tuaj të veçantë.

Çfarë duhet të shmangni kur shqyrtoni propozimet e menaxhimit të ngjarjeve?

Ka disa flamuj të kuq që duhet të keni kujdes në disa kompani të menaxhimit të ngjarjeve. Shmangia e tij do të shmangte një plumb në fazën e ekzekutimit më vonë.

• Gjuhë e paqartë ose e përgjithshme – Propozimet që nuk adresojnë në mënyrë specifike objektivat e ngjarjeve tuaja, kërkesat e buxhetit ose afatin kohor janë një flamur i kuq. Kujdes nga kompanitë që përdorin gjuhë të përgjithshme në vend që të personalizojnë propozimin e tyre.

• Fusha e paqartë ose e papërcaktuar e punës – Shmangni kompanitë që nuk specifikojnë qartë se çfarë shërbimesh do të ofrojnë dhe cilat detyra përjashtohen nga propozimi i tyre. Fushëveprimi duhet të jetë i detajuar dhe gjithëpërfshirës.

• Tarifa shtesë të tepërta – Kujdes nga propozimet me tarifa shtesë që nuk janë shprehur në mënyrë eksplicite, si tarifat e karburantit, tarifat administrative ose tarifat e procesimit të pagesave. Të gjitha këto duhet të jenë transparente dhe të shpjeguara qartë.

• Refuzimi për t'iu përgjigjur pyetjeve – Nëse një kompani shmang t'u përgjigjet pyetjeve tuaja në lidhje me detajet e planifikimit, kontratat ose çmimet, kjo ka të ngjarë të thotë se ata po fshehin diçka. Transparenca është e rëndësishme për ndërtimin e besimit.

Cilët janë shembujt e ngjarjeve që mund të planifikojë një kompani e menaxhimit të ngjarjeve?

• Dasma – Planifikimi dhe ekzekutimi i dasmave është një shërbim thelbësor për shumë kompani të menaxhimit të eventeve. Ata trajtojnë të gjitha aspektet e planifikimit, nga zgjedhja e vendit deri te ftesat dhe koordinimi i ditës.

• Konferenca dhe shfaqje tregtare – Kompanitë e ngjarjeve mund të organizojnë ngjarje të mëdha korporative si konferenca, seminare, samite, prezantime të produkteve dhe shfaqje tregtare. Ata menaxhojnë regjistrimin, koordinimin e folësve, logjistikën e vendit të takimit, ushqimin dhe regjistrimin.

• Lansohet produkti – Menaxherët e ngjarjeve mund të krijojnë ngjarje gjithëpërfshirëse dhe të vlefshme për të shpalosur produkte ose shërbime të reja për publikun. Ata planifikojnë aktivitete, demonstrata dhe elemente promovuese si p.sh sondazhet live kuize për të gjeneruar eksitim.

• Mbledhja e fondeve dhe ngjarje bamirësie – Ngjarjet jofitimprurëse si topa bamirësie, vrapime/shëtitje dhe dhurime janë një tjetër lloj eventi i zakonshëm i menaxhuar nga kompanitë e ngjarjeve. Ata fokusohen në maksimizimin e pjesëmarrjes dhe fondeve të mbledhura.

• Partitë e kompanisë - Kompanitë e ngjarjeve ndihmojnë në planifikimin dhe menaxhimin e festave të pushimeve të kompanisë, daljeve verore, festimet e daljes në pension dhe lloje të tjera të ngjarjeve sociale të punonjësve. Ata organizojnë aktivitete dhe katering.

• Ceremonitë e ndarjes së çmimeve dhe gala – Planifikimi i shfaqjeve të çmimeve, darkave gala dhe ngjarjeve me kravata të zeza është një tjetër specialitet për disa kompani të menaxhimit të ngjarjeve me shërbim të plotë. Ata trajtojnë dekorin, tabelat e ndenjëseve, shportat e dhuratave dhe fjalimet.

• Demonstrata të produkteve – Për kompanitë që planifikojnë të shfaqin një linjë produktesh, planifikuesit e ngjarjeve mund të hartojnë demonstrime interaktive, teste, teste shije dhe mënyra të tjera me ndikim për të shfaqur produktin tek klientët potencial.

Kompanitë e menaxhimit të ngjarjeve planifikojnë ngjarje të madhësive dhe llojeve të ndryshme, duke filluar nga dasmat intime deri te konferencat e mëdha të korporatave, mbledhjet e fondeve, festat, prezantimet e produkteve dhe më shumë - në thelb çdo ngjarje të planifikuar ku nevojitet koordinim profesional dhe logjistikë për të arritur objektivat e klientit.

Takeaways

Punësimi i një kompanie eksperte për menaxhimin e ngjarjeve transformon një vizion bazë në një përvojë për të cilën njerëzit nuk do të ndalojnë së foluri për vite me radhë.

Menaxhimi i tyre ju çliron nga dhimbjet e kokës logjistike, në mënyrë që të mund të banoni plotësisht në rolin e një hosti të hirshëm. Imagjinoni hapësirën e ngjarjeve të rregulluar në mënyrë perfekte, me mysafirë të emocionuar që shijojnë ushqim të shijshëm dhe argëtim të mrekullueshëm – ndërsa ju shëtisni nëpër dhomë, duke pasur kohë të shoqëroheni me të gjithë. E mrekullueshme apo jo?

Dëshironi ta bëni ngjarjen tuaj më interaktive? Provoni AhaSlides për të aksesuar një seri akullthyesësh, sondazhesh dhe kuize që e çojnë seancën në një nivel tjetër.