8 кључних корака за писање дневног реда састанка са примерима и бесплатним шаблонима

Па, шта је Дневни ред састанка? Истина је да смо сви били део састанака на којима се осећамо бесмисленим, чак ни не схватајући зашто морамо да се састанемо да бисмо разговарали о информацијама које се могу решити путем е-поште. Неки људи ће можда морати да присуствују састанцима који се вуку сатима без решавања проблема.

Међутим, нису сви састанци непродуктивни, и ако желите да ефикасно радите са својим тимом, састанак са дневним редом ће вас спасити од ових горе наведених катастрофа.

Добро осмишљен дневни ред поставља јасне циљеве и очекивања од састанка, осигуравајући да сви знају своју сврху и шта треба да се деси пре, током и после.

Стога ће вас овај чланак упутити о важности постојања дневног реда састанка, корацима за креирање ефикасног и пружити примере (+шаблоне) које ћете користити на следећем састанку.

• Зашто је сваком састанку потребан дневни ред
• 8 кључних корака за писање делотворног дневног реда састанка
• Примери дневног реда састанака и бесплатни шаблони
• Поставите свој дневни ред састанка са AhaSlides
• Кључне Такеаваис 

Више савета за рад са AhaSlides

• 10 врста пословних састанака
• Записник састанка: Најбољи водич за писање, примери (+ бесплатни шаблон) у 2023
• КСНУМКС Бест Меетинг Хацкс

Зашто је сваком састанку потребан дневни ред

Сваком састанку је потребан дневни ред како би се осигурало да буде продуктиван и ефикасан. Дневни ред састанка ће обезбедити следеће предности:

• Појасните сврху и циљеве састанка, и помоћи да дискусија буде фокусирана и на правом путу.
• Управљајте временом и темпом састанка, побрините се да нема бесмислених расправа и уштедите што више времена.
• Поставите очекивања за учеснике, и осигурати да су покривене све релевантне информације и акције.
• Промовише одговорност и организацију, што доводи до ефикаснијих и ефикаснијих састанака.

8 кључних корака за писање делотворног дневног реда састанка

Ево неколико кључних савета који ће вам помоћи да напишете ефикасан дневни ред састанка:

1/ Одредите врсту састанка 

Пошто различите врсте састанака могу укључивати различите учеснике, формате и циљеве, важно је одабрати онај који одговара ситуацији.

• Састанак за почетак пројекта: Састанак који пружа преглед пројекта, његових циљева, временског оквира, буџета и очекивања.
• Састанак свих руку: Врста састанка у целој компанији на који су сви запослени позвани да присуствују. Информисати све о учинку компаније, циљевима и плановима и промовисати осећај заједничке сврхе и правца унутар организације.
• Градско скупштинско заседање: Састанак у општини компаније на којем запослени могу да постављају питања, примају новости и дају повратне информације вишем руководству и другим лидерима.
• Састанак стратешког менаџмента: Састанак на којем се састају виши лидери или руководиоци како би разговарали и планирали дугорочни правац. 
• Састанак виртуелног тима: Формат састанака виртуелног тима може укључивати презентације, дискусије и интерактивне активности и може се водити помоћу софтвера за видео конференције, тренутних порука или других алата за дигиталну комуникацију. 
• Браинсторминг сесија: Креативан и сараднички састанак у коме учесници генеришу и дискутују о новим идејама.
• Састанак један на један: Приватни састанак између двоје људи, који се често користи за рецензије учинка, тренирање или лични развој.

2/ Дефинишите сврху и циљеве састанка

Јасно наведите зашто се састанак одржава и шта се ви или ваш тим надате да ћете постићи.

3/ Идентификујте кључне теме 

Наведите кључне теме које треба покрити, укључујући све важне одлуке које треба донети.

4/ Одредите временско ограничење

Одвојите одговарајућу количину времена за сваку тему и цео састанак како бисте осигурали да састанак остане по плану.

5/ Идентификујте учеснике и њихове улоге

Направите листу оних који ће учествовати на састанку и наведите њихове улоге и одговорности.

6/ Припремити материјале и пратећу документацију

Прикупите све релевантне информације или материјале који ће вам бити потребни током састанка.

7/ Унапријед распоредите дневни ред

Пошаљите дневни ред састанка свим учесницима како бисте били сигурни да су сви спремни и припремљени.

8/ Прегледати и ревидирати дневни ред по потреби

Прегледајте дневни ред пре састанка како бисте били сигурни да је потпун и тачан, и извршите све неопходне измене.

Примери дневног реда састанака и бесплатни шаблони 

Ево неколико примера дневних редова састанака који се могу користити за различите врсте састанака:

1/ Дневни ред састанка тима

Датум: 

Lokacija (head office) 

Учесници: 

Циљеви састанка тима:

• Да ажурирате напредак имплементације пројекта
• За преглед актуелних проблема и решења

Дневни ред састанка тима: 

• Увод и добродошлица (5 минута) | @СЗО
• Преглед претходног састанка (10 минута) | @СЗО
• Ажурирања пројекта и извештаји о напретку (20 минута) | @СЗО
• Решавање проблема и доношење одлука (20 минута) | @СЗО
• Отворена дискусија и повратне информације (20 минута) | @СЗО
• Акција и следећи кораци (15 минута) | @СЗО
• Договор о затварању и следећем састанку (5 минута) | @СЗО

Бесплатан шаблон за месечни састанак са AhaSlides

2/ Дневни ред састанка свих учесника

Датум: 

Lokacija (head office) 

Аттпримаоци: 

Циљеви састанка:

• Да ажурирамо учинак компаније и уведемо нове иницијативе и планове за запослене.

Дневни ред састанка: 

• Добродошлица и увод (5 минута)
• Ажурирање учинка компаније (20 минута)
• Увођење нових иницијатива и планова (20 минута)
• Сесија питања и одговора (30 минута)
• Признања и награде запослених (15 минута)
• Договор о затварању и следећем састанку (5 минута)

Шаблон састанка свих руку

3/ Дневни ред састанка за почетак пројекта

Датум: 

Lokacija (head office) 

Учесници:

Циљеви састанка:

• Да се ​​утврде јасни циљеви и очекивања од пројекта
• Да представим пројектни тим
• Да разговарамо о изазовима и ризицима пројекта

Дневни ред састанка: 

• Добродошлица и увод (5 минута) | @СЗО
• Преглед пројекта и циљеви (15 минута) | @СЗО
• Представљање чланова тима (5 минута) | @СЗО
• Задаци улога и одговорности (20 минута) | @СЗО
• Преглед распореда и временске линије (15 минута) | @СЗО
• Дискусија о пројектним изазовима и ризицима (20 минута) | @СЗО
• Акције и следећи кораци (15 минута) | @СЗО
• Договор о затварању и следећем састанку (5 минута) | @СЗО

Имајте на уму да су ово само примери, а тачке дневног реда и формат се могу прилагодити на основу специфичних потреба и циљева састанка. 

Поставите свој дневни ред састанка са AhaSlides 

За постављање дневног реда састанка са AhaSlides, Пратите ове кораке:

• Направи налог: Ако већ нисте, пријавите се за AhaSlides и направите налог. Или идите у наше Јавна библиотека шаблона.

• Изаберите шаблон дневног реда састанка: Имамо разне шаблоне дневног реда састанка које можете користити као полазну тачку. Једноставно изаберите онај који најбоље одговара вашим потребама и кликните „Преузми шаблон“.

• Прилагодите образац: Када одаберете шаблон, можете га прилагодити додавањем или уклањањем ставки, подешавањем обликовања и променом шеме боја.

• Додајте своје тачке дневног реда: Користите уређивач слајдова да бисте додали своје ставке дневног реда. Можете додати текст, точкић за окретање, анкете, слике, табеле, графиконе и још много тога.

• Сарађујте са својим тимом: Ако радите са тимом, можете сарађивати на дневном реду. Једноставно позовите чланове тима да уређују презентацију и они могу да уносе измене, додају коментаре и предлажу измене.

• Поделите дневни ред: Када будете спремни, можете да поделите дневни ред са својим тимом или са учесницима. Можете да делите везу или преко КР кода.

sa AhaSlides, лако можете креирати професионалан, добро структуиран дневни ред састанка који ће вам помоћи да останете на правом путу и ​​постигнете циљеве састанка.

Кључне Такеаваис 

Пратећи ове кључне кораке и примере уз помоћ AhaSlides Шаблоне, надамо се да можете да креирате добро структуиран дневни ред састанка који ће вам омогућити успех.

Često Postavljana Pitanja