Patakaran sa katanggap-tanggap na paggamit ng AI: ano ang isasama (at isang plano sa sesyon ng pagsasanay)

Malamang na marami sa inyong mga tauhan ang gumagamit na ng mga kagamitang AI. Ang isang patakarang walang nagbabasa ay walang pinoprotektahan. Ang isang patakarang naiintindihan ng mga tao, at alam nilang sundin, ay nagpoprotekta sa kanila.

Narito kung bakit ito ay apurahan. Noong ika-3 ng Mayo 2026, 19.8% ng mga negosyo sa US ang nag-ulat na gumagamit ng AI, at ang rate ay tumataas kasabay ng laki: 37% ng mga kumpanya na may 250 o higit pang mga empleyado, at 32% ng mga kumpanya na may 100 hanggang 249 (Kawanihan ng Senso ng Estados Unidos: Malalaking Kumpanya na May Hindi bababa sa 20 Empleyado ang Pinakamalalaking Gumagamit ng AI, naka-archive na kopya). Kung mas malaki ang kompanya, mas malamang na ginagamit na ang AI.

Ang post na ito ay nagbibigay sa iyo ng 10 seksyon na isasama, isang 5-tanong na pagsusulit para sa anumang kahilingan sa tool, 5 halimbawa ng data at isang 30-minutong plano ng sesyon. Nag-aalok ito ng istruktura at mga halimbawang linya sa simpleng Ingles, hindi teksto ng patakaran na maaari mong gamitin sa kasalukuyan. Ito ay pangkalahatang impormasyon, hindi legal na payo.

Bakit kailangan mo ng patakaran sa katanggap-tanggap na paggamit ng AI

Mas mabilis ang paggamit ng tool kaysa sa mga patakaran. Ipini-paste ng mga tao ang email ng customer sa isang chatbot para makatipid ng sampung minuto, nang walang masamang intensyon at walang ideya kung saan napupunta ang teksto. Nagtatakda ang isang patakaran ng mga inaasahan bago pa man ito mangyari: kung ano ang maayos, kung ano ang hindi, at kung sino ang tatanungin.

Nakakatulong din ito sa iyong mga manager. Kung wala nito, ang bawat "maaari ko bang gamitin ang AI para dito?" ay nagiging isang beses na desisyon, at ang dalawang manager ay magkakaroon ng magkaibang sagot.

Ang isang patakaran ba ay isang legal na kinakailangan? Hindi sa pangkalahatan. Ang EU AI Act ay nagtatakda ng mga tungkulin tulad ng AI literacy, at sinasabi ng Komisyon na ang mga obligasyon nito sa AI literacy ay nalalapat mula noong ika-2 ng Pebrero 2025, ngunit ang pangkalahatang-ideya nito sa Batas ay hindi tumutukoy sa isang katanggap-tanggap na patakaran sa paggamit bilang isang kinakailangan (Komisyon sa Europa: Balangkas ng regulasyon ng Batas ng AI). Saklaw lamang ng pahinang iyon ang mga patakaran ng EU. Lagyan ng tsek kung ano ang naaangkop kung saan ka nagpapatakbo.

Ang 10 seksyon na isasama

Narito ang dalawang set ng 5. Ang Set A ay tungkol sa saklaw at mga aprubadong kagamitan. Ang Set B ay tungkol sa datos at pag-uugali. Ang bawat seksyon ay may halimbawang linya sa simpleng Ingles. Ito ay mga halimbawang iakma, hindi patakaran ng kumpanya.

Set A: saklaw at mga aprubadong kagamitan

1. Layunin. Sabihin kung bakit umiiral ang patakaran sa isa o dalawang pangungusap. Halimbawa: "Gusto naming gumamit kayo ng mga kagamitang AI para mas mabilis na makapagtrabaho, nang hindi inilalagay sa panganib ang mga customer, kasamahan, o ang kumpanya."
2. Kung sino ang sakop nito. Mga empleyado, kontratista, intern at sinumang gumagamit ng AI sa ngalan ng kumpanya. Halimbawa: "Nalalapat ito sa lahat ng nagtatrabaho para sa amin, sa anumang device."
3. Mga kagamitang inaprubahan at ipinagbabawal. Isang maikling listahan, na itinago sa isang lugar na mahahanap ng mga tao. Halimbawa: "Gamitin lamang ang mga kagamitang nasa listahan ng mga aprubado. Ang anumang iba pa ay kailangan munang aprubahan."
4. Paano humiling ng bagong kagamitan. Isang pinangalanang ruta na may oras ng pagtugon. Halimbawa: "Ipadala ang form ng kahilingan sa IT. Makakatanggap ka ng sagot sa loob ng 5 araw ng trabaho."
5. Pananagutan. Sino ang nagmamay-ari ng polisiya at sino ang sumasagot sa mga tanong. Halimbawa: "Ikaw ang may pananagutan sa anumang ipapadala mo, ikaw man o isang kasangkapan ang sumulat nito."

Ang aming pinili para sa Set A: pananagutan. Ito ang linyang dapat tandaan: kung isinulat ito ng isang kasangkapan at ipinadala mo ito, iyo na ito.

Set B: datos at pag-uugali

6. Anong datos ang maaaring hindi kailanman mapunta sa isang tool. Pangalanan ang mga kategorya. Halimbawa: "Huwag kailanman maglagay ng mga detalye ng customer, password, kontrata o anumang bagay na minarkahan bilang kumpidensyal sa isang tool na hindi naaprubahan para dito."
7. Personal at datos ng kostumer. Sabihin kung ano ang pinapayagan, sa aling aprubadong kagamitan, at kung ano ang hindi. Halimbawa: "Huwag i-paste ang mga pangalan, email o numero ng account sa isang pangkalahatang chatbot."
8. Pagsusuri at paglalagay ng label sa output ng AI. Sinusuri muna ng mga tao bago sila magbahagi. Halimbawa: "Suriin ang mga katotohanan, datos, at pangalan laban sa isang mapagkakatiwalaang mapagkukunan bago mo gamitin ang output ng AI. Sabihin kung kailan nakatulong ang AI, kung magtatanong ang isang kliyente o tagapamahala."
9. Ari-ariang intelektwal at karapatang-ari. Takpan ang mga papasok at ang mga lalabas. Halimbawa: "Huwag maglagay ng kumpidensyal na materyal ng ibang kumpanya. Magtanong bago mo i-publish ang mga imahe o tekstong gawa ng AI bilang sarili mong gawa."
10. Paano mag-ulat ng problema. Gawin itong madali at ligtas. Halimbawa: "Kung ang isang kagamitan ay maglalabas ng datos o magbigay sa iyo ng isang bagay na nakakapinsala, ipaalam kaagad sa may-ari ang patakarang ito. Malugod na tinatanggap ang pag-uulat nang maaga."

Ang aming pinili para sa Set B: ang tuntunin ng datos. Ang isang pag-paste lang sa maling tool ay maaaring maglabas ng data, kaya ang isang malinaw at tiyak na tuntunin dito ay pinakamahalaga.

Mga inaprubahang kagamitan: isang pagsusulit na may 5 tanong

Ang isang listahan ay palaging mahuhuli sa mga kagamitang nahahanap ng mga tao. Bigyan ang mga kawani ng limang tanong na "oo" o "hindi" bago sila sumubok ng anumang bago.

1. Nasa listahan ba ito ng mga aprubado? Kung hindi, magtanong muna bago gamitin.
2. Alam ko ba kung saan napupunta ang data ko? Sino ang nagpapatakbo ng tool, at saan nakaimbak ang iyong tina-type?
3. Malay ko ba kung mapapanatili nito ang tina-type ko? Suriin kung sine-save nito ang iyong input o ginagamit ito upang sanayin ang tool.
4. Alam ko ba kung sino ang may-ari ng output? Suriin ang mga tuntunin para sa kung ano ang maaari mong gawin sa kung ano ang nalilikha ng tool.
5. Alam ko ba kung sino ang dapat kong tanungin? Gamitin ang ruta ng kahilingan mula sa seksyon 4 ng iyong polisiya.

Kung sasagot ka ng "hindi" o "Hindi ko alam" sa alinman sa mga ito, hihinto ka at magtatanong, sa halip na manghula. Bilang sanggunian, naglalathala ang NIST ng isang boluntaryong balangkas para sa pag-iisip tungkol sa panganib ng AI, kasama ang isang kasamang Generative AI Profile (NIST: Balangkas ng Pamamahala ng Panganib ng AI). Hindi ito isang pamantayan na dapat sundin, at sinasabi ng NIST na ito ay binabago pa lamang, ngunit ito ay isang kapaki-pakinabang na mapagkukunan ng mga tanong tungkol sa panganib para sa mga taong umaapruba sa iyong mga kagamitan.

Ang aming napili: tanong 2, kung saan napupunta ang iyong data. Madali itong laktawan, at ang sagot nito ay nagsasabi sa iyo kung mahalaga ang iba pang apat.

Mga tuntunin sa datos sa pagsasagawa: 5 halimbawa

Ang mga patakaran ay mananatiling abstrak hangga't hindi mo nakikita ang mga ito laban sa mga totoong gawain. Ang limang ito ay mga halimbawa lamang na maaari mong iakma sa iyong sariling mga kagamitan at patakaran, hindi sa patakaran ng kumpanya.

1. Pagbalangkas ng isang email. Karaniwang multa sa isang aprubadong tool, kung hindi mo ilalagay ang mga pribadong detalye at babasahin ang resulta bago mo ito ipadala.
2. Pagbubuod ng isang pulong. Depende sa tool. I-record o i-paste lang ang isang meeting sa meeting na inaprubahan para sa paggamit na iyon, at sabihin sa mga dadalo.
3. Pagdidikit ng rekord ng customer. Huwag gawin, maliban na lang kung ang tool ay naaprubahan para sa datos ng customer. Palitan ang mga pangalan at numero ng mga placeholder kung kailangan mo lang ng tulong sa mga salita.
4. Pag-upload ng kontrata. Ituring itong kumpidensyal. Gumamit lamang ng kagamitang inaprubahan ng inyong organisasyon para dito, o huwag itong gamitin.
5. Pagbuo ng isang imahe. Ayos lang para sa mga internal draft. Bago mo gamitin ito sa publiko, suriin ang iyong patakaran sa copyright at magtanong kung hindi ka sigurado.

Ang aming pinili: halimbawa 3, ang talaan ng customer. Madali lang itong gawin, at ang isang placeholder ay tumatagal ng sampung segundo.

Pagsasanay sa mga kawani tungkol dito: isang 30-minutong plano

Binabago lamang ng isang patakaran ang pag-uugali kapag napag-usapan na ito ng mga tao. Magsagawa ng isang 30 minutong sesyon para sa bawat pangkat, pagkatapos ay ulitin ito kapag nagbago ang mga kagamitan o patakaran. Tandaan ang bilang ng Senso: kung humigit-kumulang isa sa tatlong mas malalaking kumpanya ang gumagamit ng AI, malamang na ginagamit din ito ng ilan sa iyong mga tauhan.

Maghanda: ang isang-pahinang buod ng patakaran, ang mga halimbawa ng datos sa itaas na nasa mga slide at isang poll.

1. Minuto 0 hanggang 5: bakit. Simulan sa tanong na "Aling mga AI tool ang ginagamit mo sa trabaho?" Ibahagi ang mga sagot at sabihin kung bakit umiiral ang patakaran.
2. Minuto 5 hanggang 12: ang 10 seksyon. Basahin ang dalawang set gamit ang mga simpleng salita, na may tig-iisang halimbawang linya bawat isa. Huwag basahin nang malakas ang patakaran.
3. Minuto 12 hanggang 22: mga senaryo. Ipakita ang limang halimbawa ng datos nang paisa-isa. Itanong ang "Maaari ba itong isama sa isang AI tool?" at bigyan ang mga tao ng isang minuto para bumoto bago mo ibunyag ang sagot.
4. Minuto 22 hanggang 27: mga tanong. Magbukas ng mga hindi nagpapakilalang tanong. May mga taong magtatanong ng mga bagay na maaaring hindi nila itanong nang malakas, tulad ng "Ginawa ko na ito noong nakaraang buwan. May problema ba ako?"
5. Minuto 27 hanggang 30: pagtatapos. Hilingin sa lahat na kumpirmahin na nabasa na nila ang patakaran at alam kung sino ang tatanungin.

Malapit sa mga numero ng Senso: Tumataas ang paggamit ng AI kasabay ng laki ng kompanya, kaya mas mura ang isang maikling sesyon ngayon kaysa sa paglilinis ng tagas mamaya. Kung gusto mo ng mas malalim na track, ang aming post sa Pagsasanay sa literasi ng AI sumasaklaw sa mga kasanayan at sukatan kung sila ay natigil, at mga antas ng klasipikasyon ng datos tumutulong sa iyo na magpasya kung aling data ang kabilang sa aling tool.

Ang aming pinili: ang bloke ng senaryo. Mas madaling tandaan ang pagboto batay sa isang totoong halimbawa kaysa sa pakikinig sa isang tuntunin.

Mga paraan para mag-host ng iyong sesyon ng patakaran sa AI kasama ang AhaSlides

Mas epektibo ang sesyon na ito kapag sumasagot ang mga tao kaysa nakikinig. Gamitin ang mga uri ng slide na ito, na binuo mula sa mga halimbawa sa post na ito.

1. Pumili ng Sagot: "Maaari ba itong ilagay sa isang AI tool?" para sa bawat halimbawa ng datos, na may mga opsyon tulad ng "Oo, sa isang aprubadong tool", "Mga pangalan lamang na inalis" at "Hindi".
2. Word Cloud: "Aling mga AI tool ang ginagamit mo?" Nakikita mo ang mga totoong tool, kasama na ang mga wala sa listahan mo.
3. Scale ng Rating: "Gaano kalinaw ang bawat seksyon?" Gawin ito sa dulo at isulat muli ang seksyong may pinakamababang iskor.
4. Bukas na Katapusan: "Anong gawain sa AI ang gusto mong tulong?" Makikita mo kung ano ang hindi natugunan ng iyong patakaran.
5. Q&A: hindi nagpapakilala, para magtanong ang mga tao ng mga bagay na hindi nila itatanong sa silid. Ang aming mga tip para sa pagpapatakbo ng sesyon ng Q&A Tutulungan.

Ang template ng kurso na katanggap-tanggap sa paggamit ng AI sa trabaho ay nagbibigay sa iyo ng mga slide na handa nang iakma, kaya ang limang halimbawa ng datos sa itaas ay maaaring gamitin bilang boto.

Mga madalas itanong

Ano ang dapat kasama sa isang patakaran sa katanggap-tanggap na paggamit ng AI?

Saklaw, mga aprubadong kagamitan, mga tuntunin sa datos, mga pagsusuri ng output, intelektwal na ari-arian at isang paraan upang mag-ulat ng mga problema. Sinasaklaw ng 10 seksyon sa itaas ang bawat isa sa mga ito, na may kasamang halimbawa para sa bawat isa.

Kinakailangan ba ng batas ang isang patakaran sa AI?

Hindi naman sa pangkalahatan. Ang EU AI Act ay nagtatakda ng mga tungkulin tulad ng AI literacy, ngunit ang pangkalahatang-ideya ng Komisyon ay hindi tumutukoy sa isang katanggap-tanggap na patakaran sa paggamit bilang isang kinakailangan. Nag-iiba ang mga patakaran ayon sa bansa at sektor, kaya suriin ang mga naaangkop sa iyong organisasyon.

Anong datos ang hindi dapat ilagay sa isang AI tool?

Anumang bagay na minarkahan ng iyong polisiya bilang kumpidensyal, tulad ng datos ng customer, personal, at kontrata, maliban na lang kung ang tool ay naaprubahan para sa ganitong uri ng datos. Kung hindi ka sigurado, ituring itong bawal at magtanong.

Mandatory ba ang NIST AI RMF?

Hindi. Sinasabi ng NIST na ang balangkas ay para sa boluntaryong paggamit. Ito ay isang sanggunian para sa pag-iisip tungkol sa panganib ng AI, at sinasabi ng NIST na ito ay binabago pa.

Gaano katagal dapat ang sesyon ng pagsasanay?

Walang takdang haba. Ang 30 minutong sesyon ay isang praktikal na panimula, pagkatapos ay isang maikling pagbabalik-aral tuwing magbabago ang mga kagamitan o mga patakaran.

Saan magsisimula

Isulat muna ang data rule, dahil ito ang pinakamahalaga. Pagkatapos ay mag-book ng isang 30-minutong sesyon para sa team na pinakamadalas gumamit ng AI, at tanungin sila kung ano ang kulang sa patakaran. Para sa mas malawak na pananaw sa paggamit ng AI nang may mahusay na pagpapasya, tingnan ang Pagsasanay sa lakas-paggawa ng AI at pagpapasya ng tao, at para sa aspeto ng privacy, Pagsasanay sa dokumentasyon at privacy ng AIMagbubukas ang button sa ibaba ng template na katanggap-tanggap na paggamit sa trabaho ng AI.