8 bước chính để viết chương trình họp với ví dụ và mẫu miễn phí

Vì vậy, những gì là Chương trình họp? Sự thật là, Tất cả chúng ta đều đã từng tham gia những cuộc họp mà chúng ta cảm thấy vô nghĩa, thậm chí không hiểu tại sao chúng ta phải gặp nhau để thảo luận về những thông tin có thể giải quyết qua email. Một số người thậm chí có thể phải tham dự các cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ mà không giải quyết được vấn đề nào.

Tuy nhiên, không phải tất cả các cuộc họp đều không hiệu quả và nếu bạn muốn làm việc với nhóm của mình một cách hiệu quả, một cuộc họp có chương trình nghị sự sẽ cứu bạn khỏi những thảm họa nêu trên.

Một chương trình nghị sự được xây dựng tốt đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho cuộc họp, đảm bảo mọi người đều biết mục đích của họ và những gì cần diễn ra trước, trong và sau đó.

Do đó, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn về tầm quan trọng của việc lập chương trình cuộc họp, các bước để tạo một chương trình hiệu quả và cung cấp các ví dụ (+mẫu) để sử dụng trong cuộc họp tiếp theo của bạn.

• Tại sao mọi cuộc họp đều cần chương trình nghị sự
• 8 bước chính để viết chương trình cuộc họp hiệu quả
• Các ví dụ về chương trình nghị sự cuộc họp và các mẫu miễn phí
• Thiết lập chương trình nghị sự cuộc họp của bạn với AhaSlides
• Các nội dung chính 

Thêm mẹo làm việc với AhaSlides

• 10 loại cuộc họp trong kinh doanh
• Biên bản cuộc họp: Hướng dẫn viết bài hay nhất, Ví dụ (+ Mẫu miễn phí) năm 2023
• 6 tốt nhất Hack cuộc họp

Tại sao mọi cuộc họp đều cần chương trình nghị sự

Mỗi cuộc họp cần có một chương trình nghị sự để đảm bảo nó có năng suất và hiệu quả. Một chương trình nghị sự cuộc họp sẽ cung cấp các lợi ích sau:

• Làm rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họpvà giúp duy trì cuộc thảo luận tập trung và đi đúng hướng.
• Quản lý thời gian và tốc độ cuộc họp, đảm bảo không có tranh luận vô nghĩa và tiết kiệm nhiều thời gian nhất có thể.
• Đặt kỳ vọng cho người tham giavà đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan và các mục hành động đều được đề cập.
• Thúc đẩy trách nhiệm và tổ chức, dẫn đến các cuộc họp hiệu quả và hiệu quả hơn.

8 bước chính để viết chương trình cuộc họp hiệu quả

Dưới đây là một số mẹo chính giúp bạn viết chương trình họp hiệu quả:

1/ Xác định loại cuộc họp 

Vì các loại cuộc họp khác nhau có thể có sự tham gia của những người tham gia, hình thức và mục tiêu khác nhau nên điều quan trọng là phải chọn loại cuộc họp phù hợp với tình huống.

• Họp khởi động dự án: Một cuộc họp cung cấp tổng quan về dự án, mục tiêu, thời gian, ngân sách và kỳ vọng của dự án.
• Họp tất tay: Một loại cuộc họp toàn công ty, nơi tất cả nhân viên đều được mời tham dự. Để thông báo cho mọi người về hiệu quả hoạt động, mục tiêu và kế hoạch của công ty, đồng thời thúc đẩy ý thức về mục đích và định hướng chung trong tổ chức.
• Hội nghị Thị trưởng: Một cuộc họp tại tòa thị chính của công ty, nơi nhân viên có thể đặt câu hỏi, nhận thông tin cập nhật và cung cấp phản hồi cho quản lý cấp cao và các nhà lãnh đạo khác.
• Họp Quản lý Chiến lược: Một cuộc họp trong đó các nhà lãnh đạo cấp cao hoặc giám đốc điều hành cùng nhau thảo luận và hoạch định phương hướng dài hạn. 
• Họp nhóm ảo: Hình thức họp nhóm ảo có thể bao gồm thuyết trình, thảo luận và các hoạt động tương tác và có thể được tiến hành bằng phần mềm hội nghị truyền hình, nhắn tin nhanh hoặc các công cụ giao tiếp kỹ thuật số khác. 
• Phiên động não: Một cuộc họp sáng tạo và hợp tác, trong đó những người tham gia tạo ra và thảo luận về những ý tưởng mới.
• Gặp mặt trực tiếp: Một cuộc họp riêng giữa hai người, thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất, huấn luyện hoặc phát triển cá nhân.

2/ Xác định mục đích, mục tiêu của cuộc họp

Nêu rõ lý do tại sao cuộc họp được tổ chức và bạn hoặc nhóm của bạn hy vọng đạt được điều gì.

3/ Xác định các chủ đề chính 

Liệt kê các chủ đề chính cần được đề cập, bao gồm bất kỳ quyết định quan trọng nào cần được đưa ra.

4/ Ấn định thời hạn

Phân bổ thời lượng hợp lý cho từng chủ đề và toàn bộ cuộc họp để đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.

5/ Xác định những người tham dự và vai trò của họ

Lập danh sách những người sẽ tham gia cuộc họp và nêu rõ vai trò và trách nhiệm của họ.

6/ Chuẩn bị tài liệu và chứng từ kèm theo

Thu thập bất kỳ thông tin hoặc tài liệu liên quan nào sẽ cần thiết trong cuộc họp.

7/ Phát trước chương trình làm việc

Gửi chương trình họp cho tất cả những người tham dự để đảm bảo mọi người đã sẵn sàng và chuẩn bị.

8/ Rà soát và chỉnh sửa chương trình khi cần thiết

Xem lại chương trình nghị sự trước cuộc họp để đảm bảo nó hoàn chỉnh và chính xác, đồng thời thực hiện mọi sửa đổi cần thiết.

Các ví dụ về chương trình nghị sự cuộc họp và các mẫu miễn phí 

Dưới đây là một vài ví dụ về chương trình cuộc họp có thể được sử dụng cho các loại cuộc họp khác nhau:

1/ Chương trình họp nhóm

Ngày: 

Vị trí: 

Người tham dự: 

Mục tiêu cuộc họp nhóm:

• Cập nhật tiến độ triển khai dự án
• Để xem xét các vấn đề hiện tại và các giải pháp

Chương trình họp nhóm: 

• Giới thiệu và chào mừng (5 phút) | @Ai
• Đánh giá cuộc họp trước (10 phút) | @Ai
• Cập nhật dự án và báo cáo tiến độ (20 phút) | @Ai
• Giải quyết vấn đề và ra quyết định (20 phút) | @Ai
• Thảo luận mở và phản hồi (20 phút) | @Ai
• Hành động và các bước tiếp theo (15 phút) | @Ai
• Bế mạc và sắp xếp cuộc họp tiếp theo (5 phút) | @Ai

Mẫu cuộc họp hàng tháng miễn phí với AhaSlides

2/ Chương trình nghị sự chung tay

Ngày: 

Vị trí: 

Chú ýngười yêu: 

Mục tiêu của cuộc họp:

• Để cập nhật hiệu suất của công ty và giới thiệu các sáng kiến ​​và kế hoạch mới cho nhân viên.

Chương trình họp: 

• Chào mừng và giới thiệu (5 phút)
• Cập nhật tình hình hoạt động của công ty (20 phút)
• Giới thiệu các sáng kiến ​​và kế hoạch mới (20 phút)
• Phiên hỏi đáp (30 phút)
• Công nhận và khen thưởng nhân viên (15 phút)
• Kết thúc và sắp xếp cuộc họp tiếp theo (5 phút)

Mẫu cuộc họp chung tay

3/ Chương trình họp khởi động dự án

Ngày: 

Vị trí: 

Người tham dự:

Mục tiêu của cuộc họp:

• Để thiết lập các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng cho dự án
• Để giới thiệu nhóm dự án
• Thảo luận về những thách thức và rủi ro của dự án

Chương trình họp: 

• Chào hỏi và giới thiệu (5 phút) | @Ai
• Tổng quan và mục tiêu dự án (15 phút) | @Ai
• Giới thiệu thành viên nhóm (5 phút) | @Ai
• Phân công vai trò và trách nhiệm (20 phút) | @Ai
• Tổng quan về lịch trình và thời gian (15 phút) | @Ai
• Thảo luận về những thách thức và rủi ro của dự án (20 phút) | @Ai
• Mục hành động và các bước tiếp theo (15 phút) | @Ai
• Bế mạc và sắp xếp cuộc họp tiếp theo (5 phút) | @Ai

Lưu ý rằng đây chỉ là những ví dụ và các mục cũng như định dạng chương trình nghị sự có thể được điều chỉnh dựa trên nhu cầu và mục tiêu cụ thể của cuộc họp. 

Thiết lập chương trình nghị sự cuộc họp của bạn với AhaSlides 

Để thiết lập một chương trình nghị sự cuộc họp với AhaSlides, hãy làm theo các bước sau:

• Tạo một tài khoản: Nếu bạn chưa có, hãy đăng ký AhaSlides và tạo một tài khoản. Hoặc đi đến của chúng tôi Thư viện mẫu công cộng.

• Chọn mẫu chương trình họp: Chúng tôi có nhiều mẫu chương trình cuộc họp mà bạn có thể sử dụng làm điểm bắt đầu. Đơn giản chỉ cần chọn một cái phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và nhấp vào "Lấy mẫu".

• Tùy chỉnh mẫu: Khi bạn đã chọn một mẫu, bạn có thể tùy chỉnh nó bằng cách thêm hoặc xóa các mục, điều chỉnh định dạng và thay đổi bảng màu.

• Thêm các mục chương trình nghị sự của bạn: Sử dụng trình chỉnh sửa slide để thêm các mục trong chương trình nghị sự của bạn. Bạn có thể thêm văn bản, vòng quay may mắn, thăm dò ý kiến, hình ảnh, bảng, biểu đồ và nhiều nội dung khác.

• Cộng tác với nhóm của bạn: Nếu bạn đang làm việc với một nhóm, bạn có thể cộng tác trong chương trình làm việc. Chỉ cần mời các thành viên trong nhóm chỉnh sửa bản trình bày và họ có thể thực hiện các thay đổi, thêm nhận xét và đề xuất chỉnh sửa.

• Chia sẻ chương trình nghị sự: Khi đã sẵn sàng, bạn có thể chia sẻ chương trình làm việc với nhóm của mình hoặc với những người tham dự. Bạn có thể chia sẻ liên kết hoặc thông qua mã QR.

Với AhaSlides, bạn có thể dễ dàng tạo chương trình họp chuyên nghiệp, có cấu trúc tốt để giúp bạn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu cuộc họp.

Các nội dung chính 

Bằng cách làm theo các bước và ví dụ chính sau đây với sự trợ giúp của AhaSlides mẫu, chúng tôi hy vọng bạn có thể tạo ra một chương trình họp có cấu trúc tốt giúp bạn thành công.

Những câu hỏi thường gặp