Một chương trình nghị sự được soạn thảo tốt sẽ thiết lập các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng, để mọi người đều biết mục đích của mình và những việc cần làm trước, trong và sau cuộc họp. Hướng dẫn này sẽ đề cập đến lý do tại sao chương trình nghị sự lại quan trọng, tám bước để viết một chương trình nghị sự hiệu quả và các ví dụ (kèm mẫu) mà bạn có thể sử dụng trong cuộc họp tiếp theo của mình.
Tại sao mọi cuộc họp đều cần có chương trình nghị sự
Các cuộc họp chiếm rất nhiều thời gian làm việc. Một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy các giám đốc điều hành dành gần 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, tăng từ mức dưới 10 giờ vào những năm 1960.Perlow, Hadley và Eun, “Hãy chấm dứt cơn điên cuồng họp hành”, 2017Một kế hoạch giúp bạn sử dụng thời gian một cách có mục đích. Nó sẽ:
- Làm rõ mục đích và mục tiêu. Hãy chủ trì cuộc họp và giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng.
- Quản lý thời gian và nhịp độVì vậy, sẽ có ít cuộc tranh luận vô bổ hơn.
- Đặt kỳ vọng cho người tham gia và đảm bảo mọi quyết định và hành động đều được xem xét kỹ lưỡng.
- Thúc đẩy trách nhiệm giải trìnhVì mỗi vật phẩm đều có chủ sở hữu.
Một lưu ý từ nghiên cứu: nhà nghiên cứu về các cuộc họp, Steven Rogelberg, cho biết nghiên cứu của ông chỉ ra rằng việc có một chương trình nghị sự là không nên. Tự bản thân điều đó không giúp ích gì cho hiệu quả cuộc họp.Và rằng các nhà lãnh đạo thường chỉ "đặt một ngày khác lên đầu chương trình nghị sự" và lặp lại chương trình của tuần trước. Các bước dưới đây là về việc viết một chương trình nghị sự được xây dựng riêng cho cuộc họp này, chứ không phải sao chép từ cuộc họp trước.
8 bước quan trọng để viết chương trình nghị sự cuộc họp hiệu quả
1. Xác định loại hình cuộc họp
Các cuộc họp khác nhau có những người tham gia, hình thức và mục tiêu khác nhau, vì vậy hãy chọn loại hình trước tiên.
- Họp khởi động dự ánTổng quan về mục tiêu, tiến độ, ngân sách và kỳ vọng của dự án.
- Cuộc họp toàn thể: Một cuộc họp toàn công ty để chia sẻ kết quả hoạt động, mục tiêu và kế hoạch, đồng thời xây dựng định hướng chung.
- Hội trường thị trấnNhân viên đặt câu hỏi, nghe cập nhật thông tin và đưa ra phản hồi cho lãnh đạo cấp cao.
- Cuộc họp quản lý chiến lượcCác nhà lãnh đạo cấp cao lập kế hoạch định hướng dài hạn.
- Cuộc họp nhóm ảo: Thuyết trình, thảo luận và các hoạt động tương tác qua video hoặc trò chuyện trực tuyến.
- Phiên họp động nãoMột cuộc họp sáng tạo nơi mọi người cùng nhau tạo ra và thảo luận những ý tưởng mới.
- Họp mặt một đối một: một cuộc trò chuyện riêng tư để đánh giá hiệu suất, huấn luyện hoặc phát triển.
2. Xác định mục đích và mục tiêu
Hãy nêu rõ lý do tổ chức cuộc họp và mục tiêu bạn mong muốn đạt được. Nếu không thể nêu rõ kết quả, hãy hỏi xem liệu một thông điệp có thể thay thế được không. Rogelberg cũng đưa ra quan điểm tương tự: đôi khi bạn có thể gửi thông tin và sử dụng cuộc họp trong năm phút để đặt câu hỏi.Phỏng vấn về kiến thức tại trường Wharton).
3. Xác định các chủ đề chính
Liệt kê các chủ đề cần được thảo luận, bao gồm cả những quyết định cần đưa ra. Ưu tiên vấn đề quan trọng nhất trước, khi bạn đang có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất.
4. Đặt giới hạn thời gian
Hãy phân bổ thời gian cụ thể cho từng chủ đề và thời gian kết thúc cho toàn bộ cuộc họp để cuộc họp diễn ra đúng tiến độ.
5. Xác định người tham dự và vai trò của họ.
Liệt kê những người tham gia và trách nhiệm của mỗi người, chẳng hạn như trình bày báo cáo, ghi chép hoặc giữ thời gian.
6. Chuẩn bị tài liệu và chứng từ hỗ trợ.
Hãy chuẩn bị những thứ mọi người sẽ cần trong cuộc họp và chia sẻ những tài liệu cần đọc trước đó.
7. Phân phát chương trình nghị sự trước
Hãy gửi chương trình nghị sự cho tất cả người tham dự để mọi người đều chuẩn bị sẵn sàng. Mời họ bổ sung thêm các mục của riêng mình trước cuộc họp.
8. Xem xét và chỉnh sửa khi cần thiết.
Trước cuộc họp, hãy kiểm tra chương trình nghị sự để đảm bảo nó đầy đủ và chính xác, và loại bỏ bất cứ nội dung nào không cần thiết cho sự có mặt của nhóm.
Ví dụ về chương trình nghị sự cuộc họp và mẫu miễn phí
Dưới đây là ba mẫu chương trình nghị sự bạn có thể điều chỉnh. Các mục trong chương trình nghị sự và thời gian nên được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của cuộc họp.
1. Chương trình họp nhóm
Ngày:
Vị trí:
Người tham dự:
Mục tiêu: Cập nhật tiến độ dự án; xem xét các vấn đề và giải pháp hiện tại.
- Giới thiệu và chào mừng (5 phút) | @Ai
- Đánh giá cuộc họp trước (10 phút) | @Ai
- Cập nhật dự án và báo cáo tiến độ (20 phút) | @Ai
- Giải quyết vấn đề và ra quyết định (20 phút) | @Ai
- Thảo luận mở và phản hồi (20 phút) | @Ai
- Hành động và các bước tiếp theo (15 phút) | @who
- Bế mạc và sắp xếp cuộc họp tiếp theo (5 phút) | @Ai
Mẫu cuộc họp hàng tháng miễn phí
2. Chương trình họp toàn thể nhân viên
Ngày:
Vị trí:
Người tham dự:
Mục tiêu: Chia sẻ kết quả hoạt động của công ty và giới thiệu các sáng kiến và kế hoạch mới.
- Chào mừng và giới thiệu (5 phút)
- Cập nhật tình hình hoạt động của công ty (20 phút)
- Các sáng kiến và kế hoạch mới (20 phút)
- Phiên hỏi đáp (30 phút)
- Công nhận và khen thưởng nhân viên (15 phút)
- Kết thúc và sắp xếp cuộc họp tiếp theo (5 phút)
3. Chương trình nghị sự cuộc họp khởi động dự án
Ngày:
Vị trí:
Người tham dự:
Mục tiêu: Đặt ra mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng; giới thiệu đội nhóm; thảo luận về những thách thức và rủi ro.
- Chào hỏi và giới thiệu (5 phút) | @Ai
- Tổng quan và mục tiêu dự án (15 phút) | @Ai
- Giới thiệu thành viên nhóm (5 phút) | @Ai
- Phân công vai trò và trách nhiệm (20 phút) | @Ai
- Tổng quan về lịch trình và thời gian (15 phút) | @Ai
- Thách thức và rủi ro của dự án (20 phút) | @who
- Mục hành động và các bước tiếp theo (15 phút) | @Ai
- Bế mạc và sắp xếp cuộc họp tiếp theo (5 phút) | @Ai
Bạn có thể tìm thêm ý tưởng khởi động trong phần tiếp theo. hướng dẫn cuộc họp khởi động dự án.
Thiết lập chương trình nghị sự cuộc họp của bạn với AhaSlides
Biến một bản kế hoạch thành thứ mà cả nhóm có thể cùng xem, bỏ phiếu và chỉnh sửa:
- Tạo một tài khoản. Đăng ký AhaSlides hoặc duyệt qua thư viện mẫu công cộng.
- Chọn mẫu chương trình nghị sự cuộc họp và nhấp vào Nhận mẫu.
Thêm các mục trong chương trình nghị sự của bạn. Thay thế slide danh sách trong mẫu bằng chương trình nghị sự của riêng bạn. Sau đó, thêm một hoạt động khởi động nhanh, một cuộc thăm dò ý kiến hoặc một câu hỏi mở để mọi người tham gia ngay từ slide đầu tiên.
Hợp tác và chia sẻ. Mời các thành viên trong nhóm chỉnh sửa bài thuyết trình, sau đó chia sẻ chương trình nghị sự dưới dạng liên kết hoặc mã QR trước cuộc họp.
Những điểm chính
- Hãy chọn loại cuộc họp và mục tiêu rõ ràng trước khi liệt kê các chủ đề.
- Hãy ưu tiên mục quan trọng nhất trước và phân công thời gian cũng như người chịu trách nhiệm cho từng mục.
- Hãy gửi chương trình nghị sự trước và mời người tham dự bổ sung thêm thông tin.
- Mỗi lần họp cần lập một chương trình nghị sự mới. Chỉ có chương trình nghị sự thôi thì chưa đủ để cuộc họp hiệu quả.
Các câu hỏi thường gặp
Điều gì đề cập đến chương trình nghị sự của một cuộc họp?
Chương trình nghị sự là bản phác thảo kế hoạch về những gì sẽ diễn ra trong một cuộc họp, đôi khi được gọi là lịch trình hoặc thứ tự các nội dung. Nó liệt kê các chủ đề, thời gian và người chủ trì mỗi mục.
Cuộc họp lập kế hoạch chương trình nghị sự là gì?
Cuộc họp lập kế hoạch được tổ chức để lên kế hoạch và quyết định chương trình nghị sự cho một cuộc họp lớn hơn sắp tới.
Nội dung chính của cuộc họp dự án là gì?
Chương trình nghị sự của cuộc họp dự án nêu rõ các chủ đề, nội dung thảo luận và các mục hành động liên quan đến dự án, chẳng hạn như tiến độ, rủi ro và các bước tiếp theo.
