Hầu hết các cuộc họp nhân viên đều lãng phí thời gian. Nghiên cứu cho thấy chi phí là 37 tỷ đô la mỗi năm do mất năng suất trên khắp các tổ chức của Hoa Kỳ, và 71% giám đốc điều hành cấp cao cho rằng các cuộc họp không hiệu quả và kém năng suất [1]. Nhân viên trung bình hiện nay tham dự khoảng 392 giờ họp mỗi năm, nhiều hơn 16 ngày làm việc trọn vẹn [1].
Vấn đề hiếm khi nằm ở ý tưởng tổ chức cuộc họp. Vấn đề nằm ở cách thức tiến hành cuộc họp. Khi các cuộc họp nhân viên có chương trình nghị sự rõ ràng, thảo luận tập trung và sự tham gia thực sự, chúng là một trong những công cụ hiệu quả nhất mà người quản lý có: chúng giúp phát hiện vấn đề sớm, giữ cho các nhóm luôn đồng lòng và xây dựng bối cảnh chung khó có được bằng cách nào khác.
Dưới đây là 10 điều nên và không nên làm, áp dụng cho cả người điều hành cuộc họp và người tham dự.
Vì sao các cuộc họp nhân viên lại thất bại?
Trước khi tìm hiểu những điều nên làm và không nên làm, việc hiểu rõ các nguyên nhân gây hỏng hóc cốt lõi là rất hữu ích.
Chỉ có 37% các cuộc họp tại nơi làm việc được tiến hành với một chương trình nghị sự chính thức [1]. Nếu không có chương trình nghị sự, các cuộc thảo luận sẽ đi lạc hướng, những giọng nói áp đặt sẽ lấp đầy sự im lặng và cuộc họp kết thúc mà không có quyết định rõ ràng hoặc người chịu trách nhiệm. Thêm vào đó, thực tế là 44% người lao động nói rằng họ sợ các cuộc họp [1], và bạn sẽ thấy rằng hình thức này mang một vấn đề nghiêm trọng về độ tin cậy ngay cả trước khi bất kỳ ai bước vào phòng.
Cách khắc phục không phức tạp, nhưng đòi hỏi sự kỷ luật.
5 việc cần làm trong các cuộc họp nhân viên
1. Hãy chuẩn bị trước khi bước vào
Điều này áp dụng cho tất cả mọi người trong phòng, không chỉ người chủ trì. Nếu chương trình nghị sự được gửi trước, hãy đọc kỹ. Xem xét lại bất kỳ tài liệu hoặc dữ liệu nào được đề cập. Hãy chuẩn bị quan điểm của riêng bạn về các mục ảnh hưởng đến công việc của mình.
Khi mọi người chuẩn bị kỹ lưỡng, cuộc họp sẽ trở thành phiên ra quyết định thay vì chỉ là buổi cập nhật thông tin. Một nhóm tại một công ty công nghệ tầm trung đã rút ngắn cuộc họp nhân viên hàng tuần từ 60 phút xuống còn 35 phút bằng cách yêu cầu tất cả người tham gia nộp trước một bản cập nhật bằng văn bản. Bản thân cuộc họp trở thành nơi giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, chứ không phải là tóm tắt lại những vấn đề đã được giải quyết.
2. Bắt đầu và kết thúc đúng giờ
Bắt đầu muộn sẽ khiến nhóm của bạn nghĩ rằng đúng giờ không quan trọng. Kết thúc muộn sẽ khiến họ nghĩ rằng cuộc họp sẽ ảnh hưởng đến công việc tiếp theo của họ, vì vậy họ sẽ ngừng tham gia vào giai đoạn cuối.
Nếu bạn là người chủ trì, hãy coi thời gian kết thúc đã định là thời điểm dừng cuối cùng. Nếu một chủ đề cần thêm thời gian, hãy tạm hoãn và lên lịch một cuộc họp tiếp theo với những người thực sự cần tham gia vào cuộc thảo luận đó. Không phải vấn đề nào cũng cần được đưa ra trước toàn bộ nhóm.
3. Hãy cho mọi người lý do để phát biểu
Sự tham gia cân bằng là một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất của một cuộc họp được tổ chức tốt. Các cuộc họp chào đón ý kiến đóng góp từ tất cả người tham gia chỉ được coi là không hiệu quả trong 23% trường hợp, so với 66% khi các ý tưởng mới bị ngăn cản [2].
Nhiệm vụ của người chủ trì là tạo ra các điều kiện để điều đó xảy ra. Hãy hỏi ý kiến của những người cụ thể thay vì mở lời một cách chung chung. Sử dụng hình thức luân phiên cho các mục cụ thể trong chương trình nghị sự. Nếu bạn đang sử dụng một công cụ như AhaSlides, hãy chạy một cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp hoặc hỏi đáp mở vào cuối bài thuyết trình. Việc gửi ý kiến ẩn danh giúp loại bỏ sự cản trở xã hội, vốn ngăn cản các thành viên ít nói hơn trong nhóm đóng góp ý kiến.
4. Ghi chú lại các mục cần hành động
Biên bản cuộc họp chỉ tóm tắt nội dung thảo luận mà không ghi lại quyết định và người chịu trách nhiệm thì gần như vô dụng. Mỗi hạng mục hành động cần ba yếu tố: việc cần làm là gì, ai chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành.
Hãy chia sẻ biên bản cuộc họp trong vòng 24 giờ khi cuộc họp vẫn còn mới. Điều này cũng tạo ra trách nhiệm giải trình. Mọi người sẽ có nhiều khả năng thực hiện hơn khi họ biết rằng có biên bản ghi lại.
5. Thực hiện theo những gì đã được quyết định lần trước.
Hãy bắt đầu mỗi cuộc họp nhân viên định kỳ bằng một phần tóm tắt ngắn gọn các mục hành động của phiên họp trước. Điều này giúp hoàn thiện quy trình, xây dựng văn hóa theo sát công việc và cho thấy rằng các quyết định được đưa ra trong các cuộc họp thực sự quan trọng.
Nếu các vấn đề cứ tiếp diễn tuần này qua tuần khác mà không có tiến triển, đó là tín hiệu cần được báo cáo trực tiếp thay vì phớt lờ.
5 điều cần tránh trong các cuộc họp nhân viên
1. Đừng để một người thống trị.
Trong mọi nhóm đều có một người nói nhiều hơn mức cần thiết. Nếu không được kiểm soát, điều này sẽ kìm hãm sự đóng góp ý kiến từ những người khác và làm lệch hướng cuộc họp theo một quan điểm duy nhất.
Với tư cách là người chủ trì, bạn có quyền chuyển hướng cuộc thảo luận. "Đó là một điểm hữu ích. Chúng ta hãy cùng nghe ý kiến từ một vài người khác trước khi tiếp tục" là một cách khéo léo để mở đầu cuộc thảo luận. Nó không yêu cầu phải chỉ trích bất kỳ ai.
2. Đừng tổ chức các cuộc họp mà đáng lẽ chỉ cần trao đổi qua email.
Không phải mọi thông tin cập nhật đều cần họp. Nếu mục đích chỉ đơn thuần là cung cấp thông tin và không cần ai đóng góp ý kiến, bản tóm tắt bằng văn bản sẽ nhanh hơn và dễ tham khảo hơn sau này. Hãy dành thời gian họp cho những việc cần thảo luận trực tiếp: các quyết định có nhiều lựa chọn trái chiều, các vấn đề cần ý kiến đóng góp của cả nhóm, hoặc các tình huống dễ xảy ra bất đồng.
Một bài kiểm tra hữu ích: nếu bạn có thể viết một email thay thế hoàn toàn cuộc họp này, thì có lẽ bạn nên làm vậy.
3. Đừng để chương trình nghị sự bị trì hoãn
Việc lạc đề là nguyên nhân khiến một cuộc họp 30 phút kéo dài đến 75 phút. Khi một chủ đề nào đó không có trong chương trình nghị sự được đưa ra, hãy ghi nhận nó, thêm nó vào danh sách "lưu trữ" và tiếp tục cuộc họp. Điều này không có nghĩa là cứng nhắc, mà là tôn trọng thời gian của mọi người và đảm bảo các mục đã được lên kế hoạch thực sự được thảo luận.
Nếu vấn đề không nằm trong chương trình nghị sự nhưng lại khẩn cấp, hãy nói rõ: "Vấn đề này có vẻ đủ quan trọng để giải quyết ngay bây giờ. Mọi người có đồng ý nếu chúng ta điều chỉnh chương trình nghị sự không?" Điều đó giúp cho quyết định được công khai thay vì để cuộc họp bị chuyển hướng một cách âm thầm.
4. Đừng bỏ qua phần Hỏi & Đáp
Kết thúc cuộc họp mà không dành thời gian cho phần hỏi đáp cho thấy cuộc họp chỉ là một buổi phát sóng chứ không phải một cuộc đối thoại. Thậm chí chỉ cần năm phút hỏi đáp mở ở cuối cuộc họp cũng có thể thay đổi động thái của buổi họp.
Nếu bạn đang trình bày thông tin có thể gây ra những câu hỏi nhạy cảm, các công cụ ẩn danh sẽ giúp việc này dễ dàng hơn. Tính năng hỏi đáp trực tiếp thông qua AhaSlides cho phép người tham gia gửi câu hỏi trong thời gian thực mà không chịu áp lực xã hội, và người chủ trì có thể trả lời theo thứ tự ưu tiên. Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp toàn thể hoặc các phiên họp có sự tham gia của nhiều cấp bậc khác nhau.
5. Đừng bỏ qua khía cạnh quan hệ
Các cuộc họp nhân viên không chỉ đơn thuần là cơ chế phối hợp công việc. Chúng là một trong số ít những khoảnh khắc định kỳ mà toàn bộ nhóm cùng có mặt trong một phòng (hoặc cùng tham gia một cuộc gọi). Việc coi mỗi phút họp chỉ đơn thuần là giao dịch sẽ bỏ lỡ cơ hội xây dựng sự gắn kết nhóm, điều giúp công việc trở nên dễ dàng hơn trong những ngày còn lại của tuần.
Một câu hỏi kiểm tra ngắn gọn ở đầu cuộc họp, lời khen ngợi dành cho điều gì đó mà một thành viên trong nhóm đã làm tốt, hoặc một hoạt động khởi động nhanh trước một cuộc thảo luận khó khăn có thể thay đổi không khí của cuộc họp mà không tốn thêm nhiều thời gian. Các nhóm có mức độ an toàn tâm lý cao luôn hoạt động tốt hơn những nhóm không có mức độ an toàn đó,[3] và các cuộc họp nhân viên là một trong những nơi mà sự an toàn được xây dựng hoặc bị xói mòn.
Một cuộc họp nhân viên được tổ chức tốt trông như thế nào?
Một cấu trúc hiệu quả cho hầu hết các cuộc họp nhóm hàng tuần từ 6-12 người: bắt đầu bằng 5 phút điểm danh để thiết lập không khí và ghi nhận đóng góp, sau đó dành 5 phút để xem xét các mục hành động từ phiên họp trước. Các mục chính trong chương trình nghị sự - các quyết định và cập nhật cần thảo luận trực tiếp - nên dành 20-30 phút. Kết thúc bằng 5 phút hỏi đáp mở để nêu ra bất kỳ vấn đề nào không có trong chương trình nghị sự, sau đó 5 phút để xác nhận người chịu trách nhiệm và thời hạn. Tổng cộng: 40-50 phút.
Các lỗi thường gặp để tránh
Ngay cả những nhà quản lý tuân thủ hầu hết các nguyên tắc nên và không nên nêu trên cũng có thể mắc phải một vài lỗi nhỏ âm thầm làm suy giảm chất lượng cuộc họp theo thời gian.
Mời quá nhiều người. Một cuộc họp có 15 người tham dự hầu như luôn có năm người không cần thiết phải có mặt. Nhóm càng đông thì việc ra quyết định càng chậm, càng nhiều ý kiến lạc đề và trách nhiệm giải trình càng thấp. Trước khi gửi lời mời, hãy hỏi xem mỗi người có cần đóng góp ý kiến hay quyết định điều gì không. Nếu họ chỉ cần đến để được thông báo, hãy gửi biên bản cuộc họp cho họ sau đó.
Gửi chương trình nghị sự quá muộn. Việc phát chương trình nghị sự chỉ năm phút trước cuộc họp hầu như không mang lại lợi ích gì. Mục tiêu là để mọi người có đủ thời gian chuẩn bị quan điểm, xem xét thông tin liên quan và chỉ ra bất kỳ điều gì còn thiếu. Hai mươi bốn giờ trước là thời gian tối thiểu hợp lý cho một cuộc họp nhân viên hàng tuần.
Sử dụng cùng một thể thức cho mọi cuộc họp. Buổi cập nhật hàng tuần và buổi lập kế hoạch hàng quý có mục tiêu và nhu cầu tham gia khác nhau. Việc tổ chức cả hai như một buổi kiểm tra tiến độ, nơi một người nói và những người khác lắng nghe, sẽ lãng phí thời gian của buổi lập kế hoạch. Việc lựa chọn hình thức họp phù hợp với mục đích (động não, quyết định, cập nhật, đánh giá lại) sẽ giúp mỗi buổi họp hiệu quả hơn.
Bỏ qua phần đánh giá lại quá khứ. Hầu hết các nhóm không bao giờ đánh giá chính thức xem các cuộc họp định kỳ của họ có hiệu quả hay không. Một câu hỏi đơn giản vào cuối quý, chẳng hạn như "Cuộc họp này có còn là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất không?", có thể giúp phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng trở nên trầm trọng. Các cuộc họp không còn phù hợp với mục đích ban đầu thường gây ra sự bất mãn chứ không mang lại kết quả.
Các câu hỏi thường gặp
Một cuộc họp nhân viên nên kéo dài bao lâu?
Đối với hầu hết các cuộc họp nhóm hàng tuần, 30 đến 50 phút là khoảng thời gian phù hợp. Ngắn hơn cũng được nếu nhóm của bạn sử dụng tài liệu đọc trước bằng văn bản để thay thế cho các cập nhật bằng lời nói. Thời gian dài hơn đôi khi cần thiết cho các phiên lập kế hoạch hoặc các quyết định có độ phức tạp cao, nhưng đó nên là trường hợp ngoại lệ. Mục tiêu là chỉ sử dụng lượng thời gian mà chương trình nghị sự thực sự yêu cầu, chứ không phải để lấp đầy khung thời gian 60 phút mặc định.
Tần suất tổ chức họp nhân viên nên như thế nào?
Họp hàng tuần là tần suất phổ biến nhất cho các cuộc họp nhóm, và nó hoạt động tốt khi có đủ việc cần thảo luận trực tiếp mỗi tuần. Một số nhóm hoạt động hiệu quả hơn với các cuộc họp hai tuần một lần được bổ sung bằng các cập nhật không đồng bộ. Tần suất phù hợp phụ thuộc vào tốc độ công việc, quy mô nhóm và mức độ phối hợp diễn ra trên các kênh khác. Nếu cuộc họp hàng tuần của bạn liên tục hết nội dung để thảo luận, đó là dấu hiệu cho thấy bạn nên giảm tần suất.
Cuộc họp nhân viên và cuộc họp nhóm khác nhau ở điểm nào?
Các thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng "cuộc họp nhân viên" đôi khi đề cập cụ thể đến cuộc họp của các nhân viên cấp dưới trực tiếp do người quản lý chủ trì, trong khi "cuộc họp nhóm" có thể có nghĩa là bất kỳ cuộc họp nào của một nhóm làm việc. Trên thực tế, hình thức và các phương pháp tốt nhất đều giống nhau: chương trình nghị sự rõ ràng, kết quả được xác định và sự tham gia cân bằng.
Tổ chức các cuộc họp nhân viên tương tác với AhaSlides
Hầu hết các công cụ họp trực tuyến được thiết kế cho người thuyết trình, chứ không phải cho tất cả mọi người trong phòng. AhaSlides tích hợp trực tiếp tính tương tác vào định dạng cuộc họp. Các cuộc thăm dò ý kiến trực tiếp cho phép bạn nhanh chóng nắm bắt ý kiến về một quyết định. Các đám mây từ khóa hiển thị những gì mọi người đang nghĩ mà không cần ai phải nói trước. Một vòng quay mayp hay một bài trắc nghiệm nhóm có thể đóng vai trò như một hoạt động phá băng hiệu quả. Hỏi đáp ẩn danh cho phép các thành viên ít nói hơn trong nhóm đặt những câu hỏi mà họ sẽ không hỏi trong một cuộc thảo luận mở.
Kết quả hiển thị theo thời gian thực, có nghĩa là bạn có thể hành động dựa trên kết quả ngay trong cuộc họp thay vì phải tổng hợp dữ liệu khảo sát sau đó. Đối với các nhà quản lý điều hành các cuộc họp nhân viên hàng tuần, tính tức thời đó là sự khác biệt giữa một cuộc họp tạo ra tín hiệu hữu ích và một cuộc họp không tạo ra tín hiệu hữu ích. Nó cũng mang lại cho những người tham dự từ xa hoặc theo hình thức kết hợp cơ hội tham gia như những người có mặt trực tiếp trong phòng, điều này càng trở nên quan trọng hơn khi các nhóm làm việc phân tán trở thành chuẩn mực.
nguồn
[1] Flowtrace / thống kê cuộc họp được biên soạn. "100 Thống kê cuộc họp đáng ngạc nhiên cho năm 2026." https://www.flowtrace.co/collaboration-blog/50-meeting-statistics
[2] Fellow.app. "45 Thống kê cuộc họp và xu hướng hành vi năm 2025." https://fellow.app/blog/meetings/meeting-statistics-the-future-of-meetings-report/
[3] Edmondson, A. (1999). "Sự an toàn về tâm lý và hành vi học tập trong các nhóm làm việc." Khoa học hành chính hàng quý, 44(2), 350–383. Nghiên cứu nền tảng về an toàn tâm lý và hiệu suất nhóm.
