Bạn có phải là người tham gia?

Hướng dẫn tổ chức các cuộc họp nhân viên vào năm 2024 | 10 điều nên và không nên

Trình bày

Astrid Trần 07 tháng mười hai, 2023 7 phút đọc

Họp nhân viên nên có giờ năng suất cao, phải không? Nhưng thường thì chúng chỉ là báo cáo trạng thái báo lại. Tìm hiểu 10 điều răn của Cuộc họp 2.0 này để biến các cuộc thảo luận nhóm của bạn thành các phiên ra quyết định năng động, nơi mọi người đều thăng cấp!

mọi người thảo luận trong một cuộc họp nhân viên
Bạn nên làm gì trong các cuộc họp nhân viên? | Nguồn: Shutterstock

Mục lục

Các cuộc họp nhân viên có hữu ích không?

Các cuộc họp nhân viên có thực sự cần thiết hay chỉ lãng phí thời gian quý báu? Như bất kỳ doanh nhân hiểu biết nào cũng biết, thời gian ngang bằng với tiền bạc - vậy việc thường xuyên dành phần lớn thời gian cho các "cuộc họp" có phải là điều thông minh?

Đúng vậy! Khi thực hiện đúng, các cuộc họp nhân viên là công cụ có giá trị giúp đưa hiệu quả kinh doanh của bạn lên một tầm cao mới.

Đầu tiên, liên lạc là quan trọng - cuộc họp là nơi lý tưởng để đưa ra các thông báo quan trọng, cập nhật trạng thái và đảm bảo mọi người đều thống nhất quan điểm theo cách mà email và văn bản không thể sánh được.

Sự phối hợp cũng mang tính ly hợp - băm nhỏ các mục tiêu, dự án và nội dung của khách hàng lại với nhau rồi đột nhiên các bộ phận tách biệt biến mất khi sự hợp tác tăng vọt.

Các vấn đề? Không vấn đề gì - thời gian họp sẽ biến thách thức thành cơ hội khi cả nhóm cùng nhau tìm ra giải pháp.

Và sự rung cảm? Hãy quên đi tinh thần - những cuộc kiểm tra này sẽ ngay lập tức trau dồi tính chất hóa học, thúc đẩy động lực khi đồng nghiệp kết nối và cảm thấy mình là một phần của điều gì đó sáng sủa.

Thăm dò ý kiến ​​nhân viên của bạn để tạo điều kiện cho cuộc thảo luận

Nhận ý kiến ​​​​về những gì đang diễn ra trong đầu họ về mọi thứ theo đúng nghĩa đen với nền tảng bỏ phiếu của chúng tôi! Linh hoạt là chìa khóa để giữ chân nhân tài hàng đầu.

10 quy tắc giúp cuộc họp nhân viên của bạn hấp dẫn hơn

Không có gì khiến mọi người chán nản nhanh hơn những lời độc thoại nhàm chán, một chiều được ngụy trang dưới dạng các cuộc họp nhân viên. Nhưng nó không nhất thiết phải như vậy. Với những lời khuyên chuyên nghiệp này, người tham gia sẽ chuyển từ trạng thái vắng mặt sang phải tham dự ngay lập tức!

Quy tắc số 1 - Chuẩn bị trước

Việc chuẩn bị cho cuộc họp phải là ưu tiên hàng đầu. Bạn nên xem lại chương trình làm việc và các tài liệu liên quan trước đó. Điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của mọi người và cho phép bạn tham gia vào các cuộc thảo luận một cách tích cực.

Bạn có thể muốn xem các chủ đề liên quan đến cuộc họp tại đây:

Quy tắc số 2 - Đúng giờ

Thời gian la vàng. Không ai phải đợi bạn cả. Đến đúng giờ trong các cuộc họp nhân viên không chỉ thể hiện sự tôn trọng thời gian của người khác; nó phản ánh sự cam kết, tính chuyên nghiệp và sự cống hiến của bạn cho công việc. Nó cũng đảm bảo rằng các chủ đề quan trọng được giải quyết mà không có sự chậm trễ hoặc gián đoạn không cần thiết.

Nếu bận quá nhiều việc không thể tham dự, hãy thông báo trước cho ban tổ chức (1 ngày cho cuộc họp không chính thức và 2 ngày cho cuộc họp chính thức).

Quy tắc số 3 - Tham gia tích cực

Sự tham gia tích cực là rất quan trọng cho các cuộc họp nhân viên hiệu quả. Khi bạn tích cực tham gia vào các cuộc thảo luận và đóng góp ý tưởng cũng như thông tin chi tiết của mình, bạn sẽ nâng cao chất lượng tổng thể của cuộc họp và giúp thúc đẩy nhóm đạt được mục tiêu của mình. 

Quy tắc số 4 - Tuân theo nghi thức trong cuộc họp

Tuân thủ nghi thức họp thích hợp là điều cần thiết để duy trì bầu không khí tôn trọng và hiệu quả trong các cuộc họp nhân viên. Những hành vi gây rối là chất xúc tác cho cuộc họp chất lượng thấp, vì vậy các nghi thức như tuân thủ quy định về trang phục, tập trung hoàn toàn vào người phát biểu, tránh làm gián đoạn và sử dụng các thiết bị điện tử trong cuộc họp nếu cần thiết.

Quy tắc số 5 - Ghi chú

Một trong những phần quan trọng nhất khi tham gia các cuộc họp nhân viên là ghi chú. Nó giúp bạn lưu giữ những thông tin quan trọng, theo dõi các mục hành động và tham khảo lại các cuộc thảo luận sau này. Nó thể hiện sự chú ý của bạn và đảm bảo rằng bạn không quên những điểm chính. Việc ghi chú hiệu quả sẽ nâng cao sự tham gia của bạn và góp phần theo dõi và thực hiện các quyết định hiệu quả hơn.

cuộc họp nhân viên hàng tuần
Ghi chép khi tham gia cuộc họp nhân viên hàng tuần

Quy tắc số 6 - Đừng chi phối cuộc thảo luận

Điều quan trọng là tạo ra một môi trường họp cân bằng và hòa nhập, nơi tiếng nói của mọi người đều được lắng nghe. Tránh độc quyền thảo luận và cho người khác cơ hội chia sẻ ý tưởng và quan điểm của họ. Các cuộc họp nhân viên tốt nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lắng nghe tích cực, khuyến khích sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm và thúc đẩy bầu không khí hợp tác coi trọng đầu vào đa dạng.

Quy tắc số 7 - Đừng quên tinh thần đồng đội

Các cuộc họp nhân viên không nên chỉ tập trung vào thủ tục và áp lực, đặc biệt là cuộc họp nhân viên đầu tiên với một nhóm mới. Nó nên đi kèm với một nơi ấm cúng và dễ chịu để có được sự gắn kết và kết nối nhóm.

Để củng cố những mối liên kết mới, hãy cân nhắc việc tổ chức một cuộc trò chuyện phá băng nhỏ trước khi thảo luận về các nội dung chính. Chúng tôi đề xuất những trò chơi nhỏ sau:

  • Quay bánh xe: Chuẩn bị một số lời nhắc thú vị và đặt chúng lên bánh xe, sau đó chỉ định mỗi người thực hiện một vòng quay. Một hoạt động bánh xe quay đơn giản có thể cho phép bạn khám phá những điều kỳ quặc mới của đồng nghiệp một cách nhanh chóng.
cuộc họp khởi động dự án bánh xe quay
  • Chiến đấu theo nhóm: Chuẩn bị một số câu đố, tổ chức lối chơi đồng đội và để các đội thi đấu với nhau để tranh giành vinh quang. Bạn có thể thiết lập một lối chơi nhóm nhanh chóng tại đây. Chúng tôi có sẵn một thư viện các câu đố không thể bỏ qua để sử dụng nên không lãng phí thời gian và công sức!
trận chiến đồng đội AhaSlides
Đấu đội là hoạt động phá băng nhanh trước cuộc họp nhóm

Quy tắc số 8 - Không ngắt lời hoặc lấn át người khác

Giao tiếp toàn diện là chìa khóa trong các cuộc họp nhân viên. Lưu ý không ngắt lời hoặc nói lấn át người khác, vì điều đó có thể cản trở sự hợp tác và làm giảm giá trị của các quan điểm đa dạng. Hãy cho mọi người cơ hội được phát biểu và đóng góp đầy đủ bằng cách tích cực lắng nghe và chờ đợi đến lượt bạn phát biểu. Điều này thúc đẩy văn hóa tôn trọng, hợp tác và nâng cao chất lượng tổng thể của các cuộc thảo luận và ra quyết định.

Quy tắc số 9 - Đừng ngại đặt câu hỏi

Đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong các cuộc họp với nhân viên. Sự tò mò và tò mò của bạn có thể khơi dậy những cuộc thảo luận sâu sắc, làm sáng tỏ những vấn đề quan trọng và góp phần hiểu rõ hơn. Bằng cách tìm kiếm sự rõ ràng, chia sẻ mối quan tâm thực sự của bạn và nuôi dưỡng văn hóa học tập, bạn truyền cảm hứng cho người khác tham gia và đóng góp quan điểm của riêng họ. Hãy nhớ rằng, mọi câu hỏi đều có khả năng khơi gợi những ý tưởng mới và thúc đẩy nhóm tiến lên. 

Cuộc họp nhóm AhaSlides
Hỏi là chìa khóa cho các cuộc họp thành công

Quy tắc số 10 - Đừng đánh mất thời gian

Để duy trì tính chuyên nghiệp trong các cuộc họp nhân viên, điều quan trọng là phải có nhận thức sâu sắc về thời gian. Tôn trọng thời lượng cuộc họp được phân bổ bằng cách bắt đầu và kết thúc đúng giờ. Việc tiến hành một cuộc họp nhân viên thành công bắt đầu bằng việc tập trung vào các cuộc thảo luận và tránh đi lạc chủ đề để đảm bảo sử dụng hiệu quả thời gian của mọi người. Bằng cách thể hiện kỹ năng quản lý thời gian và đề cao tính chuyên nghiệp, bạn góp phần tạo nên một môi trường họp hiệu quả và tôn trọng nhằm tối đa hóa kết quả cho nhóm.

Nâng cấp các cuộc họp nhân viên của bạn với AhaSlides

Các cuộc họp nhóm có khả năng mang lại điều tuyệt vời nếu chúng ta khai thác được sức mạnh trí tuệ tập thể của nhóm mình. Thu hút họ tham gia các cuộc thảo luận hai chiều với các cuộc thăm dò trực tiếp, câu đố, tính năng bỏ phiếu và nhiều tính năng khác của AhaSlides.

Văn bản thay thế


Bắt đầu sau vài giây.

Nhận các mẫu miễn phí để nâng cao hiệu quả cuộc họp của bạn lên một cấp độ khác! Đăng ký miễn phí và lấy những gì bạn muốn từ thư viện mẫu!


🚀 Lên mây ☁️

Những câu hỏi thường gặp

Cuộc họp nhân viên ảo là gì?

Cuộc họp nhân viên ảo là cuộc họp được tiến hành trực tuyến hoặc thông qua các nền tảng kỹ thuật số, nơi những người tham gia kết nối từ xa từ các địa điểm khác nhau bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác hoặc hội nghị truyền hình. Thay vì tụ tập trong một không gian vật lý, những người tham gia cuộc họp hầu như sử dụng máy tính, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động của họ.

Thế nào là một cuộc họp nhân viên tốt?

Một cuộc họp nhân viên tốt có mục đích được xác định rõ ràng, chương trình nghị sự có cấu trúc, quản lý thời gian hiệu quả và thúc đẩy tinh thần đồng đội và giải quyết vấn đề hợp tác. Việc theo dõi cuộc họp cần đánh giá hiệu quả của cuộc họp và thu thập phản hồi từ những người tham gia.

Các loại cuộc họp nhân viên là gì?

Có một số loại cuộc họp nhân viên như sau: Cuộc họp giới thiệu, cuộc họp Khởi động, cuộc họp Phản hồi và Hồi cứu, Cuộc họp giới thiệu, Cuộc họp cập nhật trạng thái, Cuộc họp động não và Cuộc họp trực tiếp với nhân viên.

Ai lãnh đạo một cuộc họp nhân viên?

Người lãnh đạo cuộc họp nhân viên phải là người có thể quản lý hiệu quả quá trình họp, giữ cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng, khuyến khích sự tham gia và đảm bảo đạt được các mục tiêu của cuộc họp.

Tham khảo: Forbes