8 mẹo để tiến hành đánh giá nhân viên một cách hiệu quả vào năm 2024

Đánh giá nhân viên là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của bất kỳ tổ chức nào. Những đánh giá này tạo cơ hội cho các tổ chức đánh giá hiệu suất của nhân viên, cung cấp phản hồi và đặt ra mục tiêu cải tiến. 

Tuy nhiên, tiến hành thành công đánh giá cho nhân viên có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức. Do đó, trong blog bài đăng này, chúng tôi sẽ khám phá một số mẹo và ví dụ hữu ích để giúp bạn có bài đánh giá hữu ích cho nhân viên. 

Thêm mẹo làm việc với AhaSlides

• Đánh giá thành tích nhân viên
• Mục tiêu công việc Ví dụ để đánh giá
• Ví dụ đánh giá hiệu suất
• Ví dụ tự đánh giá

Mục lục

• Đánh giá của nhân viên là gì?
• Lời khuyên để tiến hành đánh giá nhân viên một cách hiệu quả
• Các nội dung chính 

Đánh giá cho nhân viên là gì?

Đánh giá nhân viên là một quá trình trong đó người sử dụng lao động đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian. Đây là cơ hội để các tổ chức chia sẻ phản hồi về nhân viên của mình, đặt ra mục tiêu và xác định các lĩnh vực cần cải thiện của nhân viên.

Ngoài ra, đánh giá nhân viên là rất quan trọng để hỗ trợ nhân viên phát triển và trưởng thành trong vai trò của họ, cùng với việc cho phép người sử dụng lao động kiểm tra xem nhóm của họ có đáp ứng các mục tiêu của tổ chức hay không.

Đánh giá cũng có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả bằng cách khuyến khích giao tiếp cởi mở và văn hóa cải tiến liên tục.

Lời khuyên để tiến hành đánh giá nhân viên một cách hiệu quả

Dưới đây là một số lời khuyên thiết thực để giúp bạn tiến hành đánh giá nhân viên hiệu quả:

1/ Xác định mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng - Review For Nhân viên

Bằng cách đặt ra các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng, bạn và nhân viên có thể tập trung vào mục tiêu đạt được của đánh giá. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng việc xem xét có lợi cho cả hai bên. 

Dưới đây là một số bước về cách đặt mục tiêu rõ ràng cho đánh giá:

Xác định mục đích của đánh giá

Bạn cần bắt đầu bằng việc trả lời câu hỏi “Mục đích của việc đánh giá này là gì?”. Đó là để đánh giá hiệu suất của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể (3 tháng, 6 tháng, cuối năm), để xác định các lĩnh vực cần cải thiện hay để đặt mục tiêu cho tương lai? Hoặc là tất cả những cái trên? Trao đổi với nhân viên để họ có thể hiểu mục đích của việc đánh giá.

Vạch ra mục tiêu cụ thể

Khi bạn đã xác định được mục đích của việc đánh giá, hãy phác thảo các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được. Những mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức và SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn).

Ví dụ, Đánh giá hiệu suất của nhân viên sẽ có mục đích và mục tiêu cụ thể như: 

Mục đích: Để đánh giá hiệu suất của nhân viên trong sáu tháng qua và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Mục tiêu cụ thể:

• Xem xét hiệu suất của nhân viên trong sáu tháng qua, bao gồm các mục tiêu bán hàng, xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng, v.v.
• Xác định những lĩnh vực mà nhân viên đã xuất sắc và những lĩnh vực mà họ có thể cần hỗ trợ thêm.
• Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về các lĩnh vực cần cải thiện và cộng tác với nhân viên để đặt ra các mục tiêu khả thi trong 6 tháng tới.

2/ Chuẩn bị trước - Review cho nhân viên

Khi đã xác định được mục tiêu đánh giá nhân viên, bạn cần chuẩn bị thông tin, dữ liệu để có bức tranh toàn diện về hiệu quả công việc của nhân viên.

• Xem lại bản mô tả công việc của nhân viên: Xem lại mô tả công việc của nhân viên để đảm bảo rằng đánh giá của bạn phù hợp với trách nhiệm và mục tiêu của họ.

• Thu thập dữ liệu: Thu thập tất cả dữ liệu nhân viên có liên quan, chẳng hạn như số liệu năng suất, báo cáo hàng tháng, hồ sơ chấm công và phản hồi của khách hàng. Thông tin này sẽ giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên cần cải thiện.

• Xem lại các đánh giá trước: Xem các đánh giá của nhân viên trước đây để xác định xem họ đã cải thiện ở đâu và vấn đề nào tái diễn.

• Nhận phản hồi từ người khác: Nói chuyện với đồng nghiệp, cấp dưới hoặc khách hàng của nhân viên để hiểu rõ hơn về hiệu suất của họ.

• Đặt chương trình làm việc: Tạo một chương trình nghị sự để xem xét, phác thảo các lĩnh vực chính mà bạn muốn thảo luận và gửi cho nhân viên để họ chuẩn bị.

• Hẹn thời gian và địa điểm: Đảm bảo sắp xếp đủ thời gian để bao quát mọi thứ cần thảo luận. Và việc xem xét phải diễn ra ở một địa điểm thoải mái và yên tĩnh, không bị phân tâm hoặc gián đoạn.

3/ Đưa ra ví dụ cụ thể - Review For Nhân viên

Bằng cách cung cấp các ví dụ cụ thể và thông tin cụ thể trong quá trình đánh giá, bạn có thể giúp nhân viên hiểu chính xác những gì họ đang làm tốt và những gì họ cần cải thiện. Bạn có thể trả lời như sau:

Sử dụng các ví dụ cụ thể

Thay vì khái quát hóa, hãy sử dụng các ví dụ cụ thể để minh họa cho những thành công của nhân viên và những lĩnh vực cần cải thiện. 

• Ví dụ: nếu bạn muốn nêu bật kỹ năng giao tiếp xuất sắc của nhân viên, hãy đưa ra ví dụ cụ thể về cách họ giao tiếp hiệu quả khi nói chuyện với khách hàng hoặc cộng tác với đồng nghiệp ở các bộ phận khác. 

Sử dụng dữ liệu cụ thể

Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng dữ liệu để hỗ trợ phản hồi của bạn. 

• Ví dụ: nếu bạn đang thảo luận với nhân viên về hồ sơ bán hàng của anh ấy, bạn có thể cung cấp những con số cụ thể để so sánh. Chẳng hạn như thành tích bán hàng của họ cao hơn tháng trước hoặc số lượng khách hàng mới mà họ mang đến hoặc tỷ lệ chuyển đổi của họ.

Tránh ngôn ngữ mơ hồ

Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ khi cung cấp phản hồi. 

• Thay vì nói "Bạn cần làm việc hiệu quả hơn", hãy đưa ra ví dụ cụ thể về những điểm mà nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn và cách họ có thể cải thiện, chẳng hạn như "Bạn nên sử dụng công cụ quản lý thời gian để tránh bị trễ thời hạn"

4/ Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng - Review For Nhân viên

Bằng cách cung cấp phản hồi mang tính xây dựng, bạn có thể giúp nhân viên trưởng thành và phát triển trong vai trò của họ. Đây là hướng dẫn để đưa ra phản hồi mang tính xây dựng:

• Tập trung vào hành vi, không phải con người: Hãy nhớ rằng việc tập trung vào hành vi và hành động của nhân viên, thay vì tính cách hay tính cách của họ, sẽ giúp giữ cho phản hồi của bạn mang tính xây dựng và tránh mọi xung đột, tấn công cá nhân hoặc chỉ trích.

• Sử dụng giọng điệu ủng hộ và tôn trọng: Cảm giác được hỗ trợ và tôn trọng sẽ giúp duy trì mối quan hệ làm việc tích cực giữa bạn và nhân viên. Ngoài ra, nó đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy thoải mái và có động lực để cải thiện.

• Cung cấp phản hồi cụ thể: Như đã đề cập ở trên, hãy cụ thể khi cung cấp phản hồi và cung cấp các ví dụ để minh họa quan điểm của bạn.

• Cung cấp các bước khả thi: Cung cấp các bước cải tiến khả thi để nhân viên biết họ cần thực hiện những bước cụ thể nào để cải thiện hiệu suất của mình.

• Kết thúc bằng một ghi chú tích cực: Kết thúc phản hồi bằng một ghi chú tích cực, nêu bật những điểm mạnh và tiềm năng cải tiến của nhân viên. Nó giúp nhân viên duy trì động lực và thái độ tích cực đối với sự thay đổi.

5/ Xây dựng kế hoạch hành động - Review For Nhân viên

Sau khi xác định các lĩnh vực cần cải thiện hoặc đặt mục tiêu mới, bạn và nhân viên cần thống nhất kế hoạch hành động cho họ. Một kế hoạch hành động sẽ cần những thông tin sau:

• Xác định các hành động cụ thể: Chia nhỏ các mục tiêu thành các hành động cụ thể mà nhân viên có thể thực hiện để đạt được chúng. Những hành động này giúp mang lại sự rõ ràng và tập trung, giúp nhân viên dễ dàng làm việc hướng tới mục tiêu của họ.

• Đặt mốc thời gian: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng hành động, điều này giúp tạo ra sự cấp bách và đảm bảo rằng tiến độ đang được thực hiện đối với các mục tiêu.

• Xác định các nguồn lực cần thiết: Xác định những nguồn lực mà nhân viên sẽ cần để đạt được mục tiêu của họ. Điều này có thể bao gồm đào tạo, cố vấn hoặc hỗ trợ thêm từ đồng nghiệp hoặc người quản lý.

• Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ thường xuyên để đảm bảo rằng kế hoạch hành động đang hoạt động và có thể thực hiện các điều chỉnh nếu cần.

Kế hoạch này có thể được tích hợp với Kế hoạch phát triển cá nhân trong một số giai đoạn tập trung vào sự phát triển trong công việc.

6/ Ghi nhận thành tích - Review For Nhân viên

Công nhận thành tích của nhân viên là một phần thiết yếu để tiến hành một quy trình đánh giá hiệu quả. Điều này có thể xây dựng tinh thần và thúc đẩy nhân viên tiếp tục thực hiện ở mức cao. Một số mẹo để công nhận thành tích của nhân viên như sau:

• Hãy cụ thể: Khi công nhận thành tích của nhân viên, hãy cụ thể về những gì họ đã làm tốt và tại sao điều đó lại quan trọng. Nhân viên có thể cảm thấy có giá trị và đánh giá cao cho những đóng góp của họ.
• Sắp xếp thành tích với mục tiêu: Khi công nhận thành tích, hãy sắp xếp chúng phù hợp với mục tiêu đặt ra cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên thấy rằng những nỗ lực của họ tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong việc đạt được kết quả mong muốn.
• Ăn mừng thành công: Việc tôn vinh những thành công của nhân viên trong quá trình đánh giá có thể được thực hiện thông qua công nhận bằng lời nói, phần thưởng bằng văn bản hoặc các hình thức khen thưởng và khuyến khích khác.
• Hãy chân thành: Khi công nhận thành tích của nhân viên, hãy chân thành khen ngợi và đánh giá cao. 

7/ Khuyến khích giao tiếp cởi mở - Đánh giá cho nhân viên

Khuyến khích giao tiếp cởi mở trong quá trình đánh giá là điều cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Dưới đây là một số bước về cách khuyến khích giao tiếp cởi mở:

• Tạo không gian an toàn và thoải mái: Tạo môi trường an toàn và thoải mái để nhân viên bày tỏ ý kiến ​​phản hồi và đặt câu hỏi. Điều này giúp xây dựng lòng tin và khuyến khích giao tiếp cởi mở.

• Lắng nghe tích cực: Tích cực lắng nghe những gì nhân viên đang nói mà không ngắt lời hoặc phán xét họ. Họ sẽ cảm thấy được lắng nghe, có giá trị và được khuyến khích bày tỏ suy nghĩ và cảm xúc của mình một cách cởi mở.

• Đặt câu hỏi mở: Đặt những câu hỏi mở có thể giúp nhân viên đưa ra phản hồi chi tiết hơn. Đó là cơ hội để tạo điều kiện cho cuộc trò chuyện có ý nghĩa hơn và khuyến khích nhân viên trung thực hơn trong đánh giá.

8/ Theo dõi - Đánh giá cho nhân viên

Bằng cách theo dõi thường xuyên sau khi đánh giá, bạn có thể đảm bảo rằng nhân viên đang đạt được tiến bộ hướng tới mục tiêu của họ và mọi vấn đề đều được giải quyết kịp thời. 

Ngoài ra, việc theo dõi thường xuyên sau khi đánh giá giúp tạo ra văn hóa chịu trách nhiệm và cải tiến liên tục tại nơi làm việc.

Các nội dung chính 

Tiến hành đánh giá nhân viên là một phần thiết yếu để duy trì và phát triển một lực lượng lao động lành mạnh và hiệu quả. Bằng cách làm theo các mẹo mà chúng tôi đã thảo luận trong bài viết này, bạn có thể đảm bảo rằng quy trình đánh giá của mình hiệu quả, công bằng và có lợi cho cả nhân viên và tổ chức.

Và đừng quên truyền cảm hứng, động viên nhân viên mỗi ngày bằng mẫu làm sẵn từ AhaSlides. Thiết kế chương trình đào tạo, chương trình cuộc họp, cuộc họp khởi động dự án, khảo sát nhân viên, v.v. chưa bao giờ thú vị đến thế. Rất đáng để thử!

*Tham khảo: Josh bersin