Mene ne tsarin tsara aikin a gudanar da ayyukan?

Kyakkyawan gudanar da aikin ya ƙunshi matakai na asali guda biyar: Fara farawa, Tsara, Kisa, Sa ido da Sarrafa, da ƙarewa tare da Rufewa. Yana da mahimmanci a lura cewa babu ɗayan ayyukan da suka yi nasara da zai iya yin watsi da kowane ɗayan waɗannan matakan, musamman tsarin tsara ayyuka wanda ke kiyaye komai don bin tsari, kamar ana isar da shi akan lokaci kuma cikin kasafin kuɗi.

Tsare-tsare na aiki shine tushen tsarin rayuwar aikin, wanda kuma yana nufin shine lokaci mafi ƙalubale. Koyaya, koyaushe akwai hanyar zuwa wurin.

A cikin wannan labarin, mun sami ƙarin koyo game da tsara ayyukan, ma'anar, misalai, tsari, da wasu kayan aikin tsarawa don taimaka muku fahimtar tsarin tsara aikin da kuma koyon yadda ake magance matsalolinsa. 

Nasihu don Ingantaccen Haɗin kai

• Project Management
• Misalin Jadawalin Aikin
• Hanyar Ruwa

Menene Ma'anar Tsare-tsaren Ayyuka?

Za a iya bayyana tsarin aikin a matsayin tsarin tsararru na zayyanawa, tsarawa, da tsara matakan da suka dace da albarkatun da ake buƙata don cimma takamaiman manufa cikin ƙayyadaddun lokaci. Hanya ce mai faɗakarwa wacce ta haɗa da gano maƙasudi, kafa taswirar hanya, da ware albarkatu don haɓaka aiki da rage haɗari.

shafi: Tsarin Gudanar da Dabarun | Ƙarshen Jagora tare da mafi kyawun shawarwari guda 7

Matakai 7 na Tsarin Tsare-tsaren Ayyuka

A cikin wannan bangare, mun shiga cikin matakai guda 7 da ke tattare da tsara ayyuka kamar haka:

Mataki na 1: Ma'anar Manufofin Ayyuka da Maƙasudi

Matakin farko na tsarin tsara aikin ya ta'allaka ne da bayyana maƙasudin aikin da iyawarsa. Wannan ya ƙunshi fahimtar sakamakon da ake so, gano masu ruwa da tsaki, da kafa maƙasudai masu aunawa. Ƙayyadaddun iyakoki na aikin, abubuwan da za a iya bayarwa, da takurawa suna kafa tushen ayyukan tsarawa na gaba.

Alal misali, Nike ya kafa manufar tallace-tallace don sayar da raka'a 3,00,000 a shekara mai zuwa, wanda ya karu da 30% idan aka kwatanta da tallace-tallace na yanzu.

Mataki na 2: Gudanar da Ƙimar Ƙimar Ayyuka

Cikakken kimanta aikin yana da mahimmanci don yanke shawara da kuma rage haɗari. Wannan matakin ya ƙunshi gudanar da cikakken bincike game da buƙatun aikin, albarkatu, haɗarin haɗari, da dogaro. Ta hanyar tantance yuwuwar aikin, yuwuwar aiki, da ƙalubalen ƙalubalen, masu tsarawa za su iya gano mahimman abubuwan nasara da haɓaka dabarun magance yuwuwar shingaye.

Mataki na 3: Haɓaka Tsarin Rushewar Aiki (WBS)

A cikin wannan mataki na tsara aikin, an rarraba dukkan aikin zuwa ƙanana, abubuwan da za a iya sarrafawa. Ana kiran wannan tsarin tsarin rushewar aiki (WBS) wanda ke ba da wakilcin matsayi na ayyuka, ƙananan ayyuka, da abubuwan da za a iya bayarwa, tabbatar da tsabta da tsari. Yana sauƙaƙe rarraba albarkatu, da jerin ayyuka, da kuma kafa tsarin ma'ana don aiwatar da aikin.

Mataki na 4: Ƙididdiga Albarkatu da Kafa Layi

Ƙimar albarkatu da kafa lokaci suma suna da mahimmanci don nasarar tsara ayyuka. Wannan matakin yana nufin ƙayyade ma'aikatan da suka dace, kasafin kuɗi, da kayan da ake buƙata don kowane aiki. Ta hanyar la'akari da dogaro da aiki, abubuwan fifiko, da albarkatun da ake da su, masu tsarawa ko manajoji na iya haɓaka ƙayyadaddun lokaci, gano mahimman abubuwan ci gaba a hanya.

Mataki na 5: Haɗin Haɗari da Dabarun Ragewa

Babu wani aikin da ke da kariya daga haɗari, kuma magance su da wuri yana da mahimmanci don sarrafa tsari. A wannan matakin, ana gano haɗarin haɗari da rashin tabbas, bincika, da fifiko. An ƙirƙiri dabarun aiwatarwa don rage haɗari, gami da tsare-tsaren gaggawa, hanyoyin canja wurin haɗari, da madadin darussan ayyuka. Kula da haɗari na yau da kullun da kimantawa suna tabbatar da daidaitawa a duk tsawon rayuwar aikin.

Mataki na 6: Sadarwa da Haɗin Kan Masu ruwa da tsaki

Kamar manne, ingantaccen sadarwa na iya ɗaukar aiki tare. Ƙaddamar da tsarin sadarwa wanda ke zayyana tashoshi, mita, da shigar masu ruwa da tsaki yana da mahimmanci. Sabunta matsayi na yau da kullun, rahotannin ci gaba, da tattaunawa na haɗin gwiwa suna haɓaka gaskiya, haɓaka daidaituwa, da sarrafa tsammanin masu ruwa da tsaki.

Mataki na 7: Sa Ido, Sarrafa, da kimantawa

Zuwan karshe na ingantaccen tsarin tsara ayyuka shine ci gaba da sa ido da matakin tantancewa. Wannan matakin yana mai da hankali kan bin diddigin ci gaba, kwatanta shi da kafaffen matakai, da gano karkatattun abubuwa. Idan ya cancanta, ana yin gyare-gyare don daidaita aikin tare da manufofinsa. An tattara darussan da aka koya, suna ba da damar canja wurin ilimi da haɓaka gaba.

Menene Abubuwan Tsarin Tsare-tsaren Ayyuka?

Ga mahimman sassa guda 7 na tsarin tsara aikin:

• Iyakar tsarawa a cikin gudanarwa: A sarari ayyana iyakoki da manufofin aikin.
• Tsarin Rushewar Aiki (WBS): Karɓar aikin zuwa ƙananan ayyuka masu iya sarrafawa.
• Timeline da Milestones: Ƙirƙirar jadawali na gaskiya da saita matakai don bin diddigin ci gaba.
• Haraji: Ganowa da rarraba abubuwan da ake buƙata, gami da ma'aikata, kasafin kuɗi, da kayan aiki.
• Binciken Hatsari da Ragewa: Gano haɗarin haɗari da haɓaka dabarun rage su.
• Tsarin Sadarwa: Kafa hanyoyin sadarwa masu inganci don sauƙaƙe haɗin kai da haɗin gwiwa tsakanin masu ruwa da tsaki na aikin.
• Kulawa da Nazari: Aiwatar da hanyoyin da za a sa ido kan ci gaban aikin da kimanta aikin da KPI da aka riga aka ayyana.

Me yasa Tsare-tsaren Tsare-tsare Yake Bukatar?

Yana ƙara aikin aikin da yiwuwar nasara

Akwai dalilai da yawa da ya sa ayyuka suka gaza kuma ɗaya daga cikinsu shine gazawar ayyana maƙasudi, manufa, da nauyi a tsakanin membobin ƙungiyar (kusa da 39% kimanta). Aikin ba zai gudana cikin kwanciyar hankali ba idan membobin ƙungiyar sun ruɗe game da kowane aiki da nauyin da ke kansu. Bugu da ƙari, rashin bayyanannun manufofi da manufa ko rashin fahimtar alkibla da manufar aikin na iya haifar da rashin daidaituwa da rashin mayar da hankali, yana haifar da kurakuran da ba zato ba tsammani, da zazzagewa.

Yana inganta haɗin gwiwar ƙungiya da sadarwa 

Kyakkyawan tsari yana haifar da dama ga membobin ƙungiyar don sadarwa da haɗin gwiwa yadda ya kamata. Musamman idan aka zo batun ayyukan giciye ko kamfanoni, tare da shigar da ma’aikata da masana da yawa daga sassa daban-daban suna aiki tare, aikin tsarawa ya fi fitowa fili. Sakamakon haka, bayyananniyar sadarwa da haɗin gwiwa suna haɓaka aikin haɗin gwiwa, haɓaka hangen nesa ɗaya, ƙarancin rikice-rikice na ma'aikata, da haɓaka ingantaccen yanayin aikin.

Yana tabbatar da inganta kayan aiki

Tsare-tsare shine aikin ƙarshe na mafi kyawun amfani da albarkatun da suka haɗa da lokaci, albarkatun ɗan adam, kasafin kuɗi, kayan aiki, da kayan aiki. Ta hanyar gano abubuwan da ake buƙata a gaba, ƙungiyar aikin za ta iya tabbatar da cewa akwai albarkatun da suka dace a lokacin da ya dace, rage jinkiri, da kwafi, da kuma inganta ingantaccen aiki.

Yana rage haɗari da al'amurran da ba zato ba tsammani

Ta hanyar gano hatsarori da wuri, ƙungiyar aikin za ta iya haɓaka dabarun shirin mayar da martani da tsare-tsare na gaggawa don magance su. Wannan hanya mai fa'ida yana taimakawa rage yuwuwar da tasirin haɗari, haɓaka aikin aiki da rage damar gazawar.

Menene Mafi kyawun Tsarin Tsare-tsaren Ayyuka?

Domin ingantacciyar tsara ayyuka da kuma shawo kan ƙalubalen da za a iya fuskanta yayin shirin, yana da kyau a yi la'akari da wasu hanyoyin tsara ayyuka. Suna nuni ne ga ƙayyadaddun hanyoyin da tsarin da ake amfani da su don tsarawa da sarrafa ayyuka yadda ya kamata.

Tsarin Ruwa na Ruwa

Hanyar Waterfall hanya ce ta jeri da ke raba aikin zuwa matakai daban-daban, tare da gina kowane lokaci bisa na baya. Yana biye da ci gaba na layi, inda kowane lokaci dole ne a kammala shi kafin motsawa zuwa na gaba. Mahimmin matakan yawanci sun haɗa da tattara buƙatu, ƙira, haɓakawa, gwaji, turawa, da kiyayewa. Ruwan ruwa ya fi dacewa don ayyukan tare da ƙayyadaddun ƙayyadaddun ƙayyadaddun buƙatun da kwanciyar hankali.

PRINCE2 (Ayyuka a cikin Muhalli masu sarrafawa)

PRINCE2 wata hanya ce ta tushen aiwatar da ayyuka da ake amfani da ita sosai a cikin Burtaniya da kuma duniya baki ɗaya. Yana ba da tsarin da aka tsara don tsara ayyuka, saka idanu, da sarrafawa. PRINCE2 yana rarraba ayyuka zuwa matakan sarrafawa kuma yana jaddada ingantaccen shugabanci, sarrafa haɗari, da haɗin gwiwar masu ruwa da tsaki. An san shi sosai don mayar da hankali kan tabbatar da kasuwanci da cikakkun takardu.

PRISM (Haɗin Ayyuka, Ƙimar, Lokaci, da Gudanar da Albarkatu)

PRISM hanya ce ta gudanar da ayyukan da Cibiyar Gudanar da Ayyuka (PMI) ta haɓaka. Yana ba da cikakkiyar tsari wanda ya ƙunshi haɗin kai, iyawa, lokaci, da sarrafa albarkatun. PRISM yana jaddada tsarin da aka tsara don tsara ayyuka, haɗa matakai kamar ma'anar maƙasudin aikin, ƙirƙirar tsarin rushewar aiki, tsara ayyukan, da rarraba albarkatu.

shafi: Mafi kyawun Samfuran Tsare Dabaru a 2024 | Zazzagewa Kyauta

Menene Wasu Kayan Aikin Tsare-Tsare da Software?

Kayan aikin tsara ayyuka da software sun zama makawa don ingantaccen gudanar da ayyuka a cikin saurin tafiyar da yanayin kasuwanci na yau. A matsayinka na mai sarrafa ayyuka, ƙila ka so ka kalli waɗannan manyan shawarwari:

Microsoft Project cikakkiyar software ce ta tsara aikin da ƙwararru ke amfani da ita a faɗin masana'antu daban-daban. Yana ba da kewayon fasalulluka masu ƙarfi don sarrafa ayyuka, albarkatu, jadawalin lokaci, da kasafin kuɗi.

Asana kayan aiki ne mai ƙwaƙƙwaran tsari-tsare wanda aka sani don ƙaƙƙarfan fasali da sassauci. Yana ba da dandamali na tsakiya don ƙungiyoyi don tsarawa, tsarawa, da bin diddigin ayyukan yadda ya kamata.

Trello shahararriyar software ce mai tsara ɗawainiya da aka sani don sauƙi da jan hankali na gani. Ƙwararren mai amfani da shi ya ƙunshi alluna, jeri, da katunan, kyale ƙungiyoyi su tsara da ba da fifikon ayyuka ba tare da wahala ba.

shafi: Hanyoyi 10 don Amfani da Gudanar da Ayyukan Asana yadda ya kamata a cikin 2024

Menene Matakai 10 na Tsare-tsaren Ayyuka?

Tsarin shirye-shiryen aikin ya bambanta daga ƙungiya zuwa ƙungiya, ya danganta da girma da girman ayyukan. Wasu manajoji na iya fifita matakan tsara ayyuka guda 10 kamar haka:

1. Ƙayyade makasudin aiki da manufofin.
2. Gano masu ruwa da tsaki na aikin.
3. Gudanar da cikakken nazarin iyakan aikin.
4. Ƙirƙirar dalla-dalla tsarin rushewar aiki (WBS).
5. Ƙayyade dogaron aikin da jerin ayyuka.
6. Yi ƙididdige buƙatun albarkatun kuma ƙirƙirar tsarin albarkatu.
7. Ƙirƙirar jadawali aikin haƙiƙa.
8. Gano da tantance haɗarin aikin.
9. Ƙirƙiri tsarin sadarwa.
10. Samun amincewar aikin kuma kammala shirin aikin.

Tambayoyin da

Final Zamantakewa

Yana da mahimmanci a lura cewa shirye-shiryen aikin shine mafi kyawun tsari don kiyaye komai a cikin kyakkyawan ci gaba. Duk da yake software na tsara ayyuka na iya taimakawa inganta haɓakar tsarin tsara aikin, don Allah kar a ɗauke ta da wasa, aikin mai sarrafa ayyuka da haɗin gwiwar ƙungiyar ya fi mahimmanci.

Don haka, kar a manta da samun taron gabatarwa don haɗa dukkan ƙungiyoyi a farkon aikin da horar da ƙwarewa don tabbatar da cewa ƙungiyoyin ku suna yin aiki sosai kuma suna da kwarin gwiwa yayin duk aikin. Idan kuna buƙatar ƙarin gabatarwa da gabatar da taro masu kayatarwa ko horo, AhaSlides na iya zama abokin tarayya mafi kyawun ku tare da fasalulluka da samfuran ci gaba da yawa kyauta da tsarin farashi mai gasa ga duk kamfanoni.

Ref: BIJU'S | Shirin mako-mako | Makasudin koyarwa