רוב הדיונים הקבוצתיים נכשלים לפני שמישהו אומר מילה. סדר היום ארוך מדי, משתתפים שקטים יותר אף פעם לא מקבלים תור, והאדם שמנהל את המושב מדבר יותר מדי. הנחיה טובה פותרת את כל זה - וזה מסתכם בארבע מיומנויות שניתן ללמוד באמצעות תרגול.
האיגוד הבינלאומי של מנחים (IAF) מגדיר יכולת הנחיה על פני שישה תחומים, אך העבודה היומיומית שעמה מתמודדים רוב אנשי המקצוע בתחום הלמידה והפיתוח וצוותי משאבי אנוש מתמקדת בקבוצה מצומצמת יותר של התנהגויות מעשיות: הקשבה טובה, שאילת השאלות הנכונות, שיתוף כולם וניהול זמן בכנות [1]. פוסט זה מכסה את ארבעת המיומנויות הללו, עם טכניקות קונקרטיות לכל אחת מהן ורשימת תיוג שתוכלו לקחת לפגישה הבאה שלכם.
מהן בעצם מיומנויות הנחייה
הנחיה היא היכולת להדריך קבוצה בתהליך משותף מבלי לשלוט בה. המנחה אחראי על המבנה, לא על התשובות. הבחנה זו חשובה משום שאנשים רבים שמנהלים פגישות או מפגשי הדרכה מבלבלים בין שני התפקידים - הם מגיעים עם פתרונות במקום שאלות, והקבוצה לעולם לא מקבלת הזדמנות לחשוב.
ארבע המיומנויות שלהלן מתייחסות להתנהגויות המשפיעות באופן ישיר ביותר על האם קבוצה מייצרת תפוקה מועילה או רק ממלאת חדר למשך שעה.
1. הקשבה פעילה
הקשבה אקטיבית אינה קשב פסיבי. היא דורשת מעקב מכוון אחר מה שכל אדם אומר, ציון השפה שהוא בוחר, ותגובה באופן שמסמן את התוכן שהגיע. עבור מנחה, זה גם אבחון: מה שאנשים אומרים בעשר הדקות הראשונות של הפגישה אומר לך היכן נמצאות האנרגיה וההתנגדות.
באופן מעשי, הקשבה אקטיבית בהנחיה נראית כך:
- חזור על קטע ממה שאמר מישהו לפני שתגיב או תפנה מחדש: "אז מה שאתה מתאר הוא פער בין מה שהמדיניות אומרת לבין מה שמנהלים עושים בפועל - האם זה נכון?"
- בקשו הרחבה במקום להמשיך הלאה: "האם תוכל לספר עוד על מה שקרה כשניסית את הגישה הזו?"
- אפשרו שתיקה לאחר הצהרה. רוב המנחים קופצים מהר מדי להמשך; כמה שניות של שתיקה מייצרות לעתים קרובות תגובה שנייה משמעותית יותר מצד הדובר.
- הימנעו מריבוי משימות. קשר עין והתמצאות פיזית כלפי הדובר חשובים - הם מאותתים לכל הקבוצה שהקלט נלקח ברצינות.
מחקר 2013 ב דוחות מחקר תקשורת נמצא כי אנשים שקיבלו תגובות הקשבה אקטיבית - בניגוד לעצה או להכרה פשוטה - הרגישו מובנים יותר באופן משמעותי [2]. הבנה נתפסת זו היא שיוצרת ביטחון פסיכולוגי בקבוצה, וביטחון פסיכולוגי הוא מה שגורם לאנשים להיות מוכנים לומר את הדברים הקשים שמקדמים את העבודה.
2. שאלות אסטרטגיות
שאלות הן הכלי העיקרי של המנחה. בשימוש טוב הן פותחות דיון; בשימוש גרוע הן סוגרות אותו. ההבדל הוא כמעט תמיד בין שאלות פתוחות לשאלות סגורות.
שאלות סגורות ("האם כולם קראו את עבודת ההכנה?") מניבות תשובות של כן/לא ואינן נותנות למנחה שום דבר לעבוד איתו. שאלות פתוחות המתחילות ב"מה", "איך" או "למה" יוצרות מרחב לקבוצה לחשוב בקול רם.
סוגי שאלות שימושיים להנחיה:
מֶחקָרִי: "אילו אפשרויות עדיין לא שקלנו?"
חיבור: "כיצד החלטה זו עשויה להשפיע על הצוות במשרד השני?"
בטון: "מישהו יכול לתת דוגמה למתי זה עלה לאחרונה?"
קביעת סדרי עדיפויות: "אם היינו יכולים לפתור רק אחת משלוש הבעיות הללו היום, איזו מהן הייתה בעלת ההשפעה הגדולה ביותר?"
טכניקה אחת שכדאי לשלב בהרגל: לשאול שאלה אחת בכל פעם ואז לעצור. שאלות מרובות חלקים ("מה דעתך על X, וגם, איך זה קשור ל-Y?") מפזרות את תשומת הלב ובדרך כלל נענות באופן חלקי.
דוגמה מהעולם האמיתי: בחברת טכנולוגיה בינונית שערכה סדנת תרבות לאחר מיזוג, המנחה החיצוני פתח בשאלה: "מהו דבר אחד שעבד טוב בצוות הקודם שלך שאתה לא רוצה לאבד?" במקום להתחיל בתרגיל ערכים, השאלה העלתה התנהגויות ונהלים ספציפיים שהקבוצה באמת התעניינה בהם - ונתנה למנחה חומר לעבוד איתו במשך השעתיים הבאות.
3. שיתוף כל המשתתפים
שלושת האנשים הרועשים ביותר בכל חדר ישלטו בדיון אם המנחה יאפשר להם. מעורבות אינה רק שמירה על אנרגיה; מדובר בהבטחה שטווח הידע והדעות בפועל של הקבוצה יגיע לחדר.
טכניקות שעובדות:
השתמשו בשמות כשאתם מכוונים שאלות. "פרייה, עבדת על הפריסה ברבעון האחרון - מה הייתה נקודת החיכוך הגדולה ביותר?" יעיל יותר מ"האם מישהו שהיה מעורב בפריסה רוצה לשתף?". האפשרות השנייה נותנת לאנשים רשות לשתוק; הראשונה הופכת את ההשתתפות לברירת מחדל.
יש להודות לתרומות באופן ספציפי. "זו נקודה טובה" היא כללית ואינה עושה דבר. "מרקוס, מה שאמרת על תהליך המסירה מתחבר ישירות למה שקלואי העלתה קודם" מתגמל תרומה ומקשר רעיונות יחד, וזה חלק מתפקידו של המנחה בתהליך.
הזמינו משתתפים שקטים יותר מבלי להלחיץ אותם. גרסה עם סיכון נמוך יותר היא להשתמש בקבוצות דיון עגולות ("בואו נשמע מילה אחת מכל אדם על איך הוא מרגיש לגבי ההחלטה הזו") או בקבוצות קטנות לפני החזרת הדיון לחדר שלם. דיונים בקבוצות דיון מורידים את הסיכונים עבור אנשים שמוצאים אי נוחות בדיבור בקבוצה גדולה.
תנו לסביבה הפיזית או הווירטואלית לעבוד בשבילכם. בפגישות וירטואליות, השתמשו בסקרים או בענני מילים כדי לקבל את קלט כולם בו זמנית במקום לבקש מאנשים לדבר ברצף בשיחת וידאו - שבה השהיית אודיו ותורנות מביכה של שיחות ועידה מדכאים את ההשתתפות.
4. ניהול זמן
ניהול זמן בהנחיית שיעורים אינו רק סיום בזמן. מדובר בקצב השיעור כך שכמות הזמן הנכונה תוקדש לחלקים הנכונים - מה שדורש לדעת מראש אילו חלקים חשובים ביותר ומוכנות לקצץ או לצמצם כאשר הקבוצה מתעכבת על משהו פחות חשוב.
כמה הרגלים שעושים שינוי אמיתי:
לבנות חיץ. אם יש לכם שמונה סעיפים בסדר היום לפגישה בת 90 דקות, תכננו שישה סעיפים והתייחסו לשניים האחרונים כאופציונליים. קבוצות כמעט תמיד לוקחות יותר זמן מהצפוי על הסעיפים החשובים ביותר.
ציין את הזמן במפורש. "נותרו לנו עשר דקות בנושא הזה" מועיל יותר לקבוצה מאשר סתם להמשיך הלאה. זה נותן למשתתפים הזדמנות לומר את מה שעוד צריך להיאמר לפני שהמעבר מתרחש.
סמנו בדגל כאשר דיון מסתיים ותניחו לקבוצה להחליט. "ניצלנו את הזמן המתוכנן שלנו על זה. יש לנו שתי אפשרויות: להקדיש עוד חמש דקות ולדחוס את החלק הבא, או להשאיר את זה ולהמשיך בסדר היום. מה אתם מעדיפים?" זה שומר על ניטרליות של המנחה לגבי התוכן תוך החזרת השליטה בתהליך לקבוצה.
הגדר טיימרים לפעילויות סבב. הידיעה שמשימה של חמש דקות מסתיימת בעוד חמש דקות משנה את אופן עבודתם של המשתתפים - הם מתעדפים ומפסיקים לעדן.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
אפילו מנחים מנוסים נופלים לתוך דפוסים שמגבילים את מה שקבוצה יכולה להשיג. ארבעת דפוסי הלמידה והפיתוח (L&D) והמשאבי אנוש (HR) חוזרים שוב ושוב.
קפיצה לפתרונות מוקדם מדי. כאשר קבוצה מעלה בעיה, האינסטינקט הוא לעבור מיד למצב תיקון. הטעות היא ניתוק שלב האבחון לפני שלכולם הייתה הזדמנות לתאר את מה שהם רואים בפועל. קבוצה שממהרת לפתרונות לעתים קרובות פותרת את הבעיה הלא נכונה או מסכימה על פעולה שאף אחד לא מתכוון לבצע. התיקון פשוט: להחזיק את השאלה "מה עלינו לעשות?" עד שלקבוצה יהיה מספיק זמן עם "מה אנחנו יודעים?" ו"מה כל אחד מאיתנו רואה?". רצף זה מייצר החלטות טובות יותר ותמיכה אמיתית יותר.
לתת לקונפליקט להישאר בלי להכיר בו. מתח בין המשתתפים הוא אחת הסיבות הנפוצות ביותר לכך שמפגש מונחה נתקע. חלק מהמנחים משנים את הנושא או עוברים לנושא הבא בסדר היום, בתקווה שהחיכוך יתפוגג. זה קורה לעיתים רחוקות. גישה יעילה יותר היא לתת שם למה שקורה מבלי לבחור צד: "נשמע שיש כאן שתי נקודות מבט שונות. בואו נאט את הקצב ונוודא שאנחנו מבינים את שתיהן." מתן שם בקול רם של חילוקי הדעות לעיתים קרובות מפחית את טענת המחלוקת ופותח את הדלת להשוואה פרודוקטיבית במקום דיבור מקביל.
מקלה יתר על המידה. הוספת מבנה, תהליך או שאלה לכל רגע בפגישה יכולה לגרום לקבוצה להרגיש מנוהלת ולא נתמכת. שתיקה היא פרודוקטיבית. שיחה לא מודרכת בין המשתתפים מתקדמת לפעמים מהר יותר מתרגיל רשמי. אם הקבוצה עובדת, תפקידו של המנחה הוא לסטות מהדרך ולעקוב אחר הנאמר, לא להציג מסגרת חדשה. מנחים חדשים בפרט נוטים למלא הפסקות בפעילות; האינסטינקט הטוב יותר הוא לחכות ולראות אם הקבוצה ממלאת את ההפסקה בעצמה. כלל אצבע טוב: אם התערבת שלוש פעמים בחמש הדקות האחרונות ללא סיבה ברורה, צעד אחורה והתבונן לרגע לפני שתדבר שוב.
מדלגים על הסגירה. מפגשים שאוזלים להם הזמן ומסתיימים ללא סיום ראוי מותירים את המשתתפים בחוסר ודאות לגבי מה הוחלט, מי הבעלים של מה, והאם הזמן נוצל היטב. אפילו שתי דקות של סיום מספיקות כדי לסכם החלטות, לציין סעיפי פעולה עם הבעלים ולאשר את הצעדים הבאים. שתי הדקות הללו הן מה שהופכות דיון טוב למשהו בר מעשי. זה גם מאותת על כבוד לזמן ולמאמץ של המשתתפים - אנשים נוטים יותר לחזור למפגש המשך אם הקודם הסתיים עם תחושה ברורה של התקדמות. אם סדר היום עמוס מדי באופן עקבי מכדי לסגור כראוי, זוהי בעיית תכנון שכדאי לפתור לפני המפגש הבא. שלבו את הסיום בלוח הזמנים כחלק בלתי נפרד, לא כמחשבה שלאחר מעשה.
רשימת בדיקה למיומנויות מנחה
השתמשו בזה לפני, במהלך ואחרי מפגשים.
לפני המושב
- סדר יום גובש וחולק מראש
- נושאים שנחקרו, במיוחד פריטים מורכבים מבחינה טכנית
- אישור הגדרת החדר (או הפלטפורמה הווירטואלית)
- חומרים מוכנים
פְּתִיחָה
- קבלו את פני המשתתפים וקבעו את הטון
- סקירת סדר היום, המטרות ותכנית הזמן
- לקבוע נורמות קבוצתיות (אין טלפונים, דובר אחד בכל פעם)
- ערכו שובר קרח קצר אם הקבוצה חדשה אחת לשנייה
במהלך הפגישה
- לשמור על קשר עין ונוכחות פיזית
- להבהיר דברים לפני שתגיב
- שאל שאלה פתוחה אחת בכל פעם
- קריאה למשתתפים שקטים יותר בשמם
- להכיר בתרומות באופן ספציפי
- מעקב אחר זמן מול סדר היום ומעברי שמות
- התראה לקבוצה לפני סגירת נושא
רגעי קבלת החלטות
- לעזור לקבוצה להעלות אפשרויות במקום לתמוך באחת מהן
- ציינו במפורש את תחומי ההסכמה
- לכידת פריטי פעולה ובעלים בזמן אמת
סְגִירָה
- לסכם מה הוחלט ומה יקרה בהמשך
- תודה למשתתפים
- בקשת משוב קצר על המפגש עצמו
ניהול מפגשים מודרכים עם AhaSlides
סקרים חיים, ענני מילים וכלי שאלות ותשובות משנים את דינמיקת ההשתתפות במפגשים מודרכים - במיוחד במסגרות היברידיות או וירטואליות שבהן לקיחת התור המילולית איטית ומסורבלת. AhaSlides מאפשר למנחים לשאול שאלות לכל הקבוצה בו זמנית ולהציג את התוצאות בזמן אמת, כך שהקלטים של כולם גלויים עוד לפני תחילת הדיון במקום שתגיעו רק ממי שמדבר ראשון.
במיוחד עבור מעורבות, סקרים חיים בתחילת דיון מעניקים למשתתפים שקטים יותר נקודת כניסה בעלת משקל שווה. ענן מילים ששואל "מהי מילה אחת לתאר איך אתה מרגיש לגבי השינוי הזה?" חושף את הטמפרטורה הרגשית של החדר תוך שלושים שניות - לפני שהמנחה אמר משהו שעשוי לעגן את השיחה. שקופיות שאלות ותשובות מאפשרות למשתתפים להגיש שאלות באופן אנונימי, מה שחושף חששות שאנשים לא היו מעלים בקול רם.
הכלים אינם מחליפים את ארבע המיומנויות הנ"ל. אך הם מקלים על ההקשבה הפעילה, המעורבות וניהול הזמן על ידי הפחתת המחסומים המבניים המדכאים השתתפות במסגרות קבוצתיות. אם אתם הופכים את הטכניקות הללו לתוכנית אימון חוזרת ולא למפגש חד פעמי, יוצר קורסים מקוונים יכולים לעזור לך לארוז אותם לקורס מובנה שמנחים חדשים יוכלו לעבוד דרכו.
מקורות
[1] האיגוד הבינלאומי של מנחים. מיומנויות הליבה של חיל האוויר. https://iaf-world.org/the-iaf-core-competencies/
[2] ווגר, ה., בל, ג. סי., מיניי, א.מ., ורובינסון, מ. סי. (2014). היעילות היחסית של הקשבה אקטיבית באינטראקציות ראשוניות. דוחות מחקר תקשורת, 31 (2), 197-204. https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/10904018.2013.813234
