8 שלבים מרכזיים לכתיבת סדר יום לפגישה עם דוגמאות ותבניות חינם

אז מה זה פגישת סדר יום? האמת היא שכולנו היינו חלק מפגישות שבהן אנחנו מרגישים חסרי משמעות, אפילו לא מבינים למה אנחנו צריכים להיפגש כדי לדון במידע שניתן לפתור בדוא"ל. ייתכן שחלק מהאנשים יצטרכו להשתתף בפגישות שנמשכות שעות מבלי לפתור בעיות.

עם זאת, לא כל הפגישות אינן פרודוקטיביות, ואם אתה רוצה לעבוד עם הצוות שלך בצורה יעילה, פגישה עם סדר יום תציל אותך מהאסונות הנ"ל.

סדר יום מעוצב היטב קובע יעדים וציפיות ברורים לפגישה, ומבטיח שכולם יודעים את מטרתו ומה צריך לקרות לפני, במהלך ואחרי.

לכן, מאמר זה ינחה אותך לגבי החשיבות של קיום סדר יום לפגישה, שלבים ליצירת אחד יעיל ויספק דוגמאות (+תבניות) לשימוש בפגישה הבאה שלך.

• למה כל פגישה צריכה סדר יום
• 8 שלבים מרכזיים לכתיבת סדר יום אפקטיבי לפגישה
• דוגמאות לסדר יום מפגש ותבניות חינם
• הגדר את סדר יום הפגישה שלך עם AhaSlides
• המנות העיקריות 

טיפים נוספים לעבודה עם AhaSlides

• 10 סוגי פגישות בעסקים
• פגישה דקות: מדריך הכתיבה הטוב ביותר, דוגמאות (+ תבנית חינם) בשנת 2023
• 6 ביותר Hacks לפגישה

למה כל פגישה צריכה סדר יום

כל פגישה צריכה סדר יום כדי להבטיח שהיא פרודוקטיבית ויעילה. סדר יום לפגישה יספק את ההטבות הבאות:

• הבהרת מטרת הפגישה ומטרותיה, ולעזור לשמור על הדיון ממוקד ועל המסלול.
• ניהול זמן וקצב הפגישה, וודאו שאין ויכוחים חסרי טעם, וחסכו כמה שיותר זמן.
• הגדירו ציפיות למשתתפים, ולהבטיח שכל המידע ופריטי הפעולה הרלוונטיים מכוסים.
• מקדם אחריות וארגון, מה שמוביל לפגישות אפקטיביות ויעילות יותר.

8 שלבים מרכזיים לכתיבת סדר יום אפקטיבי לפגישה

להלן כמה טיפים מרכזיים שיעזרו לך לכתוב סדר יום יעיל לפגישה:

1/ קבעו את סוג הפגישה 

מכיוון שסוגים שונים של פגישות עשויים לכלול משתתפים, פורמטים ויעדים שונים, חשוב לבחור את המפגש המתאים לסיטואציה.

• פגישת תחילת הפרויקט: פגישה המספקת סקירה של הפרויקט, מטרותיו, ציר הזמן, התקציב והציפיות.
• כל הידיים נפגשות: סוג של מפגש כלל החברה שבו כל העובדים מוזמנים להשתתף. ליידע את כולם על ביצועי החברה, מטרותיה ותכניותיה ולקדם תחושת מטרה והכוונה משותפת בתוך הארגון.
• פגישה בבית העירייה: פגישה בעירייה של החברה שבה העובדים יכלו לשאול שאלות, לקבל עדכונים ולספק משוב להנהלה הבכירה ולמנהיגים אחרים.
• פגישת ניהול אסטרטגי: פגישה בה מתכנסים מנהיגים בכירים או מנהלים כדי לדון ולתכנן את הכיוון לטווח ארוך. 
• מפגש צוות וירטואלי: הפורמט של פגישות צוות וירטואליות עשוי לכלול מצגות, דיונים ופעילויות אינטראקטיביות והוא יכול להתבצע באמצעות תוכנת ועידת וידאו, הודעות מיידיות או כלי תקשורת דיגיטליים אחרים. 
• מפגש סיעור מוחות: מפגש יצירתי ושיתופי בו המשתתפים יוצרים ודנים ברעיונות חדשים.
• פגישה אחד על אחד: מפגש פרטי בין שני אנשים, המשמש לעתים קרובות לביקורות ביצועים, אימון או התפתחות אישית.

2/ הגדירו את מטרת הפגישה ומטרותיה

ציין בבירור מדוע הפגישה מתקיימת ומה אתה או הצוות שלך מקווים להשיג.

3/ זהה את הנושאים המרכזיים 

רשום את הנושאים המרכזיים שיש לעסוק בהם, כולל כל החלטות חשובות שצריך לקבל.

4/ הקצה מגבלת זמן

הקצו פרק זמן מתאים לכל נושא ולפגישה כולה כדי להבטיח שהפגישה תישאר בלוח הזמנים.

5/ זהה את המשתתפים ותפקידיהם

ערכו רשימה של מי ישתתפו בפגישה וציינו את תפקידיהם ואחריותם.

6/ הכן חומרים ומסמכים תומכים

אסוף כל מידע או חומר רלוונטי שיידרש במהלך הפגישה.

7/ חלקו את סדר היום מראש

שלח את סדר היום של הפגישה לכל המשתתפים כדי להבטיח שכולם מוכנים ומוכנים.

8/ בדוק ושנה את סדר היום לפי הצורך

סקור את סדר היום לפני הפגישה כדי לוודא שהוא שלם ומדויק, ובצע את כל השינויים הדרושים.

דוגמאות לסדר יום מפגש ותבניות חינם 

להלן מספר דוגמאות לסדר יום של פגישות שניתן להשתמש בהן לסוגים שונים של פגישות:

1/ סדר יום ישיבת צוות

תאריך: 

מיקום: 

משתתפים: 

מטרות פגישת הצוות:

• לעדכון התקדמות יישום הפרויקט
• לסקור בעיות ופתרונות עדכניים

סדר יום ישיבת צוות: 

• מבוא וברוכים הבאים (5 דקות) | @WHO
• סקירת פגישה קודמת (10 דקות) | @WHO
• עדכוני פרויקט ודוחות התקדמות (20 דקות) | @WHO
• פתרון בעיות וקבלת החלטות (20 דקות) | @WHO
• דיון פתוח ומשוב (20 דקות) | @WHO
• פעולה והשלבים הבאים (15 דקות) | @WHO
• סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות) | @WHO

תבנית פגישה חודשית חינם עם AhaSlides

2/ סדר יום פגישת כל הידיים

תאריך: 

מיקום: 

עו"דendees: 

יעדי עמידה:

• לעדכן את ביצועי החברה ולהציג יוזמות ותוכניות חדשות לעובדים.

סדר יום לפגישה: 

• ברוכים הבאים והיכרות (5 דקות)
• עדכון ביצועי החברה (20 דקות)
• הצגת יוזמות ותוכניות חדשות (20 דקות)
• פגישת שאלות ותשובות (30 דקות)
• הכרה ופרסים לעובדים (15 דקות)
• סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות)

תבנית פגישת כל הידיים

3/ סדר היום של פגישת הפרויקט

תאריך: 

מיקום: 

משתתפים:

יעדי עמידה:

• לקבוע מטרות וציפיות ברורות לפרויקט
• להציג את צוות הפרויקט
• לדון באתגרים ובסיכונים של הפרויקט

סדר יום לפגישה: 

• ברוכים הבאים ומבוא (5 דקות) | @WHO
• סקירת פרויקט ויעדים (15 דקות) | @WHO
• היכרות עם חברי הצוות (5 דקות) | @WHO
• מטלות תפקיד ואחריות (20 דקות) | @WHO
• סקירת לוח זמנים וציר זמן (15 דקות) | @WHO
• דיון באתגרים ובסיכונים בפרויקט (20 דקות) | @WHO
• פריטי פעולה ושלבים הבאים (15 דקות) | @WHO
• סיום וסידורי הפגישה הבאה (5 דקות) | @WHO

שימו לב שאלו רק דוגמאות, וניתן להתאים את סעיפי סדר היום והפורמט בהתאם לצרכים ולמטרות הספציפיות של הפגישה. 

הגדר את סדר יום הפגישה שלך עם AhaSlides 

להגדרת סדר יום לפגישה עם AhaSlides, בצע את הפעולות הבאות:

• צור חשבון: אם עדיין לא עשית זאת, הירשם AhaSlides וליצור חשבון. או פנה אלינו ספריית תבניות ציבורית.

• בחר תבנית לסדר יום לפגישה: יש לנו מגוון תבניות לסדר היום של פגישות שתוכלו להשתמש בהן כנקודת התחלה. כל שעליך לעשות הוא לבחור את זה המתאים ביותר לצרכים שלך ולחץ "קבל תבנית".

• התאם אישית את התבנית: לאחר שבחרתם תבנית, תוכלו להתאים אותה על ידי הוספה או הסרה של פריטים, התאמת העיצוב ושינוי ערכת הצבעים.

• הוסף את סעיפי סדר היום שלך: השתמש בעורך השקופיות כדי להוסיף את פריטי סדר היום שלך. אתה יכול להוסיף טקסט, גלגל מסתובב, סקרים, תמונות, טבלאות, תרשימים ועוד.

• שתף פעולה עם הצוות שלך: אם אתה עובד עם צוות, אתה יכול לשתף פעולה על סדר היום. כל שעליך לעשות הוא להזמין את חברי הצוות לערוך את המצגת, והם יכולים לבצע שינויים, להוסיף הערות ולהציע עריכות.

• שתפו את סדר היום: כשתהיה מוכן, תוכל לשתף את סדר היום עם הצוות שלך או עם המשתתפים. אתה יכול לשתף קישור או באמצעות קוד QR.

עם AhaSlides, אתה יכול בקלות ליצור סדר יום פגישה מקצועי ומובנה היטב שיעזור לך להישאר על המסלול ולהשיג את יעדי הפגישה שלך.

המנות העיקריות 

על ידי ביצוע שלבים ודוגמאות מפתח אלה בעזרת AhaSlides תבניות, אנו מקווים שתוכל ליצור סדר יום פגישות מובנה היטב שמגדיר אותך להצלחה.

שאלות נפוצות