8 клучни чекори за пишување агенда за состаноци со примери и бесплатни шаблони

Значи, што е Агенда за состаноци? Вистината е, сите ние сме биле дел од состаноци каде што се чувствуваме бесмислено, дури и не разбираме зошто треба да се сретнеме за да разговараме за информации што може да се решат преку е-пошта. Некои луѓе можеби ќе треба дури и да присуствуваат на состаноци кои траат со часови без да решаваат никакви проблеми.

Сепак, не сите состаноци се непродуктивни и ако сакате ефективно да работите со вашиот тим, состанок со агенда ќе ве спаси од овие горенаведени катастрофи.

Добро направената агенда поставува јасни цели и очекувања за состанокот, осигурувајќи дека секој ја знае својата цел и што треба да се случи пред, за време и потоа.

Затоа, овој напис ќе ве води за важноста да имате агенда за состаноци, чекорите за создавање ефективна и да дадете примери (+ шаблони) што ќе ги користите на следниот состанок.

• Зошто на секој состанок му е потребна агенда
• 8 клучни чекори за да напишете ефективна агенда за состаноци
• Примери на агенда за состаноци и бесплатни шаблони
• Поставете ја вашата агенда за состаноци со AhaSlides
• Клучни Килими 

Повеќе совети за работа со AhaSlides

• 10 типови на состаноци во бизнисот
• Минути за средба: Најдобар водич за пишување, примери (+ бесплатен шаблон) во 2023 година
• 6 Најдобар Хаки за состаноци

Зошто на секој состанок му е потребна агенда

Секој состанок има потреба од агенда за да се осигура дека е продуктивен и ефикасен. Агендата на состанокот ќе ги обезбеди следните придобивки:

• Разјаснете ја целта и целите на состанокот, и помогне да се задржи дискусијата фокусирана и на вистинскиот пат.
• Управувајте со времето и темпото на состаноци, погрижете се да нема бесмислени аргументи и заштедете што е можно повеќе време.
• Поставете очекувања за учесниците, и осигурете се дека се покриени сите релевантни информации и акциони ставки.
• Промовира одговорност и организација, што доведува до поефективни и поефикасни состаноци.

8 клучни чекори за да напишете ефективна агенда за состаноци

Еве неколку клучни совети кои ќе ви помогнат да напишете ефективна агенда за состаноци:

1/ Одредете го типот на состанок 

Бидејќи различни типови на состаноци може да вклучуваат различни учесници, формати и цели, важно е да се избере соодветен за ситуацијата.

• Почетна средба на проектот: Состанок кој дава преглед на проектот, неговите цели, временска рамка, буџет и очекувања.
• Состанок на сите раце: Тип на состаноци во целата компанија каде што сите вработени се поканети да присуствуваат. Да ги информира сите за перформансите, целите и плановите на компанијата и да промовира чувство за заедничка цел и насока во организацијата.
• Состанок во градското собрание: Состанок во градското собрание на компанијата каде што вработените би можеле да поставуваат прашања, да добиваат ажурирања и да даваат повратни информации до повисокото раководство и другите лидери.
• Состанок за стратешки менаџмент: Состанок на кој високи лидери или извршни директори се собираат за да разговараат и да ја планираат долгорочната насока. 
• Виртуелен состанок на тимот: Форматот на состаноци на виртуелен тим може да вклучува презентации, дискусии и интерактивни активности и може да се спроведе со користење на софтвер за видео конференции, инстант пораки или други алатки за дигитална комуникација. 
• Сесија за бура на идеи: Креативен и заеднички состанок на кој учесниците генерираат и дискутираат за нови идеи.
• Состанок еден на еден: Приватен состанок помеѓу две лица, кој често се користи за прегледи на перформанси, тренинг или личен развој.

2/ Дефинирајте ја целта и целите на состанокот

Јасно наведете зошто се одржува состанокот и што вие или вашиот тим се надевате да постигнете.

3/ Идентификувајте ги клучните теми 

Наведете ги клучните теми што треба да се опфатат, вклучувајќи ги и сите важни одлуки што треба да се донесат.

4/ Доделете временско ограничување

Одвојте соодветно време за секоја тема и за целиот состанок за да се осигурате дека состанокот ќе остане на распоред.

5/ Идентификувајте ги присутните и нивните улоги

Направете список на кој ќе учествува на состанокот и наведете ги нивните улоги и одговорности.

6/ Подгответе материјали и придружни документи

Соберете ги сите релевантни информации или материјали што ќе бидат потребни за време на состанокот.

7/ Однапред распоредете ја агендата

Испратете ја агендата на состанокот до сите присутни за да се осигурате дека сите се подготвени и подготвени.

8/ Прегледајте ја и ревидирајте ја агендата по потреба

Прегледајте го дневниот ред пред состанокот за да се уверите дека е целосен и точен и направете ги потребните ревизии.

Примери на агенда за состаноци и бесплатни шаблони 

Еве неколку примери на агенди за состаноци што може да се користат за различни типови на состаноци:

1/ Агенда за состаноци на тимот

Датум на: 

локација: 

Присутните: 

Цели на состанокот на тимот:

• Да се ​​ажурира напредокот на имплементацијата на проектот
• Да се ​​разгледаат тековните проблеми и решенија

Агенда за состаноци на тимот: 

• Вовед и добредојде (5 минути) | @СЗО
• Преглед на претходниот состанок (10 минути) | @СЗО
• Ажурирања на проектот и извештаи за напредок (20 минути) | @СЗО
• Решавање проблеми и одлучување (20 минути) | @СЗО
• Отворена дискусија и повратни информации (20 минути) | @СЗО
• Дејство и следни чекори (15 минути) | @СЗО
• Аранжмани за затворање и следен состанок (5 минути) | @СЗО

Бесплатен шаблон за месечни состаноци со AhaSlides

2/ Агенда на состанок со сите раце

Датум на: 

локација: 

доendes: 

Цели на состанокот:

• Да се ​​ажурираат перформансите на компанијата и да се воведат нови иницијативи и планови за вработените.

Агенда на состанокот: 

• Добредојдовте и вовед (5 минути)
• Ажурирање на перформансите на компанијата (20 минути)
• Воведување нови иницијативи и планови (20 минути)
• Сесија за прашања и одговори (30 минути)
• Признание и награди на вработени (15 минути)
• Аранжмани за затворање и следен состанок (5 минути)

Шаблон за состанок со сите раце

3/ Агенда на состанок за почеток на проектот

Датум на: 

локација: 

Присутните:

Цели на состанокот:

• Да се ​​утврдат јасни цели и очекувања за проектот
• Да се ​​запознае проектниот тим
• Да се ​​разговара за предизвиците и ризиците на проектот

Агенда на состанокот: 

• Добредојдовте и вовед (5 минути) | @СЗО
• Преглед на проектот и цели (15 минути) | @СЗО
• Запознавање со членовите на тимот (5 минути) | @СЗО
• Задачи за улоги и одговорност (20 минути) | @СЗО
• Преглед на распоред и временска рамка (15 минути) | @СЗО
• Дискусија за проектните предизвици и ризици (20 минути) | @СЗО
• Акциони ставки и следни чекори (15 минути) | @СЗО
• Аранжмани за затворање и следен состанок (5 минути) | @СЗО

Имајте предвид дека ова се само примери, а точките и форматот на дневниот ред може да се прилагодат врз основа на специфичните потреби и цели на состанокот. 

Поставете ја вашата агенда за состаноци со AhaSlides 

Да се ​​постави агенда на состанок со AhaSlides, следете ги овие чекори:

• Создадете сметка: Ако веќе не сте, пријавете се за AhaSlides и креирајте сметка. Или упатете се кон нашата Библиотека за јавни обрасци.

• Изберете образец за агенда за состанок: Имаме различни шаблони на агенда за состаноци што можете да ги користите како почетна точка. Едноставно изберете го оној кој најдобро одговара на вашите потреби и кликнете „Земи шаблон“.

• Прилагодете го образецот: Откако ќе изберете шаблон, можете да го приспособите со додавање или отстранување ставки, прилагодување на форматирањето и менување на шемата на бои.

• Додајте ги вашите ставки од агендата: Користете го уредувачот на слајдови за да ги додадете вашите ставки од агендата. Можете да додавате текст, тркало за вртење, анкети, слики, табели, графикони и многу повеќе.

• Соработувајте со вашиот тим: Ако работите со тим, можете да соработувате на агендата. Едноставно поканете ги членовите на тимот да ја уредуваат презентацијата и тие можат да прават промени, да додаваат коментари и да предлагаат уредувања.

• Споделете ја агендата: Кога ќе бидете подготвени, можете да ја споделите агендата со вашиот тим или со присутните. Можете да споделите врска или преку QR-код.

со AhaSlides, лесно можете да креирате професионална, добро структурирана агенда за состаноци која ќе ви помогне да останете на вистинскиот пат и да ги постигнете целите на состанокот.

Клучни Килими 

Следејќи ги овие клучни чекори и примери со помош на AhaSlides шаблони, се надеваме дека можете да креирате добро структурирана агенда за состаноци што ќе ве подготви за успех.

Најчесто поставувани прашања