Beleid voor aanvaardbaar gebruik van AI: wat erin op te nemen (en een trainingsplan)

Veel van uw medewerkers gebruiken waarschijnlijk al AI-tools. Een beleid dat niemand leest, beschermt niemand. Een beleid dat mensen begrijpen en waarvan ze weten hoe ze het moeten naleven, doet dat wel.

Dit is waarom het urgent is. Op 3 mei 2026 gaf 19.8% van de Amerikaanse bedrijven aan AI te gebruiken, en dit percentage stijgt met de omvang: 37% van de bedrijven met 250 of meer werknemers, en 32% van de bedrijven met 100 tot 249 werknemers.Amerikaans Census Bureau: Grote bedrijven met minstens 20 werknemers zijn de grootste gebruikers van AI.(gearchiveerde kopie). Hoe groter het bedrijf, hoe groter de kans dat AI al in gebruik is.

Dit bericht biedt 10 secties die u kunt opnemen, een test met 5 vragen voor elk verzoek om een ​​tool, 5 voorbeelden van data en een plan voor een sessie van 30 minuten. Het biedt structuur en voorbeeldzinnen in begrijpelijke taal, geen beleidstekst die u direct kunt overnemen. Het betreft algemene informatie, geen juridisch advies.

Waarom u een beleid voor aanvaardbaar gebruik van AI nodig hebt

Het gebruik van tools gaat sneller dan de regels. Mensen plakken een e-mailadres van een klant in een chatbot om tien minuten te besparen, zonder kwade bedoelingen en zonder te weten waar de tekst terechtkomt. Een beleid schept verwachtingen voordat dat gebeurt: wat wel en niet mag en aan wie je het moet vragen.

Het helpt ook je managers. Zonder een AI-systeem wordt elke vraag als "Kan ik hiervoor AI gebruiken?" een individuele beoordeling, en twee managers zullen daar een verschillend antwoord op geven.

Is een beleid een wettelijke verplichting? Over het algemeen niet. De EU-AI-wetgeving stelt verplichtingen vast, zoals AI-geletterdheid, en de Commissie zegt dat haar verplichtingen op het gebied van AI-geletterdheid van kracht zijn sinds 2 februari 2025, maar in haar overzicht van de wet wordt een beleid voor aanvaardbaar gebruik niet als een verplichting genoemd.Europese Commissie: regelgevingskader van de AI-wetDie pagina behandelt alleen de EU-regels. Controleer welke regels van toepassing zijn in het land waar u actief bent.

De 10 onderdelen omvatten

Hieronder staan ​​twee sets van 5. Set A gaat over de reikwijdte en goedgekeurde tools. Set B gaat over data en gedrag. Elke sectie bevat een voorbeeldzin in begrijpelijke taal. Dit zijn voorbeelden die je kunt aanpassen, geen bedrijfsbeleid.

Set A: reikwijdte en goedgekeurde tools

1. Doel. Leg in één of twee zinnen uit waarom dit beleid bestaat. Voorbeeld: "We willen dat je AI-tools gebruikt om sneller te werken, zonder klanten, collega's of het bedrijf in gevaar te brengen."
2. Op wie het betrekking heeft. Werknemers, contractanten, stagiairs en iedereen die namens het bedrijf AI gebruikt. Voorbeeld: "Dit geldt voor iedereen die voor ons werkt, ongeacht het apparaat."
3. Goedgekeurde en verboden tools. Een kort lijstje, bewaard op een plek waar mensen het gemakkelijk kunnen vinden. Voorbeeld: "Gebruik alleen de gereedschappen op de goedgekeurde lijst. Voor al het andere is eerst toestemming nodig."
4. Hoe vraag ik een nieuw gereedschap aan? Een benoemde route met een antwoordtijd. Voorbeeld: "Stuur het aanvraagformulier naar de IT-afdeling. U ontvangt binnen 5 werkdagen antwoord."
5. Verantwoording. Wie is de eigenaar van de polis en wie beantwoordt vragen? Voorbeeld: "U bent verantwoordelijk voor alles wat u verzendt, ongeacht of u of een tool het heeft geschreven."

Onze keuze voor Set A: verantwoordelijkheid. Dit is de regel die je moet onthouden: als een tool het heeft geschreven en jij het hebt verzonden, dan is het van jou.

Set B: gegevens en gedrag

6. Welke gegevens zullen wellicht nooit in een tool terechtkomen? Geef de categorieën een naam. Voorbeeld: "Voer nooit klantgegevens, wachtwoorden, contracten of andere vertrouwelijke informatie in een tool in die daar niet voor is goedgekeurd."
7. Persoons- en klantgegevens. Geef aan wat wel en niet is toegestaan, met welk goedgekeurd hulpmiddel. Voorbeeld: "Plak geen namen, e-mailadressen of rekeningnummers in een algemene chatbot."
8. Controleren en labelen van AI-output. Mensen controleren eerst voordat ze iets delen. Voorbeeld: "Controleer feiten, cijfers en namen aan de hand van een betrouwbare bron voordat u de output van AI gebruikt. Leg uit wanneer AI nuttig was, als een klant of manager daarom vraagt."
9. Intellectueel eigendom en auteursrecht. Beschrijf wat erin gaat en wat eruit komt. Voorbeeld: "Gebruik geen vertrouwelijke informatie van een ander bedrijf. Vraag toestemming voordat u door AI gegenereerde afbeeldingen of tekst als uw eigen werk publiceert."
10. Hoe meld ik een probleem? Maak het gemakkelijk en veilig. Voorbeeld: "Als een tool gegevens lekt of iets schadelijks verspreidt, meld dit dan direct aan de eigenaar van dit beleid. Vroegtijdige melding wordt op prijs gesteld."

Onze keuze voor Set B: de dataregel. Eén keer plakken in de verkeerde tool kan leiden tot datalekken, dus een duidelijke, specifieke regel is hier van het grootste belang.

Goedgekeurde hulpmiddelen: een test met 5 vragen

Een lijst loopt altijd achter op de tools die mensen daadwerkelijk gebruiken. Geef medewerkers vijf ja/nee-vragen die ze moeten stellen voordat ze iets nieuws uitproberen.

1. Staat het op de goedgekeurde lijst? Zo niet, vraag het dan eerst voordat je het gebruikt.
2. Weet ik waar mijn gegevens naartoe gaan? Wie beheert de tool en waar worden je ingevoerde gegevens opgeslagen?
3. Weet ik of het mijn getypte tekst opslaat? Controleer of uw invoer wordt opgeslagen of gebruikt om de tool te trainen.
4. Weet ik wie de eigenaar is van de output? Bekijk de voorwaarden om te zien wat je met de resultaten van het gereedschap kunt doen.
5. Weet ik aan wie ik dat moet vragen? Gebruik de aanvraagroute uit sectie 4 van uw beleid.

Als je op een van deze vragen "nee" of "ik weet het niet" antwoordt, stop je met vragen stellen in plaats van te gokken. Ter referentie: NIST publiceert een vrijwillig raamwerk voor het nadenken over AI-risico's, met een bijbehorend Generative AI Profile.NIST: Kader voor risicobeheer van AIHet is geen norm waaraan je moet voldoen, en NIST zegt dat deze wordt herzien, maar het is wel een nuttige bron van risicovragen voor de mensen die je tools goedkeuren.

Onze keuze: vraag 2, waar uw gegevens naartoe gaan. Deze vraag kun je makkelijk overslaan, en het antwoord vertelt je of de andere vier vragen er toe doen.

Dataregels in de praktijk: 5 voorbeelden

Regels blijven abstract totdat je ze in de praktijk ziet. Deze vijf voorbeelden kun je aanpassen aan je eigen tools en regels, niet aan het bedrijfsbeleid.

1. Een e-mail opstellen. In een goedgekeurde tool is dit over het algemeen prima, mits je geen persoonlijke gegevens achterwege laat en het resultaat controleert voordat je het verstuurt.
2. Een vergadering samenvatten. Dat hangt af van de tool. Neem een ​​vergadering alleen op of plak deze in een daarvoor goedgekeurde tool en informeer de deelnemers.
3. Een klantrecord plakken. Niet doen, tenzij de tool is goedgekeurd voor klantgegevens. Vervang namen en nummers door plaatsaanduidingen als je alleen hulp nodig hebt bij de formulering.
4. Een contract uploaden. Behandel het als vertrouwelijk. Gebruik alleen een tool die door uw organisatie is goedgekeurd, of laat het helemaal achterwege.
5. Een afbeelding genereren. Prima voor interne concepten. Controleer voordat je er een openbaar gebruikt je auteursrechtbeleid en vraag het na als je twijfelt.

Onze keuze: voorbeeld 3, het klantdossier. Het is een makkelijke vergissing om te maken, en een placeholder kost maar tien seconden.

Personeel hierin trainen: een plan van 30 minuten

Een beleid verandert gedrag pas als mensen het besproken hebben. Organiseer een sessie van 30 minuten voor elk team en herhaal deze wanneer de tools of regels veranderen. Houd het cijfer van de volkstelling in gedachten: als ongeveer een op de drie grote bedrijven AI gebruikt, doen sommige van uw medewerkers dat waarschijnlijk ook.

Bereiden: De beleidssamenvatting van één pagina, de bovenstaande datavoorbeelden op dia's en een enquête.

1. Minuten 0 tot 5: waarom. Begin met de vraag: "Welke AI-tools gebruikt u op het werk?" Deel de antwoorden en leg uit waarom dit beleid bestaat.
2. Minuten 5 tot en met 12: de 10 secties. Bespreek de twee beleidsregels in eenvoudige bewoordingen, met telkens één voorbeeldregel. Lees het beleid niet hardop voor.
3. Minuten 12 tot en met 22: scenario's. Toon de vijf datavoorbeelden één voor één. Vraag: "Kan dit in een AI-tool worden gebruikt?" en geef de aanwezigen een minuut de tijd om te stemmen voordat je het antwoord onthult.
4. Minuten 22 tot en met 27: vragen. Stel anonieme vragen. Mensen zullen dingen vragen die ze misschien niet hardop zouden zeggen, zoals: "Ik heb dit vorige maand al gedaan. Loop ik nu tegen problemen aan?"
5. Minuten 27 tot en met 30: afsluiting. Vraag iedereen te bevestigen dat ze het beleid hebben gelezen en weten tot wie ze zich moeten wenden.

Tot slot de cijfers van de volkstelling: het gebruik van AI neemt toe met de bedrijfsgrootte, dus een korte sessie nu is goedkoper dan later een lek op te ruimen. Als je hier dieper op in wilt gaan, lees dan ons artikel over... AI-geletterdheidstraining Het omvat vaardigheden en een meting van de mate waarin ze beklijven, en gegevensclassificatieniveaus Helpt je bepalen welke gegevens in welk hulpmiddel thuishoren.

Onze keuze: het scenarioblok. Stemmen op basis van een echt voorbeeld is makkelijker te onthouden dan het horen van een regel.

Manieren om uw AI-beleidssessie te organiseren met AhaSlides

Deze sessie werkt het beste als mensen antwoorden geven in plaats van alleen maar luisteren. Gebruik hiervoor de volgende dia-typen, gebaseerd op de voorbeelden in dit bericht.

1. Kies antwoord: Voor elk datavoorbeeld wordt de vraag gesteld: "Kan dit in een AI-tool worden gebruikt?", met opties zoals "Ja, in een goedgekeurde tool", "Alleen zonder namen" en "Nee".
2. Woordwolk: "Welke AI-tools gebruikt u?" U ziet de daadwerkelijke tools, inclusief de tools die niet op uw lijst staan.
3. Schaal: "Hoe duidelijk is elk onderdeel?" Voer de test aan het eind uit en herschrijf eerst het onderdeel met de laagste score.
4. Open einde: "Met welke AI-taak wilt u hulp?" U ziet wat uw beleid over het hoofd heeft gezien.
5. Q&A: anoniem, zodat mensen vragen stellen die ze in de zaal niet zouden stellen. Onze tips voor een vraag- en antwoordsessie houden zal helpen.

De sjabloon voor de cursus 'Aanvaardbaar gebruik van AI op de werkplek' biedt je kant-en-klare dia's die je kunt aanpassen, zodat de vijf bovenstaande datavoorbeelden als een stemming kunnen dienen.

Veelgestelde vragen

Wat moet een beleid voor aanvaardbaar gebruik van AI omvatten?

Omvang, goedgekeurde tools, gegevensregels, uitvoercontroles, intellectueel eigendom en een manier om problemen te melden. De 10 bovenstaande secties behandelen elk van deze aspecten, met voor elke sectie een voorbeeldregel.

Is een AI-beleid wettelijk verplicht?

Over het algemeen niet. De EU-wetgeving inzake kunstmatige intelligentie stelt verplichtingen vast, zoals kennis van AI, maar het overzicht van de Commissie noemt een beleid voor aanvaardbaar gebruik niet als een vereiste. Regels verschillen per land en sector, dus controleer welke regels van toepassing zijn op uw organisatie.

Welke gegevens mogen absoluut niet in een AI-tool worden ingevoerd?

Alles wat volgens uw beleid als vertrouwelijk is aangemerkt, zoals klant-, persoonsgegevens en contractgegevens, tenzij de tool is goedgekeurd voor dat soort gegevens. Als u twijfelt, beschouw het dan als verboden terrein en vraag het na.

Is NIST AI RMF verplicht?

Nee. Volgens NIST is het raamwerk bedoeld voor vrijwillig gebruik. Het dient als referentiepunt om na te denken over AI-risico's, en NIST geeft aan dat het wordt herzien.

Hoe lang moet de trainingssessie duren?

Er is geen vaste duur. Een sessie van 30 minuten is een praktische start, en daarna een korte opfriscursus wanneer de tools of de regels veranderen.

Waar te beginnen

Schrijf eerst de dataregel op, want die is het belangrijkst. Plan vervolgens een sessie van 30 minuten in voor het team dat het meest met AI werkt en vraag hen wat er nog aan het beleid ontbreekt. Voor een breder perspectief op het verstandig gebruik van AI, zie AI-gebaseerde training van personeel en menselijk oordeelen wat betreft de privacy, AI-documentatie en privacytrainingDe knop hieronder opent het sjabloon voor aanvaardbaar gebruik van AI op de werkplek.