Политика допустимого использования ИИ: что следует включить (и план обучающего занятия)

Многие из ваших сотрудников, вероятно, уже используют инструменты искусственного интеллекта. Политика, которую никто не читает, никого не защищает. Политика, которую люди понимают и умеют соблюдать, защищает.

Вот почему это срочно. По состоянию на 3 мая 2026 года 19.8% американских компаний сообщили об использовании ИИ, и этот показатель возрастает с увеличением размера: 37% фирм с 250 и более сотрудниками и 32% фирм со 100 до 249 сотрудниками.Бюро переписи населения США: Крупные компании с численностью сотрудников не менее 20 человек являются крупнейшими пользователями ИИ.(архивная копия). Чем крупнее фирма, тем выше вероятность того, что ИИ уже используется.

В этом посте представлены 10 разделов для включения в документ, тест из 5 вопросов для любого запроса на инструмент, 5 примеров данных и план 30-минутной сессии. Он предлагает структуру и примеры, изложенные простым языком, а не текст политики, который можно было бы принять в неизменном виде. Это общая информация, а не юридическая консультация.

Почему вам нужна политика допустимого использования ИИ

Использование инструментов происходит быстрее, чем внедрение правил. Люди вставляют электронный адрес клиента в чат-бот, чтобы сэкономить десять минут, не имея злого умысла и не понимая, куда именно нужно отправить текст. Политика устанавливает ожидания еще до того, как это произойдет: что допустимо, что нет и к кому обращаться за разъяснениями.

Это также помогает вашим менеджерам. Без него каждый вопрос типа «Можно ли использовать ИИ для этого?» превращается в разовое решение, и два менеджера ответят по-разному.

Является ли политика обязательным требованием с юридической точки зрения? Как правило, нет. Закон ЕС об ИИ устанавливает такие обязанности, как грамотность в области ИИ, и Комиссия заявляет, что ее обязательства по грамотности в области ИИ действуют с 2 февраля 2025 года, но в ее обзоре Закона политика допустимого использования не указана в качестве обязательного требования.Европейская комиссия: нормативно-правовая база Закона об искусственном интеллектеНа этой странице представлены только правила ЕС. Проверьте, какие правила действуют в вашем регионе.

10 разделов, которые следует включить

Вот два набора по 5 пунктов. Набор А посвящен области применения и утвержденным инструментам. Набор Б посвящен данным и поведению. В каждом разделе приведен примерный текст, написанный простым языком. Это примеры для адаптации, а не политика компании.

Комплект A: область применения и утвержденные инструменты

1. Цель. В одном-двух предложениях объясните, почему существует данная политика. Пример: «Мы хотим, чтобы вы использовали инструменты искусственного интеллекта для более быстрой работы, не подвергая риску клиентов, коллег или компанию».
2. Кого это охватывает. Сотрудники, подрядчики, стажеры и все, кто использует ИИ от имени компании. Пример: «Это относится ко всем, кто работает на нас, на любом устройстве».
3. Разрешенные и запрещенные инструменты. Краткий список, хранящийся в легкодоступном месте. Пример: «Используйте только инструменты из утвержденного списка. Все остальное требует предварительного согласия».
4. Как запросить новый инструмент. Именованный маршрут со временем ответа. Пример: «Отправьте форму запроса в ИТ-отдел. Вы получите ответ в течение 5 рабочих дней».
5. Ответственность. Кто является владельцем полиса и кто отвечает на вопросы. Пример: «Вы несёте ответственность за всё, что отправляете, независимо от того, написали вы это сами или какой-либо инструмент».

Наш выбор для пункта А: ответственность. Важно помнить: если инструмент это создал, а вы отправили, значит, это ваше.

Набор B: данные и поведение

6. Какие данные могут никогда не попасть в инструмент? Назовите категории. Пример: «Никогда не вводите данные клиентов, пароли, договоры или любую другую информацию, помеченную как конфиденциальная, в инструменты, которые для этого не предназначены».
7. Персональные и клиентские данные. Укажите, что разрешено, в каком разрешенном инструменте, а что нет. Пример: «Не вставляйте имена, адреса электронной почты или номера счетов в общий чат-бот».
8. Проверка и маркировка результатов работы ИИ. Люди проверяют информацию, прежде чем делиться ею. Пример: «Перед использованием результатов работы ИИ проверьте факты, цифры и имена по надежному источнику. Укажите, когда ИИ помог, если вас об этом попросит клиент или менеджер».
9. Интеллектуальная собственность и авторское право. Опишите, что входит и что выходит. Пример: «Не публикуйте конфиденциальные материалы других компаний. Спросите разрешения, прежде чем публиковать изображения или текст, созданные с помощью ИИ, как свою собственную работу».
10. Как сообщить о проблеме. Сделайте это простым и безопасным. Пример: «Если инструмент допускает утечку данных или предоставляет вам что-либо вредное, немедленно сообщите об этом владельцу данной политики. Своевременное сообщение приветствуется».

Наш выбор для набора B: правило данных. Одна вставка текста в неправильный инструмент может привести к утечке данных, поэтому здесь крайне важно четкое и конкретное правило.

Одобренные инструменты: тест из 5 вопросов.

Список всегда будет отставать от инструментов, которые находят люди. Дайте сотрудникам пять вопросов, на которые можно ответить «да» или «нет», прежде чем они попробуют что-либо новое.

1. Входит ли оно в утвержденный список? В противном случае, спросите разрешения, прежде чем использовать его.
2. Знаю ли я, куда попадают мои данные? Кто управляет этим инструментом и где хранится введенный вами текст?
3. Знаю ли я, сохранится ли то, что я набираю? Проверьте, сохраняет ли инструмент ваши входные данные или использует их для обучения.
4. Знаю ли я, кому принадлежит результат? Ознакомьтесь с условиями использования, чтобы узнать, что вы можете делать с результатами работы инструмента.
5. Знаю ли я, к кому обратиться? Воспользуйтесь способом подачи запроса, описанным в разделе 4 вашего полиса.

Ответьте «нет» или «я не знаю» на любой из этих вопросов, и вы остановитесь и спросите, а не будете гадать. Для справки, NIST публикует добровольную концепцию оценки рисков в области ИИ, а также сопутствующий профиль генеративного ИИ.NIST: Структура управления рисками в сфере искусственного интеллектаЭто не стандарт, которому необходимо соответствовать, и NIST заявляет, что он пересматривается, но это полезный источник вопросов, связанных с рисками, для тех, кто утверждает ваши инструменты.

Наш выбор: вопрос 2, куда следует отправлять ваши данные. Этот вопрос легко пропустить, и ответ на него покажет, имеют ли значение остальные четыре.

Применение правил обработки данных на практике: 5 примеров

Правила остаются абстрактными, пока вы не столкнетесь с ними в реальных задачах. Эти пять примеров предназначены для адаптации к вашим собственным инструментам и правилам, а не являются политикой компании.

1. Составление электронного письма. В целом, в одобренном инструменте все в порядке, если не указывать личные данные и ознакомиться с результатом перед отправкой.
2. Подведение итогов совещания. Зависит от используемого инструмента. Записывайте или вставляйте записи совещаний только в тот инструмент, который одобрен для данного использования, и сообщайте об этом участникам.
3. Вставка записи о клиенте. Не делайте этого, если инструмент не одобрен для работы с данными клиентов. Замените имена и номера заполнителями, если вам нужна помощь только с формулировкой.
4. Загрузка контракта. Относитесь к этому как к конфиденциальной информации. Используйте только тот инструмент, который одобрен вашей организацией, или откажитесь от этого.
5. Создание изображения. Подходит для внутренних черновиков. Прежде чем использовать его публично, проверьте свою политику в отношении авторских прав и уточните этот вопрос, если вы в нем не уверены.

Наш выбор: пример 3, запись о клиенте. Допустить такую ​​оплошность очень легко, а на подготовку временной замены уходит десять секунд.

Обучение персонала: 30-минутный план.

Политика меняет поведение только после того, как люди её обсудят. Проведите одно 30-минутное занятие для каждой команды, а затем повторите его при изменении инструментов или правил. Помните данные переписи населения: если примерно каждая третья крупная компания использует ИИ, то, вероятно, некоторые из ваших сотрудников тоже его используют.

Подготовить: Краткое изложение политики на одной странице, приведенные выше примеры данных на слайдах и опрос.

1. Минуты с 0 по 5: почему. Начните с вопроса: «Какие инструменты искусственного интеллекта вы используете на работе?» Поделитесь ответами и объясните, почему существует такая политика.
2. С 5 по 12 минуту: 10 разделов. Прочитайте оба варианта простыми словами, приведя по одному примеру в каждом. Не зачитывайте правила вслух.
3. С 12 по 22 минуту: рассматриваемые сценарии. Покажите пять примеров данных по очереди. Спросите: «Можно ли использовать это в инструменте искусственного интеллекта?» и дайте людям минуту на голосование, прежде чем вы объявите ответ.
4. С 22 по 27 минуту: вопросы. Задавайте открытые анонимные вопросы. Люди будут спрашивать то, о чём обычно не спрашивают вслух, например: «Я уже делал это в прошлом месяце. У меня будут проблемы?»
5. С 27 по 30 минуту: прощание. Попросите всех подтвердить, что они ознакомились с правилами и знают, к кому обратиться.

В заключение приведем данные переписи населения: использование ИИ растет с увеличением размера компании, поэтому короткий сеанс сейчас обходится дешевле, чем устранение утечки позже. Если вам нужна более подробная информация, ознакомьтесь с нашей статьей на эту тему. Обучение грамотности в области искусственного интеллекта охватывает навыки и оценивает, насколько они усвоились, и уровни классификации данных помогает определить, какие данные относятся к какому инструменту.

Наш выбор: блок сценариев. Запомнить реальный пример при голосовании проще, чем услышать правило.

Способы проведения сессии по обсуждению политики в области ИИ с помощью AhaSlides

Эта сессия наиболее эффективна, когда люди отвечают, а не слушают. Используйте эти типы слайдов, созданные на основе примеров из этой публикации.

1. Выберите ответ: Для каждого примера данных необходимо указать параметр "Можно ли использовать это в инструменте искусственного интеллекта?", с вариантами ответа, такими как "Да, в утвержденном инструменте", "Только с удалением имен" и "Нет".
2. Облако слов: «Какие инструменты искусственного интеллекта вы используете?» Вы видите реальные инструменты, в том числе и те, которых нет в вашем списке.
3. Шкала оценок: «Насколько понятен каждый раздел?» Проведите тест в конце и перепишите сначала раздел, получивший наименьший балл.
4. Вопрос открытого типа: «В решении какой задачи искусственного интеллекта вам нужна помощь?» Вы видите, что упустила ваша политика.
5. Q&A: Анонимность позволяет людям задавать вопросы, которые они не задали бы в данной обстановке. Наши советы для проведение сессии вопросов и ответов помогу.

Шаблон курса «Допустимое использование ИИ на рабочем месте» содержит слайды, готовые к адаптации, поэтому пять приведенных выше примеров данных можно использовать для голосования.

Часто задаваемые вопросы

Что должна включать политика допустимого использования ИИ?

Область применения, утвержденные инструменты, правила обработки данных, проверки результатов, интеллектуальная собственность и способ сообщения о проблемах. Десять разделов выше охватывают каждый из этих пунктов, для каждого из которых приведен пример строки.

Требуется ли по закону наличие политики в области искусственного интеллекта?

Как правило, это не так. Закон ЕС об ИИ устанавливает такие обязанности, как грамотность в области ИИ, но в обзоре Комиссии политика допустимого использования не указана в качестве обязательного требования. Правила различаются в зависимости от страны и сектора, поэтому проверьте те, которые применяются к вашей организации.

Какие данные ни в коем случае нельзя вводить в инструменты искусственного интеллекта?

Вся информация, помеченная в вашей политике как конфиденциальная, например, данные клиентов, персональные данные и данные договоров, за исключением случаев, когда данный инструмент одобрен для работы с такими данными. Если вы не уверены, считайте это запретной информацией и уточните.

Является ли NIST AI RMF обязательным?

Нет. NIST заявляет, что данная структура предназначена для добровольного использования. Это справочный материал для оценки рисков, связанных с ИИ, и, по словам NIST, она находится в процессе пересмотра.

Какой продолжительности должна быть тренировка?

Единой установленной продолжительности нет. 30-минутное занятие — это практическое начало, а затем — краткое повторение материала при изменении инструментов или правил.

Когда начать

Сначала напишите правило обработки данных, потому что это наиболее важно. Затем запланируйте 30-минутную сессию для команды, которая чаще всего использует ИИ, и спросите их, чего не хватает в этой политике. Более подробную информацию об использовании ИИ с учетом здравого смысла можно найти в [ссылка на соответствующий раздел]. Обучение персонала, работающего с ИИ, и человеческое суждениеа что касается конфиденциальности, Документирование ИИ и обучение вопросам конфиденциальностиКнопка ниже открывает шаблон «Разрешенное использование ИИ на рабочем месте».