พนักงานของคุณหลายคนอาจใช้เครื่องมือ AI อยู่แล้ว นโยบายที่ไม่มีใครอ่านก็ไม่สามารถปกป้องใครได้ นโยบายที่ผู้คนเข้าใจและรู้วิธีปฏิบัติตามต่างหากที่จะปกป้องพวกเขาได้
นี่คือเหตุผลว่าทำไมจึงเร่งด่วน ณ วันที่ 3 พฤษภาคม 2026 ธุรกิจในสหรัฐฯ 19.8% รายงานว่าใช้ AI และอัตรานี้เพิ่มขึ้นตามขนาดธุรกิจ: 37% ของบริษัทที่มีพนักงาน 250 คนขึ้นไป และ 32% ของบริษัทที่มีพนักงาน 100 ถึง 249 คน (สำนักงานสำมะโนประชากรแห่งสหรัฐอเมริกา: บริษัทขนาดใหญ่ที่มีพนักงานอย่างน้อย 20 คน เป็นผู้ใช้งาน AI มากที่สุด(สำเนาที่เก็บถาวร) ยิ่งบริษัทใหญ่เท่าไหร่ โอกาสที่ AI จะถูกนำไปใช้ก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
บทความนี้ประกอบด้วย 10 ส่วนที่ควรนำไปใช้ แบบทดสอบ 5 ข้อสำหรับคำขอใช้เครื่องมือใดๆ ตัวอย่างข้อมูล 5 ตัวอย่าง และแผนการประชุม 30 นาที โดยนำเสนอโครงสร้างและตัวอย่างประโยคที่เข้าใจง่าย ไม่ใช่ข้อความนโยบายที่คุณสามารถนำไปใช้ได้โดยตรง นี่เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย
เหตุใดคุณจึงต้องมีนโยบายการใช้งาน AI ที่ยอมรับได้
การใช้งานเครื่องมือเปลี่ยนแปลงเร็วกว่ากฎระเบียบ ผู้คนมักคัดลอกอีเมลลูกค้าไปวางในแชทบอทเพื่อประหยัดเวลาสิบนาที โดยไม่มีเจตนาร้ายและไม่รู้ว่าข้อความนั้นควรส่งไปที่ไหน นโยบายจึงกำหนดความคาดหวังไว้ก่อนที่จะเกิดเหตุการณ์เช่นนั้น: อะไรทำได้ อะไรทำไม่ได้ และควรสอบถามใคร
นอกจากนี้ยังช่วยผู้จัดการของคุณด้วย หากไม่มีระบบ AI ทุกครั้งที่ถามว่า "ฉันสามารถใช้ AI สำหรับเรื่องนี้ได้หรือไม่" ก็จะกลายเป็นการตัดสินใจแบบเฉพาะหน้า และผู้จัดการสองคนก็จะตอบแตกต่างกัน
นโยบายถือเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายหรือไม่? โดยทั่วไปแล้วไม่ใช่เช่นนั้น พระราชบัญญัติปัญญาประดิษฐ์ของสหภาพยุโรปกำหนดหน้าที่ต่างๆ เช่น ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์ และคณะกรรมาธิการระบุว่าภาระผูกพันด้านความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับปัญญาประดิษฐ์มีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 2 กุมภาพันธ์ 2025 แต่ภาพรวมของพระราชบัญญัติดังกล่าวไม่ได้ระบุถึงนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ว่าเป็นข้อกำหนด (คณะกรรมาธิการยุโรป: กรอบการกำกับดูแลกฎหมาย AI Actหน้าเว็บนั้นครอบคลุมเฉพาะกฎระเบียบของสหภาพยุโรปเท่านั้น โปรดตรวจสอบกฎระเบียบที่ใช้บังคับในพื้นที่ที่คุณดำเนินธุรกิจด้วย
ส่วนประกอบทั้ง 10 ส่วน
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง 2 ชุด ชุดละ 5 ข้อ ชุด A เกี่ยวกับขอบเขตและเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ ชุด B เกี่ยวกับข้อมูลและพฤติกรรม แต่ละส่วนมีตัวอย่างประโยคที่เขียนด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย ตัวอย่างเหล่านี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อนำไปปรับใช้ ไม่ใช่นโยบายของบริษัท
ชุด A: ขอบเขตและเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ
- วัตถุประสงค์. อธิบายเหตุผลว่าทำไมจึงมีนโยบายนี้ในหนึ่งหรือสองประโยค ตัวอย่าง: "เราต้องการให้คุณใช้เครื่องมือ AI เพื่อทำงานให้เร็วขึ้น โดยไม่ทำให้ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือบริษัทตกอยู่ในความเสี่ยง"
- กลุ่มเป้าหมายที่ครอบคลุม พนักงาน ลูกจ้างอิสระ นักศึกษาฝึกงาน และทุกคนที่ใช้ AI ในนามของบริษัท ตัวอย่าง: "ข้อกำหนดนี้ใช้กับทุกคนที่ทำงานให้กับเรา ไม่ว่าจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม"
- เครื่องมือที่ได้รับอนุญาตและเครื่องมือที่ถูกห้ามใช้ จัดทำเป็นรายการสั้นๆ และเก็บไว้ในที่ที่ทุกคนสามารถค้นหาได้ ตัวอย่าง: "ใช้เฉพาะเครื่องมือที่อยู่ในรายการที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น หากใช้เครื่องมืออื่นใด ต้องได้รับคำชมก่อน"
- วิธีการขอเครื่องมือใหม่ เส้นทางที่มีชื่อและเวลาตอบกลับ ตัวอย่าง: "ส่งแบบฟอร์มคำขอไปที่ฝ่ายไอที คุณจะได้รับคำตอบภายใน 5 วันทำการ"
- การรับผิดชอบ ใครเป็นเจ้าของกรมธรรม์ และใครเป็นผู้ตอบคำถาม ตัวอย่าง: "คุณต้องรับผิดชอบต่อทุกสิ่งที่คุณส่ง ไม่ว่าคุณหรือเครื่องมือจะสร้างมันขึ้นมาก็ตาม"
ตัวเลือกที่เราแนะนำสำหรับชุด A: ความรับผิดชอบ นี่คือประโยคที่ควรจำไว้: ถ้าโปรแกรมเขียนข้อความนั้นขึ้นมาและคุณส่งต่อ ข้อความนั้นก็เป็นของคุณ
ชุด B: ข้อมูลและพฤติกรรม
- ข้อมูลอะไรบ้างที่อาจไม่เคยถูกนำไปใช้ในเครื่องมือเลย ระบุหมวดหมู่ ตัวอย่าง: "ห้ามป้อนรายละเอียดลูกค้า รหัสผ่าน สัญญา หรือข้อมูลใดๆ ที่ระบุว่าเป็นความลับลงในเครื่องมือที่ไม่ได้รับการอนุมัติให้ใช้งาน"
- ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลลูกค้า ระบุว่าอะไรได้รับอนุญาต ในเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ และอะไรที่ไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่าง: "ห้ามวางชื่อ อีเมล หรือหมายเลขบัญชีลงในแชทบอททั่วไป"
- ตรวจสอบและติดป้ายกำกับผลลัพธ์จาก AI ผู้คนมักตรวจสอบก่อนที่จะแชร์ข้อมูล ตัวอย่าง: "ตรวจสอบข้อเท็จจริง ตัวเลข และชื่อกับแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ก่อนนำผลลัพธ์จาก AI ไปใช้ เช่น บอกว่า AI ช่วยเหลือได้เมื่อใด หากลูกค้าหรือผู้จัดการสอบถาม"
- ทรัพย์สินทางปัญญาและลิขสิทธิ์ อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่เข้าไปและสิ่งที่ออกมา ตัวอย่าง: "ห้ามนำข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอื่นมาใช้ ขออนุญาตก่อนนำภาพหรือข้อความที่สร้างโดย AI ไปเผยแพร่เป็นผลงานของตนเอง"
- วิธีการรายงานปัญหา ทำให้ง่ายและปลอดภัย ตัวอย่าง: "หากเครื่องมือใดรั่วไหลข้อมูลหรือก่อให้เกิดอันตราย โปรดแจ้งเจ้าของนโยบายนี้ทันที การรายงานแต่เนิ่นๆ ถือเป็นเรื่องน่ายินดี"
ตัวเลือกที่เราแนะนำสำหรับชุด B: กฎข้อมูล การวางข้อมูลลงในเครื่องมือที่ไม่ถูกต้องเพียงครั้งเดียวก็อาจทำให้ข้อมูลรั่วไหลได้ ดังนั้นกฎที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
เครื่องมือที่ได้รับการอนุมัติ: แบบทดสอบ 5 ข้อ
รายการเครื่องมือต่างๆ จะตามหลังเครื่องมือที่ผู้คนค้นพบเสมอ ให้พนักงานตอบคำถามใช่หรือไม่ใช่ 5 ข้อก่อนที่จะลองใช้สิ่งใหม่ๆ
- อยู่ในรายชื่อที่ได้รับอนุมัติหรือไม่? ถ้าไม่เช่นนั้น โปรดสอบถามก่อนใช้งาน
- ฉันรู้หรือไม่ว่าข้อมูลของฉันไปอยู่ที่ไหน? ใครเป็นผู้ใช้งานเครื่องมือนี้ และข้อมูลที่คุณพิมพ์จะถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน?
- ฉันรู้หรือไม่ว่ามันจะบันทึกสิ่งที่ฉันพิมพ์ไว้หรือไม่? ตรวจสอบว่าโปรแกรมบันทึกข้อมูลที่คุณป้อนหรือใช้ข้อมูลนั้นในการฝึกฝนเครื่องมือหรือไม่
- ฉันรู้หรือไม่ว่าใครเป็นเจ้าของผลงานนี้? ตรวจสอบข้อกำหนดและเงื่อนไขเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้กับผลลัพธ์ที่เครื่องมือสร้างขึ้น
- ฉันรู้ไหมว่าควรไปถามใคร? ใช้เส้นทางการร้องขอจากส่วนที่ 4 ของนโยบายของคุณ
ตอบ "ไม่" หรือ "ฉันไม่รู้" กับคำถามใดๆ ก็ตาม จะทำให้คุณหยุดและถามแทนที่จะเดา เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง NIST ได้เผยแพร่กรอบการทำงานโดยสมัครใจสำหรับการคิดเกี่ยวกับความเสี่ยงของ AI พร้อมด้วย Generative AI Profile ที่เกี่ยวข้อง (NIST: กรอบการบริหารความเสี่ยงด้าน AI(แม้จะไม่ใช่มาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด และ NIST ก็ระบุว่ากำลังอยู่ระหว่างการปรับปรุง แต่ก็เป็นแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการตั้งคำถามเกี่ยวกับความเสี่ยงสำหรับผู้ที่อนุมัติเครื่องมือของคุณ)
ตัวเลือกที่เราแนะนำ: คำถามข้อที่ 2 เกี่ยวกับที่มาที่ไปของข้อมูลของคุณ เป็นคำถามที่ข้ามได้ง่าย และคำตอบของคำถามนี้จะบอกคุณว่าคำถามอีกสี่ข้อที่เหลือมีความสำคัญหรือไม่
การนำกฎเกี่ยวกับข้อมูลไปใช้ในทางปฏิบัติ: 5 ตัวอย่าง
กฎเกณฑ์ต่างๆ จะยังคงเป็นนามธรรมจนกว่าคุณจะได้เห็นมันในงานจริง ตัวอย่างทั้งห้าข้อนี้เป็นเพียงตัวอย่างที่คุณสามารถนำไปปรับใช้กับเครื่องมือและกฎเกณฑ์ของคุณเอง ไม่ใช่เป็นนโยบายของบริษัท
- กำลังร่างอีเมล โดยทั่วไปแล้วสามารถใช้งานได้ดีในเครื่องมือที่ได้รับการอนุมัติ หากคุณไม่ใส่รายละเอียดส่วนตัวและอ่านผลลัพธ์ก่อนส่ง
- สรุปการประชุม ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่ใช้ ควรบันทึกหรือวางเนื้อหาการประชุมลงในเครื่องมือที่ได้รับอนุญาตให้ใช้งานเท่านั้น และแจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบด้วย
- กำลังวางข้อมูลลูกค้า อย่าทำเช่นนั้น เว้นแต่เครื่องมือดังกล่าวได้รับการอนุมัติให้ใช้กับข้อมูลลูกค้า หากคุณต้องการความช่วยเหลือเฉพาะเรื่องการจัดเรียงคำเท่านั้น ให้แทนที่ชื่อและตัวเลขด้วยข้อความตัวอย่าง
- กำลังอัปโหลดสัญญา เก็บรักษาข้อมูลนี้เป็นความลับ ใช้เฉพาะเครื่องมือที่องค์กรของคุณอนุมัติเท่านั้น หรือไม่ก็ไม่ต้องใส่ข้อมูลนี้ลงไปก็ได้
- การสร้างภาพ เหมาะสำหรับใช้ภายในองค์กรก่อนนำไปเผยแพร่ต่อสาธารณะ โปรดตรวจสอบนโยบายลิขสิทธิ์และสอบถามหากไม่แน่ใจ
ตัวอย่างที่เราแนะนำ: ตัวอย่างที่ 3 บันทึกข้อมูลลูกค้า เป็นความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ง่าย และการใส่ข้อความอ้างอิงไว้ชั่วคราวก็ใช้เวลาเพียงสิบวินาที
การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับเรื่องนี้: แผน 30 นาที
นโยบายจะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมได้ก็ต่อเมื่อทุกคนได้พูดคุยกันถึงรายละเอียดแล้ว จัดการอบรม 30 นาทีสำหรับแต่ละทีม แล้วทำซ้ำอีกครั้งเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเครื่องมือหรือกฎเกณฑ์ จำตัวเลขจากสำมะโนประชากรได้ไหม: ถ้าประมาณหนึ่งในสามของบริษัทขนาดใหญ่ใช้ AI พนักงานของคุณบางคนก็อาจใช้เช่นกัน
เตรียม: บทสรุปนโยบายหนึ่งหน้า ข้อมูลตัวอย่างข้างต้นในสไลด์ และแบบสำรวจความคิดเห็น
- นาทีที่ 0 ถึง 5: ทำไม. เริ่มต้นด้วยคำถาม "คุณใช้เครื่องมือ AI อะไรบ้างในที่ทำงาน?" แบ่งปันคำตอบและอธิบายว่าทำไมจึงมีนโยบายนี้
- นาทีที่ 5 ถึง 12: 10 ส่วน อธิบายเงื่อนไขทั้งสองชุดด้วยคำพูดที่เข้าใจง่าย พร้อมยกตัวอย่างประกอบในแต่ละชุด ห้ามอ่านนโยบายออกเสียงดังๆ
- นาทีที่ 12 ถึง 22: สถานการณ์จำลอง แสดงตัวอย่างข้อมูลทั้งห้าตัวอย่างทีละตัวอย่าง ถามว่า "ข้อมูลนี้สามารถนำไปใช้ในเครื่องมือ AI ได้หรือไม่" และให้เวลาคนโหวตหนึ่งนาทีก่อนที่จะเฉลยคำตอบ
- นาทีที่ 22 ถึง 27: ช่วงถามตอบ คำถามเปิดที่ไม่ระบุชื่อ ผู้คนอาจถามในสิ่งที่พวกเขาไม่กล้าถามออกมาดังๆ เช่น "ฉันทำเรื่องนี้ไปแล้วเมื่อเดือนที่แล้ว ฉันจะมีปัญหาอะไรไหม?"
- นาทีที่ 27 ถึง 30: ปิดการประชุม ขอให้ทุกคนยืนยันว่าได้อ่านนโยบายแล้วและทราบว่าจะต้องติดต่อใคร
ปิดท้ายด้วยตัวเลขจากสำมะโนประชากร: การใช้งาน AI เพิ่มขึ้นตามขนาดของบริษัท ดังนั้นการลงทุนในระยะสั้นตอนนี้จึงคุ้มค่ากว่าการแก้ไขปัญหาการรั่วไหลในภายหลัง หากต้องการข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับ... การฝึกอบรมความรู้ด้าน AI ครอบคลุมถึงทักษะและการวัดว่าทักษะเหล่านั้นคงอยู่หรือไม่ และ ระดับการจำแนกข้อมูล ช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าข้อมูลใดควรอยู่ในเครื่องมือใด
ตัวเลือกที่เราแนะนำ: บล็อกสถานการณ์จำลอง การลงคะแนนโดยใช้ตัวอย่างจริงนั้นจำได้ง่ายกว่าการฟังหลักเกณฑ์
วิธีการจัดประชุมเชิงนโยบายด้าน AI ของคุณกับ... AhaSlides
การเรียนการสอนแบบนี้จะได้ผลดีที่สุดเมื่อผู้เรียนตอบคำถามมากกว่าการฟัง ให้ใช้สไลด์ประเภทต่างๆ ที่สร้างขึ้นจากตัวอย่างในโพสต์นี้
- เลือกคำตอบ: "สามารถนำข้อมูลนี้ไปใช้ในเครื่องมือ AI ได้หรือไม่" สำหรับตัวอย่างข้อมูลแต่ละรายการ โดยมีตัวเลือก เช่น "ได้ ในเครื่องมือที่ได้รับการอนุมัติ", "ต้องลบชื่อออกก่อน" และ "ไม่ได้"
- เมฆคำ: "คุณใช้เครื่องมือ AI อะไรบ้าง?" คุณจะได้เห็นเครื่องมือจริง ๆ รวมถึงเครื่องมือที่ไม่ได้อยู่ในรายการของคุณด้วย
- ระดับคะแนน: "แต่ละส่วนมีความชัดเจนแค่ไหน?" ตรวจทานอีกครั้งในตอนท้าย และเขียนส่วนที่ได้คะแนนต่ำที่สุดใหม่ก่อน
- ปลายเปิด: "คุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับงาน AI ด้านใด?" คุณจึงได้เห็นสิ่งที่นโยบายของคุณมองข้ามไป
- ถาม - ตอบ: เป็นแบบไม่เปิดเผยตัวตน ทำให้ผู้คนถามคำถามที่พวกเขาอาจไม่กล้าถามในห้องนั้น เคล็ดลับของเราสำหรับ การจัดช่วงถามตอบ จะช่วย.
เทมเพลตหลักสูตรการใช้งาน AI ที่เหมาะสมในที่ทำงานจะให้สไลด์ที่พร้อมให้คุณปรับแต่งได้ ดังนั้นตัวอย่างข้อมูลทั้งห้าข้างต้นจึงสามารถนำไปใช้เป็นการลงคะแนนได้
คำถามที่พบบ่อย
นโยบายการใช้งาน AI ที่ยอมรับได้ควรประกอบด้วยอะไรบ้าง?
ขอบเขตงาน เครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ กฎเกี่ยวกับข้อมูล การตรวจสอบผลลัพธ์ ทรัพย์สินทางปัญญา และวิธีการรายงานปัญหา หัวข้อทั้ง 10 ส่วนข้างต้นครอบคลุมแต่ละหัวข้อเหล่านี้ พร้อมตัวอย่างบรรทัดสำหรับแต่ละหัวข้อ
นโยบายเกี่ยวกับ AI เป็นสิ่งที่กฎหมายกำหนดหรือไม่?
โดยทั่วไปแล้วไม่ใช่เช่นนั้น กฎหมาย AI ของสหภาพยุโรปกำหนดหน้าที่ต่างๆ เช่น ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ AI แต่ภาพรวมของคณะกรรมาธิการไม่ได้ระบุถึงนโยบายการใช้งานที่ยอมรับได้ว่าเป็นข้อกำหนด กฎระเบียบแตกต่างกันไปตามประเทศและภาคส่วน ดังนั้นควรตรวจสอบกฎที่ใช้กับองค์กรของคุณ
ข้อมูลประเภทใดที่ไม่ควรป้อนเข้าไปในเครื่องมือ AI เลย?
ข้อมูลใดๆ ที่นโยบายของคุณระบุว่าเป็นความลับ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลส่วนบุคคล และข้อมูลสัญญา เว้นแต่เครื่องมือดังกล่าวจะได้รับการอนุมัติให้ใช้กับข้อมูลประเภทนั้น หากคุณไม่แน่ใจ ให้ถือว่าข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลต้องห้ามและสอบถามก่อน
จำเป็นต้องใช้ NIST AI RMF หรือไม่?
ไม่ NIST ระบุว่ากรอบแนวคิดนี้มีจุดประสงค์เพื่อให้ใช้งานโดยสมัครใจ เป็นเพียงเอกสารอ้างอิงสำหรับการพิจารณาความเสี่ยงด้าน AI และ NIST กล่าวว่ากำลังอยู่ระหว่างการปรับปรุงแก้ไข
การฝึกอบรมควรใช้เวลานานเท่าใด?
ไม่มีกำหนดเวลาตายตัว การอบรม 30 นาทีเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี จากนั้นจึงทบทวนสั้นๆ ทุกครั้งที่เครื่องมือหรือกฎเกณฑ์เปลี่ยนแปลง
จะเริ่มที่ไหนดี
เขียนกฎข้อมูลก่อน เพราะมันสำคัญที่สุด จากนั้นจัดเวลาประชุม 30 นาทีสำหรับทีมที่ใช้ AI มากที่สุด และถามพวกเขาว่านโยบายยังขาดอะไรไปบ้าง สำหรับภาพรวมที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับการใช้ AI อย่างมีวิจารณญาณที่ดี โปรดดูที่... การฝึกอบรมบุคลากรด้าน AI และการตัดสินใจของมนุษย์และในส่วนของความเป็นส่วนตัวนั้น เอกสารเกี่ยวกับ AI และการฝึกอบรมด้านความเป็นส่วนตัวปุ่มด้านล่างจะเปิดเทมเพลตการใช้งาน AI ที่เหมาะสมในที่ทำงาน
