Một người đào tạo doanh nghiệp trung bình phải sử dụng sáu hoặc bảy nền tảng khác nhau để thực hiện một buổi đào tạo duy nhất. Hội nghị video. Hệ thống quản lý học tập (LMS). Phần mềm trình chiếu. Công cụ thăm dò ý kiến. Nền tảng khảo sát. Ứng dụng trò chuyện. Mỗi nền tảng giải quyết một vấn đề khác nhau, và mỗi nền tảng đều gây ra sự bất tiện.
Sự phân mảnh đó gây ra những tổn thất thực sự: thời gian chuyển đổi giữa các công cụ, người tham gia bỏ cuộc ở mỗi bước đăng nhập bổ sung và gánh nặng nhận thức làm phân tán sự tập trung khỏi việc liệu mọi người có thực sự học được gì hay không.
Các công cụ phù hợp thực sự tạo nên sự khác biệt. Theo Hiệp hội Phát triển Tài năng [1], các công ty có chương trình đào tạo toàn diện tạo ra thu nhập trên mỗi nhân viên cao hơn 218% so với các công ty không có chương trình này. Câu hỏi không phải là có nên sử dụng công nghệ đào tạo hay không, mà là công cụ nào xứng đáng được sử dụng.
Hướng dẫn này bao gồm sáu danh mục mà mọi huấn luyện viên cần, các nền tảng tốt nhất trong mỗi danh mục và các tổ hợp công cụ phù hợp với các loại huấn luyện viên khác nhau.
Sáu loại công cụ thiết yếu
Trước khi đánh giá các nền tảng cụ thể, việc hiểu rõ sáu danh mục tạo nên một bộ công cụ công nghệ đào tạo hoàn chỉnh là rất hữu ích. Hầu hết các nhà đào tạo đều cần một số thành phần từ mỗi danh mục, mặc dù sự lựa chọn cụ thể phụ thuộc vào bối cảnh, đối tượng và cách thức bạn truyền đạt kiến thức.
1. Công cụ tương tác và gắn kết
Những công cụ này thúc đẩy sự tham gia theo thời gian thực trong các phiên trực tiếp. Chúng biến người xem thụ động thành người đóng góp tích cực thông qua các cuộc thăm dò ý kiến, đám mây từ khóa, hỏi đáp trực tiếp, câu đố và theo dõi phản hồi.
Lý lẽ của họ rất đơn giản: 95% chuyên gia kinh doanh thừa nhận làm nhiều việc cùng lúc trong các cuộc họp và thuyết trình, theo Báo cáo Tình trạng Chú ý năm 2018 của Prezi [2]. Các yếu tố tương tác yêu cầu phản hồi phá vỡ khuôn mẫu đó. Một người tham gia đang gõ câu trả lời hoặc bỏ phiếu trong một cuộc thăm dò trực tiếp không phải là đang kiểm tra email.
Hãy tìm kiếm các công cụ cho phép người tham gia kết nối từ điện thoại hoặc máy tính xách tay mà không cần tải xuống hoặc tạo tài khoản. Mỗi bước thừa đều làm giảm tỷ lệ tham gia.
2. Công cụ tạo và thiết kế nội dung
Theo nghiên cứu của nhà tâm lý học nhận thức John Medina [3], người tham gia nhớ lại 65% thông tin hình ảnh sau ba ngày so với khoảng 10% thông tin bằng lời nói. Khoảng cách đó rất quan trọng khi bạn xây dựng tài liệu đào tạo.
Các công cụ tạo nội dung cho phép người đào tạo tạo ra các bài thuyết trình, infographic và tài liệu trực quan chuyên nghiệp mà không cần có kiến thức về thiết kế đồ họa. Tiêu chí thực tế là liệu công cụ đó có giúp bạn làm việc nhanh hơn mà không làm giảm chất lượng chuyên nghiệp hay không.
3. Hệ thống quản lý học tập (LMS)
Đối với các khóa đào tạo kéo dài hơn một buổi duy nhất, hệ thống quản lý học tập (LMS) đảm nhiệm việc lưu trữ khóa học, đăng ký, theo dõi tiến độ, cấp chứng chỉ hoàn thành và báo cáo. Nó là lớp cơ sở hạ tầng cho các khóa đào tạo tuân thủ, chương trình định hướng nhân viên mới, các khóa học chứng nhận và bất kỳ hình thức học tập kết hợp nào có các thành phần tự học.
Sai lầm thường gặp là mua quá nhiều tính năng không cần thiết. Nhiều người đào tạo trả tiền cho các tính năng cấp doanh nghiệp mà họ không bao giờ sử dụng. Hãy lựa chọn nền tảng phù hợp với độ phức tạp của nền tảng và yêu cầu báo cáo thực tế của bạn.
4. Nền tảng hội nghị và phân phối video
Đào tạo trực tuyến hiện nay đã trở thành cơ sở hạ tầng cố định, chứ không phải là giải pháp tạm thời. Những người đào tạo chủ yếu thực hiện các buổi học trực tiếp vẫn cần có hệ thống đào tạo trực tuyến đáng tin cậy cho người tham gia từ xa, các cuộc gọi với khách hàng và các hình thức kết hợp.
Ở đây, độ tin cậy quan trọng hơn số lượng tính năng. Một nền tảng có ít tính năng hơn nhưng không gặp vấn đề về độ tin cậy sẽ tốt hơn một nền tảng giàu tính năng nhưng lại bị mất âm thanh vào những thời điểm quan trọng.
5. Công cụ đánh giá và phân tích
Câu hỏi "Họ có thích không?" không cho biết liệu họ có học được gì hay không. Các chuyên gia đào tạo cần dữ liệu về khả năng ghi nhớ kiến thức, khả năng ứng dụng kỹ năng và hiệu quả đầu tư vào đào tạo. Các công cụ đánh giá cung cấp so sánh trước và sau đào tạo, kiểm tra mức độ hiểu bài trong suốt buổi học và kiểm tra khả năng ghi nhớ sau vài tuần kể từ khi kết thúc khóa học.
Giá trị thực tiễn nằm ở việc bạn làm gì với dữ liệu. Hãy ưu tiên các công cụ giúp đưa ra những thông tin chi tiết có thể hành động được thay vì những bảng điều khiển quá tải thông tin.
6. Công cụ cộng tác và giao tiếp
Việc học không dừng lại khi buổi học kết thúc. Các công cụ cộng tác duy trì sự kết nối, củng cố các khái niệm và hỗ trợ ứng dụng trong công việc thực tế. Chúng hỗ trợ chuẩn bị trước buổi học, theo dõi sau buổi học, chia sẻ tài nguyên và duy trì cộng đồng giữa các sự kiện đào tạo chính thức.
Hạn chế chính là khả năng áp dụng. Một nền tảng mà người dùng không bao giờ kiểm tra sẽ không tạo ra giá trị. Những công cụ phù hợp một cách tự nhiên với quy trình làm việc hiện có sẽ được sử dụng rộng rãi hơn.
Công cụ theo từng loại: nên dùng loại nào và tại sao
Công cụ tương tác và gắn kết
AhaSlides
AhaSlides Được xây dựng đặc biệt để tăng cường tương tác trong các buổi đào tạo trực tiếp. Trong khi các nền tảng hội nghị video chỉ thêm chức năng thăm dò ý kiến cơ bản như một tính năng bổ sung, AhaSlides cung cấp một bộ công cụ tương tác toàn diện: thăm dò ý kiến trực tiếp với kết quả trực quan tức thì, đám mây từ khóa, hỏi đáp ẩn danh với bình chọn, các cuộc thi đố vui với bảng xếp hạng, các hoạt động động não và khảo sát phản hồi sau buổi học.
Trải nghiệm tham gia liền mạch, không gặp trở ngại nào là điều đáng chú ý. Người tham gia có thể tham gia bằng một mã ngắn trên bất kỳ thiết bị nào. Không cần tải xuống, không cần tài khoản, không cần thiết lập. Sau khi kết nối, câu trả lời của họ sẽ hiển thị trên màn hình được chia sẻ theo thời gian thực, tạo ra sự tương tác năng động khác hẳn so với việc chỉ xem slide một cách thụ động.
Một cách triển khai điển hình: bắt đầu bằng trò chơi tạo đám mây từ khóa để mọi người tham gia ngay lập tức, chạy các cuộc thăm dò kiểm tra mức độ hiểu bài cứ sau 10-15 phút trong suốt buổi học để phát hiện những hiểu lầm trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, sử dụng phần hỏi đáp ẩn danh để nêu ra những câu hỏi mà người tham gia không dám nói trực tiếp, và kết thúc bằng một cuộc khảo sát phản hồi khi buổi học vẫn còn mới mẻ.
Những người đào tạo sử dụng AhaSlides cùng với Zoom hoặc Teams mô tả sự kết hợp này là thiết lập tiêu chuẩn của họ: Zoom cung cấp cơ sở hạ tầng lớp học ảo, AhaSlides cung cấp sự tương tác giúp tránh việc trở thành một buổi phát sóng thụ động.
Giá cả: Có gói miễn phí. Các gói trả phí bắt đầu với mức phí hàng tháng phải chăng dành cho cá nhân và mở rộng đến các tài khoản nhóm doanh nghiệp.
Mentimét
Mentimét Công cụ này có phạm vi hoạt động tương tự nhưng tập trung vào sự đơn giản cho các bài thuyết trình một lần. Khả năng trực quan hóa đám mây từ khóa của nó rất mạnh mẽ và thiết lập nhanh chóng. Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng thuyết trình và cần tương tác cơ bản, nó đáp ứng được nhu cầu. Nếu bạn thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và cần chức năng trắc nghiệm chuyên sâu hơn, phân tích phản hồi và một công cụ được xây dựng dành riêng cho việc học tập chứ không phải thuyết trình chung chung, thì hai nền tảng này phục vụ các trường hợp sử dụng khác nhau.
Công cụ tạo và thiết kế nội dung
Visme
Visme Đây là một nền tảng thiết kế trực quan đa năng được tối ưu hóa cho nội dung kinh doanh và đào tạo. Thư viện mẫu bao gồm các bố cục chuyên biệt cho đào tạo: tổng quan khóa học, sơ đồ quy trình, biểu đồ so sánh, phân tích mô-đun và tóm tắt trực quan.
Trên thực tế: các giảng viên sử dụng Visme để xây dựng các bài thuyết trình chính, tài liệu tham khảo một trang mà người tham dự có thể giữ lại sau buổi học, đồ họa thông tin tóm tắt các quy trình phức tạp và các video giải thích ngắn dạng hoạt hình để chuẩn bị trước buổi học.
Giá cả: Gói miễn phí có giới hạn về tính năng. Các gói trả phí phù hợp với nhiều đối tượng, từ huấn luyện viên cá nhân đến đội nhóm.
Marq (trước đây là Lucidpress)
dấu Giải quyết một vấn đề cụ thể: duy trì tính nhất quán thương hiệu khi nhiều người đào tạo cùng tạo ra tài liệu. Giám đốc đào tạo thiết lập các mẫu cố định với logo, màu sắc và phông chữ đã được phê duyệt. Sau đó, từng người đào tạo sẽ tùy chỉnh nội dung trong phạm vi các giới hạn đó mà không thể vô tình phá vỡ nhận diện hình ảnh. Hữu ích cho các tổ chức đào tạo có nhiều hơn một người sản xuất tài liệu.
Hệ thống quản lý học tập
Tìm hiểu thế giới
Tìm hiểu thế giới Ứng dụng này được thiết kế dành cho các giảng viên độc lập và các doanh nghiệp đào tạo bán khóa học. Nó kết hợp việc cung cấp khóa học với thương mại điện tử, tùy chỉnh thương hiệu, chứng chỉ hoàn thành, theo dõi tiến độ học tập của học viên và các tính năng cộng đồng. Tính năng video tương tác cho phép giảng viên nhúng câu hỏi và gợi ý trực tiếp vào nội dung video thay vì để người học ở chế độ xem thụ động.
Nền tảng này phù hợp nhất cho các nhà đào tạo kiếm tiền từ chuyên môn thông qua các khóa học trực tuyến, các nhà tư vấn tạo ra các chương trình cho khách hàng và các doanh nghiệp đào tạo cần một hệ thống quản lý học tập (LMS) kết hợp với kênh bán hàng trong cùng một nền tảng.
Thẻ tài năng
Thẻ tài năng Ứng dụng cung cấp nội dung đào tạo dưới dạng thẻ học trên điện thoại di động thay vì các khóa học truyền thống. Điều này làm cho nó rất phù hợp với những người lao động tuyến đầu không ngồi tại bàn làm việc: nhân viên bán lẻ, nhân viên kho, nhân viên ngành dịch vụ khách sạn. Các lời nhắc nhở về tuân thủ quy định, cập nhật kiến thức sản phẩm và quy trình an toàn được thể hiện rõ ràng trong định dạng thẻ ngắn gọn. Ứng dụng cũng tích hợp khả năng truy cập ngoại tuyến, điều này rất quan trọng đối với những người lao động không có kết nối mạng ổn định.
Tài liệu
Tài liệu Phiên bản dành cho doanh nghiệp bao gồm: đề xuất nội dung dựa trên AI, lộ trình học tập cá nhân hóa, tính năng học tập tương tác xã hội, hỗ trợ đa ngôn ngữ và tích hợp sâu với hệ thống nhân sự. Chức năng này rất thực tế và quy mô cũng rất lớn. Tuy nhiên, giá cả lại khá cao, khiến nó trở nên quá mức cần thiết đối với các giảng viên độc lập hoặc các nhóm nhỏ.
SkyPrep
SkyPrep Nó nằm giữa các công cụ cấp độ cơ bản và các nền tảng doanh nghiệp đầy đủ chức năng. Nó tuân thủ chuẩn SCORM, có tích hợp thương mại điện tử để bán các khóa học và đồng bộ hóa trên thiết bị di động và web. Các công ty đào tạo sử dụng nó để tổ chức các chương trình cho khách hàng, cung cấp các khóa học phát triển nhân viên và quản lý đào tạo tuân thủ mà không gặp phải sự phức tạp về mặt quản trị của các nền tảng lớn hơn.
Nền tảng hội nghị và phân phối video
Zoom
Các tính năng hỗ trợ đào tạo của Zoom tỏ ra rất hữu ích trong thực tế: phòng họp nhóm nhỏ (tối đa 50 phòng), ghi âm đáng tin cậy, chia sẻ màn hình kèm chú thích và quản lý người tham gia hiệu quả với nhóm lớn mà không gặp sự cố âm thanh hoặc video liên tục. Đặc biệt, chức năng phòng họp nhóm nhỏ phản ánh rất tốt cách thức đào tạo trực tiếp. Chia 30 người tham gia thành các nhóm năm người để thực hiện bài tập hợp tác, sau đó tập hợp mọi người lại phòng chính để thảo luận, hoạt động hiệu quả khi khâu kỹ thuật được thực hiện trơn tru.
Giá cả: Gói miễn phí giới hạn thời gian họp 40 phút. Các gói trả phí loại bỏ giới hạn này và bổ sung các tính năng quản trị nâng cao.
Microsoft Teams
Đối với các nhóm đào tạo và phát triển nhân sự trong các tổ chức tập trung vào Microsoft, Teams đã là một lựa chọn sẵn có. Tính năng chia sẻ tập tin tích hợp với SharePoint và OneDrive, người dùng đã quen thuộc với giao diện, và hồ sơ bảo mật cũng như tuân thủ đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp. Lý do chính để sử dụng Teams là vì nó giúp loại bỏ việc phải giới thiệu thêm một nền tảng khác cho những người dùng đã có sự mệt mỏi với nhiều nền tảng khác nhau.
Công cụ đánh giá và phân tích
plecto
plecto Công cụ này chuyển đổi dữ liệu hiệu suất đào tạo thành bảng điều khiển trực quan theo thời gian thực với tính năng trò chơi hóa: bảng xếp hạng, cảnh báo cột mốc, theo dõi mục tiêu và chế độ xem theo nhóm so với cá nhân. Nó hoạt động tốt cho các chương trình đào tạo có kết quả hiệu suất có thể đo lường được, đào tạo bán hàng là ví dụ rõ ràng nhất, nơi bạn muốn người tham gia thấy được sự tiến bộ được trực quan hóa trong suốt chương trình thay vì nhận được báo cáo sau nhiều tuần.
Công cụ cộng tác và giao tiếp
Slack
Slack không phải là công cụ đào tạo, nhưng người đào tạo sử dụng nó hiệu quả để duy trì các kết nối mà các buổi đào tạo chính thức tạo ra. Một kênh riêng cho mỗi nhóm đào tạo cho phép người tham gia tiếp tục thảo luận, đặt câu hỏi về việc triển khai khi gặp vấn đề trong công việc thực tế, chia sẻ kết quả và duy trì mối quan hệ đồng nghiệp sau khi chương trình kết thúc. Gói miễn phí đủ dùng cho hầu hết các nhóm nhỏ.
Các combo được đề xuất theo loại huấn luyện viên
Huấn luyện viên độc lập hoặc người điều phối tự do
Bạn cần dịch vụ giao hàng chất lượng chuyên nghiệp với chi phí hàng tháng hợp lý và chi phí quản lý tối thiểu.
AhaSlides hỗ trợ tương tác trực tiếp: thăm dò ý kiến, đám mây từ khóa, hỏi đáp và khảo sát phản hồi cuối khóa. Zoom cung cấp lớp học ảo. Visme hỗ trợ thiết kế slide và tạo tài liệu phát tay. LearnWorlds cung cấp cho bạn một nơi để tổ chức các khóa học tự học và bán chúng trực tiếp mà không cần nền tảng thương mại điện tử riêng biệt.
Gói này bao gồm tất cả các chức năng thiết yếu. Chi phí hàng tháng dao động khoảng 50-100 đô la tùy thuộc vào cấp độ gói, và mỗi công cụ đều có gói miễn phí ban đầu.
Chuyên gia Đào tạo và Phát triển Doanh nghiệp
Bạn cần đào tạo nhân viên trên quy mô lớn, theo dõi tiến độ hoàn thành, chứng minh lợi tức đầu tư (ROI) và tích hợp với các hệ thống nhân sự hiện có.
Microsoft Teams Docebo xử lý việc phân phối nội dung ảo trong môi trường mà nhân viên đã sử dụng. Docebo quản lý việc lưu trữ khóa học, lộ trình học tập và báo cáo mà các bên liên quan cần xem. AhaSlides bổ sung tính tương tác trực tiếp cho các buổi học vốn chỉ là những buổi phát sóng thụ động. Plecto trực quan hóa dữ liệu hiệu suất theo thời gian thực cho các chương trình đào tạo với các kết quả có thể đo lường được.
Ưu tiên hàng đầu ở đây là sự tích hợp. Mỗi công cụ cần kết nối với các công cụ khác mà không cần chuyển dữ liệu thủ công. Trước khi quyết định sử dụng bất kỳ nền tảng nào, hãy xác nhận rằng nó kết nối được với hệ thống nhân sự hiện có của bạn và dữ liệu hoàn thành được chuyển đến đúng nơi cần đến.
Doanh nghiệp đào tạo hoặc công ty đào tạo
Bạn cần phục vụ khách hàng bên ngoài, duy trì tính nhất quán thương hiệu trên nhiều giảng viên, bán các chương trình đào tạo và theo dõi các chỉ số kinh doanh cùng với kết quả đào tạo.
SkyPrep hỗ trợ các chương trình dành cho khách hàng và xử lý thương mại điện tử mà không cần đến sự phức tạp về quản trị của các nền tảng doanh nghiệp. Marq đảm bảo tính nhất quán về thương hiệu cho tài liệu trên nhiều giảng viên cùng sản xuất nội dung đồng thời. AhaSlides điều hành các buổi tương tác trực tiếp với khách hàng, nơi trải nghiệm của người tham gia phản ánh trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn. Slack duy trì kết nối giữa các nhóm học viên trong các buổi học và cung cấp cho khách hàng một kênh để đặt câu hỏi mà không cần gửi email cho từng giảng viên.
Chỉ số kinh doanh quan trọng nhất ở đây là tính nhất quán. Các công cụ bạn chọn phải giúp bất kỳ người huấn luyện nào trong nhóm của bạn cũng có thể mang lại trải nghiệm nhất quán, chứ không chỉ những người thiết lập hệ thống.
người đào tạo của cơ sở giáo dục
Bạn cần quản lý bài tập và điểm số, hỗ trợ các phong cách học tập đa dạng và hoạt động trong khuôn khổ của tổ chức, nơi giới hạn các công cụ bạn có thể sử dụng.
Zoom hỗ trợ việc giảng dạy trực tuyến cho các buổi học từ xa và kết hợp. Hệ thống quản lý học tập (LMS) mà trường bạn đã hỗ trợ, cho dù đó là... CanvasBlackboard, hoặc một nền tảng khác, đảm nhiệm việc tổ chức khóa học, nộp bài tập và theo dõi điểm số. AhaSlides bổ sung thêm tính năng tương tác trực tiếp mà các nền tảng LMS của các tổ chức hầu như không cung cấp tốt: khảo sát thời gian thực, hỏi đáp ẩn danh và kiểm tra mức độ hiểu bài giúp bạn biết liệu cả lớp có đang theo dõi bài học trước khi kỳ thi bắt đầu.
Hạn chế chính trong môi trường tổ chức là sự phê duyệt của bộ phận CNTT. AhaSlides không yêu cầu người tham gia tải xuống bất kỳ phần mềm nào và không cần tạo tài khoản, điều này loại bỏ rào cản phổ biến nhất để được chấp thuận một công cụ mới. Người tham gia có thể tham gia từ trình duyệt trên bất kỳ thiết bị nào, điều này cũng đáp ứng các yêu cầu về khả năng truy cập mà hầu hết các tổ chức đều đặt ra.
AhaSlides phù hợp ở đâu?
Các nền tảng LMS theo dõi tiến độ hoàn thành. Các công cụ hội nghị truyền hình cung cấp âm thanh và hình ảnh. Tuy nhiên, cả hai đều không giải quyết được vấn đề cốt lõi về sự tham gia: làm thế nào để giữ cho người tham gia tích cực tham gia suốt buổi học thay vì chỉ hiện diện một cách thụ động.
Zoom và Teams có tính năng thăm dò ý kiến tích hợp sẵn, nhưng tính năng này bị hạn chế bởi thiết kế. Chúng chỉ xử lý nhanh câu hỏi giơ tay, chứ không phải một chiến lược tương tác toàn diện. Chúng thiếu khả năng trực quan hóa phản hồi, chức năng trắc nghiệm, hỏi đáp ẩn danh và phân tích dữ liệu mà người đào tạo cần để tổ chức các buổi học tương tác thực sự hiệu quả.
AhaSlides lấp đầy khoảng trống đó mà không thay thế bất kỳ thứ gì đã có trong hệ thống của bạn. Bạn vẫn tiếp tục sử dụng Zoom cho lớp học ảo. Bạn vẫn tiếp tục sử dụng hệ thống quản lý học tập (LMS) để lưu trữ khóa học. AhaSlides bổ sung thêm lớp giúp người tham gia trở thành người đóng góp chứ không chỉ là người xem.
Đối với những người huấn luyện chưa từng sử dụng trước đây: hãy bắt đầu với một buổi. Thêm phần mở đầu bằng đám mây từ khóa, hai hoặc ba slide thăm dò ý kiến trong suốt buổi học và một khảo sát phản hồi kết thúc. Sự khác biệt về năng lượng của người tham gia sẽ thấy rõ ngay lập tức.
nguồn
[1] Hiệp hội Phát triển Tài năng. Báo cáo hiện trạng ngành năm 2016ATD Research. Con số 218% thu nhập trên mỗi nhân viên được trích dẫn rộng rãi từ nghiên cứu của ATD này, so sánh các công ty có chương trình đào tạo toàn diện với các công ty có chương trình đào tạo tối thiểu.
[2] Prezi. Báo cáo Tình trạng Chú ý năm 2018Khảo sát do Kelton Global thực hiện vào tháng 3 năm 2018, với sự tham gia của 2,036 chuyên gia kinh doanh. Thông báo của PR Newswire
[3] Medina, J. (2008). Quy tắc của não bộ: 12 nguyên tắc để tồn tại và phát triển mạnh mẽ trong công việc, gia đình và trường học. Pear Press. Nghiên cứu về khả năng ghi nhớ hình ảnh được tóm tắt tại đây. brainrules.net.
