Xung đột lợi ích là lợi ích cá nhân có thể ảnh hưởng, hoặc có vẻ như ảnh hưởng, đến cách bạn thực hiện công việc. Có xung đột lợi ích không phải là hành vi sai trái. Vấn đề nằm ở chỗ che giấu nó.
Các 2024 Báo cáo của ACFE gửi các quốc gia Nghiên cứu 1,921 trường hợp gian lận nghề nghiệp cho thấy 48% liên quan đến một số hình thức tham nhũng, bao gồm cả xung đột lợi ích. Đó là con số về tham nhũng, chứ không phải tỷ lệ xung đột lợi ích, nhưng nó cho thấy những rủi ro tiềm ẩn khi lợi ích cá nhân không được đề cập đến.
Dưới đây là 20 tình huống được chia thành 4 nhóm, mỗi nhóm 5 tình huống: tiền bạc, gia đình, công việc ngoài giờ và quà tặng/ăn ở. Mỗi tình huống đều giải thích lý do tại sao nó cần được lưu ý và những thông tin cần tiết lộ. Không có tình huống nào là bắt buộc. Chính sách của công ty bạn sẽ quyết định, vì vậy mỗi tình huống đều kết thúc bằng cùng một lời khuyên: hãy kiểm tra chính sách của công ty và hỏi nhân viên.
Bài kiểm tra, gồm ba dòng.
- Hãy tự hỏi: Liệu một người bình thường có thể cho rằng điều này ảnh hưởng đến khả năng phán đoán của bạn không?
- Nếu câu trả lời là có, hãy báo cho ai đó trước khi hành động, chứ không phải sau đó.
- Hãy để người quản lý hoặc nhóm tuân thủ quyết định, và hãy chờ đến khi họ đưa ra quyết định cuối cùng rồi hãy lùi lại.
Các quy định liên bang của Hoa Kỳ cũng sử dụng ý tưởng tương tự. 5 2635.502 CFR Câu hỏi đặt ra là liệu trong những trường hợp như quyền lợi tài chính của thành viên gia đình hoặc mối quan hệ được bảo hiểm, một người hợp lý có hiểu biết về các sự kiện liên quan có đặt câu hỏi về tính khách quan của nhân viên hay không, và 5 2635.402 CFR Điều khoản này bao gồm các quyền lợi tài chính có thể bị ảnh hưởng bởi vấn đề mà nhân viên đó đang giải quyết. Những quy định này chỉ ràng buộc các nhân viên thuộc nhánh hành pháp liên bang Hoa Kỳ. Đối với tất cả những người khác, chính sách của người sử dụng lao động là tiêu chuẩn chung.
Vòng 1: tiền bạc và đầu tư
Bộ 1: Năm tình huống liên quan đến tiền bạc
- Bạn sở hữu cổ phần trong một nhà cung cấp đang đấu thầu hợp đồng của đội bạn. Lợi nhuận hay thua lỗ của bạn có thể phụ thuộc vào quyết định này. Hãy thông báo cho người quản lý hoặc nhóm tuân thủ của bạn và tạm dừng việc đưa ra quyết định.
- Một doanh nghiệp mà bạn đồng sở hữu đã nộp hồ sơ dự thầu. Ngay cả một khoản đầu tư nhỏ cũng có ý nghĩa, vì tiền vẫn đến tay bạn. Hãy công khai khoản đầu tư của mình bằng văn bản trước khi mở thầu và tránh tham gia vào quá trình đánh giá.
- Bạn nhận thêm một công việc thứ hai tại một công ty đối thủ. Bạn có thể nắm giữ thông tin có lợi cho họ, hoặc cảm thấy bị giằng xé giữa hai nhà tuyển dụng. Hãy báo cho quản lý của bạn trước khi nhận việc và hỏi xem chính sách công ty có cho phép điều đó hay không.
- Người bán hàng đề nghị bạn vay tiền hoặc một thỏa thuận có lợi. Khoản nợ với nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến cách bạn đối xử với họ. Bạn có thể từ chối hoặc công khai khoản nợ đó và để bộ phận tuân thủ pháp luật quyết định.
- Bạn tư vấn cho một công ty mà bạn đã đầu tư vào. Bạn có thể hướng lời khuyên theo hướng có lợi cho mình. Hãy tiết lộ khoản đầu tư cho người đã yêu cầu tư vấn.
Lựa chọn của chúng tôi: nhà cung cấp mà bạn đồng sở hữu. Đây là trường hợp mà mọi người thường cho là ổn, bởi vì "đó chỉ là một phần nhỏ".
Vòng 2: Gia đình và các mối quan hệ
Bộ 2: Năm tình huống trong mối quan hệ
- Bạn được yêu cầu thuê người anh em họ của mình. Bạn có thể đánh giá ứng viên một cách thiên vị, và người khác cũng có thể nghĩ như vậy. Hãy tiết lộ mối quan hệ đó và để người khác điều hành quá trình tuyển chọn.
- Bạn trở thành người quản lý của đối tác mình. Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập mức lương, đánh giá và khối lượng công việc của họ. Hãy thông báo cho bộ phận nhân sự ngay khi việc đó xảy ra và hỏi về việc thay đổi cơ cấu báo cáo.
- Bạn có thể trao hợp đồng cho công ty của một người bạn. Tình bạn đó có thể ảnh hưởng đến quyết định, hoặc có vẻ như vậy. Hãy nói rõ điều đó và để người khác đưa ra quyết định.
- Vợ/chồng bạn làm việc cho một khách hàng mà bạn quản lý. Mỗi người trong các bạn có thể biết được thông tin về công ty của người khác. Hãy báo cho quản lý của mình để việc xử lý tài khoản được thực hiện một cách thận trọng.
- Một người bạn thân của bạn ứng tuyển vào một vị trí và bạn tham gia vào hội đồng phỏng vấn. Chuyện này xảy ra ở mọi nơi làm việc. Hãy báo cho chủ tọa hội đồng phỏng vấn trước khi phỏng vấn và hãy rút khỏi hội đồng nếu ứng viên đó được chọn.
Lựa chọn của chúng tôi: người bạn trong ban giám khảo. Việc này xảy ra ở mọi nơi làm việc, chỉ mất mười giây để nói và nó bảo vệ cả hai người.
Vòng 3: Công việc và vai trò bên ngoài
Bộ 3: Năm tình huống ngoài giờ làm việc
- Bạn làm việc tự do cho đối thủ cạnh tranh của khách hàng. Mỗi bên đều có lý do chính đáng để nghi ngờ lòng trung thành của bạn. Hãy trình bày điều này với người quản lý của bạn và kiểm tra chính sách về việc làm ngoài giờ.
- Bạn kinh doanh thêm ngoài giờ làm việc. Thời gian và sự chú ý của bạn thuộc về người chủ lao động. Hãy tiết lộ thông tin công việc và thỏa thuận những gì được phép và khi nào.
- Bạn được mời phát biểu tại một hội nghị và được trả thù lao. Người tổ chức có thể là nhà cung cấp hoặc khách hàng. Hãy báo cho quản lý của bạn trước khi nhận lời và hỏi xem khoản phí đó có được giữ lại cho bạn hay không.
- Bạn được mời tham gia hội đồng quản trị của một tổ chức khác. Lợi ích của tổ chức đó có thể trùng lặp với lợi ích của công ty bạn. Hãy thông báo điều này cho người quản lý của bạn và tự rút lui khỏi bất kỳ vấn đề nào liên quan đến tổ chức đó.
- Bạn sử dụng thông tin mật cho một dự án cá nhân. Thông tin bạn có được do công việc không phải là thứ bạn được phép sử dụng ở nơi khác. Đừng sử dụng nó, và nếu bạn đã sử dụng rồi, hãy báo cho quản lý của bạn.
Lựa chọn của chúng tôi: kinh doanh thêm trong giờ làm việc. Nó bắt đầu từ những việc nhỏ, một email hay một cuộc gọi, và đó là điều mà hầu hết mọi người đều có thể hình dung mình sẽ làm.
Hai ví dụ ở Anh cho thấy cùng một ý tưởng trong luật pháp và trong khu vực công, và cả hai đều không phải là quy tắc áp dụng chung cho người lao động trong khu vực tư nhân. Bộ luật Dịch vụ Dân sự Văn bản này nêu rõ rằng công chức không được lạm dụng chức vụ, ví dụ như sử dụng thông tin thu được trong quá trình làm việc để phục vụ lợi ích cá nhân hoặc lợi ích của người khác. Điều 175 của Luật Công ty năm 2006 Điều khoản này quy định rằng giám đốc công ty phải tránh tình huống mà họ có, hoặc có thể có, lợi ích xung đột, hoặc có khả năng xung đột, với lợi ích của công ty, trừ khi các giám đốc đã cho phép điều đó.
Vòng 4: quà tặng, tiếp đãi và ghế trong hội đồng quản trị
Bộ 4: Năm tình huống tặng quà và sắp xếp bàn ăn
- Một nhà cung cấp gửi giỏ quà tặng ngày lễ. Lời cảm ơn có thể trở thành một điều được mong đợi. Hãy nói rõ điều đó và hỏi xem có nên đáp lại, chia sẻ với nhóm hay giữ lại cho riêng mình.
- Trong quá trình đấu thầu, người chào giá sẽ mời bạn mua vé. Vấn đề nằm ở thời điểm. Từ chối, hoặc công khai đề nghị và để bộ phận tuân thủ quyết định trước khi thời hạn đấu thầu kết thúc.
- Nhà cung cấp tặng quà cho người ra quyết định. Việc này có thể trông giống như một nỗ lực mua chuộc quyết định. Hãy ghi lại điều đó, và loại bỏ người ra quyết định khỏi quá trình ra quyết định của nhà cung cấp nếu món quà có giá trị lớn.
- Bạn là thành viên hội đồng quản trị của một tổ chức từ thiện, tổ chức này mua hàng từ một trong những nhà cung cấp của bạn. Hai lòng trung thành gặp nhau trong một quyết định. Hãy tuyên bố mối liên hệ đó tại cuộc họp và rời khỏi phòng khi cuộc bỏ phiếu kết thúc.
- Thù lao của diễn giả đến từ công ty mà bạn mua hàng. Việc nhận thanh toán từ nhà cung cấp trên thực tế là một món quà. Hãy nói rõ điều này trước khi chấp nhận.
Lựa chọn của chúng tôi: vé từ người đấu giá trong một phiên đấu thầu. Thoạt nhìn có vẻ vô hại, nhưng đây lại là tình huống mà xung đột được cho là gây ra thiệt hại lớn nhất.
Về quà tặng, quy định của liên bang, 5 2635.202 CFRĐiều khoản này quy định rằng, trừ những trường hợp được quy định trong tiểu mục đó, nhân viên không được phép nhận quà từ nguồn bị cấm hoặc quà được tặng vì chức vụ chính thức của họ. Điều này áp dụng cho nhân viên liên bang Hoa Kỳ. Các nhà tuyển dụng tư nhân tự đặt ra giới hạn riêng, vì vậy hãy tìm hiểu chính sách về quà tặng và tiếp đãi trước khi nhận quà.
Cách thức công khai và quản lý xung đột
- Hãy nói điều đó sớm và bằng văn bản. Việc gửi email cho quản lý hoặc nhóm tuân thủ của bạn là một hình thức ghi lại.
- Hãy mô tả điều thú vị, chứ không chỉ đơn thuần là sự kiện. "Anh trai tôi sở hữu công ty" thì tốt hơn là "Tôi quen biết họ".
- Hãy tạm dừng việc đưa ra quyết định. Không được bỏ phiếu, bình luận hay đưa ra ý kiến về vấn đề này cho đến khi kết quả được ghi nhận.
- Hãy để người quản lý hoặc nhóm tuân thủ ghi lại kết quả. Quyết định là của họ, không phải của bạn.
- Hãy xem xét lại khi có sự thay đổi. Một vai trò mới, một đề xuất mới hoặc một phần cổ phần mới có thể khiến một thỏa thuận cũ trở thành xung đột lợi ích.
Hãy nhớ số liệu của ACFE: 48% trong số 1,921 vụ việc mà họ nghiên cứu có liên quan đến tham nhũng. Một xung đột được phát hiện sớm sẽ dễ quản lý hơn nhiều so với một xung đột được phát hiện muộn. Để biết thêm về cách tạo môi trường an toàn để lên tiếng, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về... khảo sát ẩn danh và bài đăng của chúng tôi trên bẫy tuân thủ.
Các cách thức tổ chức buổi họp nhóm này
Một chính sách chỉ được đọc một lần sẽ bị lãng quên. Một buổi thảo luận trực tuyến ngắn giúp mọi người nói lên suy nghĩ của mình trong trường hợp đó.
- Chọn đáp án: Đưa ra một tình huống trên màn hình và hỏi "Đây có phải là xung đột lợi ích không? Có, không, hoặc hãy tiết lộ và hỏi thêm." Cho thấy sự khác biệt giữa các ý kiến, sau đó thảo luận về các ví dụ mà mọi người không đồng ý.
- Từ đám mây: Hãy hỏi "Điều gì khiến bạn ngần ngại tiết lộ?" Những từ ngữ quan trọng nhất chính là những rào cản cần khắc phục.
- Thang đánh giá: Hãy hỏi "Chính sách về xung đột lợi ích của chúng ta rõ ràng đến mức nào?" trước và sau buổi họp.
- Câu hỏi mở, ẩn danh: Hãy yêu cầu một tình huống mà nhóm của bạn đã gặp phải và thảo luận về nó mà không nêu tên cụ thể.
- Hỏi đáp, ẩn danh: Hãy mở ra những câu hỏi mà mọi người không dám nói ra. Của chúng ta Mẹo để có một buổi hỏi đáp thành công Giúp bạn vận hành nó tốt hơn.
Hãy sử dụng 20 tình huống trên làm câu hỏi của bạn. Nếu bạn muốn có sẵn các slide để chỉnh sửa, mẫu khóa học về Xung đột lợi ích đã được thiết kế cho mục đích này.
Các câu hỏi thường gặp
Xung đột lợi ích là gì?
Một mối quan tâm cá nhân có thể ảnh hưởng, hoặc có vẻ như ảnh hưởng, đến các quyết định công việc của bạn. Đó có thể là tiền bạc, gia đình, một công việc khác hoặc một món quà.
Những ví dụ về xung đột lợi ích tại nơi làm việc là gì?
Sở hữu một phần cổ phần của nhà cung cấp, thuê người thân, nhận quà từ người đấu thầu, hoặc kinh doanh thêm cho đối thủ cạnh tranh. 20 tình huống trên là những ví dụ khác nữa.
Liệu xung đột lợi ích có phải là bất hợp pháp?
Không phải chỉ riêng điều đó. Đối với hầu hết nhân viên, đó là vấn đề chính sách của nhà tuyển dụng, và tác hại đến từ việc không tiết lộ thông tin đó, mặc dù một số vị trí có nghĩa vụ pháp lý, chẳng hạn như giám đốc công ty ở Anh theo điều 175 của Đạo luật Công ty năm 2006. Nhân viên liên bang Hoa Kỳ phải tuân thủ các quy định cụ thể, bao gồm cả điều khoản hình sự, 18 USC 208, trong đó quy định rằng... 5 2635.402 CFR mô tả.
Làm thế nào để công khai xung đột lợi ích?
Hãy báo cáo bằng văn bản cho quản lý hoặc nhóm tuân thủ ngay khi bạn phát hiện ra vấn đề, và hãy tạm dừng việc đưa ra quyết định. Mô tả mối quan tâm, chứ không chỉ đơn thuần là sự thật.
Sự khác biệt giữa xung đột thực tế và xung đột nhận thức là gì?
Một xung đột thực sự ảnh hưởng đến khả năng phán đoán của bạn; một xung đột tưởng tượng chỉ trông có vẻ như vậy. Cả hai đều đáng được tiết lộ.
Bắt đầu từ đâu
Hãy chọn một bộ năm câu hỏi và sử dụng chúng trong cuộc họp nhóm tiếp theo. Nếu chỉ có thời gian cho một câu hỏi, hãy bắt đầu với người bạn trong ban phỏng vấn.
Bài viết này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải lời khuyên pháp lý. Để được tư vấn về vấn đề tại nơi làm việc của bạn, hãy liên hệ với luật sư chuyên về luật lao động hoặc cơ quan quản lý.
